馬麗

摘 要：目前，我國經(jīng)濟發(fā)展十分迅速，在服務體系中有了更高的要求。而為了適應新形勢的發(fā)展要求，機關單位不得不將管理模式在實踐中通過不斷摸索來進行體制改革，且在其中認識到檔案管理的重要性，但在管理人事檔案的時候也存在很多問題需要我們去解決。本文通過對管理中存在的問題來提出策略，從而促進人事檔案管理的發(fā)展。

關鍵詞：人事檔案管理；問題；策略

機關的檔案是記錄其工作以及發(fā)展的重要憑證，也是促進其后續(xù)工作良好開展的重要保障，只有從基礎層面得到了加強，才能有助于機關檔案管理工作效率水平的提高。通過從理論上對機關檔案加強研究，就能為實際管理工作起到一定啟示作用。

1 機關檔案管理當中存在的具體問題

1.1 檔案管理的標準化建設不夠重視

首先，缺乏標準化制度的建設。機關單位的工作比較繁雜，各種制度相對健全，相對而言，檔案管理的制度建設不夠。有的機關檔案管理制度不夠健全，有的即使有相關的制度，由于缺乏改革和創(chuàng)新，導致在管理當中不適用。其次，檔案管理當中沒有設置專門的管理人員。管理人員一般由辦公室當中的工作人員兼職，由于缺乏管理的專業(yè)素養(yǎng)與實踐，難以實現(xiàn)標準化的檔案管理。第三，檔案管理方面的投入不足。機關在檔案管理方面的資金、人力和物資的投入都有一定欠缺，檔案信息化建設缺少一定的設備，影響了標準化建設。第四，檔案分類不明確。由于機關當中的檔案資料種類繁多，管理缺乏科學性，導致分類不明。

1.2 管理人員專業(yè)水平需要提高

由于對人事檔案的管理工作不夠重視，導致管理人員的專業(yè)性不夠強，甚至是非專業(yè)出身，那么對人事檔案管理的專業(yè)性知識則嚴重缺乏。人員調動過程中，新任的檔案管理人員自學能力差，工作中存在一定的畏懼情緒，人事檔案業(yè)務主管部門組織舉辦系統(tǒng)專業(yè)的知識培訓較少，傳、幫、帶和銜接工作不到位。同時職工對檔案的相關要求及材料的收集、整理之類的都不太了解，導致難以滿足崗位的需求，使得人事檔案管理工作并不到位。

1.3 機關工作人員不穩(wěn)定

檔案管理工作在發(fā)展過程中，由于機關人員工作不穩(wěn)定，對檔案工作本身也會造成嚴重的影響。一是一些專職或兼職的檔案人員對于工作的責任心不強，不能靜下心來對檔案工作做一個長遠的規(guī)劃。二是檔案的工作人員對檔案業(yè)務知識了解不透徹，很多管理人員對于這個工作崗位的知識想象得太過簡單。三是對相關的管理和收集資料工作不熟悉，不能從大方面上把握檔案管理的節(jié)奏。因此，造成檔案管理上缺乏持續(xù)性。四是由于檔案管理人員的水平參差不齊，或是檔案工作人員身兼數(shù)職，檔案管理者年齡較大，對檔案工作的投入精力少，有些工作不能及時處理，從而嚴重影響了檔案工作的發(fā)展。

1.4 信息化基礎設施建設不完善

處在當前信息化發(fā)展時期，機關檔案管理質量水平的提高，要充分注重檔案管理信息化目標的實現(xiàn)，這也是提高檔案管理效率的重要途徑。但是當前的一些機關在檔案管理工作方面，沒有將信息化建設工作加以重視，檔案管理信息化的基礎設施不完善的現(xiàn)象還比較突出，軟硬件建設沒有結合實際的需求進行完善，這就影響了檔案管理信息化的進一步發(fā)展。

1.5 檔案管理的電子信息化程度低

機關當中的檔案多以紙質形式進行保存，很少將文件進行電子化處理，即使有的文件進行了電子化處理，并沒有存入電子檔案當中。檔案的電子化程度低，不便于查詢，影響了檔案歸檔之后的使用率和查詢率都很低。

2 實現(xiàn)機關檔案標準化管理的策略

2.1 加強機關檔案信息化的建設

實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化管理，將所有的檔案資料數(shù)字化，實現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的永久保存，實行紙質文件與電子信息共同運行的管理模式。應用軟件系統(tǒng)完成數(shù)字化檔案平臺的構建，強化電子信息的歸檔與管理工作，建立相關的工作規(guī)范與技術方面的保障。建設機關檔案的網(wǎng)站搜索系統(tǒng)，方面檔案資料的查詢與利用。

2.2 專業(yè)培訓促進管理發(fā)展

通過培訓來提高職工的專業(yè)水平以及職業(yè)素養(yǎng)，實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理水平的進一步發(fā)展。隨著我國經(jīng)濟技術的發(fā)展，事業(yè)單位在不斷地改革，在改革的過程中職工的素養(yǎng)、專業(yè)水平及技能等都在不斷的改革，只為了促進事業(yè)單位的發(fā)展。那么在事業(yè)單位中，根據(jù)需要來對人事檔案管理進行專項的培訓，通過多種方式促進知識的吸收，提升自身的水平。

2.3 檔案管理方式的創(chuàng)新

新形勢下機關檔案管理工作的開展，就要能從管理的方式上進行創(chuàng)新，從傳統(tǒng)的實體檔案管理向著信息檔案管理轉移，通過對網(wǎng)絡技術以及計算機技術等科學應用，提高機關檔案信息的數(shù)字化程度，加強數(shù)字化檔案建設的整體力度。將信息化技術和機關的檔案管理工作進行科學對接，提高檔案管理的方式，就能有助于檔案管理工作的整體質量水平的提高，這也是提高機關單位發(fā)展競爭力的重要途徑。

2.4 樹立科學的機關檔案管理理念

隨著信息化、電子化的不斷發(fā)展和普及，電子建檔制度已經(jīng)成為新時期機關檔案發(fā)展的重要形式。電子檔案管理技術也會成為未來機關檔案管理趨勢。在新形勢下，很多單位已經(jīng)采用了這種管理方法，電子檔案的管理水平、技術水平也在不斷提高，基本也實現(xiàn)了在計算機中將紙質文件與電子檔案管理一體化。所以從目前的發(fā)展中可以看出，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的自動化發(fā)展形勢。因此，也要認識到電子檔案中采取的收集、存儲、管理和歸檔是必須在計算機設備上完成的。所以單位就要樹立機關檔案管理工作的創(chuàng)新理念，加強推廣電子檔案的優(yōu)勢，定期組織相關人員學習電子檔案管理工作。還要開展好檔案管理工作中的硬件設備維護工作，從而保證檔案在管理過程中不會出現(xiàn)受損現(xiàn)象。

2.5 強化機關檔案法律法規(guī)的建設

加快完善機關檔案管理的相關法規(guī)和規(guī)范，建立健全檔案管理當中的相關制度，對相關人員的進行嚴格的崗前培訓，組織其學習檔案管理的法律法規(guī)方面的知識，為工作人員樹立起依法管理的工作理念，提高其專業(yè)素養(yǎng)和工作能力。

3 結語

在新形勢下，檔案管理的標準化與規(guī)范化是實現(xiàn)檔案的高效與標準化的管理基礎和前提，也能有效提升管理工作的效率。要機關檔案管理的標準化建設，就要解決目前管理工作中存在的一些具體的問題，通過有效的措施保證機關檔案管理實現(xiàn)標準化的工作，確保檔案資料管理的安全性和有效性，使檔案資料最大限度地發(fā)揮其價值。

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