牛曉燕

（陜西省土地工程建設(shè)集團(tuán)有限責(zé)任公司，陜西 西安 710075）

一、引言

隨著我國(guó)社會(huì)的不斷進(jìn)步，開(kāi)始優(yōu)化各方面管理的規(guī)范制度。檔案管理無(wú)論與單位、企業(yè)、職工還是大眾生活都有重要的聯(lián)系，要想檔案事業(yè)不斷向前發(fā)展，就得依靠科學(xué)的管理方法，利用信息化推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的健康有序發(fā)展，檔案的信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案資源信息共享，可以更規(guī)范有序地來(lái)管理檔案。在當(dāng)今的社會(huì)趨勢(shì)下，只有創(chuàng)新才能促進(jìn)檔案信息化的建設(shè)，更好地推動(dòng)檔案事業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展，更好地服務(wù)黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

二、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要意義

我國(guó)檔案事業(yè)的重要內(nèi)容是推動(dòng)檔案信息化的發(fā)展，也是為了適應(yīng)社會(huì)新階段時(shí)期的檔案工作發(fā)展趨勢(shì)。在當(dāng)前新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義的形勢(shì)下，科學(xué)的管理檔案擴(kuò)展了檔案部門(mén)的服務(wù)功能，加強(qiáng)完善檔案信息化管理體系，是更好服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和現(xiàn)代化體系建設(shè)的重要條件。

現(xiàn)在，信息化在各個(gè)方面深刻地影響著人們的生活方式和生活環(huán)境，現(xiàn)在中國(guó)跟隨時(shí)代的潮流，已經(jīng)逐漸走上了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案信息化也得到了普遍的大眾認(rèn)可，同時(shí)也促進(jìn)了社會(huì)和諧化進(jìn)程。檔案管理的信息化跟以前管理人員手工整理檔案相比，效率高、節(jié)約時(shí)間、工作量小，并且還實(shí)現(xiàn)了電子檔案在線接收、在線共享、在線查詢(xún)等，對(duì)檔案事業(yè)的建設(shè)發(fā)展有了安全的保障，也提升了國(guó)家社會(huì)公共服務(wù)能力，推動(dòng)了當(dāng)今社會(huì)的信息化發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步。

三、檔案信息化建設(shè)的表現(xiàn)

人們開(kāi)始意識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)信息化正在成為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)生活的一種推動(dòng)力量，檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化正在給管理人員帶來(lái)顯而易見(jiàn)的收益和效果。檔案信息化的建設(shè)對(duì)我國(guó)現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的發(fā)展有著明顯的推動(dòng)作用，也是實(shí)現(xiàn)我國(guó)信息工程的重要步驟，為社會(huì)各方面利用檔案信息資源提供了便利通道，就目前來(lái)看，檔案信息化發(fā)展在我國(guó)有著重要的作用。

（一）檔案管理方面

改善檔案管理員手工收集、組織、管理、提供訪問(wèn)、工作量大、效率低下、浪費(fèi)時(shí)間和精力等問(wèn)題。檔案信息化可以更好地使檔案管理體現(xiàn)在檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、電子檔案的在線接收和檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)中。

（二）搜索方面

以前統(tǒng)一的搜索方法是，文件管理器從倉(cāng)庫(kù)查找紙張目錄中記錄的信息。文件管理的信息化可以使文件的搜索和查詢(xún)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢(xún)，管理器還可以從模糊查詢(xún)、組合查詢(xún)和分類(lèi)查詢(xún)中選擇最佳查詢(xún)方法，并檢索其他信息以供數(shù)據(jù)庫(kù)中參考。

四、管理創(chuàng)新的信息化

在互聯(lián)網(wǎng)信息迅速發(fā)展的今天，人們開(kāi)始意識(shí)到曾經(jīng)的人工工作方法已經(jīng)不是過(guò)去那樣唯一有效的工作方法，面對(duì)社會(huì)環(huán)境變化帶來(lái)的巨大壓力和挑戰(zhàn)，人們逐漸認(rèn)識(shí)到只有改革創(chuàng)新才能有更好的發(fā)展?，F(xiàn)在的信息技術(shù)發(fā)展和應(yīng)用，對(duì)檔案管理有著極其全面和深遠(yuǎn)的影響，并且檔案管理是理論與實(shí)踐緊密結(jié)合的工作。

（一）思想變革和提高認(rèn)識(shí)

保證檔案信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵是需要提高相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和信息技能，轉(zhuǎn)變工作人員以前的工作思想態(tài)度，提高檔案意識(shí)。檔案工作者對(duì)信息化工作的認(rèn)識(shí)需要從零開(kāi)始，從淺到深，從初級(jí)應(yīng)用的階段逐步發(fā)展到能夠提出更多、更深檔案工作業(yè)務(wù)需求的研究與發(fā)展階段。

（二）行政方法的革新

在以前的傳統(tǒng)的檔案管理模式上進(jìn)行改變，從以前的分散管理模式到集中管理模式，提高檔案信息化的有效發(fā)展，在一定程度上提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量，從檔案管理的各個(gè)層面創(chuàng)新，在思路上、信息上、手段上和方法上做一定的創(chuàng)新，進(jìn)一步提升行政管理水平。

（三）利用科技創(chuàng)新優(yōu)化文件信息開(kāi)發(fā)環(huán)境

把創(chuàng)新作為發(fā)展檔案事業(yè)的主要?jiǎng)恿Γ鰪?qiáng)檔案事業(yè)的創(chuàng)新力和創(chuàng)新水平。主要還是要完善基礎(chǔ)研究和關(guān)鍵技術(shù)的建設(shè)。在大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理、電子檔案長(zhǎng)期保存、數(shù)據(jù)清理、信息安全、隱私保護(hù)和數(shù)據(jù)分析等方面重點(diǎn)完善，深入研究新一代信息技術(shù)于檔案工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。

大力引薦培養(yǎng)互聯(lián)網(wǎng)信息人才，解決技術(shù)問(wèn)題，加快產(chǎn)品研發(fā)，實(shí)施合作創(chuàng)新和應(yīng)用創(chuàng)新戰(zhàn)略，朝著實(shí)現(xiàn)各部門(mén)一體化、大規(guī)模合作、全過(guò)程高效發(fā)展的方向目標(biāo)努力，實(shí)現(xiàn)資源共享，保障數(shù)字化檔案資源的傳輸、存儲(chǔ)采集、利用、開(kāi)放等管理制度標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行，解決阻礙檔案信息存儲(chǔ)、整合的困難，完善信息安全保證、應(yīng)急管理、應(yīng)急備份恢復(fù)演練和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等方面的技術(shù)問(wèn)題，為了保證信息基礎(chǔ)設(shè)施的安全保護(hù)，制定相關(guān)的制度和措施。保證數(shù)字資源能夠長(zhǎng)期保存使用和能夠隨時(shí)檢索信息數(shù)據(jù)，促進(jìn)提高信息管理的安全性和可靠性，一定要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密制度和公開(kāi)檔案制度，保證科技創(chuàng)新優(yōu)化文件信息開(kāi)發(fā)環(huán)境的純凈度。

（四）建立數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案信息管理是一項(xiàng)具有長(zhǎng)期性、復(fù)雜性的特殊任務(wù)，針對(duì)各種各樣的文檔資料進(jìn)行分類(lèi)。有些資料是對(duì)外開(kāi)放的，而有些資料需要嚴(yán)格保密，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，建立一個(gè)龐大而又豐富的數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)所有的資料和資源進(jìn)行數(shù)據(jù)整合和分類(lèi)，最終的目的其實(shí)是為了方便工作，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)資源共享，完善和健全檔案管理信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息化管理最重要的環(huán)節(jié)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)階段是貫穿信息化檔案管理始終的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，不能出現(xiàn)任何偏差，否則會(huì)導(dǎo)致后面的數(shù)據(jù)使用和搜索數(shù)據(jù)紊亂，一旦出錯(cuò)會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的可靠性降低，相關(guān)工作人員一定要在建立數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)節(jié)更加注意，不能出現(xiàn)偏差和失誤，確保數(shù)據(jù)的可靠性和安全性，提升信息化檔案管理系統(tǒng)的準(zhǔn)確性。

五、結(jié)語(yǔ)

社會(huì)發(fā)展的任何階段都需要檔案管理，以前是用紙質(zhì)化管理，偶爾會(huì)出現(xiàn)信息保存不全面或者信息搜集不到的現(xiàn)象，有時(shí)可能還會(huì)造成檔案丟失、缺失或者不完整等，導(dǎo)致檔案管理的秩序混亂，需要大量的人員以及文字信息記錄整理，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且還無(wú)法保證信息的安全性和完整性。然而，隨著信息技術(shù)不斷成熟和普及，在社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域已經(jīng)由現(xiàn)代信息化管理檔案系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工管理檔案系統(tǒng)，而且得到了一致好評(píng)，不僅節(jié)約了工作時(shí)間，提升了工作效率，而且節(jié)省了大量的人力物力，最重要的是確保了管理數(shù)據(jù)的安全性、可靠性和完整性，解決了以前缺失檔案丟失檔案和數(shù)據(jù)泄露等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了檔案信息數(shù)據(jù)在線上傳、在線隨時(shí)檢索使用數(shù)據(jù)信息、遠(yuǎn)程信息輸送等技術(shù)，信息化檔案管理推動(dòng)了人類(lèi)社會(huì)的進(jìn)步，推動(dòng)了現(xiàn)代化社會(huì)的進(jìn)程上。