趙倩 楊慧 高文亭

摘 要：機械行業(yè)的檔案是一筆無形的財富，對于指導企業(yè)的工作和促進企業(yè)技術的發(fā)展都發(fā)揮著積極的作用。然而在我國機械行業(yè)快速發(fā)展的過程中，有關企業(yè)并沒有對檔案管理工作給予足夠重視，在檔案管理工作中存在一些問題。本論通過分析機械企業(yè)檔案管理工作的重要性和存在的問題，進而提出相關完善途徑。

關鍵詞：檔案管理；機械企業(yè)；檔案編研

我國的煤炭工業(yè)的快速發(fā)展在很大程度上推動了煤炭機械裝備的發(fā)展，煤炭機械裝備正朝著規(guī)?；I(yè)化與國際化的方向發(fā)展。我國已成為名副其實的煤炭機械裝備研發(fā)、制作和使用大國，在國際上的影響力也在不斷在增強[1]。其中，兗礦集團是一家以煤炭、煤化工、煤電鋁三條產(chǎn)業(yè)鏈為主導的國有特大型企業(yè)，具有強的國際競爭力，特別是其專利厚煤層開采和裝備技術已經(jīng)向國外煤炭生產(chǎn)商轉(zhuǎn)讓。兗礦集團堅持科技興企，推進現(xiàn)代化管理改革，構(gòu)建全國乃至世界范圍內(nèi)的信息平臺[2]。

然而，我國機械行業(yè)企業(yè)對于機械檔案（包含文書檔案和科技檔案）的管理還是存在一些問題，沒有完全做到規(guī)范有序地管理，導致有些檔案出現(xiàn)破爛、被丟棄或遺失的現(xiàn)象。機械行業(yè)的檔案是一筆無形的財富，我們在發(fā)展經(jīng)濟和加強企業(yè)管理的同時，對檔案管理工作也應予以高度重視。

1 機械企業(yè)檔案管理工作的重要性

1）檔案管理工作間有利于工作的正常開展并影響工作質(zhì)量。機械企業(yè)的檔案在工作開展中具有重要作用，在科技工作中編制出的一系列文件、資料和圖紙對可以對后續(xù)的工作提供溯源和參考的作用，對于工作中的問題可以通過這些檔案資料找尋原因，對于新工作的開展可以通過這些檔案資料進行借鑒，如果若忽視了檔案管理工作，那么這些文件、資料和圖紙的作用就不能得到有效的發(fā)揮，不能充分利用起來指導工作，進而影響了工作質(zhì)量。黨的“十八大”提出，檔案工作要“圍繞中心、服務大局”，“為黨管檔、為國守史”；我國《檔案法》也規(guī)定了“集體所有和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案所有權(quán)應歸本企業(yè)所有”“企業(yè)有責任為國家和人民做好保管工作，這是法律賦予企業(yè)的責任”，因此做好檔案管理工作也是企業(yè)的責任所在。

2）檔案資料是筆寶貴財富和無形資產(chǎn)。我國機械行業(yè)從興起到發(fā)展至今，當中的每項技術、每張圖紙、每份文件對我國機械行業(yè)的發(fā)展都是一筆寶貴財富。只有注重點滴的積累，才能匯聚成巨大的力量。檔案是最原始的信息資料，是沒經(jīng)過人為加工和修改的信息源，它所承載的信息具有充分的可靠性。機械企業(yè)的檔案資料真實完整地記錄了企業(yè)從建立、技術設備發(fā)展和能力業(yè)務發(fā)展過程的原始資料。因此，機械行業(yè)的檔案管理要從認真做好每一份技術、圖紙和文件的編制和管理做起，因為這些檔案將對今后的工作和技術的發(fā)展起到積極推動作用，具有巨大的無形價值。而這些文件、資料及圖紙的不全面、破壞或者遺失，其造成的損失或許也是難以評估的。由此可以看出機械企業(yè)檔案管理的重要性。

2 機械企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理工作的制度不完善

我國檔案管理工作的管理制度是實行統(tǒng)一領導、分級管理，然而在實際的工作中，許多機械企業(yè)的檔案管理工作機制并沒有真正落實，有部分企業(yè)對檔案管理工作并沒有給予足夠重視，甚至未把檔案管理納入企業(yè)的整體管理體系之中。有的單位沒有設立專門的檔案管理部門，而交給其他機構(gòu)代管；有的單位雖然有對檔案進行管理，但是卻把檔案分配到各個部門進行管理，而沒有實施統(tǒng)一領導和專門的管理。此外，還有許多企業(yè)對檔案管理制度、文件歸檔范圍、檔案分類方法上都存在不完善的地方，檔案管理工作的制度不完善會影響到檔案資料的有效有序管理，并可能影響其他工作的開展。

2.2 檔案管理設施簡陋，檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)不高

許多機械企業(yè)把大部分資金投入于生產(chǎn)和研發(fā)上，或者是企業(yè)基礎設施建設和其他項目上，而對于檔案管理設施方面的投入?yún)s是很少甚至沒有投入。導致檔案管理工作設施簡陋，更別說新型信息化的檔案資料管理系統(tǒng)的運用。

其次，大多數(shù)檔案管理人員由企業(yè)辦公人員兼顧，而沒有設置專門的人員進行管理。這些兼職管理而非專業(yè)檔案管理人員沒受過檔案管理專業(yè)知識的學習與培訓，缺乏實體檔案和信息化檔案建設的基礎知識和技能，有的管理人員由于自身業(yè)務繁雜而疏于對檔案的管理。因此，檔案管理人員缺乏專業(yè)業(yè)務素質(zhì)水平，也不利于企業(yè)管理好檔案工作。

2.3 不注重檔案編研和二次開發(fā)利用

檔案編研工作是為了滿足社會各方利用檔案的需要，編寫參考資料，專門著述等。我國多數(shù)機械企業(yè)都沒有注重檔案的編研工作，忽視了對檔案信息資源的二次開發(fā)和利用，而檔案信息資源的二次開發(fā)卻是檔案編研工作的重要內(nèi)容。當前企業(yè)檔案信息開發(fā)的實際效果還遠遠不足，通常只是利用庫藏檔案進行一些簡單的材料匯集，而缺乏深層次開發(fā)利用，實際利用價值的發(fā)揮還很有限，對企業(yè)工作的指導深度也不夠。隨著國企改革的深入發(fā)展，在激烈的市場競爭中，企業(yè)僅靠庫藏檔案的簡單利用，而不注重檔案編研和二次開發(fā)利用是遠遠不能滿足企業(yè)發(fā)展需求的[3]。

3 關于完善機械企業(yè)做好檔案管理工作的途徑

3.1 建立完善的檔案管理工作制度

機械企業(yè)要嚴格遵守“統(tǒng)一領導、分級管理”的檔案管理原則和機制，將檔案管理工作納入到企業(yè)管理的工作內(nèi)容之中，重視對企業(yè)檔案資料的管理。檔案管理規(guī)章制度包括：立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求；檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施；檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求；檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續(xù)；檔案管理人員崗位責任制，規(guī)定檔案管理人員的職責、權(quán)限、任務、考核和獎懲措施等等。其次，需要對原有不完善的規(guī)章制度進行修訂。機械企業(yè)要嚴格依據(jù)《檔案法》、《檔案法實施辦法》及機械行業(yè)的相關制度、標準，制定符合企業(yè)實際情況的檔案管理規(guī)章制度。

3.2 加強檔案管理設施投入，提高檔案管理人員素質(zhì)

機械行業(yè)企業(yè)要注意對企業(yè)管理經(jīng)費投入的合理分配，應該注重企業(yè)的檔案管理工作，加大檔案管理的經(jīng)費投入，配備相關的設施和設備，加強信息化系統(tǒng)在檔案管理中的運用。其次，對于許多機械企業(yè)檔案管理工作由其他辦公室人員兼著做的情況，應該適當調(diào)整人員分工，增加專門從事檔案管理工作的專人員。并且在企業(yè)員工培訓中也要注重對檔案管理人員的培訓，提高他們的業(yè)務素質(zhì)和檔案管理水平。

3.3 加強檔案編研和二次開發(fā)利用工作

在知識經(jīng)濟時代中，企業(yè)檔案資源的編研和二次開發(fā)利用是企業(yè)挖掘潛能、提高效率和效益的源泉，有利于促進企業(yè)技術進步和實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營的目標，企業(yè)的檔案管理應該由注重收集、保管向注重開發(fā)利用的轉(zhuǎn)變。尤其是最近幾年開展的“檔案創(chuàng)效益”活動，檔案管理的觀念和手段正朝著面向經(jīng)濟、多出效益的方向發(fā)展。因此，注重檔案編研工作和檔案信息資源的二次開發(fā)和利用是實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)管理的不可忽視環(huán)節(jié)，對企業(yè)經(jīng)濟效益與社會效益都有密切聯(lián)系[3]。

參考文獻

[1]孫奎.煤炭機械裝備制造業(yè)發(fā)展態(tài)勢與主要任務[J].科技創(chuàng)新導報，2018（10）：111-112

[2]張莘.充礦集團核心競爭力內(nèi)涵及培育研究[J].山東師范大學碩士論文，2014.

[3]談春.論企業(yè)檔案信息資源的二次開發(fā)和利用效益[J].安徽冶金科技職業(yè)學院學報，2013，23（4）：83-86.

作者簡介

趙倩（1987-），女，從事檔案管理工作。