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檔案管理是國企管理體系中不可或缺的工作組成部分之一,為企業(yè)的運營管理與決策提供了重要的物質(zhì)準備與支撐。長期以來,檔案管理工作受科技發(fā)展水平不高等因素制約,傳統(tǒng)的檔案管理模式相對落后,在管理實踐中,檔案管理工作在人力、物力、財力等方面的管理效力低下,檔案管理的效用與價值遠遠沒有得以發(fā)揮與實現(xiàn)。檔案管理信息化建立的主要任務(wù)是全面發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的效力與優(yōu)點,改變傳統(tǒng)的檔案管理方式,適合信息化時代的工作需求,創(chuàng)新新時期國企檔案管理工作。
在全新的互聯(lián)網(wǎng)時代中,得益于信息化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)分享的效力,更好地提高了企業(yè)檔案管理的便利性。工作實踐中,國企檔案管理工作人員,可以利用網(wǎng)絡(luò)來完成各項檔案信息的采集、歸納、儲存及使用等工作,進一步提升了信息數(shù)據(jù)的效力,增強了檔案管理部門的工作效率。
在之前的檔案管理工作中,自然危害、人為要素等對傳統(tǒng)的檔案管理工作會產(chǎn)生重大的影響。例如,受自然危害或人為要素等條件影響,容易造成檔案損壞甚至是損毀等問題,由此導致檔案的儲存不夠全面,檔案的安全性也無從保證。檔案管理信息化實現(xiàn)后,不但減少了對檔案物理儲存空間的需求與依賴,檔案管理信息可以迅速的完成信息復制與備用存儲,大大增強了檔案信息的安全性。
檔案管理部門擔任的重要職責之一是提供信息的查閱,以及信息搜集服務(wù)。以前的每項操作都是靠紙樣文件,利用人力作用完成工作的目標,耗費大量的時間和人力,同樣沒有辦法保證信息的明確性;而在信息化管理實現(xiàn)以后,不僅可以在信息化體系中快速查找關(guān)鍵信息,還做到了及時的搜索和利用,這樣就很明顯的提升了檔案管理的靈活應用,充分體現(xiàn)了檔案的利用價值。此外,還可以有效的減少時間和人力的成本,為國企效益提高了助力。
檔案管理部門在國企的發(fā)展中,發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。當前,國企領(lǐng)導以及檔案管理相關(guān)人員要全面深入地學習和提升對檔案管理信息化的認知,摒棄傳統(tǒng)的檔案管理工作思維,與時俱進,樹立并創(chuàng)新檔案管理信息化工作思想,積極推進本單位的檔案管理信息化進程。一方面,國企領(lǐng)導層要在戰(zhàn)略思想和層面上對檔案管理信息化建設(shè)給予足夠的重視,并對檔案管理信息化的建設(shè)起到帶頭和領(lǐng)導監(jiān)督作用;另一方面,除了檔案管理部門外,要做好國企內(nèi)全員的檔案管理信息化宣傳與引導工作,讓全體員工學習并認知該項工作的重要意義,并積極融入到本企業(yè)的檔案信息化建立中,加速檔案管理信息化建設(shè)的工作進程。
國企檔案管理信息化的建設(shè)與推進,離不開檔案管理信息化管理制度的建立與健全。工作實踐中,相關(guān)部門要主動推進檔案信息化管理制度的建立,明確各項崗位在信息化管理實踐中的崗位職責,以確保相關(guān)工作人員各司其職,落實檔案管理信息化建設(shè)任務(wù)的分工與合作,以制度作為保障,積極推進本單位的檔案信息化建設(shè)工作。
一個優(yōu)秀的檔案管理員除了要具備專業(yè)的素質(zhì)以外,還得要有豐富的管理經(jīng)驗以及接受、駕馭信息化的能力。在現(xiàn)階段的知識經(jīng)濟時代,檔案管理信息化專業(yè)人才隊伍建設(shè)關(guān)系檔案信息化建立的成功與否。所以,要實現(xiàn)國企檔案管理信息化,就要重視和加強對信息化人才的培養(yǎng)。首先,必須確保信息化檔案管理對工作者的素養(yǎng)能力的要求。網(wǎng)絡(luò)硬件維護、軟件的開發(fā)、檔案的處理以及檔案信息化管理體系操作等,每一個層次都必須要有專業(yè)的管理人才,所以必須培養(yǎng)出合適的人才團隊。國企在人才培訓中可以遵循分類培養(yǎng),確保每一個層次的人才都不會短缺,并且要指引他們之間互通有無,為國企檔案信息化建立增強力量。
總而言之,在以改革和創(chuàng)新驅(qū)動國有企業(yè)發(fā)展的大形勢下,如何創(chuàng)新國有企業(yè)檔案管理,利用科技服務(wù)社會發(fā)展,是一個值得交流、探討并付之于實踐的話題。隨著互聯(lián)網(wǎng)、智能化的迅猛發(fā)展,機關(guān)單位企業(yè)間政務(wù)信息化、辦公自動化、無紙化的發(fā)展,國企檔案的產(chǎn)生、流傳、收集、歸檔、利用方式也隨之不斷更新發(fā)展。實現(xiàn)國企檔案信息化是檔案管理工作的大勢所趨,也是順應社會發(fā)展需求的自然規(guī)律。所有國企都得建立好信息化的目標,改善全面信息化管理手段,把檔案管理的信息化、現(xiàn)代化、智能化落實到位。