謝軍偉

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，各行各業(yè)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的程度也不斷提高。信息技術(shù)的高速發(fā)展與廣泛應(yīng)用給檔案工作帶來(lái)的新的課題——檔案數(shù)字化建設(shè)。近年來(lái)很多單位或部門(mén)開(kāi)始對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，逐步形成并完善數(shù)字化檔案。本文就大數(shù)據(jù)時(shí)代基層檔案數(shù)字化工作的探索與實(shí)踐展開(kāi)探討。

關(guān)鍵詞：檔案；基層；數(shù)字化；建設(shè)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展，促進(jìn)工作效率的提升就需要開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)。智能化、網(wǎng)絡(luò)化以及信息化屬于現(xiàn)代信息技術(shù)的主要特點(diǎn)，得到了許多企業(yè)的重視與青睞，而這些也將成為新時(shí)期檔案管理的特點(diǎn)。盡管傳統(tǒng)檔案模式投入了大量的財(cái)力與人力，但取得的實(shí)現(xiàn)效率較低，而數(shù)字化的檔案管理除了能夠增強(qiáng)系統(tǒng)的存儲(chǔ)能力之外，還能夠讓檔案信息資源的共享和利用變得更快捷，有利于工作效率的提升，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

1 檔案數(shù)字化對(duì)于檔案利用的重要意義

檔案數(shù)字化是滿足互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代利用需求的必經(jīng)之路。當(dāng)今的時(shí)代是一個(gè)信息化瞬息萬(wàn)變的時(shí)代，可謂是數(shù)字化的“微時(shí)代”。計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用強(qiáng)烈地沖擊著社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，改變著人們的工作方式、學(xué)習(xí)方式和生活方式。滿足信息時(shí)代檔案利用的需求也有著與時(shí)俱進(jìn)的各種變化，這種變化主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是利用檔案的意識(shí)有了顯著的提高，利用檔案的領(lǐng)域越來(lái)越廣泛；二是對(duì)檔案利用的時(shí)間值有了更高的要求，要最大程度的做到迅速、及時(shí)、準(zhǔn)確；三是對(duì)檔案利用的便捷性開(kāi)始有了更高的期待，希望能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快捷的方式進(jìn)行自動(dòng)檢索、編目、統(tǒng)計(jì)、立卷等一系列繁瑣的程序。面對(duì)利用者在信息時(shí)代和數(shù)字時(shí)代的使用需求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能夠全盤(pán)適用于多元化的當(dāng)今社會(huì)，檔案工作必須盡快做到吐故納新，改變?cè)嫉臋z索方式和提供利用的手段。數(shù)字化的引入不但能夠提高檔案工作效率和工作質(zhì)量，而且對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)性和規(guī)范性也發(fā)揮著其巨大的功效。

2 推動(dòng)基層檔案數(shù)字化工作的有效策略

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作的全域發(fā)展

在一些地區(qū)和部門(mén)，傳統(tǒng)的檔案管理模式在檔案管理人員心中依然根生蒂固，尤其是在一些存量小、人員老齡化的基層，仍然是靠傳統(tǒng)的手工查閱模式，抵觸數(shù)字化工作，這無(wú)疑會(huì)使檔案的實(shí)體安全和利用效率大打折扣。為改變這一現(xiàn)狀，各基層檔案管理部門(mén)可采取制定制度規(guī)范、加強(qiáng)宣傳力度、設(shè)立試點(diǎn)推廣等行之有效的措施，通過(guò)檔案數(shù)字化后實(shí)實(shí)在在的利用效果來(lái)改變基層檔案人員的傳統(tǒng)觀念。在實(shí)際操作上，可將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案先進(jìn)行數(shù)字化，把數(shù)字化成果存儲(chǔ)在光盤(pán)上返還給各立檔單位，實(shí)體檔案及時(shí)歸檔移交，這樣既方便了查閱利用，又保護(hù)了紙質(zhì)檔案的安全。

2.2 培養(yǎng)人才，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供技術(shù)保障

目前，基層檔案從業(yè)人員數(shù)量少、薪酬低、專業(yè)程度不高等原因造成檔案專業(yè)人才不足，不能滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的需要和檔案事業(yè)的后繼發(fā)展，迫切需要檔案專業(yè)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。各基層單位可從高校聘請(qǐng)檔案管理專業(yè)人才，引進(jìn)專業(yè)的檔案外包服務(wù)公司，加強(qiáng)基層檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)培訓(xùn)，使之不僅懂檔案業(yè)務(wù)管理，又能熟練操作計(jì)算機(jī)，掌握檔案管理軟件的使用和檔案數(shù)字化加工方法。另外，還應(yīng)提高檔案從業(yè)人才的待遇，以市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)來(lái)刺激后繼人才的產(chǎn)生和專業(yè)技能的提升。

2.3 整體規(guī)劃，點(diǎn)面結(jié)合地開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化

基層檔案門(mén)類眾多，保存利用價(jià)值參差不齊，因此在推進(jìn)檔案數(shù)字化過(guò)程中必須做到“重點(diǎn)”與“全面”相結(jié)合。優(yōu)先著手處理新形成的檔案，在處理過(guò)程中吸取好的經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)優(yōu)化后續(xù)形成的檔案，再處理庫(kù)存的歷史檔案；先處理利用率最高、人民群眾最需要的公證檔案、婚姻檔案、社保檔案等民生檔案，為人民群眾的利用提供便利，再處理其它歷史檔案，即采用“先增量、后存量；先民生、后其他”的原則，穩(wěn)步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。在開(kāi)展各項(xiàng)工作前，還應(yīng)該綜合考慮經(jīng)費(fèi)、人員、設(shè)備設(shè)施及技術(shù)要求等各個(gè)方面，做到全面考慮、統(tǒng)籌規(guī)劃。

2.4 組織協(xié)調(diào)，高效開(kāi)展數(shù)字檔案資源建設(shè)

目前，高度的社會(huì)信息化導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多樣性，檔案內(nèi)容分散交叉，各地區(qū)或部門(mén)檔案信息資源互通程度不高，因此，建立一個(gè)包羅萬(wàn)象的“大數(shù)字檔案館”必將成為檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目標(biāo)。組織協(xié)調(diào)基層各單位、部門(mén)之間的互通交流，使之成為普及業(yè)務(wù)知識(shí)、交流先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、推動(dòng)工作進(jìn)展的有效手段，這不僅能促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的對(duì)接與融合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，還避免了數(shù)字化工作的重復(fù)進(jìn)行，推進(jìn)了“大數(shù)字檔案館”建設(shè)的進(jìn)程。

另外，各基層單位、部門(mén)還應(yīng)明確內(nèi)部檔案管理的工作崗位、工作責(zé)任。按照數(shù)字化工作的流程，設(shè)立每個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任崗位，使工作人員能夠快速完成各自的工作并及時(shí)向下一環(huán)節(jié)的工作人員交接，實(shí)現(xiàn)流水線式的作業(yè)，提高檔案數(shù)字化的工作效率。

2.5 注重質(zhì)量，確保數(shù)字化檔案的實(shí)際效用

各基層單位、部門(mén)在檔案數(shù)字化的過(guò)程中，不僅要通過(guò)全面的質(zhì)量控制、檢查手段來(lái)保證掃描后的數(shù)字化檔案內(nèi)容完整，畫(huà)面清晰，與原件一一對(duì)應(yīng)，格式、載體等符合規(guī)范要求，還要確保其具有法律效力。要充分考慮的數(shù)字化成果的現(xiàn)實(shí)效用和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，通過(guò)一些權(quán)威、可靠的法律認(rèn)證手段、先進(jìn)的防偽技術(shù)來(lái)保證其法律效力和安全，還要從高要求，確保現(xiàn)在及以后都能與“大數(shù)據(jù)庫(kù)”對(duì)接融合。

2.6 加強(qiáng)電子文件的歸檔工作

電子文件是現(xiàn)代檔案的主要成分，也是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案的主要來(lái)源。因此，我們要從源頭上抓起，對(duì)有條件進(jìn)行檔案數(shù)字化的歸檔單位或已實(shí)行網(wǎng)上辦公的單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，所有電子檔案要求與檔案文件級(jí)目錄相鏈接，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣檔案部門(mén)不必對(duì)歸檔的傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行二次處理，既節(jié)省了人力和時(shí)間，又有效地保護(hù)了檔案。

2.7 加強(qiáng)基層檔案數(shù)字化的安全管理

檔案的安全管理始終是檔案管理工作的重中之重。在檔案數(shù)字化的過(guò)程中，要采取一系列行之有效的措施來(lái)確保檔案的安全：首先要確保檔案實(shí)體的安全，嚴(yán)格清點(diǎn)、全程監(jiān)控、細(xì)心操作，并全面檢查數(shù)字化后恢復(fù)原狀的實(shí)體檔案；第二，檔案數(shù)字化的辦公場(chǎng)所和設(shè)備設(shè)施的安全，要落實(shí)辦公場(chǎng)所的防火、防盜、防潮等措施，并確保所用計(jì)算機(jī)、儲(chǔ)存載體等設(shè)備的質(zhì)量和安全，安排專人負(fù)責(zé)全程監(jiān)管；數(shù)字化檔案管理軟件要充分考慮后續(xù)的擴(kuò)容和功能升級(jí)，與時(shí)俱進(jìn)；第三，檔案信息的安全，檔案數(shù)字化工作人員應(yīng)具有保密意識(shí)，與外包服務(wù)單位簽訂保密協(xié)議，不得私自復(fù)制、下載、傳播檔案信息及數(shù)字化成果，秘密檔案須專人負(fù)責(zé)，不宜外包。

3 結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代是信息化的時(shí)代，各基層檔案部門(mén)要順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，積極應(yīng)對(duì)，利用云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，提升檔案工作的現(xiàn)代化水平。積極探索前沿技術(shù)在檔案領(lǐng)域的運(yùn)用，尋求多方面的合作，逐漸引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析和利用，加快推進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作的融合進(jìn)程，為最終實(shí)現(xiàn)全國(guó)檔案大數(shù)據(jù)格局打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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