□李 林 李雪軍

一、高校合同管理系統(tǒng)

高校合同管理系統(tǒng)包括：合同準(zhǔn)備、審批、執(zhí)行、控制、結(jié)束等合同全生命周期的管理，提高合同履行管控的力度。通過查詢、統(tǒng)計分析和預(yù)警提醒等多種手段實現(xiàn)本單位的業(yè)務(wù)管理，幫助本單位把資金計劃、合同進(jìn)度、合同審批、合同變更、相關(guān)發(fā)票、合同資料等管理得更具條理性和統(tǒng)籌性，更使合同管理從繁瑣混亂的狀態(tài)中解脫出來變得輕松、愉快；使收付款管理從各種復(fù)雜的人事當(dāng)中解放出來，減少腐敗的風(fēng)險，從繁多拖沓變得及時。此外，多種形式的合同、收付款數(shù)據(jù)等統(tǒng)計圖表，也為單位日后的發(fā)展和決策提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持。

二、制定合同管理流程

公司合同管理流程一般包括如下幾個環(huán)節(jié)。

(一)前期準(zhǔn)備。

1.立項。項目立項是本單位為推動某個項目上馬，根據(jù)本高校中長期規(guī)劃或?qū)W院管理過程中涉及的生產(chǎn)、生活的實際需要而提出的框架性的總體設(shè)想。按照本單位的審批程序經(jīng)相關(guān)職能部門批準(zhǔn)。立項報告包括項目實施前所涉及的各種由文字、圖紙、圖片、表格、電子數(shù)據(jù)組成的材料，主要內(nèi)容有項目投資建議的主要依據(jù)、資金來源、項目達(dá)到的要求等。

2.合同起草。根據(jù)合同的具體形式選擇相應(yīng)的合同格式。高校合同的主要類型有承包合同、采購合同、維修合同。

(二)合同簽訂。第一，經(jīng)辦人按照本單位的管理流程將合同文本底稿報送相關(guān)職能部門批準(zhǔn)、審核。第二，本單位的需求部門、財務(wù)部和經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)從合同涉及的替在風(fēng)險方面共同審核合同初稿，并提供建議，供主管領(lǐng)導(dǎo)參考。從維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益出發(fā)，盡量做到在法律允許的范圍內(nèi)避免或減少公司可能發(fā)生的經(jīng)濟(jì)損失。第三，嚴(yán)格按照國家規(guī)定的招投標(biāo)程序進(jìn)行招投標(biāo)。

(三)合同的履行及歸檔。合同以雙方當(dāng)事人簽名蓋章生效后，專人負(fù)責(zé)監(jiān)督合同的履行。在合同履行期間，經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人負(fù)有下列責(zé)任。一是收集保管合同履行中形成的所有相關(guān)資料；包括合同底稿、合同變更原因及變更內(nèi)容、資金支付等情況。二是合同履行結(jié)束應(yīng)及時歸檔、分類，供以后同類合同作參考。如有可能，應(yīng)該對每一項目合同及時進(jìn)行總結(jié)。提高工作效率及資金使用效能。

三、合同管理的核心

合同管理是高校管理的重要內(nèi)容之一，高校應(yīng)當(dāng)重視本單位的合同管理工作，著重從合同管理模式、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、管理制度等方面建立符合本單位實際需要的合同管理體系，減少風(fēng)險發(fā)生頻率及程度，提高資金利用效能。

做好合同管理的工作，需要做到以下幾點(diǎn)：第一，依據(jù)學(xué)院的管理體系結(jié)合合同的一般流程制定出相應(yīng)的合同管理制度，如：合同評審會簽制度、合同變更管理制度、合同履行管理制度及合同文件資料歸檔保管制度等，借鑒國際先進(jìn)經(jīng)驗，加速建立和完善市場經(jīng)濟(jì)需求的新的合同示范文本。第二，依據(jù)合同的不同類別進(jìn)行分類，可以用文件夾存放，再根據(jù)需求分門別類；對合同實行專人專項管理，并且類別制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。加大合同管理力度，保證合同的順利履行。第三，推行合同管理人員持證上崗制度。不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，減少潛在的主觀風(fēng)險。第四，加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，提高相關(guān)管理人員的思想覺悟和服務(wù)意識，預(yù)防潛在的主觀風(fēng)險的出現(xiàn)。任何完善的制度最終產(chǎn)生的效能決定于執(zhí)行人員的素質(zhì)。

四、當(dāng)前高校合同管理存在的財務(wù)風(fēng)險問題

(一)合同管理制度不完善。不論是前期的談判工作及日后的監(jiān)管任務(wù)，管理工作的復(fù)雜程度決定不可避免地會產(chǎn)生主觀或客觀的財務(wù)風(fēng)險，這就需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不斷完善管理制度，最大限度地減少財務(wù)風(fēng)險的產(chǎn)生機(jī)會。

(二)合同管理人員專業(yè)水平和法律意識不高。合同管理人員專業(yè)水平和法律意識不高，對簽訂合同的關(guān)鍵點(diǎn)把握不足，都會不同程度地導(dǎo)致財務(wù)風(fēng)險的產(chǎn)生。不能嚴(yán)格按照章程及規(guī)范開展工作，也會導(dǎo)致潛在的主觀和客觀財務(wù)風(fēng)險。

(三)高校管理不同部門缺乏溝通。高校不同職能管理部門缺乏有效溝通，或在工作中沒有充分考慮到其他部門的意見也會誘發(fā)財務(wù)風(fēng)險。

(四)履行階段也是一個重要的合同風(fēng)險來源。合同監(jiān)管人員不能認(rèn)真履行監(jiān)管義務(wù)，承擔(dān)監(jiān)管責(zé)任，都會將合同潛在風(fēng)險轉(zhuǎn)化為實際的法律風(fēng)險和主觀風(fēng)險。同時，在合同救濟(jì)階段，由于救濟(jì)措施和后續(xù)工作跟進(jìn)乏力，造成勝訴案件執(zhí)行不力從而產(chǎn)生財務(wù)風(fēng)險。

五、合同管理中財務(wù)風(fēng)險的控制措施

(一)不斷完善合同相關(guān)管理制度。最大限度地減少財務(wù)風(fēng)險的發(fā)生。

(二)加強(qiáng)合同管理相關(guān)人員的政治業(yè)務(wù)培訓(xùn)。不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)、思想水平，不忘初心，杜絕各類主觀財務(wù)風(fēng)險，極大減少客觀財務(wù)風(fēng)險。增強(qiáng)員工的責(zé)任意識與服務(wù)意識，在遵紀(jì)守法的基礎(chǔ)上更好地履行個人職責(zé)。拒絕一切違法違規(guī)的支付要求，互相監(jiān)督；落實員工的獎勵與懲處制度。

(三)在合同管理準(zhǔn)備階段中的財務(wù)風(fēng)險控制。除嚴(yán)格審查合約方的資歷、信用情況和執(zhí)行能力等外，還需要考慮項目收支情況、風(fēng)險水平、執(zhí)行時效等因素。還必須利用類似的同類合同作參考，利用一些客觀真實的財務(wù)數(shù)據(jù)，結(jié)合長期趨勢分析，較為準(zhǔn)確地預(yù)測項目支出，結(jié)合工程的實際開展情況，給出準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)念A(yù)測。

(四)單位各職能部門各負(fù)其責(zé)，相互聯(lián)系，加強(qiáng)合作。對合約方的資歷、信用情況、執(zhí)行能力、合同的重要條款加強(qiáng)審核，防范各類主觀風(fēng)險，在保證資金使用效益的前提下保證合同的順利。

(五)財務(wù)管理部門要依據(jù)合同文本確定資金數(shù)額，嚴(yán)格執(zhí)行對應(yīng)支付制度。以合法的審批程序為基礎(chǔ)，特別應(yīng)當(dāng)注意有關(guān)手續(xù)的辦理是否齊全，支付情況同合同條款規(guī)定是否相符。

(六)注意合同變更及修正。合同條款所涉內(nèi)容因不可抗拒的原因產(chǎn)生了改變，應(yīng)由合同起草人員、合同審批人員、合同監(jiān)督人員共同進(jìn)行商議，及時更正合同中的對應(yīng)條款。各合同管理人員依據(jù)：誰簽字誰負(fù)責(zé)的基本原則承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

(七)強(qiáng)化合同歸檔的工作。存檔資料應(yīng)包括與合同相關(guān)的所有交流信息及重要文獻(xiàn)。依照規(guī)章制度進(jìn)行存檔。

總之，合同是市場經(jīng)濟(jì)中由交易雙方簽訂的一種約定憑據(jù)。合同管理的每一個環(huán)節(jié)都存有一定的財務(wù)風(fēng)險。只有不斷提高高校管理水平、經(jīng)營能力才能為高校的穩(wěn)步發(fā)展的提供重要支撐。