張冬梅

科技檔案管理是現(xiàn)代科技管理工作的重要組成部分，直接影響高校科研成果的產(chǎn)出與轉(zhuǎn)化。5G時(shí)代的到來(lái)，徹底革新了傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)模式，5G技術(shù)能夠應(yīng)用于多個(gè)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)智能化、信息化、數(shù)字化管理理念和服務(wù)模式。[1]利用更大的云儲(chǔ)存量進(jìn)行檔案資料的儲(chǔ)存和備份，利用高速服務(wù)下的信息資源共享來(lái)提升檔案的利用率。

一、科技檔案的定義與特點(diǎn)

1959年12月，在大連市舉行的技術(shù)檔案工作大連現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議上，首次對(duì)科技檔案進(jìn)行定義。國(guó)家頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)明確提出了科技檔案的定義，“科學(xué)技術(shù)檔案是指在科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”[2]科技檔案相較其他檔案具有專業(yè)性、成套性、多樣性、現(xiàn)實(shí)性。

二、國(guó)內(nèi)外科技檔案研究概況與比較

目前，科技檔案研究主要包括：廣義科技檔案開發(fā)利用問(wèn)題與對(duì)策研究、科技檔案的數(shù)字化研究、科技檔案開發(fā)與著作權(quán)保護(hù)、保密的關(guān)系等。國(guó)外的研究方向主要集中在法律和技術(shù)層面。

根據(jù)信息技術(shù)手段的發(fā)展，國(guó)外將科技檔案管理分為三個(gè)發(fā)展階段[3]：第一階段，1967-1994年，科技檔案的計(jì)算機(jī)電子化管理；第二階段，1994-2000年，科技檔案的分布式計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理；第三階段，2000-2013年，科技檔案的互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)智能化管理。

對(duì)比國(guó)外的發(fā)展階段來(lái)說(shuō)，我國(guó)基本實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，但是據(jù)調(diào)查，北京地區(qū)44所高校中，科研管理系統(tǒng)中包含檔案管理模塊，或者檔案管理系統(tǒng)為科研管理系統(tǒng)提供接口的高校占調(diào)查總數(shù)的9.5%[4]?？梢钥闯觯覈?guó)高校的科技檔案管理正逐步向大數(shù)據(jù)智能化管理的方向發(fā)展。5G時(shí)代的到來(lái)，科技檔案信息化、智能化發(fā)展將面臨新的挑戰(zhàn)。

在服務(wù)理念方面，中外有明顯不同。國(guó)外的檔案管理重視客戶服務(wù)理念，目的是為了社會(huì)及公民利用，而我國(guó)檔案管理的指導(dǎo)思想是為科研管理服務(wù)、為形成者及形成機(jī)構(gòu)保存?zhèn)洳椤?duì)5G時(shí)代的科技檔案管理與利用而言，仍無(wú)法滿足客戶服務(wù)需求，導(dǎo)致檔案收集過(guò)程遇到阻礙、檔案質(zhì)量得不到有效控制，[5]普遍存在重保存，輕利用的現(xiàn)象。

三、5G時(shí)代背景下我國(guó)高?？萍紮n案管理存在的問(wèn)題

1.檔案管理意識(shí)薄弱。提升檔案管理意識(shí)是做好檔案管理工作的前提。對(duì)于部分科研人員而言，檔案觀念相對(duì)落后，未能與時(shí)俱進(jìn)。部分高校對(duì)科技檔案的認(rèn)識(shí)僅僅停留在科技憑證、備案，沒(méi)有意識(shí)到其中更蘊(yùn)含著大量有價(jià)值的科研信息、成果數(shù)據(jù)、情報(bào)參考資料，具有很高的科研價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

2.管理技術(shù)手段滯后。新技術(shù)的誕生必定意味著變革，5G時(shí)代直接影響著科技檔案信息資源的存儲(chǔ)、管理、傳遞和利用的方方面面。目前，科技檔案數(shù)字化水平差強(qiáng)人意，主要原因是經(jīng)費(fèi)投入杯水車薪、軟硬件設(shè)備與技術(shù)發(fā)展相脫節(jié)，造成科技檔案管理水平與發(fā)達(dá)城市存在差距，從而進(jìn)一步影響科技檔案的開發(fā)與利用。

3.缺乏管理型、綜合型專業(yè)人才?？萍紮n案管理人員是科技檔案管理的主體，其專業(yè)素養(yǎng)直接影響科技檔案的管理質(zhì)量和效果。調(diào)查顯示，科技檔案管理人員為兼職人員的占40%，部門內(nèi)從事科研管理工作為1-2人的達(dá)到56%。這種現(xiàn)象產(chǎn)生的主要影響因素在于，相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，未真正認(rèn)識(shí)到科技檔案的價(jià)值與貢獻(xiàn)；國(guó)家層面沒(méi)有推行檔案管理專業(yè)人員的從業(yè)認(rèn)證機(jī)制；檔案專業(yè)技術(shù)系列的職稱評(píng)聘熱度有所下降；1998年教育部頒布《普通高等學(xué)校本科專業(yè)目錄》中將“科技檔案專業(yè)”并入“檔案學(xué)專業(yè)”，導(dǎo)致科技檔案人才引進(jìn)受到?jīng)_擊，在職人員的繼續(xù)教育也受到阻礙。

4.科技檔案管理法規(guī)制度不健全。1980年12月9日頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）是我國(guó)科技檔案領(lǐng)域最重要的法律依據(jù)。[6]隨著科技發(fā)展的巨變，《條例》已無(wú)法完全適用于實(shí)際管理工作及滿足管理部門和科研人員的需求。專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)，對(duì)科研工作者、科研管理部門、科技檔案管理者權(quán)責(zé)劃分不夠明確；缺乏電子檔案和過(guò)程性資源統(tǒng)一的管理規(guī)范；科研監(jiān)管力度不夠，沒(méi)有將科技檔案管理納入機(jī)制；5G時(shí)代的到來(lái)，突顯出安全保密相關(guān)制度的滯后。

四、利用5G技術(shù)提升科技檔案開發(fā)利用的策略

1.檔案管理觀念創(chuàng)新。各高校主管部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和員工都應(yīng)樹立順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的全新的檔案觀念，重視過(guò)程性的檔案資源，將科技檔案管理提升至資產(chǎn)管理的高度，加大開放與利用的力度。借鑒國(guó)外的管理理念，以用戶需求為宗旨，以利用為導(dǎo)向，以科技檔案利用率、成果轉(zhuǎn)化程度和用戶滿意度作為科技檔案管理部門的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

2.服務(wù)設(shè)施更新。5G時(shí)代的到來(lái)，預(yù)示著信息化、智能化科技檔案管理進(jìn)入到了一個(gè)全新的發(fā)展階段。5G技術(shù)使網(wǎng)絡(luò)信息傳播速度有了質(zhì)的飛躍，更有利于檔案的傳遞與利用，傳遞方式在5G技術(shù)與新媒體技術(shù)相結(jié)合的基礎(chǔ)上可以有所創(chuàng)新，提供視聽傳播服務(wù)、建立網(wǎng)絡(luò)資源共享平臺(tái)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化。5G技術(shù)可以提供海量的云存儲(chǔ)空間，進(jìn)一步提升科技檔案數(shù)字化程度，豐富科技檔案信息資源的載體，使科技檔案的管理、傳遞、復(fù)制和利用變得更加方便快捷。高校應(yīng)加大信息建設(shè)的資金投入，更新軟硬件設(shè)備，構(gòu)建和利用電子文檔管理系統(tǒng)、開放管理系統(tǒng)、數(shù)字保存平臺(tái)等綜合性平臺(tái)管理模式，制定統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，加強(qiáng)安全保密防范工作。

3.加強(qiáng)人才培養(yǎng)力度。一流的管理人才是提高檔案管理效率和質(zhì)量的保障。提高科技檔案管理人員自身素養(yǎng)的方式有如下幾個(gè)方面：第一，繼續(xù)推行檔案專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)聘制度，鼓勵(lì)和監(jiān)督工作人員提高專業(yè)技術(shù)層面的實(shí)踐和科研能力，打造專業(yè)化隊(duì)伍。第二，提倡建立檔案從業(yè)資格證認(rèn)證制度，在從業(yè)技能、法律知識(shí)、理論水平方面都有專業(yè)的機(jī)構(gòu)認(rèn)證，從而規(guī)范檔案管理行業(yè)，培養(yǎng)專業(yè)管理人才。第三，鼓勵(lì)和要求在職人員進(jìn)行科技檔案管理在職培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提供學(xué)習(xí)渠道和學(xué)習(xí)教材，提高部門領(lǐng)導(dǎo)及員工的重視程度，定期為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)。第四，逐步向?qū)ｉT專人專職過(guò)渡，讓專業(yè)人才專職管理科技檔案，并制定相應(yīng)的競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)政策，鼓勵(lì)更多的具備檔案專業(yè)技能和信息網(wǎng)絡(luò)管理技能的綜合型人才加入科技檔案管理隊(duì)伍中來(lái)。

4.完善科技檔案管理制度。5G時(shí)代到來(lái)之際，應(yīng)及時(shí)對(duì)《條例》進(jìn)行修訂，并制定更多的法規(guī)制度，建立健全科技檔案管理體系?！稐l例》內(nèi)容應(yīng)擴(kuò)大科技檔案管理范疇，提出對(duì)電子檔案和過(guò)程性記錄的管理制度，對(duì)于科技檔案的所有權(quán)、科技檔案生成者、管理者、科研管理部門以及委托合作企業(yè)等的權(quán)責(zé)劃分進(jìn)一步明確。并根據(jù)《條例》的修改，各個(gè)專業(yè)領(lǐng)域配合修訂和出臺(tái)各自部門的相關(guān)規(guī)定和管理辦法。加大力度做好對(duì)科技檔案主管單位工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查工作，通過(guò)強(qiáng)化監(jiān)督管理體系，提高國(guó)家對(duì)科技檔案資源的控制力。將科技檔案管理工作納入科研項(xiàng)目驗(yàn)收工作，在中期檢查和結(jié)項(xiàng)申請(qǐng)中體現(xiàn)歸檔情況說(shuō)明，從而規(guī)范科研工作者和管理者對(duì)科技檔案的歸檔工作，有效制約不符合規(guī)范行為的發(fā)生。