翁建平

檔案管理是每個單位重點工作、活動的真實記錄，隨著社會的進步和信息化的發(fā)展，也影響和帶動著傳統(tǒng)的檔案管理的創(chuàng)新，新時期對檔案管理工作提出了更高要求，這就需要檔案管理部門要適應新的發(fā)展變化，以創(chuàng)新的工作思路去管理檔案。本文通過對檔案管理工作的研究，整理出一些新方法、新思路，供交流借鑒。

一個部門或單位的發(fā)展離不開檔案工作的支持與服務，強化檔案管理就是提升工作質量、提高服務能力的有效措施，是推進服務中心各項工作順利發(fā)展的必然要求，是保持服務中心經(jīng)濟快速發(fā)展的動力，研究檔案管理工作，是社會發(fā)展的必然選擇，要用心謀劃好，用行動踐行好。

1增強服務意識，提高服務水平，用業(yè)績轉變領導的觀念

有人說，領導文化就是一個企業(yè)的文化，雖有些武斷，但現(xiàn)實卻是如此，領導重視的工作，推進的就快，質量就高。領導對檔案的認知程度決定了他們對檔案的重視程度，而檔案管理人員的工作能力決定了檔案的質量和作用。檔案管理人員應發(fā)揮工作的主觀能動性，增強服務意識，提高服務水平，用業(yè)績影響領導的觀念。現(xiàn)在個別單位的領導之所以不重視檔案，是他們沒有看到檔案對生產(chǎn)經(jīng)營的作用，檔案工作在領導日常工作的思維中沒有留下印象，需要檔案管理人員改變“守攤”的思想，變被動為主動，要經(jīng)常向領導匯報檔案工作，對涉及服務中心經(jīng)濟發(fā)展的檔案材料要匯總并及時向領導匯報，使領導看到后對單位整體工作有推動作用，時間一長檔案的作用顯現(xiàn)出來，爭取領導的重視，就要讓他看到檔案的價值和作用，檔案管理人員要愛崗敬業(yè)，提升服務水平，提高工作質量，使檔案管理工作讓領導和群眾滿意，逐步轉變領導對檔案的態(tài)度，使其將檔案工作列入單位的議事日程，這是規(guī)范檔案工作的需要，是檔案管理工作提檔升級的必然要求。

2優(yōu)化信息資源，健全完善各項制度建設

2.1健全各項管理制度

社會在進步，任何工作都需要依規(guī)進行，檔案也不例外。為提高檔案管理的質量，就要使檔案管理標準化，制度化，要根據(jù)單位的實際情況規(guī)范規(guī)章制度，結合法律法規(guī)的要求，制定并完善檔案管理規(guī)章制度，對資料收集歸檔、檔案保管、借閱以及保密方面的制度進行規(guī)范，管理制度要具有可操作性，符合檔案管理的要求，有效促進檔案管理工作的開展。

2.2細化工作方法，夯實管理基礎

要發(fā)揮好檔案的信息功能，嚴格按照檔案管理的規(guī)章制度對檔案資料進行收集、整理、歸檔，要根據(jù)單位的功能、組成、工作內容等將檔案資料匯總按總分目錄進行，如總目錄類別有組織建設、大事記、榮譽、文件資料內容等，分目錄就是針對單項工作做以詳細記錄，建立檔案管理臺帳，如借閱登記薄、檔案篇目登記臺帳等，要按工作程序分門別類進行，使檔案歸檔資料齊全、查閱程序規(guī)范。

3強化檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理的質量首先取決于檔案管理人員的業(yè)務素質，強化檔案業(yè)務的培訓，就是讓檔案管理人員明確本職工作的范圍、工作標準，發(fā)揮檔案人員的工作主動性和創(chuàng)造性，進一步創(chuàng)新檔案管理工作方法，提高檔案管理質量。

3.1統(tǒng)一思想，提高檔案管理人員的責任感

責任心與管理質量是相輔相成的，強化檔案的業(yè)務培訓，要想提高檔案管理人員的責任感，需統(tǒng)一思想，使檔案管理人員對檔案管理工作具有榮譽感，自豪感，能夠主動去學習檔案管理的相關知識，主動創(chuàng)新檔案管理模式，使檔案管理跟上社會發(fā)展的步伐。

3.2強化制度建設，將檔案業(yè)務培訓常態(tài)化

要想培養(yǎng)檔案管理優(yōu)秀人才，就要將檔案管理人員的學習培訓工作列入到重要日程，強化制度建設，建立健全學習培訓機制，如建立管理機制，如登記、統(tǒng)計制度，還要建立約束機制，如考核、獎勵制度，使檔案管理人員能夠主動參加學習，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。要實現(xiàn)管理人員輪崗制，對專業(yè)能力的考核要采取動態(tài)管理，增強檔案管理人員的危機感，提高主動參與培訓的熱情和主動性。

3.3獎懲機制要落實到位

要建立檔案管理制度體系，加強對檔案管理工作的領導、監(jiān)督和檢查，檔案管理人員要熟知《檔案法》、《保密法》的相關條例，強化檔案管理規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理認識到自身的責任和工作的意義，自覺約束自己的行為規(guī)范，要對工作質量和效率進行考核，納入責任制管理，對能夠自覺完成本職工作，在工作中有創(chuàng)新、工作質量高的人員要進行獎勵，而對工作拖拉，責任心不強，不按《檔案法》、《保密法》的要求執(zhí)行工作要求的，對工作造成損失的要給予處罰，只有強化對檔案質量的檢查考核，做到獎罰分明，才能激發(fā)檔案管理人員學習業(yè)務的主動性。

3.4強化綜合業(yè)務培訓，將檔案管理人員培養(yǎng)成復合型人才

檔案管理不是“看堆”，檔案管理人員要轉變觀念，檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理知識，還要學習一些法律常識，以及經(jīng)濟發(fā)展知識，檔案工作涉及方方面面，檔案管理人員只有加強相關業(yè)務知識的學習和更新，才能在實際工作中發(fā)揮作用，如在檔案歸檔中，可以根據(jù)專業(yè)知識對檔案資料進行重要程度鑒別，在為領導提供決策性資料時，可以運用經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律知識為領導準備可供借鑒、具有價值的材料。在檔案管理上，可以運用現(xiàn)代科技手段，強化信息技術知識的運用，使檔案管理手段提檔升級，檔案管理人員要強化各種知識的學習，按工作內容涉及的業(yè)務范圍，多渠道、多形式的開展業(yè)務培訓，通過學用結合，在將自己打造成復合型人才的同時，也提高了業(yè)務整體水平。

總之，檔案管理要隨時代發(fā)展而創(chuàng)新，強化檔案業(yè)務基礎知識的學習，堅持依法管理檔案，運用科學手段實施檔案管理，優(yōu)化服務中心的各項業(yè)務，推動服務中心健康有序發(fā)展具有重要的促進作用。

（作者單位：152400 黑龍江省慶安縣人口和計劃生育服務中心）