陳秋苗

摘 要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案工作已經(jīng)逐漸進入新的管理篇章。在檔案管理工作中需要充分應(yīng)用計算機技術(shù)和信息技術(shù)。由于當前學(xué)校文書檔案管理數(shù)量不斷增加，如果還是采用傳統(tǒng)立卷管理措施已經(jīng)無法滿足當前需求，因此需要探索和開發(fā)出新的學(xué)校文書檔案歸檔方法，可以通過單份文件歸檔方式，該種方式能夠有效解決傳統(tǒng)管理方式的弊端，可以簡化歸檔過程，這樣能夠提升學(xué)校文書檔案的利用率。

關(guān)鍵詞：學(xué)校文書檔案；新舊歸檔方法；利與弊

學(xué)校文書檔案可以詳細記錄學(xué)生教學(xué)教育活動，科研活動等產(chǎn)生的有價值的信息，有利于學(xué)校和社會進行查閱和應(yīng)用，其主要包括文字資料和影視資料等。在學(xué)校檔案管理中文書檔案屬于使用頻率最高的檔案類別，因此學(xué)校應(yīng)當注重完善文書檔案，這樣可以有效確保學(xué)校教育教學(xué)工作的有序開展。然而檔案管理工作不斷要求信息化和規(guī)范化管理，所以文書檔案需要開發(fā)出新型管理歸檔方式，簡化歸檔步驟，利用信息化技術(shù)為檔案檢索和查閱提供便捷途徑。

1 傳統(tǒng)立卷歸檔方式分析

1.1 立卷歸檔方式的優(yōu)勢分析

立卷歸檔方式在我國檔案管理中已經(jīng)應(yīng)用較長時間，盡管無法滿足當前檔案管理要求，但是其也存在一定的應(yīng)用優(yōu)勢，主要表現(xiàn)在以下方面：第一，文書立卷歸檔方式主要是將所有文件材料裝訂在一起，這樣不會使其他使用人員隨意抽取和拆卷，及時多次反復(fù)查閱也不會丟失，具有較高的安全性。第二，在手工檢索模式下，文書立卷歸檔方式可以便于檢索人員實現(xiàn)連鎖查找，傳統(tǒng)立卷歸檔方法主要采用不同措施結(jié)合形式，并且按照“以問題為主，一事一卷”的立卷歸檔方式，因此在查找文件時可以將該年度中的同類問題一次性全部調(diào)閱出來。以此立卷歸檔方式能夠針對事件發(fā)生內(nèi)容和具體時間不詳細情況下，最大限度提升手工檢索的效率以及準確度。

1.2 立卷歸檔方式的弊端分析

盡管立卷歸檔方式存在應(yīng)用優(yōu)勢，然而在文書檔案資料不斷增加的當下，計算機技術(shù)的快速發(fā)展，導(dǎo)致傳統(tǒng)立卷歸檔方式已經(jīng)無法滿足當前文書歸檔的要求，經(jīng)過分析能夠看出，傳統(tǒng)立卷歸檔方式的弊端主要表現(xiàn)在以下方面：

1）由于傳統(tǒng)歸檔方法存在較多繁瑣程序，工作量比較大，并且具有較高難度，在歸檔時需要先對文書檔案進行分類排列，并且還需要填寫頁碼，編訂案卷目錄與文件目錄，填寫案卷題名以及審卷，以上各個環(huán)節(jié)都屬于相互影響關(guān)系，如果某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，將會導(dǎo)致其他環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，極大浪費工作人員的時間和精力，無暇顧及文書檔案的開發(fā)和應(yīng)用。因此傳統(tǒng)立卷歸檔方式的最大弊端在于繁瑣復(fù)雜的立卷程序。

2）具有較強的人為因素。由于檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)能力會對案卷質(zhì)量造成極大影響。在填寫案卷標題時不僅要求真實反映出案卷內(nèi)文件所描述的問題，還需要限制字數(shù)。這樣就必須確保在填寫案卷標題時能夠具備專業(yè)知識，全面了解文書立卷工作的要求。但是如果檔案管理部門頻繁調(diào)度檔案員，這樣就會對立卷工作進度造成極大影響，無法確保案卷質(zhì)量。

3）案卷題名難度大。按照問題組卷，一卷檔案常常存在較多問題，并且問題處理牽扯較多部門，因此文種和作者比較多。管理人員在填寫案卷提名時不僅要求簡單概括，還需要真實反映出卷內(nèi)文件的所有信息，這樣就會增加填寫難度。如果內(nèi)容太詳細就會超過字數(shù)限制，太簡單又無法全面說明問題，為后期檢索和應(yīng)用帶來較大難度。

4）存在較多影響因素。由于案卷常常包含較多份文件，文件的保管期間和保密程度不相同，因此管理人員在鑒定案卷保密程度或者保管期限時會出現(xiàn)較多難題。其次，如果文件調(diào)閱人員只需要案卷中的一份問卷，在查閱過程中就會看到其他文件，對檔案文件保密度造成較大威脅。

5）傳統(tǒng)立卷方法主要采用手工操作方法實現(xiàn)，因此案卷設(shè)計和管理都是由管理人員完成，電子檔案管理方式主要是以單份文件為對象進行存儲，有利于實現(xiàn)全文管理。所以由于案卷中包含較多文件，此時將無法通過計算機對其進行編目和識別，數(shù)據(jù)傳輸量比較大，對后期檢索也會帶來較多限制，還會影響文件的掃描，復(fù)印和編輯等。

2 新型歸檔方式分析

2.1 新型歸檔方式的優(yōu)勢分析

新型歸檔方式主要是以“件”為存儲管理單位，因此該種方法在工作效率，文件檔案開發(fā)利用以及檢索等方面均具有顯著優(yōu)勢。

1）減少勞動力，提升工作效率：新型歸檔方式主要是以“件”為管理單位，不需要再將歸檔文件材料組成案卷，也不需要編寫案卷標題和目錄，工作人員也不需要將案卷目錄上傳到計算機中，因此會顯著減少檔案整理，保管以及利用時間以及勞動量，全面提升工作效率。除此之外，新型歸檔方式也能夠減少物資消耗，不需要使用卷皮，裝訂設(shè)備以及目錄紙，減少文書檔案歸檔成本。

2）有利于文書檔案鑒定與開放：不管是傳統(tǒng)歸檔方式還是新型歸檔方式，在鑒定文件時都需要以“件”為單位。傳統(tǒng)立卷歸檔中所裝訂的案卷文件價值不等，因此在文件鑒定期間主要是拆卷之后重新裝訂，或者可以繼續(xù)保管無價值文件，這樣就會增加文件鑒定的工作量，也無法充分體現(xiàn)出文書存儲價值。因此新型歸檔方式能夠有效處理上述弊端問題，在歸檔期間不需要立卷，并且不會受到其他文件影響。在開放和應(yīng)用文書檔案時，傳統(tǒng)歸檔方法是將若干份文件裝訂在一起，這樣就會對案卷中單份文件的開放和應(yīng)用造成影響。采用新型歸檔方式能夠?qū)畏輽n案進行管理，在應(yīng)用檔案文件時具有較強的針對性，并且不會擴大閱讀范圍。結(jié)合辦公軟件能夠?qū)畏菸募乃行畔⒂枰蚤_放，全面提升文件利用率。

3）有利于檢索和保密文件：隨著辦公自動化以及計算機技術(shù)的快速發(fā)展，可以通過隨機檢索功能，以“件”為單位對檔案進行歸檔處理，這樣有利于文件檢索。在輸入單個關(guān)鍵詞之后就會快速檢索到相應(yīng)檔案。然而在新型歸檔方式下需要保持實體之間的聯(lián)系性，并且使用歸檔文件信息之間的聯(lián)系作用替代載體聯(lián)系，并且通過專題目錄編制全面處理不同年代文件分散保存問題，因此新型歸檔方式能夠加強檔案信息組織，并且注重檔案信息的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，能夠為后期檢索和應(yīng)用提供便利。

2.2 新型歸檔方式的弊端分析

第一，影響檔案保管安全性。由于新型歸檔方式不需要使用檔案卷皮，這樣就使檔案原件直接暴露在外部環(huán)境中，在提取檔案時會發(fā)生磨損問題，因此會對檔案原件的安全存儲造成威脅。

第二，單份文件存儲主要依賴于計算機系統(tǒng)，如果計算機系統(tǒng)發(fā)生故障問題，將極大影響文書檔案的檢索和應(yīng)用，此時檔案檢索效率就會低于傳統(tǒng)案卷檢索方式。

基于以上問題，需要全面優(yōu)化和改善新型歸檔方式。要求檔案管理人員了解和掌握新型歸檔知識和方法，并且注重學(xué)習(xí)計算機知識與操作技術(shù)。這主要是由于“件”為單位的新型歸檔方式需要依賴于計算機技術(shù)和辦公自動化技術(shù)的支持，因此檔案管理部門應(yīng)當提升檔案管理設(shè)備的投入力度。

3 結(jié)束語

綜上所述，學(xué)校文書檔案管理主要是方便后期檢索和應(yīng)用，能夠給予需求者真實準確的歷史信息。因此以“件”為單位的新型歸檔方式可以有效提升檔案歸檔和管理效率，也相應(yīng)提升了管理質(zhì)量。新型歸檔方式能夠簡化繁瑣步驟，減少工作人員的勞動量，在檔案歸檔期間不會受到時間和空間限制，充分發(fā)揮出文書檔案的應(yīng)用價值。

參考文獻

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