杜俊靜

[摘 要]在信息時代，將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，能提高管理效率，降低人力、物力成本，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。本文以國土資源檔案為例，首先指出檔案特點和信息化管理的意義，然后介紹了信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建方法，最后結(jié)合實際案例進行分析，以供參考。

[關(guān)鍵詞]國土資源;檔案;信息化管理;系統(tǒng)構(gòu)建

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.04.077

[中圖分類號]G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）04-0-02

0 ? ? 引 言

國土資源檔案的類型多，包括地籍檔案、地礦檔案、建設(shè)用地檔案、土地規(guī)劃檔案、資源監(jiān)察檔案等，管理工作難度大。信息化管理，是對文字、圖表、實物、電子等檔案載體，采用信息技術(shù)進行分析處理，實現(xiàn)檔案信息共享，從而進一步提高檔案管理的規(guī)范化。

1 ? ? 國土資源檔案的特點和信息化管理的意義

1.1 ? 檔案特點

國土資源檔案的特點有以下幾點。①豐富性。按照不同的標準，將國土資源檔案劃分為不同類型，以檔案門類為例，劃分為文書類、科技類、會計類、電子類、實物類和音像類。不同檔案相互交叉，以建設(shè)用地檔案為例，其中用地申請、征地協(xié)議等資料，屬于文書檔案范疇;用地位置、平面圖等資料，屬于科技檔案范疇。②動態(tài)性。國土資源管理中，檔案具有承接性和周期性，是經(jīng)過長時間組織和積累后形成的。在環(huán)境、人類活動的影響下，土地、礦產(chǎn)的數(shù)量和權(quán)屬會發(fā)生變化，要求對檔案進行動態(tài)管理。③保密性。國土資源檔案涵蓋的范圍廣，其中部分檔案涉及國家利益和安全，保證檔案的安全是管理人員的基本職責。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，資源共享成為一種趨勢，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的應(yīng)用，促使不同信息服務(wù)領(lǐng)域相互滲透融合，因此，相關(guān)部門要加強檔案的保密性。

1.2 ? 管理意義

國土資源檔案進行信息化管理的重要意義有以下幾點。①提高管理效率。實現(xiàn)信息化管理，需要計算機技術(shù)的支持，能快速存取和處理資料信息，從而提高工作效率，提高工作準確性，避免人為因素帶來的干擾。②維護民眾利益。國土資源檔案涉及多個主體，例如，國土部門、單位、個人等。在管理中形成的記錄，能方便各個主體查看，通過對比信息的準確性，保護民眾的利益。③延長檔案使用壽命。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在環(huán)境、人為因素的影響下，容易發(fā)生破損，字跡會變得模糊。但是，信息化管理，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子檔案，避免資料丟失或損壞，從而延長檔案的使用壽命。

2 ? ? ?國土資源檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建方法

2.1 ? ?確定檔案屬性

國土資源檔案在歸檔時，一般以卷為單位，檔案的屬性反映國土業(yè)務(wù)辦理信息，提取該信息不僅能為相關(guān)部門提供檢索信息，還能為業(yè)務(wù)辦理提供支持。結(jié)合實際管理工作，國土資源檔案分為地籍類、礦產(chǎn)類、建設(shè)用地類等，每類檔案都具有相應(yīng)的屬性定義，以地籍類檔案為例，屬性包括土地證號、土地面積。

2.2 ? ?設(shè)計標準流程

國土資源檔案在數(shù)字化建設(shè)中，要嚴格執(zhí)行標準流程。①檔案借取和整理。②明確著錄屬性，對檔案進行質(zhì)檢，質(zhì)檢不合格進入返工區(qū)，質(zhì)檢合格進入下一環(huán)節(jié)。③協(xié)同掃描、圖像和影像處理，形成電子資料后，再次進行質(zhì)檢，質(zhì)檢不合格進入返工區(qū)，質(zhì)檢合格進入下一環(huán)節(jié)。④對原始數(shù)據(jù)進行備份處理。⑤開展總質(zhì)檢工作，質(zhì)檢不合格進入返工區(qū)，質(zhì)檢合格進入下一環(huán)節(jié)。⑥將數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)。⑦對數(shù)據(jù)進行備份。⑧歸還檔案。在此過程中，一方面，相關(guān)部門要制定數(shù)字化加工標準，加強人員培訓，確保工作人員掌握檔案管理的內(nèi)容、規(guī)律，降低數(shù)字化加工中的錯誤率。另一方面，實行三級質(zhì)量控制，包括人員自查、掃描組質(zhì)檢、項目負責人總質(zhì)檢，提高影像數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

2.3 ? 系統(tǒng)架構(gòu)

第一，技術(shù)架構(gòu)。利用J2EE平臺，采用JAVA語言，系統(tǒng)后臺采用Oracle數(shù)據(jù)庫，配置XML技術(shù)。整個系統(tǒng)架構(gòu)分為5個層次。①顯示層。即用戶的圖形界面采用MVC模式，優(yōu)勢在于開發(fā)工作可協(xié)同進行，開發(fā)人員、美工人員互不干擾，提高開發(fā)效率;圖形界面改變不會影響核心功能。②應(yīng)用層。對檔案資料進行管理，例如，收集、儲存、利用等，將工作引擎貫穿在整個系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程上，并結(jié)合相互獨立的功能，提供一個調(diào)用接口。③服務(wù)層。作為系統(tǒng)開發(fā)的工具包，將基礎(chǔ)功能合并到開發(fā)工具中，提供統(tǒng)一的API接口，方便應(yīng)用層調(diào)用。④引擎層。引擎層是邏輯包、物理存貯包的轉(zhuǎn)換橋梁，不論是數(shù)據(jù)庫，還是文件系統(tǒng)、外部數(shù)據(jù)源，均能實現(xiàn)交互、存取等功能，并有統(tǒng)一的訪問接口。⑤數(shù)據(jù)層。存放應(yīng)用數(shù)據(jù)，包括XML文檔、Oracle數(shù)據(jù)庫。第二，應(yīng)用架構(gòu)。檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用主體，包括檔案管理人員和檔案使用人員，前者主要負責日常管理操作，后者則負責檢索和使用。在系統(tǒng)架構(gòu)上，將C/S模式、B/S模式相結(jié)合，其中，C/S模式從檔案管理需求出發(fā)，具有收集、整理、歸檔、統(tǒng)計、實體管理和鑒定銷毀等功能，同時還可以對外查詢;B/S模式從業(yè)務(wù)人員的需求出發(fā)，具有檔案檢索、利用等功能。第三，數(shù)據(jù)流。該系統(tǒng)的應(yīng)用，主要負責管理檔案數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)來源3個方面。①業(yè)務(wù)自動推送。國土資源部門在管理上，隨著OA系統(tǒng)、用地審批系統(tǒng)、地籍管理系統(tǒng)的應(yīng)用，相關(guān)數(shù)據(jù)可以推送至檔案管理系統(tǒng)。②紙質(zhì)檔案掃描后導入。大量紙質(zhì)國土資源檔案，經(jīng)掃描后形成數(shù)字化檔案，并導入檔案管理系統(tǒng)。③系統(tǒng)生成，該管理系統(tǒng)在使用期間，新型檔案資料由專職人員直接輸入形成。

3 ? ? ?應(yīng)用案例

3.1 ? ?特色功能

某城市的國土資源管理部門于2012年開始采用信息化管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的構(gòu)建以國土資源檔案管理工作為主線，包括檢索、管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等內(nèi)容，專職人員可以查詢相關(guān)信息，民眾也可以查詢部分檔案。信息化管理系統(tǒng)的特色功能主要包括以下幾個方面。第一，在功能設(shè)計上，突出國土資源檔案的特點，針對不同類型的檔案，制定了不同的規(guī)則。系統(tǒng)可以自動生成檔案的題名、編號等屬性，也可以根據(jù)自定義屬性字段，實現(xiàn)維護、管理等工作。第二，在功能開發(fā)上，凸顯出查詢功能，采用快速簡潔檢索模式，例如，組合查詢、卡片查詢等，能夠通過優(yōu)化查詢結(jié)果，有效縮短檢索用時。第三，在系統(tǒng)性能上，注重擴展性和兼容性。檔案管理采用樹狀結(jié)構(gòu)，可對檔案門類進行增加或刪減;同時預(yù)留了接口，以便后期和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相連接，有利于簡化檔案的數(shù)字化加工過程。第四，系統(tǒng)的安全性更高，體現(xiàn)在4個方面：①嚴格限制用戶權(quán)限，保證數(shù)據(jù)訪問的安全性;②數(shù)據(jù)自動備份，避免數(shù)據(jù)意外丟失或損壞;③采用數(shù)字水印功能，瀏覽數(shù)據(jù)時更加安全，防止數(shù)據(jù)盜用現(xiàn)象發(fā)生;④數(shù)據(jù)入庫流程科學合理，保證數(shù)據(jù)的準確性。

3.2 ? ?實施效果

自2012年以來，該國土資源管理部門利用信息化管理系統(tǒng)，取得如下成果。①數(shù)字化檔案加工入庫7萬多卷，其中部分檔案正在使用中。②通過建設(shè)局域網(wǎng)，城市內(nèi)的國土資源分局、土地交易中心等辦公地點，實現(xiàn)了檔案資源共享，其查詢利用效率明顯提高。③與傳統(tǒng)的人工手動管理模式相比，利用信息化管理系統(tǒng)的管理人員數(shù)量減少1/3，人力成本明顯降低。

3.3 ? 管理經(jīng)驗

第一，做好準備工作。國土資源部門構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)前的準備工作包括兩個方面：一是深入分析單位內(nèi)檔案管理的需求，明確檔案管理和其他業(yè)務(wù)之間的關(guān)聯(lián)，通過檔案規(guī)范管理，促進單位管理工作的優(yōu)化;二是制定檔案數(shù)字化加工細則，避免出現(xiàn)檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象，提高檔案信息的準確性。第二，完善功能設(shè)計。管理系統(tǒng)的設(shè)計和構(gòu)建是一個長期過程，并非一朝一夕就能完成，應(yīng)該結(jié)合檔案管理的實際情況，不斷完善系統(tǒng)功能。在具體操作上，可以一邊開發(fā)、一邊測試，不斷修改完善，促使系統(tǒng)運行符合實際需要。在數(shù)字化加工過程中，及時識別存在的問題，將重復(fù)性文件制成模板，避免重復(fù)掃描，以此提高加工效率。第三，嚴格質(zhì)量管理。對國土資源檔案進行數(shù)字化加工時，要求單位嚴格執(zhí)行質(zhì)量管理制度，落實三級質(zhì)檢制。在開發(fā)進度上，利用甘特圖、聯(lián)合測試等方法，保證系統(tǒng)功能的質(zhì)量，確保上線運行的穩(wěn)定性。第四，強化業(yè)務(wù)培訓。國土資源檔案進行信息化管理，一方面，要轉(zhuǎn)變管理理念，要求工作人員樹立前瞻意識，將管理滲透在各個環(huán)節(jié)，在單位內(nèi)部形成良好的管理環(huán)境。另一方面，落實培訓教育，管理人員不僅要具有扎實的理論知識，還要具備熟練的操作能力，充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢。在培訓方法上，將主題會議、外出進修、技能比武相結(jié)合，以考代培、以賽代訓，提高員工的參與性。此外，制定合適的獎懲激勵措施，將績效成績和薪酬待遇掛鉤，以此激發(fā)工作積極性，提高檔案管理的規(guī)范化。第五，積極配合協(xié)作。信息化系統(tǒng)的構(gòu)建具有復(fù)雜性和綜合性，僅依靠單位內(nèi)的技術(shù)人員難以完成重任。因此，不同主體應(yīng)配合協(xié)作，例如，通過招投標的形式確定設(shè)計單位，優(yōu)化設(shè)計方案;將檔案數(shù)字化處理交給掃描公司，提高掃描的效率和質(zhì)量;系統(tǒng)開發(fā)期間，監(jiān)理人員應(yīng)加強監(jiān)管，協(xié)調(diào)各個環(huán)節(jié)，確保研發(fā)工作有序開展。

4 ? ? 結(jié) 語

國土資源檔案具有豐富性、動態(tài)性、保密性的特點，實施信息化管理能夠提高管理效率、維護民眾利益、延長檔案使用壽命。本文以信息化管理系統(tǒng)為例，詳細闡述了系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計的構(gòu)建方法，并結(jié)合實際案例分析應(yīng)用的效果。值得注意的是，信息化管理期間，相關(guān)部門應(yīng)該做好準備工作，完善功能設(shè)計，嚴格質(zhì)量管理，強化業(yè)務(wù)培訓，積極配合協(xié)作，提高系統(tǒng)應(yīng)用價值，促進檔案管理水平的持續(xù)提升。

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