雙金花

摘 要：隨著檔案信息載體和傳播介質(zhì)的推陳出新，電子檔案在當(dāng)下已有著十分廣泛地應(yīng)用，且確有立竿見(jiàn)影的效果。這種管理模式不僅能顯著提高業(yè)務(wù)效率，而且還與當(dāng)前無(wú)紙化辦公的要求不謀而合，具有重要的普及推廣價(jià)值。本文立足事業(yè)單位檔案管理工作特點(diǎn)，分析了電子檔案在工作應(yīng)用中的優(yōu)勢(shì)；并在此基礎(chǔ)上系統(tǒng)地闡述了事業(yè)單位建立電子檔案的方法、措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案；檔案管理；優(yōu)勢(shì)

事業(yè)單位即由國(guó)家和政府設(shè)立的服務(wù)性組織，因此檔案管理工作肩負(fù)著重要的社會(huì)使命，并受到各界人士的關(guān)注。尤其進(jìn)入信息時(shí)代，檔案信息也呈現(xiàn)出爆炸式的增長(zhǎng)趨勢(shì)，傳統(tǒng)紙質(zhì)化記錄和保存的方式已難以適應(yīng)當(dāng)前工作需求。管理流程復(fù)雜、形式落后的現(xiàn)象普遍存在，無(wú)疑將給事業(yè)單位的內(nèi)部控制造成負(fù)面影響?？梢?jiàn)，合理利用電子檔案令信息工作雜而不亂、繁而不碎，切實(shí)為事業(yè)單位服務(wù)就顯得至關(guān)重要了。

1 事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)

事業(yè)單位與普通盈利性組織有所不同，在檔案管理中除最基本的人事檔案外，更重要在于對(duì)業(yè)務(wù)信息的整理歸檔。且根據(jù)不同事業(yè)單位的性質(zhì)，在檔案管理中側(cè)重和關(guān)注點(diǎn)也有很大區(qū)別。總體而言，事業(yè)單位所涉及檔案類目更加豐富，形式更加多樣。筆者所在事業(yè)單位僅業(yè)務(wù)檔案就可分為近十個(gè)大類和數(shù)十個(gè)小類條目，而記錄形式也包含了圖文音畫等多種內(nèi)容。多樣復(fù)雜的檔案信息也給工作開(kāi)展帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，要將檔案管理工作做到井井有條屬實(shí)不易。工作模式和管理技術(shù)尚不能盡善，管理質(zhì)量和檔案利用效率自然也就未能盡美。若能融信息技術(shù)于事業(yè)單位檔案管理工作中，則能夠給當(dāng)前業(yè)務(wù)開(kāi)展質(zhì)量帶來(lái)較大的改觀。

2 應(yīng)用電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

2.1 業(yè)務(wù)高效快捷

傳統(tǒng)檔案管理需要按“卷”歸檔，這種業(yè)務(wù)模式不僅需要立卷，而且后期管理、檢索調(diào)用都十分復(fù)雜。而近年來(lái)政府多次削減事業(yè)單位的財(cái)政撥付，在編制名額限制下檔案管理工作人員的數(shù)量也相對(duì)不足。繁重的業(yè)務(wù)負(fù)擔(dān)和捉襟見(jiàn)肘的人員配備出現(xiàn)了嚴(yán)重的矛盾，工作質(zhì)量和效率也一落千丈。相比之下，電子檔案使用了信息技術(shù)革命的成果，將“人”從枯燥機(jī)械的手工勞動(dòng)中徹底解脫。管理員可以借助計(jì)算機(jī)按“件”整理保存，將以往分散的工作量集中完成，檔案管理的效率得到了明顯的提升。而且計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度遠(yuǎn)非人腦所能及，在此后查閱和利用時(shí)也能夠迅速調(diào)出，免去了重重審批和逐一查找的煩惱。此外，事業(yè)單位檔案的養(yǎng)護(hù)保存也是老生常談的問(wèn)題，紙質(zhì)檔案不免出現(xiàn)遺失、非人為損壞的問(wèn)題。利用電子檔案?jìng)浞菀嗫蛇_(dá)到一勞永逸的效果，而不必顧慮檔案信息載體的“壽命”。

2.2 方便補(bǔ)漏增缺

以往事業(yè)單位的檔案以“卷”為單位保存，裝訂較為嚴(yán)格統(tǒng)一。因此在出現(xiàn)信息不齊或者漏交歸檔的情況時(shí)，就不得已需拆卷重新錄入整理。尤其是當(dāng)文檔信息存積時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，拆卷重做不僅增加了事業(yè)單位的用工成本，而且也與環(huán)保理念不相符合。電子檔案則不然，若在檢查鑒定中發(fā)現(xiàn)了遺漏缺失，無(wú)需“返工”而應(yīng)及時(shí)整理補(bǔ)錄。通過(guò)后臺(tái)將信息上傳至數(shù)據(jù)庫(kù)，在很短的時(shí)間內(nèi)就可以完成。且電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案比更具有動(dòng)態(tài)特性，在歸檔整理后仍可對(duì)其中的類目進(jìn)行增刪或修改。如此一來(lái)，檔案管理人員在日常維護(hù)匯總也能夠不斷更新數(shù)據(jù)庫(kù)，使該單位的檔案管理業(yè)務(wù)水平大幅度提升。

2.3 改善利用效率

事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)主要是為了更好地利用，利用電子檔案來(lái)提高管理水平是大勢(shì)所趨。而傳統(tǒng)文書立卷受工作人員主觀理解的影響，而呈現(xiàn)出隨意、片面的問(wèn)題。這也導(dǎo)致不同管理人員對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)理解有出入，同單位不同“卷”類目下規(guī)則不能統(tǒng)一。在利用時(shí)就有諸多不便，最終也使檔案管理工作流于形式，而對(duì)事業(yè)單位業(yè)務(wù)開(kāi)展缺乏指導(dǎo)意義。此外，流程復(fù)雜的歸檔工作也占用了大量的時(shí)間和精力，管理人員幾乎沒(méi)有時(shí)間提升編研能力。更新電子檔案業(yè)務(wù)，管理人員則可以將重心放在編研和二次信息利用上，從而改善檔案的利用效率。

3 事業(yè)單位建立電子檔案的措施

3.1 配備專職管理人員

電子檔案雖有突出的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，但目前在業(yè)界的應(yīng)用和推廣仍是困難重重。究其原因，除了事業(yè)單位信息化軟硬件設(shè)施滯后外，管理員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)也是十分重要的因素。因此若要確保電子檔案落地，首先應(yīng)配備專職電子檔案管理員。這部分職工一方面要具備過(guò)硬的檔案管理業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德；另一方面也必須有嫻熟的計(jì)算機(jī)操作能力，才能在遇到疑難問(wèn)題時(shí)及時(shí)解決。由于事業(yè)單位檔案管理人員缺乏培訓(xùn)和再教育的機(jī)會(huì)，因此普遍在計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面較為薄弱。鑒于此，單位可直接引進(jìn)招聘具有電子檔案管理能力的人才，以“活水”來(lái)帶動(dòng)整個(gè)管理員隊(duì)伍的業(yè)務(wù)提升。也可以組織系統(tǒng)的培訓(xùn)，促進(jìn)在崗職工的積極轉(zhuǎn)型，不斷學(xué)習(xí)業(yè)界的新技術(shù)、新理念。

3.2 加強(qiáng)電子檔案整理

建立電子檔案后，傳統(tǒng)“案卷”這一信息類目單位將不復(fù)存在，取而代之的是“文件”。檔案管理員的工作也主要是對(duì)光盤、磁盤和磁帶等介質(zhì)和載體的保管，將各部門遞交的光盤材料編目排列，以便查閱調(diào)用。同時(shí)管理員還需要定期做好備份拷貝工作，避免因硬件設(shè)備故障而造成的大規(guī)模數(shù)據(jù)遺失。在內(nèi)容方面也需要有一定的創(chuàng)新，如傳統(tǒng)檔案大多以圖文資料為主。而電子檔案就需要收錄文字、圖片、影像和實(shí)物，并按照不同的類目進(jìn)行歸檔。原有的紙質(zhì)檔案材料，也應(yīng)通過(guò)掃描刻錄的形式將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，給數(shù)據(jù)信息的保存形成有力的保障。

3.3 創(chuàng)新檔案歸檔制度

為了規(guī)范電子檔案工作，各地也相繼出臺(tái)了相關(guān)的規(guī)定和指導(dǎo)文件。事業(yè)單位在開(kāi)展電子檔案業(yè)務(wù)時(shí)，也需要嚴(yán)格按照當(dāng)?shù)匾?guī)范執(zhí)行，并兼顧本單位工作的實(shí)際需求。在歸檔制度方面，筆者認(rèn)為需要形成一套詳細(xì)合理的制度，解決文件形成、責(zé)權(quán)明晰和檢查鑒定中遇到的爭(zhēng)議問(wèn)題。在制定制度時(shí)需要首先將責(zé)任落實(shí)到人，將歸檔工作分配到各級(jí)、各科室中，并規(guī)定具體的時(shí)間以便協(xié)調(diào)工作安排。其次，對(duì)審查合格的文件應(yīng)集中管理。除了要上傳到檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，還必須形成相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件接受審鑒，務(wù)必令紙質(zhì)文件與電子檔案所錄內(nèi)容無(wú)出入。最后，電子檔案工作主要通過(guò)專門的軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，因此也有必要將軟件歸檔。檔案管理員應(yīng)按照《電子檔案管理辦法》，規(guī)范的使用電子平臺(tái)完成工作。

3.4 落實(shí)檔案動(dòng)態(tài)管理

事業(yè)單位檔案信息涉及內(nèi)容多，無(wú)一遺漏錯(cuò)誤是難以做到的，且單位業(yè)務(wù)隨時(shí)間推移也會(huì)產(chǎn)生變化，這就需要管理員落實(shí)檔案的動(dòng)態(tài)管理。在歸檔階段就應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)信息逐一檢查、鑒定，通過(guò)驗(yàn)收后方可上傳至數(shù)據(jù)庫(kù)中。同時(shí)，還可以邀請(qǐng)專家組指導(dǎo)，若發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在明顯的缺陷和不足，也必須及時(shí)解決糾正。同時(shí)，電子檔案信息還需要與該事業(yè)單位的業(yè)務(wù)開(kāi)展、人事調(diào)動(dòng)相同步，對(duì)相關(guān)信息做好更改、補(bǔ)充工作。通過(guò)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新的做法，能夠確保檔案信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性，切實(shí)為事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)管理提供幫助。

綜上所述，電子檔案以其高效便捷、利用效率高的特點(diǎn)，受到了事業(yè)機(jī)關(guān)單位的青睞。尤其當(dāng)下事業(yè)單位檔案信息類目多、內(nèi)容涉及廣泛，只有采用電子檔案管理辦法才能緩解業(yè)務(wù)壓力。筆者建議，事業(yè)單位需加強(qiáng)電子檔案管理員隊(duì)伍建設(shè)，并從檔案整理、歸檔制度創(chuàng)新和檔案動(dòng)態(tài)管理等方面入手，不斷提升檔案信息管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]景鑫.信息化背景下的電子檔案資源保存研究[J].山西檔案，2018（06）：41-43.

[2]田雷.《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》解讀[J].北京檔案，2014（12）：10-13.