崔文靜

摘 要：隨著科技發(fā)展，電子城建檔案管理工作越來越重要，在實際工作中我們遇到新的挑戰(zhàn)，如何更好地即保護電子檔案的完整、真實、安全，又將電子檔案管理工作與高科技融合，需要檔案工作者一起探討和研究，為未來共享網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、大數(shù)據(jù)和人工智能應(yīng)用打下基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：電子城建檔案；電子檔案；電子文件；共享網(wǎng)絡(luò)服務(wù)；大數(shù)據(jù)；人工智能

在社會的發(fā)展變遷中，檔案也同樣經(jīng)歷著不斷地變化，其中伴隨著不同歷史時期，檔案也進行著形態(tài)變遷，內(nèi)容變遷，以及文種變遷等，進入21世紀，科技發(fā)展日新月異，高科技開始成為社會發(fā)展的重要推動力，檔案工作也必然依賴高科技才能繼續(xù)發(fā)展，電子檔案也就是歸檔后的電子文件，慢慢的成為檔案不可或缺的一種存在形式，而且越來越重要，面對紛繁復(fù)雜的檔案工作，電子檔案明顯的顯示出其優(yōu)勢，簡化檔案檢索工作，提高檔案利用工作效益，但是在目前發(fā)展階段，我們的工作也面臨著很多新的挑戰(zhàn)，如何在電子檔案的生命周期里，即保證其原始，完整與安全，又更好的將高科技和電子檔案管理工作融合是目前電子檔案管理工作的重點和難點。未來共享網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、大數(shù)據(jù)、人工智能AI的發(fā)展，也必然會影響到各行各業(yè)，檔案工作也會朝這個方向發(fā)展，做好當下電子檔案的工作，也是未來可以將高科技應(yīng)用于電子檔案工作的基礎(chǔ)。

1 電子檔案管理工作的重要性

電子檔案是一次檔案技術(shù)的飛躍，完全改變了載體和檔案內(nèi)容的不可分割性，檔案可以更大自由的傳輸和轉(zhuǎn)換載體，相比紙質(zhì)檔案來說，利用電子系統(tǒng)可有效地提高查閱速度，節(jié)省調(diào)卷時間和工作量，更便于利用；在存儲方面也具有更多優(yōu)勢，節(jié)省檔案存儲的物理空間，一般的磁盤陣列，可存儲大量的數(shù)據(jù)，但占用的物理空間很?。辉跈n案的保護方面，電子檔案更便于檔案的修補和完善，利于電子系統(tǒng)，依據(jù)規(guī)定更加方便完善變更和拓展補充檔案內(nèi)容，也能避免紙質(zhì)檔案存儲中遇到的損害，查閱利于時提供電子檔案還可以有效的避免檔案重復(fù)利用帶來的磨損；對于現(xiàn)代科技發(fā)展日新月異，伴隨著大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)，以及人工智能的不斷發(fā)展，對檔案這項與民生息息相關(guān)的工作便有著更高的要求，現(xiàn)在電子檔案工作是未來高科技發(fā)展更好應(yīng)用與檔案工作的基礎(chǔ)，作為每一個檔案工作者都應(yīng)該充分認識到電子檔案管理工作的重要性，加強業(yè)務(wù)知識和相關(guān)知識的學(xué)習，加強各方學(xué)術(shù)交流。

2 電子檔案管理工作的發(fā)展與現(xiàn)狀

電子檔案是有歸檔價值的電子文件，電子檔案管理工作要先從電子文件說起，20世紀80年代末，一些領(lǐng)域已經(jīng)有信息化的發(fā)展，對電子文件的管理也提出了要求，比如計算機輔助設(shè)計CAD應(yīng)用中就要求設(shè)計文件將以電子文件的方式產(chǎn)生和保存，1996年國家檔案局成立了電子檔案管理研究組，開展試點，并于1999年制定了第一個國家標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，還編著了相應(yīng)的教材，21世紀后隨著《電子文件歸檔與管理規(guī)范》出臺，各地方也制定了相關(guān)實施細則，行政、建筑、航天、測繪、核電、醫(yī)療、等領(lǐng)域也開始推動電子文件歸檔，電子檔案開始進入全面推進階段，國家也越來越重視電子檔案的管理，2007年中國檔案學(xué)會將“電子文件管理機制”定為重點課題，2007年9月建設(shè)部發(fā)布行業(yè)標準《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》，2009年12月辦公廳發(fā)布《電子文件管理暫行辦法》，表明了國家對電子文件管理的重視，首次確立了電子文件全程管理原則，標志電子文件管理進入整體全面發(fā)展的新階段[1]?，F(xiàn)在電子文件管理不僅在工作管理規(guī)范還是信息管理系統(tǒng)的開發(fā)上都成為國內(nèi)外檔案界的重點，實現(xiàn)電子檔案更大范圍的數(shù)據(jù)共享和大數(shù)據(jù)分析，以及人工智能AI在檔案工作中的應(yīng)用是未來檔案事業(yè)發(fā)展的

趨勢。

電子檔案發(fā)展到現(xiàn)在，在實際利用中已經(jīng)有很多成果，涉及到各行各業(yè)，比如：

據(jù)北京青年報，2018年11月8日，北京市人才服務(wù)中心宣布，為推進流動人員人事檔案互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，方便群眾辦事，北京市人才檔案公共管理服務(wù)中心即日起啟用電子印章，用于委托存檔單位和存檔個人網(wǎng)上自助辦理證明材料，電子印章有同等法律效力；

2018年11月19日中國檔案資訊網(wǎng)轉(zhuǎn)載廈門日報的報道，“廈門市檔案館際共享服務(wù)平臺”建設(shè)項目經(jīng)過專家評審?fù)ㄟ^驗收，正式亮相。這也標志著廈門市、區(qū)兩級7個綜合檔案館將實現(xiàn)在同一平臺上為公眾及組織提供就近利用開放檔案資源的服務(wù)。“廈門市檔案館際共享服務(wù)平臺”項目是以“十一五”以來檔案數(shù)字化工作為基礎(chǔ)、以提升檔案利用服務(wù)為目標做出的創(chuàng)新性嘗試。該平臺借助于市級政務(wù)內(nèi)網(wǎng)，在確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全穩(wěn)定的前提下，廈門市檔案局館利用在省內(nèi)率先實現(xiàn)了部分開放檔案數(shù)字資源網(wǎng)絡(luò)共享，且共享方式靈活，最大限度滿足、方便利用者的查檔需求，優(yōu)化檔案利用流程，提升了檔案利用服務(wù)水平。下一步，市檔案局將以館際共享服務(wù)平臺為試點，在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全、共享資源篩選、共享信息發(fā)布形式、共享管理制度保障等方面作進一步的研究與實踐，完善檔案資源共享利用工作機制，提高查檔服務(wù)效率，為公眾提供高效便捷的用戶體驗，繼而推動檔案資源社會共享目標的實現(xiàn)。

以上這些新聞信息都說明目前檔案事業(yè)正在朝著共享大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)公共服務(wù)平臺的方向發(fā)展，未來更是會結(jié)合人工智能AI，多渠道、多途徑朝著服務(wù)大眾的方向發(fā)展。

在北京舉行的2018百度世界大會上，大會以“YES AI DO”為主題，向公眾展示了一系列人工智能前沿技術(shù)、應(yīng)用及創(chuàng)新產(chǎn)品。作為全球人工智能領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)者，百度還首次全面展現(xiàn)了AI在國民經(jīng)濟三大基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，及制造、醫(yī)療、交通等各大領(lǐng)域的應(yīng)用落地，為人們描繪了一幅更加美好的AI生活圖景。這次大會，讓我們感受到，未來也許不是網(wǎng)絡(luò)的世界而是AI的世界，如今AI機器人已經(jīng)可以達到和人無障礙流暢的交流，就像是和自然人交流，是有思維的。就我館來說，尤其針對現(xiàn)在人手少，查檔時間集中，查檔人數(shù)密集，很多群眾需要等待很長時間，如果將AI應(yīng)用于檔案管理工作，在服務(wù)利用方面會節(jié)省人力，提高查檔速度，讓群眾節(jié)約辦事時間。但是這只是設(shè)想，真正的實現(xiàn)需要時間和各種支持，未來AI或許在檔案工作上有以下幾個方面的應(yīng)用：數(shù)字檔案信息智能化收集、智能化分類與檢索、智能化檔案價值鑒定、智能化安全管理、智能化利用服務(wù)等。