謝金菊 陳錦娥

摘 要：醫(yī)學(xué)科研檔案是醫(yī)學(xué)科技知識(shí)的重要載體，它包含著大量的科研成果、高新技術(shù)等科技信息，是一種豐富的信息資源，是實(shí)施醫(yī)療、教學(xué)、科研工作的重要依據(jù)。對(duì)醫(yī)院科研檔案進(jìn)行規(guī)范化管理是提高醫(yī)療、科研整體水平，完善科研管理工作的必要條件。本文從醫(yī)學(xué)科研檔案的特點(diǎn)、現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題談起，通過(guò)在工作中的體會(huì)，提出改進(jìn)和加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案管理的建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案；管理

醫(yī)學(xué)科研檔案是醫(yī)學(xué)科技知識(shí)的重要載體，它包含著大量的科研成果、高新技術(shù)等科技信息，是一種豐富的信息資源。醫(yī)院的科研檔案是醫(yī)院科學(xué)檔案的重要組成部分，是醫(yī)院醫(yī)學(xué)科學(xué)研究活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文件材料，同時(shí)也是醫(yī)院開(kāi)展科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，是醫(yī)院科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的重要形式，是實(shí)施醫(yī)療、教學(xué)、科研工作的重要依據(jù)。對(duì)醫(yī)院科研檔案進(jìn)行規(guī)范化管理是提高醫(yī)療、科研整體水平，完善科研管理工作的必要條件?？茖W(xué)的規(guī)范化管理科研檔案，為醫(yī)學(xué)科技創(chuàng)新提供有效服務(wù)，對(duì)促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展十分重要。

1 醫(yī)學(xué)科研檔案管理與醫(yī)院檔案管理

醫(yī)學(xué)科研檔案是醫(yī)院科技人員在從事與醫(yī)學(xué)相關(guān)的研究活動(dòng)中，直接產(chǎn)生的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，最原始地記載了科學(xué)研究的詳細(xì)過(guò)程。作為醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的載體，醫(yī)學(xué)科研檔案蘊(yùn)含著大量的科研成果、科技專利、高新技術(shù)等科技信息，對(duì)科研工作的先進(jìn)性、科學(xué)性及使用價(jià)值的鑒定起著十分重要的作用。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動(dòng)中形成的文件、簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像、盤(pán)片等各種門(mén)類和各種載體檔案，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。加強(qiáng)對(duì)這一信息資源的管理對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)和需赤，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的科學(xué)管理，是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。檔案不僅涉及醫(yī)院本身歷史發(fā)展的全貌，更涉及廣大人民

群眾就醫(yī)看病的醫(yī)療文書(shū)檔案、病理切片資料、X線膠片、各種檢查圖文資料等，關(guān)系到人民群眾的健康和醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案在醫(yī)院管理中有著非常重要的意義。兩種不同檔案管理工作具有一定的相同點(diǎn)，都是作為保管檔案的一個(gè)載體。但是，科研檔案管理不同于醫(yī)院檔案管理，兩者的服務(wù)對(duì)象和服務(wù)目的不盡相同。

2 醫(yī)院科研檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 重視不足，管理意識(shí)不強(qiáng)

醫(yī)院科研人員往往只重視科研活動(dòng)的過(guò)程和科技成果的鑒定與報(bào)獎(jiǎng)，對(duì)科研檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足。由于醫(yī)院的科研發(fā)展終將經(jīng)歷由量到質(zhì)的過(guò)程，在醫(yī)院追求項(xiàng)目數(shù)量的過(guò)程中往往忽略了對(duì)項(xiàng)目的過(guò)程管理?？蒲泄芾砣藛T缺乏對(duì)其科研檔案的管理意識(shí)，導(dǎo)致科研檔案的歸檔、整理以及再利用等工作開(kāi)展起來(lái)非常困難，科研檔案質(zhì)量差、科研材料收集不全現(xiàn)象非常頻繁?？蒲胁牧系氖占蝗?，也影響了科研檔案管理工作的正常有效開(kāi)展。

2.2 檔案管理制度不夠健全

目前，大部分醫(yī)院都沒(méi)有專門(mén)的科研檔案管理制度，很多醫(yī)院的科研檔案管理還處于一種“無(wú)人管”的狀態(tài)，對(duì)哪些材料應(yīng)歸檔、應(yīng)什么時(shí)候收集整理，各種補(bǔ)救措施等問(wèn)題都沒(méi)有統(tǒng)一的制度規(guī)定，也沒(méi)有一個(gè)健全的科研檔案管理制度，并且在科研檔案管理方面缺少一些行之有效的制約手段，使得科研檔案管理始終處于不完整歸檔和零散保管狀態(tài)。主要表現(xiàn)在：一是部分被借閱用來(lái)評(píng)職稱或者評(píng)獎(jiǎng)的原件材料不能歸還，造成醫(yī)院科研檔案不能系統(tǒng)完整歸檔，處于分散零亂的保管狀態(tài)；二是由于缺少科研檔案歸檔的監(jiān)管制度，使得項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在科研項(xiàng)目材料歸檔內(nèi)容方面隨意性較大，致使歸檔的科研材料殘缺不全，影響其再利用和科研檔案管理工作。

2.3 缺乏相應(yīng)的硬件管理設(shè)施

醫(yī)院普遍存在重臨床輕管理的現(xiàn)狀，職能部門(mén)的辦公場(chǎng)所往往較小，硬件設(shè)施的不足，大部分職能科室沒(méi)有專門(mén)的檔案存放地點(diǎn)，從而造成科研檔案的不完全和科研檔案資料的流失。主要表現(xiàn)在：一是缺乏專業(yè)的或者未經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)的科研檔案管理人員，使科研檔案管理不能從一個(gè)較高的層次進(jìn)行管理。二是缺乏專用的統(tǒng)一的檔案保管設(shè)施和現(xiàn)代化設(shè)備，從而不能長(zhǎng)時(shí)間地保存和進(jìn)行科學(xué)化編排利用科研檔案，也為科研成果的轉(zhuǎn)化開(kāi)放再利用帶來(lái)很大的難度，影響了科研檔案立卷工作。

2.4 檔案人員知識(shí)水平不高

檔案專業(yè)出身人員較少，專業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面較窄，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏，外語(yǔ)水平不高，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應(yīng)新形式下的檔案事業(yè)發(fā)展。

3 加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案管理的建議

3.1 加強(qiáng)檔案法律法規(guī)宣傳各部門(mén)的協(xié)調(diào)作用

加強(qiáng)檔案法律法規(guī)宣傳，提高全員檔案意識(shí)保證科研檔案的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性，僅靠檔案管理人員單方面的努力是難以完成的，它需要各方面的理解、支持和配合。因此，檔案管理人員要利用各種形式、渠道，向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和科研人員大力宣傳《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》和科研檔案工作的重要性、必要性和嚴(yán)肅性，爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和有關(guān)管理部門(mén)的配合，增強(qiáng)科研人員自覺(jué)歸檔的意識(shí)，使整個(gè)單位從上到下都認(rèn)識(shí)到，做好檔案工作是保護(hù)國(guó)家和本單位真實(shí)歷史記錄的一項(xiàng)重要任務(wù)，認(rèn)真將科研材料歸檔是科研人員的職責(zé)和義務(wù)。

3.2 加強(qiáng)制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理

根據(jù)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第五章規(guī)定：“各單位都要按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則，根據(jù)科技檔案必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求，建立健全科技檔案工作，建立必要的規(guī)章制度，實(shí)行科學(xué)管理”。可見(jiàn)，建立和健全科研檔案管理制度，實(shí)行集中統(tǒng)一管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科研檔案有效管理和規(guī)范管理的基本要求和根本保證，也是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。制定和完善行之有效的醫(yī)院科研檔案形成和歸檔的各種規(guī)章制度，對(duì)醫(yī)院科研檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、保密、銷毀、移交等做出具體規(guī)定，制定詳細(xì)、易操作的歸檔范圍，出臺(tái)科研檔案收集的獎(jiǎng)懲制度等，明確科研管理部門(mén)及檔案形成部門(mén)在科研檔案管理中的責(zé)任。同時(shí)，采取多種形式的宣傳，讓科研人員充分了解科研檔案歸檔范圍，在科研活動(dòng)中予以高度重視，密切配合，把材料歸檔作為科研日常工作的一部分，切實(shí)做好科研檔案管理工作。

3.3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的素質(zhì)

醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院培訓(xùn)計(jì)劃，采取多種形式開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)，檔案人員也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，不僅要加強(qiáng)檔案方面的專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，還要學(xué)習(xí)一些其他相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，如計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)及相關(guān)的醫(yī)學(xué)知識(shí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力和水平。

3.4 建立獎(jiǎng)懲機(jī)制

將科室的檔案管理與年終考核掛鉤，對(duì)各臨床單元的科研檔案開(kāi)展檢查與督查，以考核促管理。對(duì)科研人員，在科研課題啟動(dòng)時(shí)，科研管理部門(mén)可將一定比例的科研經(jīng)費(fèi)預(yù)留下來(lái)，作為課題組收集、整理、上交科研檔案歸檔材料的保證金。一個(gè)項(xiàng)目完成后，課題組在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)上交全部歸檔資料的，保證金如數(shù)下發(fā)。如不能按期上交全部歸檔資料的，則扣除其繳納的保證金。以此加大科研管理部門(mén)對(duì)課題組上交歸檔材料的控制力度，增強(qiáng)課題組的歸檔意識(shí)和緊迫感。

3.5 創(chuàng)新管理理念，提高醫(yī)學(xué)科研檔案管理水平

樹(shù)立科研檔案利用的創(chuàng)新意識(shí)，充分發(fā)揮檔案作用，實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值，做好科研檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、編研工作，為廣大科研人員開(kāi)展醫(yī)學(xué)研究提供最新的科研信息資料，避免不必要的人、財(cái)、物的浪費(fèi)，減少研究過(guò)程中的迂回和重。其次，通過(guò)對(duì)科研檔案的綜合和歸納，為醫(yī)院的決策群體提供決依據(jù)，在制定科研投入、醫(yī)院資源搭配實(shí)施必要的傾斜和扶持時(shí)做出合理與正確的決斷。再者，通過(guò)醫(yī)學(xué)科研成果的借閱，將各科研成果進(jìn)行推廣應(yīng)用，直接使患者受益，充分體現(xiàn)檔案信息的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

3.6 運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段為臨床科研服務(wù)

醫(yī)院科研檔案工作的根本目的是滿足科研人員對(duì)檔案利用的需要。在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，科研檔案管理僅靠傳統(tǒng)的手工操作已難以滿足科技發(fā)展的需要，只有將計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、多媒體等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用到科研檔案的收集、整理和加工中去，才能使科研檔案管理更迅速、準(zhǔn)確，同時(shí)要進(jìn)一步改進(jìn)檔案存儲(chǔ)和檢索方式，采取電子文檔、照片、病理切片標(biāo)本等多種形式的存儲(chǔ)，并利用計(jì)算機(jī)等工具，提供高質(zhì)量、高效率的科研檔案檢索，提高科研檔案的管理水平，做好服務(wù)工作，充分利用科研檔案資源，更好地滿足醫(yī)院科研事業(yè)日益發(fā)展的需要。

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作者簡(jiǎn)介

謝金菊（1981-），女，湖北荊門(mén)人，副研究館員，碩士學(xué)歷，從事科研管理工作。

通訊作者簡(jiǎn)介

陳錦娥（1977-），女，湖北荊門(mén)人，從事科研管理工作。