□李玲玲

一、高校OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的發(fā)展歷程

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(Office Automation System，簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng))是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合起來(lái)的一種新型辦公模式。高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要經(jīng)歷以下3個(gè)階段：第一階段，20世紀(jì)80年代到90年代中期，隨著計(jì)算機(jī)和辦公軟件的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了辦公文檔的電子化；第二階段，20世紀(jì)90年代中期開(kāi)始，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，以校園局域網(wǎng)絡(luò)為依托，實(shí)現(xiàn)了工作流程的自動(dòng)化；第三階段，近10年以來(lái)，隨著大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，以及移動(dòng)終端設(shè)備的普及與智能化，形成以校園有線無(wú)線一體化網(wǎng)絡(luò)為依托，實(shí)現(xiàn)工作流程規(guī)范、高效、智能和對(duì)有效數(shù)據(jù)信息的深度挖掘，為高校統(tǒng)一集中的智能化管理和科學(xué)決策提供支持[1]。

二、高校OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)背景

為深入貫徹落實(shí)黨的十九大精神，加快教育現(xiàn)代化和教育強(qiáng)國(guó)建設(shè)，推進(jìn)新時(shí)代教育信息化發(fā)展，培育創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展新引擎，國(guó)家制定了《“十三五”國(guó)家信息化規(guī)劃》，頒布實(shí)施《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》，為高校信息化建設(shè)提供了行動(dòng)指南。隨著高校校園有線無(wú)線一體化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境健全完善和辦公人員的計(jì)算機(jī)操作使用水平不斷提升，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為主的信息服務(wù)融入滲透高校的各個(gè)應(yīng)用與服務(wù)領(lǐng)域，但是高校的行政辦公與管理模式仍未從傳統(tǒng)模式中解放出來(lái)，信息化水平不高，制約了高校的行政辦公效率與管理水平的提升，現(xiàn)有信息系統(tǒng)相互獨(dú)立，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，影響信息暢通和資源共享，難以為高校的教育教學(xué)、科研工作提供良好的保障，因此建設(shè)安全高效的更適應(yīng)信息化高校實(shí)際應(yīng)用的OA協(xié)同辦公系統(tǒng)不僅是提高高校行政辦公效率的必然路徑，也是推動(dòng)教育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的根本保障。

三、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在高校辦公中應(yīng)用必要性

目前，隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大與辦學(xué)水平的不斷提升，事務(wù)性工作不斷增加，對(duì)辦公效率與管理水平的要求也不斷提高，需要更加高效、快捷的辦公方式與科學(xué)化的管理模式，現(xiàn)行高校辦公模式存在以下幾個(gè)難以解決的問(wèn)題。

(一)信息傳達(dá)不及時(shí)。隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大以及多校合并等歷史原因，師生人數(shù)不斷增多，辦公區(qū)域不斷擴(kuò)大且分散，跨校區(qū)辦公不可避免，從而難以保證各種信息和文檔及時(shí)上傳下達(dá)到各部門，致使信息文檔不能得到及時(shí)的反饋與處理，不利于業(yè)務(wù)的跟進(jìn)和督辦，影響辦公效率。

(二)公文流轉(zhuǎn)效率低。隨著高校辦學(xué)水平的不斷提升，各級(jí)辦公室需要處理各類公文信息，而人工進(jìn)行公文信息的傳輸耗時(shí)耗力，尤其是公文的收發(fā)、登記、處理、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)消耗了辦公人員大量的時(shí)間，且易出現(xiàn)傳遞失誤或信息丟失，公文流轉(zhuǎn)效率低下，減慢了事務(wù)處理的效率，延長(zhǎng)了事務(wù)處理的周期。

(三)工作流程不規(guī)范且公開(kāi)化低。當(dāng)涉及多個(gè)部門協(xié)同辦理的業(yè)務(wù)時(shí)，有時(shí)因部門職責(zé)不明確、辦公人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)，部門間出現(xiàn)推諉、扯皮、“卡殼”現(xiàn)象，延誤事務(wù)的辦理；個(gè)別部門分管業(yè)務(wù)流程冗雜，而且事務(wù)辦理流程不夠公開(kāi)化，致使師生辦理業(yè)務(wù)需要往返多次才能完成，師生“多次跑、反復(fù)跑”現(xiàn)象嚴(yán)重。

(四)辦公方式不靈活。當(dāng)重要事務(wù)文件涉及多部門領(lǐng)導(dǎo)審批簽字時(shí)，因高校領(lǐng)導(dǎo)與中層管理干部日常事務(wù)繁忙，常因工作任務(wù)需要進(jìn)行外出辦事、開(kāi)會(huì)、學(xué)術(shù)交流或考察等，文件簽批需要等待領(lǐng)導(dǎo)回校后辦理，一定程度上影響了辦公效率。

(五)業(yè)務(wù)交接不清晰明確。高校各部門管理人員流動(dòng)性大，對(duì)于離職或轉(zhuǎn)崗人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展情況沒(méi)有明確的記載，沒(méi)有固化的辦公經(jīng)驗(yàn)可以傳授，新來(lái)的工作人員需要重新熟悉業(yè)務(wù)流程與工作細(xì)節(jié)，影響待辦業(yè)務(wù)和急需推進(jìn)工作的完成效率與質(zhì)量。

(六)信息系統(tǒng)不規(guī)范、不全面。高校是信息知識(shí)的密集區(qū)，每天都會(huì)產(chǎn)生大量信息，即使一個(gè)學(xué)院或部門內(nèi)部產(chǎn)生的信息也很繁雜，信息分布散亂無(wú)序，沒(méi)有規(guī)范系統(tǒng)的信息存儲(chǔ)管理模式，不利于信息的共享利用；各部門的信息系統(tǒng)相互獨(dú)立，有些系統(tǒng)對(duì)信息進(jìn)行重復(fù)采集錄入，造成信息冗余，且各系統(tǒng)關(guān)鍵數(shù)據(jù)字段不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)調(diào)取共享難度大，難以實(shí)現(xiàn)資源的合理配置，“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重[2]。

四、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)對(duì)高校辦公的影響

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠有效解決高校傳統(tǒng)辦公模式存在問(wèn)題與不足，實(shí)現(xiàn)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、工作流程自動(dòng)化、辦公審批快捷化、決策執(zhí)行科學(xué)化，推動(dòng)高校管理信息化，助力高校的高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高水平發(fā)展。

(一)公文流轉(zhuǎn)快捷高效?！肮牧鬓D(zhuǎn)”是高校日常辦公的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)工作，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)提供了可靠的、可追查的公文流轉(zhuǎn)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了收文和發(fā)文的全程電子化，解決了公文傳遞慢、信息不及時(shí)、不同步、辦理情況不易跟蹤和辦理意見(jiàn)不易查閱等難題，有效縮短了公文流轉(zhuǎn)的時(shí)間，加快了公文流轉(zhuǎn)的速度，節(jié)省了辦公人員的時(shí)間和辦公資源。在系統(tǒng)完成公文的簽收登記、擬辦、批示、傳閱、承辦、督辦、歸檔等收文過(guò)程，節(jié)省了辦公人員進(jìn)行收文登記、整理、影印、分類處理的時(shí)間，辦公人員可以根據(jù)公文重要性、緊急性按照設(shè)定的流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，如需傳閱的，走閱文流程，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)傳閱情況進(jìn)行登記，如需簽批辦理的，根據(jù)閱辦意見(jiàn)走辦文流程，對(duì)承辦部門的收文、辦理情況進(jìn)行跟蹤查詢，對(duì)即將超過(guò)辦理時(shí)限的業(yè)務(wù)進(jìn)行消息提醒，保證業(yè)務(wù)工作按時(shí)完成，提高辦公效率；在系統(tǒng)內(nèi)完成從公文起草、核稿、審批、會(huì)簽、簽發(fā)、蓋章下發(fā)等環(huán)節(jié)的過(guò)程化管理，公文辦理人可根據(jù)機(jī)關(guān)代字選擇發(fā)文流程和公文模板，在發(fā)文流程中，對(duì)流程各節(jié)點(diǎn)的審批修改意見(jiàn)進(jìn)行痕跡保留，如發(fā)文需要征集多部門意見(jiàn)時(shí)，新增、刪除、修改意見(jiàn)內(nèi)容一目了然，便于擬稿人快速整理修改，有效避免修改意見(jiàn)的遺漏和錯(cuò)改，確保了公文內(nèi)容準(zhǔn)確性，也使發(fā)文更加快捷；需要各級(jí)部門學(xué)習(xí)的文件，實(shí)現(xiàn)一鍵分發(fā)，直接傳遞至相關(guān)工作人員，有效避免人工發(fā)放的重發(fā)、漏發(fā)等情況，也減少了紙張、打印機(jī)等辦公耗材的使用，節(jié)省辦公資源，還可以監(jiān)督各部門人員的查閱時(shí)間，保證公文信息被及時(shí)查閱，加快信息傳遞的效率。

(二)工作流程規(guī)范清晰。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)可根據(jù)學(xué)校各部門的實(shí)際需求建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程審批體系，實(shí)現(xiàn)了多種業(yè)務(wù)辦理流程的全程電子化、可視化、程序化，有利于對(duì)各種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行量化管理和控制，辦公人員不用拿著各種文件、申請(qǐng)、單據(jù)在各部門跑來(lái)跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章等，減少了中間等待的時(shí)間，辦公人員只需選擇正確的電子流程表單，在表單填寫過(guò)程中，可以按照參照填寫說(shuō)明、模板、歷史表單等進(jìn)行填寫，有效避免了紙質(zhì)表單填寫時(shí)出現(xiàn)的錯(cuò)填、漏填、字跡不清晰等情況的出現(xiàn)，減少了辦公人員因表單填寫問(wèn)題而需反復(fù)多次的問(wèn)題，表單填寫完成后只需選擇正確的流程，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)簽批，流程中各節(jié)點(diǎn)的審批人員可以進(jìn)行電子簽名或手寫簽名，審批辦理方便快捷，如流程節(jié)點(diǎn)辦理人因事不能及時(shí)處理業(yè)務(wù)可以轉(zhuǎn)他人代為辦理，減少了中間等待的時(shí)間和工作中的復(fù)雜環(huán)節(jié)，有效解決了教職工因工作流程不熟悉或部門流程不公開(kāi)不清晰而造成業(yè)務(wù)辦理“反復(fù)跑，多次跑”的難題，真正實(shí)現(xiàn)了讓“信息多跑路，師生少跑腿”信息化辦公模式。

(三)審批流程公開(kāi)透明。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)可以根據(jù)不同的業(yè)務(wù)流程設(shè)置流程中各節(jié)點(diǎn)的處理人員、審批權(quán)限和審批時(shí)限，進(jìn)一步明確了各部門教職工的工作職責(zé)，將工作任務(wù)細(xì)化到個(gè)人，強(qiáng)化教職工的責(zé)任意識(shí)和參與意識(shí)，激發(fā)教職工工作的積極性，對(duì)于遞交到各部門的請(qǐng)示、報(bào)告等文件，發(fā)文人和流程節(jié)點(diǎn)處理人可隨時(shí)查看辦理意見(jiàn)與進(jìn)展情況，減少等待等中間環(huán)節(jié)，增強(qiáng)工作的實(shí)效性，根據(jù)權(quán)限設(shè)置，對(duì)流轉(zhuǎn)效率低下或停滯流程進(jìn)行監(jiān)察與督辦，并發(fā)出短信提醒，避免遺忘重要事件。同時(shí)系統(tǒng)還對(duì)審批的流程、內(nèi)容以及審批意見(jiàn)等進(jìn)行客觀記錄，使辦理過(guò)程有據(jù)可查、公開(kāi)透明，有效杜絕推諉、扯皮、“卡殼”現(xiàn)象的發(fā)生，打破了跨部門、跨組織的溝通協(xié)調(diào)“瓶頸”，實(shí)現(xiàn)多部門的協(xié)同辦公，極大程度地提高了協(xié)同辦公效率；各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)有效監(jiān)控各部門、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況，實(shí)時(shí)、全面掌控各部門的工作狀態(tài)，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)與解決問(wèn)題，從而減少差錯(cuò)，防止低效辦公。

(四)辦公方式靈活智能。隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和智能終端設(shè)備的普及應(yīng)用，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)已不局限于PC端的使用，移動(dòng)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)打破了時(shí)間和地域界限，使辦公人員從桌面辦公中解放出來(lái)，實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)辦公、異地辦公，有效解決領(lǐng)導(dǎo)和辦公人員因公在外不能及時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)審批處理的難題，在移動(dòng)端可以進(jìn)行通知公告、新聞快訊、會(huì)議日程、待辦事宜等查看辦理，以及信息的遠(yuǎn)程分享和調(diào)取，及時(shí)高效地處理緊急或突發(fā)事務(wù)文件，提高了事務(wù)審批辦理的時(shí)效性及辦公效率。

(五)信息交流方便快捷。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)提供了學(xué)校各部門和教職工之間溝通交流的平臺(tái)，打破了組織邊界和地理位置限制的溝通方式，及時(shí)推送學(xué)校或本部門的新聞、公告、通知等，教職工更好地掌握與了解學(xué)校部門最新動(dòng)態(tài)；建立論壇專區(qū)，促使教職工之間的交流更加廣泛，有利于教學(xué)、科研、管理工作的溝通協(xié)作和有效開(kāi)展；實(shí)現(xiàn)人與系統(tǒng)的信息互動(dòng)，對(duì)辦公室人員的業(yè)務(wù)辦理情況進(jìn)行合理規(guī)劃，對(duì)待辦業(yè)務(wù)、擬辦業(yè)務(wù)、已辦業(yè)務(wù)等進(jìn)行歸類標(biāo)記，加強(qiáng)對(duì)辦公人員的工作督促提醒，防止拖沓遺漏工作。領(lǐng)導(dǎo)還可以實(shí)時(shí)查看辦公人員的工作完成情況，進(jìn)行督導(dǎo)和綜合評(píng)價(jià)，提升辦公效率[3]。同時(shí)系統(tǒng)對(duì)辦公人員的業(yè)務(wù)情況進(jìn)行記錄，人員變更時(shí)業(yè)務(wù)交接更加清晰明確，新來(lái)人員可以查看權(quán)限范圍內(nèi)的部門內(nèi)部積累的各種知識(shí)，更快地熟悉業(yè)務(wù)工作。

(六)知識(shí)管理系統(tǒng)全面。知識(shí)是高校的無(wú)形資產(chǎn)，從形態(tài)上來(lái)看它包含了數(shù)據(jù)、制度文件、檔案等顯性知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)技能、思維方式等隱性知識(shí)。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)構(gòu)建科學(xué)化的內(nèi)部知識(shí)管理體系，充分整合高校知識(shí)與信息資源，將知識(shí)管理從狹隘的文檔管理擴(kuò)展融合到高校整體業(yè)務(wù)管理和工作的各環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了知識(shí)從獲取、存儲(chǔ)、共享、應(yīng)用、創(chuàng)新，再到獲得的循環(huán)積累和有序管理。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)通過(guò)建立檔案庫(kù)，對(duì)分散于各部門的基礎(chǔ)信息進(jìn)行統(tǒng)一錄入和集中管理，根據(jù)不同的權(quán)限設(shè)置，可以隨時(shí)進(jìn)行信息的調(diào)取和使用；在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過(guò)程中，可以實(shí)時(shí)查看、跟蹤和挖掘業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的知識(shí)，對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行及時(shí)記錄，將隱性知識(shí)更好地固化下來(lái)，流程節(jié)點(diǎn)處理人也可實(shí)時(shí)查看相關(guān)知識(shí)文檔，提高決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性；當(dāng)閱讀到精華知識(shí)或?qū)ν块T人員有價(jià)值的知識(shí)時(shí)，可以分享給某些人、部門、甚至是某些崗位，形成蒲公英式的知識(shí)連續(xù)分享傳播模式，充分發(fā)揮知識(shí)的價(jià)值；可以從多種角度分析知識(shí)的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、下載閱讀頻次，更好地辨別知識(shí)的價(jià)值；對(duì)知識(shí)文檔進(jìn)行周期化管理，保證用戶訪問(wèn)使用最新的和有效的知識(shí)文檔，通過(guò)權(quán)限設(shè)置，辦公人員和教職工隨時(shí)可查閱、檢索歸檔的知識(shí)文檔資料，更好地為教學(xué)科研、辦公管理工作提供便利[4]。

(七)數(shù)據(jù)挖掘精準(zhǔn)有效。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)通過(guò)統(tǒng)一信息數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了各信息系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通和系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的統(tǒng)一錄入與協(xié)同應(yīng)用，避免了數(shù)據(jù)信息的冗余，辦公人員根據(jù)權(quán)限設(shè)置進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的調(diào)取使用，切實(shí)解決了傳統(tǒng)辦公模式中數(shù)據(jù)調(diào)取難和不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)難以整合應(yīng)用的難題，有效打破了“信息孤島”現(xiàn)象；借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以對(duì)系統(tǒng)中沉淀的各種信息數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度的分析挖掘，如可以對(duì)辦公人員的工作效能、各流程審批效率、部門整理辦事效能等情況進(jìn)行綜合分析，從而加強(qiáng)對(duì)辦公人員和各個(gè)部門的督促管理，促進(jìn)管理工作更加制度化、科學(xué)化；還可以對(duì)師資信息、教學(xué)信息、科研相關(guān)信息、財(cái)務(wù)信息、資產(chǎn)信息等情況進(jìn)行分析，深度挖掘數(shù)據(jù)信息的潛在價(jià)值，提取有價(jià)值的信息進(jìn)行研究和總結(jié)，也為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的輔助決策[5]。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化必將取代傳統(tǒng)辦公模式，推動(dòng)高校辦公模式的革新。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用將有力推動(dòng)高校的信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)高校數(shù)字資源的集中整合和共享利用，為高校辦公提供程序化、高效化、便捷化的辦公環(huán)境，實(shí)現(xiàn)高校管理工作更加制度化、程序化、科學(xué)化，提升高校的整體辦公效率與管理水平，推動(dòng)高校教學(xué)、科研、管理服務(wù)等各項(xiàng)工作的高質(zhì)量、高水平發(fā)展。