韓艷肖

摘 要：石油企業(yè)的檔案管理是企業(yè)管理重要組成部分，關(guān)系著石油企業(yè)的發(fā)展。信息技術(shù)廣泛深入的應(yīng)用是這個時代的一大特征，在這個大背景下，石油企業(yè)也有了巨大的發(fā)展，同時石油企業(yè)對內(nèi)部的檔案管理工作也有了更高的要求。隨著時代的進步，石油企業(yè)形成待歸檔的電子文件越來越多，并呈現(xiàn)幾何級數(shù)增長態(tài)勢；科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理各項業(yè)務(wù)對檔案工作提出了更加快速高效的需求。與時俱進的轉(zhuǎn)變石油企業(yè)的檔案管理模式，滿足不斷發(fā)展的檔案利用需求，加快企業(yè)檔案工作數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型成為必然。本文針對加快石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理進程必要性進行簡單的探討分析。

關(guān)鍵詞：石油；石油企業(yè)；石油企業(yè)檔案；電子檔案

石油是國家戰(zhàn)略型資源，也是保證國家經(jīng)濟飛速發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)。石油企業(yè)在國民經(jīng)濟發(fā)展中占有相當重要的地位。石油企業(yè)檔案是指各單位在生產(chǎn)、科研、經(jīng)營管理等各項活動中形成的，具有保存和查考利用價值的，并且經(jīng)過整理后集中保管的各種載體的原始記錄。檔案管理屬于一項科學(xué)性、系統(tǒng)性、政治性強的工作，石油企業(yè)在石油的勘探開發(fā)生產(chǎn)、經(jīng)營管理過程中形成的保存價值的檔案，可幫助石油企業(yè)制定更加合理的發(fā)展政策，提高企業(yè)競爭力和綜合實力。采取科學(xué)有效的檔案管理方法，有利于石油企業(yè)掌握社會的發(fā)展前景，獲得市場競爭力。石油企業(yè)在信息飛速發(fā)展的今天，電子文件的大量產(chǎn)生，電子檔案應(yīng)運而生。電子文件帶來的知識更新幅度和速度是前所未有的，開啟了文件、檔案及其管理的重塑過程，加快了石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理進程。

1 石油企業(yè)檔案的數(shù)字化管理的必要性

1.1 石油企業(yè)檔案的數(shù)字化管理是企業(yè)檔案管理的必然趨勢

文件、檔案管理的“數(shù)字轉(zhuǎn)型”是全球性大趨勢。我國《國家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》提出，到2020年，電子文件的法律地位和行政效力得以確立，國家對核心電子文件資源的管理進一步加強，電子文件管理在重點領(lǐng)域和重要信息系統(tǒng)得到廣泛應(yīng)用。用確定的時限推動文件管理方式的根本轉(zhuǎn)變。石油企業(yè)作為國家戰(zhàn)略資源企業(yè)實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理是必然趨勢。

1.2 石油企業(yè)檔案的數(shù)字化管理是企業(yè)發(fā)展的客觀要求

石油企業(yè)的信息化發(fā)展水平不斷提高要求先進的檔案管理與之相適應(yīng)。石油企業(yè)信息化水平不斷提高，在生產(chǎn)、科研、經(jīng)營管理等各方面產(chǎn)生大量的電子文件，對企業(yè)檔案管理提出了更高的要求，客觀上要求應(yīng)用信息技術(shù)手段開展檔案工作；信息化條件下的石油企業(yè)要求更方便快捷的獲取檔案信息，客觀上要求檔案工作應(yīng)用信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化管理。

2 石油企業(yè)檔案數(shù)字化的意義及效果

在市場競爭激烈的時代背景下，石油企業(yè)檔案管理作為企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要環(huán)節(jié)，已經(jīng)建立了石油企業(yè)檔案系統(tǒng)。深切感受到

2.1 石油企業(yè)對檔案數(shù)字化管理能夠?qū)φ滟F的歷史檔案進行保護

石油企業(yè)歷史悠久，檔案的紙張部分已發(fā)黃變脆，一些字跡都已模糊。石油企業(yè)檔案利用率非常頻繁，而且需要長久保存，例如井史，是石油企業(yè)珍貴的原始資料，為了增儲上產(chǎn)，技術(shù)人員每天都要大量翻閱，查找相關(guān)資料。為了保護珍貴檔案原件，石油企業(yè)可以利用信息技術(shù)將檔案數(shù)字化，將原件通過照相或掃描儀掃描為電子版保存代替原件提供利用。經(jīng)過數(shù)字化之后，利用者可以查看歷史檔案的數(shù)字化版本，從而減少對原件的損害，從一定程度對原始檔案進行保護。數(shù)字化過程中對檔案原件也會造成一定的傷害，但相比借閱查找過程反復(fù)的物理接觸，損害程度還是相對比較輕的。傳統(tǒng)的檔案保管不管保護措施如何完善，檔案載體的壽命總是有限的，紙質(zhì)檔案字跡會消退，介質(zhì)會損壞，磁帶錄像帶影像會模糊，聲音會失真。如果以電子的方式保存，且格式選擇得當，用“0”“1”比特表示的檔案信息就會永久存在。石油企業(yè)將珍貴的歷史檔案數(shù)字化成為必然。

2.2 石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理可以提高檔案管理效率

隨著石油企業(yè)信息化飛速發(fā)展，電子文件的大量涌現(xiàn)，品種多，數(shù)量大。檔案管理數(shù)字化可實現(xiàn)檔案自動化和檔案實體管理的簡化，經(jīng)過精心設(shè)計的檔案管理系統(tǒng)一方面可以實現(xiàn)許多管理過程的自動化，例如，檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)了與辦公自動化系統(tǒng)的對接，辦公文件可以自動歸檔。在檔案管理過程中包括歸檔、存儲、鑒定、統(tǒng)計分析都可以直接自動完成，節(jié)省了人力物力。另一方面還可以簡化檔案實體管理，如立卷、實體分類等，從而減少檔案工作人員的手工勞動，縮短工作時間，提高檔案管理效率。

2.3 石油企業(yè)檔案數(shù)字化有助于檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高

石油企業(yè)檔案數(shù)字化對于檔案工作和檔案工作者既是機遇，又是挑戰(zhàn)。檔案的數(shù)字化從技術(shù)應(yīng)用、系統(tǒng)設(shè)計到檔案利用需求，都在不停地發(fā)生變化，新問題不斷涌現(xiàn)；從傳統(tǒng)的檔案管理事后處理到電子文件管理轉(zhuǎn)到事前對電子文件整個生命周期參與管理，檔案管理人員對業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的支撐都要熟練掌握，檔案的數(shù)字化對檔案工作者的素質(zhì)提出了更高的要求。檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)新知識，加強與外界的交流與合作，學(xué)習(xí)經(jīng)驗，改變陳腐觀念、提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)、開闊視野、提升適應(yīng)環(huán)境的能力。在瞬息萬變的信息時代，緊跟時代的步伐。石油企業(yè)檔案數(shù)字化一定意義上促進了檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。

2.4 石油企業(yè)檔案數(shù)字化有助于企業(yè)信息化發(fā)展

石油企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、科研、經(jīng)營管理過程中形成的各種原始記錄，既有反映企業(yè)重大歷史事件和重要決策的珍貴文獻，也有企業(yè)文化、科學(xué)發(fā)展、精細管理等反映企業(yè)發(fā)展各個方面的點滴記錄。把這座企業(yè)記憶的寶庫通過數(shù)字化信息技術(shù)搭建新平臺，建立的數(shù)據(jù)庫，不僅可以方便快捷地滿足廣大檔案利用工作者的研究需要，隨著時間的推移，一部分檔案可以面向社會公開利用，隨著社會文明程度的提高，享用這些獨特的產(chǎn)品和服務(wù)的用戶數(shù)量正在迅速擴張，數(shù)字化的檔案可以滿足千千萬萬普通用戶追根溯源的心里需求，可以將其輕松與外界媒體對接，可以做成電影、電視宣傳片、可以直接回放音頻視頻、可以實現(xiàn)與微信、各種媒體的無縫對接。檔案的數(shù)字化提升檔案服務(wù)的品質(zhì)，例如，石油企業(yè)工作地點比較分散，分布在祖國的大江南北，外圍工作人員需要利用檔案，可以將數(shù)字化的檔案直接與視頻對接，召開視頻會或者通過計算機傳輸，或者設(shè)置權(quán)限直接進入檔案系統(tǒng)查閱。高品質(zhì)的檔案服務(wù)是企業(yè)信息化高度發(fā)展的重要標志。企業(yè)檔案數(shù)字化從多個角度推動企業(yè)信息化發(fā)展。

3 結(jié)束語

近幾年來，石油企業(yè)不斷的發(fā)展擴大生產(chǎn)規(guī)模，石油企業(yè)的檔案數(shù)字化管理工作也受到了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更多的重視，并且在企業(yè)的發(fā)展過程中發(fā)揮了重要的作用。在新時期檔案的數(shù)字化建設(shè)是石油企業(yè)檔案管理工作邁向系統(tǒng)化、現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。石油企業(yè)檔案數(shù)字化能夠保障檔案的實體安全和內(nèi)容信息安全，提高檔案管理人員素質(zhì)，促進企業(yè)信息化發(fā)展。因此加快石油企業(yè)檔案數(shù)字化進程是十分必要的。

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