趙嘉麗

摘 要：財(cái)務(wù)檔案管理是檔案管理中最重要的一部分，記錄了一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的各項(xiàng)證據(jù)，清晰的反映了一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)狀況，也是一個(gè)單位做出各項(xiàng)決定的依據(jù)。財(cái)務(wù)檔案的管理就是要求財(cái)務(wù)檔案的完整和真實(shí)，每個(gè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理都是要求定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和分類，這樣才能保證各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行和檔案的完整真實(shí)。隨著社會(huì)的發(fā)展和技術(shù)的完善，財(cái)務(wù)檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息化，信息化檔案管理使檔案管理更加規(guī)范，管理的效率大幅度提高。本文就從介紹財(cái)務(wù)檔案的概況入手，分析財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題和財(cái)務(wù)檔案信息化管理的完善措施。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；信息化；管理措施

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案都是需要紙質(zhì)版材料和人手寫記錄的，這種記錄方式保存時(shí)間不長(zhǎng)，并且查找起來很不方便，使得財(cái)務(wù)檔案信息無法有效的利用起來。如今隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化，在財(cái)務(wù)檔案管理的組織形式和工作內(nèi)容都發(fā)生了重大的變化，財(cái)務(wù)檔案信息可以錄入到電腦中長(zhǎng)久的保存，也可以供人隨時(shí)調(diào)取檔案信息，提高了財(cái)務(wù)檔案的管理效率和財(cái)務(wù)檔案信息的應(yīng)用率。但是隨著財(cái)務(wù)檔案管理的信息化變革，財(cái)務(wù)檔案管理也暴露出了諸多問題，我們需要針對(duì)這些問題提出相應(yīng)的措施來保證財(cái)務(wù)檔案管理的有序發(fā)展。

1 財(cái)務(wù)檔案管理的概況

財(cái)務(wù)檔案信息化最先出現(xiàn)在美國企業(yè)里運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助財(cái)務(wù)人員的設(shè)計(jì)理念，隨后在各國發(fā)展而來，但是財(cái)務(wù)檔案信息化的發(fā)展不是一帆風(fēng)順的，尤其是像我國這樣信息化發(fā)展較晚的國家。財(cái)務(wù)檔案是指企事業(yè)單位在經(jīng)營活動(dòng)中所產(chǎn)生的各種合同、協(xié)議、報(bào)表、憑證、票據(jù)、賬簿等有參考價(jià)值的原始資料和電子文檔。財(cái)務(wù)檔案的管理就是對(duì)這些材料進(jìn)行分類整理編制目錄表，以便于后期的檢索。

2 財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題

2.1 財(cái)務(wù)檔案管理水平不高

財(cái)務(wù)檔案信息化是在近幾年信息化水平不斷提高背景下出現(xiàn)的，由于我國信息化出現(xiàn)較晚，故而財(cái)務(wù)檔案信息化的普及較為緩慢，財(cái)務(wù)檔案信息化管理水平不高。據(jù)調(diào)查，我國普遍的財(cái)務(wù)檔案工作仍然使用紙質(zhì)材料來進(jìn)行整理，這仍然是當(dāng)前最為普及的一種管理模式，信息化檔案管理還沒有完全普及，對(duì)于信息化檔案管理的技術(shù)掌握不完善。再加上一些單位檔案管理人員短缺，檔案管理人員素質(zhì)水平不高，沒有經(jīng)過正規(guī)的信息化管理培訓(xùn)，使得檔案管理人員在整理材料時(shí)不夠細(xì)致，嚴(yán)重影響了后期的材料使用，讓許多財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值喪失。

2.2 檔案信息化管理認(rèn)識(shí)不足

首先，當(dāng)前仍然還存在著一些財(cái)務(wù)檔案管理人員，缺乏對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的高度認(rèn)識(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案無法完整的保存。這樣一來使得財(cái)務(wù)檔案管理流于形式化，沒有對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行有效的管理和分類，使得財(cái)務(wù)檔案信息保存不夠真實(shí)。其次，除了財(cái)務(wù)檔案管理人員的重視程度存在問題外，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理重視程度也有所欠缺，沒有給財(cái)務(wù)檔案管理部門充足的財(cái)力物力支持使得一些財(cái)務(wù)檔案部門管理方法無法更新，管理信息化無法實(shí)現(xiàn)。再者，由于重視程度不夠一些機(jī)密的財(cái)務(wù)檔案信息沒有妥善保管，使得一些信息泄露，對(duì)企事業(yè)單位造成了不可估量的損失。財(cái)務(wù)檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的信息儲(chǔ)存，而是要對(duì)信息進(jìn)行細(xì)致的分類分檔，對(duì)信息進(jìn)行整合加密，為今后更好更快的了解信息做鋪墊。

2.3 檔案管理機(jī)制不完善

財(cái)務(wù)檔案管理需要公司設(shè)立明確的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)，并在機(jī)構(gòu)內(nèi)部形成清晰明確的人員分配和工作流程要求。就目前來看許多單位，雖然設(shè)立了財(cái)務(wù)檔案信息分類機(jī)構(gòu)，但是機(jī)構(gòu)內(nèi)部還存在著許多問題，例如還存在人員安排不合理、檔案管理操作方法不規(guī)范、檔案管理操作方法不科學(xué)和缺乏配備統(tǒng)一的檔案設(shè)施機(jī)構(gòu)等問題，這些問題都導(dǎo)致了檔案管理機(jī)制不規(guī)范。由于人員安排的混亂，導(dǎo)致了工作效率的檔案管理質(zhì)量低。由于操作不規(guī)范和缺乏統(tǒng)一配備的檔案設(shè)施機(jī)構(gòu)，使得工作過程中無序混亂會(huì)造成許多數(shù)據(jù)的丟失，這就導(dǎo)致了檔案管理工作出現(xiàn)疏漏系統(tǒng)出現(xiàn)缺損，無法實(shí)現(xiàn)信息化的普及。

3 財(cái)務(wù)檔案信息化管理的完善措施

3.1 完善信息化財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制

隨著信息化的普及，各單位應(yīng)該積極的順應(yīng)這種趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理的信息化。首先，企事業(yè)單位要建立電子化財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制，還要建立與之相適應(yīng)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行備份處理，并將備份磁盤進(jìn)行妥善管理。其次，在建立起基本的信息化管理框架之后，企事業(yè)單位要對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化機(jī)構(gòu)的內(nèi)部進(jìn)行細(xì)化，財(cái)務(wù)賬簿，財(cái)務(wù)計(jì)劃，經(jīng)濟(jì)合同開發(fā)，設(shè)計(jì)說明，財(cái)務(wù)憑證，用戶規(guī)劃，財(cái)務(wù)信息化科目等相關(guān)信息也要?dú)w納進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息化管理中去，并將這些信息進(jìn)行整合分類。最后，財(cái)務(wù)檔案信息化管理機(jī)制還要確立信息化管理的操作方法、操作規(guī)范和統(tǒng)一的配備設(shè)施。

3.2 強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

財(cái)務(wù)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)需要建立在企事業(yè)單位內(nèi)部具備完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的基礎(chǔ)之上，這樣才能夠統(tǒng)一步調(diào)實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)的全面信息化管理。首先，企事業(yè)單位應(yīng)該調(diào)動(dòng)充足的資金去支持財(cái)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息化管理，建立不同等級(jí)的資料是來管理檔案信息，并且按照檔案機(jī)密程度來選拔檔案管理人員，只有這樣層層的選拔才能讓管理人員有能力擔(dān)任檔案管理工作，才能保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。除此之外，財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作的硬件設(shè)備要實(shí)時(shí)更新，根據(jù)企事業(yè)單位的內(nèi)部情況，選擇只身適合的管理系統(tǒng)和系統(tǒng)軟件，保證檔案管理信息的安全和真實(shí)。

3.3 提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化，就要提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以便于財(cái)務(wù)檔案管理人員勝任信息化管理系統(tǒng)。首先，要提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和重視程度，根據(jù)績(jī)效考評(píng)都錯(cuò)每一個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理人員高效率的完成工作，保證財(cái)務(wù)檔案資料的安全與完整。其次，隨著財(cái)務(wù)檔案管理手段和管理設(shè)施的不斷更新，財(cái)務(wù)檔案管理人員的技術(shù)水平也要不斷的提高，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，并在培訓(xùn)結(jié)束后落實(shí)相關(guān)的考核任務(wù)。最后，財(cái)務(wù)檔案管理人員自身也應(yīng)該要自覺學(xué)習(xí)，提高自己的信息綜合分析能力和信息處理能力，為企事業(yè)單位做出決策提供準(zhǔn)確的信息指導(dǎo)。

3.4 提升財(cái)務(wù)檔案管理效能

財(cái)務(wù)檔案管理的核心工作是要確保信息的真實(shí)性和提高信息的可利用價(jià)值。首先，財(cái)務(wù)檔案管理要經(jīng)過信息采集、信息整理、信息存儲(chǔ)和共享信息數(shù)據(jù)幾個(gè)步驟，只有及時(shí)的完成信息采集整理和儲(chǔ)存工作，并且合理的共享數(shù)據(jù)才能夠提高財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的服務(wù)水平和管理工作質(zhì)量。其次，財(cái)務(wù)檔案管理要充分利用電子郵件及信息微信平臺(tái)，來建立合理的財(cái)務(wù)檔案信息服務(wù)，完善信息咨詢服務(wù)和信息查詢服務(wù)。最后，相關(guān)的管理人員要融合最新技術(shù)，提供多樣化的服務(wù)。

4 結(jié)語

在當(dāng)今的信息化發(fā)展時(shí)代，財(cái)務(wù)檔案信息化管理勢(shì)在必行，并且發(fā)揮著巨大的作用。財(cái)務(wù)檔案管理要認(rèn)識(shí)到自身存在的問題，完善財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制，及時(shí)更新財(cái)務(wù)檔案管理設(shè)備，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化水平不斷提高。

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