岳碧容 廈門(mén)安居集團(tuán)有限公司

檔案管理是國(guó)企管理體系中不可或缺的工作組成部分之一，為企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理與決策提供了重要的物質(zhì)準(zhǔn)備與支撐。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理工作受科技發(fā)展水平不高等因素制約，傳統(tǒng)的檔案管理模式相對(duì)落后，在管理實(shí)踐中，檔案管理工作在人力、物力、財(cái)力等方面的管理效力低下，檔案管理的效用與價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有得以發(fā)揮與實(shí)現(xiàn)。檔案管理信息化建立的主要任務(wù)是全面發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的效力與優(yōu)點(diǎn)，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，適合信息化時(shí)代的工作需求，創(chuàng)新新時(shí)期國(guó)企檔案管理工作。

一、國(guó)企檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)及作用

(一)分享資源便利，工作效率提升

在全新的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中，得益于信息化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)分享的效力，更好地提高了企業(yè)檔案管理的便利性。工作實(shí)踐中，國(guó)企檔案管理工作人員，可以利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成各項(xiàng)檔案信息的采集、歸納、儲(chǔ)存及使用等工作，進(jìn)一步提升了信息數(shù)據(jù)的效力，增強(qiáng)了檔案管理部門(mén)的工作效率。

(二)快速備份有用信息，增強(qiáng)檔案管理的安全性

在之前的檔案管理工作中，自然危害、人為要素等對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作會(huì)產(chǎn)生重大的影響。例如，受自然危害或人為要素等條件影響，容易造成檔案損壞甚至是損毀等問(wèn)題，由此導(dǎo)致檔案的儲(chǔ)存不夠全面，檔案的安全性也無(wú)從保證。檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)后，不但減少了對(duì)檔案物理儲(chǔ)存空間的需求與依賴，檔案管理信息可以迅速的完成信息復(fù)制與備用存儲(chǔ)，大大增強(qiáng)了檔案信息的安全性。

(三)有效查詢使用檔案

檔案管理部門(mén)擔(dān)任的重要職責(zé)之一是提供信息的查閱，以及信息搜集服務(wù)。以前的每項(xiàng)操作都是靠紙樣文件，利用人力作用完成工作的目標(biāo)，耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，同樣沒(méi)有辦法保證信息的明確性；而在信息化管理實(shí)現(xiàn)以后，不僅可以在信息化體系中快速查找關(guān)鍵信息，還做到了及時(shí)的搜索和利用，這樣就很明顯的提升了檔案管理的靈活應(yīng)用，充分體現(xiàn)了檔案的利用價(jià)值。此外，還可以有效的減少時(shí)間和人力的成本，為國(guó)企效益提高了助力。

二、提升國(guó)企檔案管理信息化建立的措施

(一)建立并創(chuàng)新信息化管理思想

檔案管理部門(mén)在國(guó)企的發(fā)展中，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。當(dāng)前，國(guó)企領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理相關(guān)人員要全面深入地學(xué)習(xí)和提升對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)知，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理工作思維，與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立并創(chuàng)新檔案管理信息化工作思想，積極推進(jìn)本單位的檔案管理信息化進(jìn)程。一方面，國(guó)企領(lǐng)導(dǎo)層要在戰(zhàn)略思想和層面上對(duì)檔案管理信息化建設(shè)給予足夠的重視，并對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)起到帶頭和領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督作用；另一方面，除了檔案管理部門(mén)外，要做好國(guó)企內(nèi)全員的檔案管理信息化宣傳與引導(dǎo)工作，讓全體員工學(xué)習(xí)并認(rèn)知該項(xiàng)工作的重要意義，并積極融入到本企業(yè)的檔案信息化建立中，加速檔案管理信息化建設(shè)的工作進(jìn)程。

(二)建立并健全檔案信息化管理制度

國(guó)企檔案管理信息化的建設(shè)與推進(jìn)，離不開(kāi)檔案管理信息化管理制度的建立與健全。工作實(shí)踐中，相關(guān)部門(mén)要主動(dòng)推進(jìn)檔案信息化管理制度的建立，明確各項(xiàng)崗位在信息化管理實(shí)踐中的崗位職責(zé)，以確保相關(guān)工作人員各司其職，落實(shí)檔案管理信息化建設(shè)任務(wù)的分工與合作，以制度作為保障，積極推進(jìn)本單位的檔案信息化建設(shè)工作。

(三)注重信息化人才的培養(yǎng)

一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理員除了要具備專業(yè)的素質(zhì)以外，還得要有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)以及接受、駕馭信息化的能力。在現(xiàn)階段的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理信息化專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)關(guān)系檔案信息化建立的成功與否。所以，要實(shí)現(xiàn)國(guó)企檔案管理信息化，就要重視和加強(qiáng)對(duì)信息化人才的培養(yǎng)。首先，必須確保信息化檔案管理對(duì)工作者的素養(yǎng)能力的要求。網(wǎng)絡(luò)硬件維護(hù)、軟件的開(kāi)發(fā)、檔案的處理以及檔案信息化管理體系操作等，每一個(gè)層次都必須要有專業(yè)的管理人才，所以必須培養(yǎng)出合適的人才團(tuán)隊(duì)。國(guó)企在人才培訓(xùn)中可以遵循分類培養(yǎng)，確保每一個(gè)層次的人才都不會(huì)短缺，并且要指引他們之間互通有無(wú)，為國(guó)企檔案信息化建立增強(qiáng)力量。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在以改革和創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)國(guó)有企業(yè)發(fā)展的大形勢(shì)下，如何創(chuàng)新國(guó)有企業(yè)檔案管理，利用科技服務(wù)社會(huì)發(fā)展，是一個(gè)值得交流、探討并付之于實(shí)踐的話題。隨著互聯(lián)網(wǎng)、智能化的迅猛發(fā)展，機(jī)關(guān)單位企業(yè)間政務(wù)信息化、辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的發(fā)展，國(guó)企檔案的產(chǎn)生、流傳、收集、歸檔、利用方式也隨之不斷更新發(fā)展。實(shí)現(xiàn)國(guó)企檔案信息化是檔案管理工作的大勢(shì)所趨，也是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求的自然規(guī)律。所有國(guó)企都得建立好信息化的目標(biāo)，改善全面信息化管理手段，把檔案管理的信息化、現(xiàn)代化、智能化落實(shí)到位。