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        金蝶K3歸并采集連續(xù)年度財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)之方法

        2019-03-11 09:04:20武漢市審計(jì)局
        審計(jì)月刊 2019年2期
        關(guān)鍵詞:賬套財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)憑證

        ◆薛 寧/ 武漢市審計(jì)局

        構(gòu)建大數(shù)據(jù)審計(jì)工作模式,數(shù)據(jù)是基礎(chǔ)?,F(xiàn)階段,各類電子數(shù)據(jù)的整理工作,尤其是連續(xù)年度財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的采集轉(zhuǎn)換工作仍是難點(diǎn)。筆者以金蝶K3 財(cái)務(wù)軟件為例,創(chuàng)新思路,在MS SQL Server環(huán)境中手工分析整理數(shù)據(jù),探索歸并采集連續(xù)年度財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的新方法,突破AO 中效率低下的多套數(shù)據(jù)合并功能的束縛,減少工作量、提高數(shù)據(jù)處理效率。

        一、一次采集連續(xù)年度財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的思路

        連續(xù)年度財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)歸并采集的對(duì)象是同一單位相同賬簿連續(xù)年度的數(shù)據(jù),歸并采集的本質(zhì)是一次完成多個(gè)年度的數(shù)據(jù)處理。

        審計(jì)人員在AO多套數(shù)據(jù)合并功能的基礎(chǔ)上,總結(jié)出如下思路:分解處理邏輯后重新組合(詳見圖1)——將使用AO 多套數(shù)據(jù)合并功能時(shí)“分次導(dǎo)入單個(gè)年度賬套數(shù)據(jù)后再合并滿足條件的連續(xù)年度賬套”的步驟,重組為“檢驗(yàn)條件后歸并采集連續(xù)年度賬套并導(dǎo)入”。用正則表達(dá)式(Regular Expression)描述就是由“整理→(分離→采集→導(dǎo)入)+→檢驗(yàn)→合并”的復(fù)雜模式,轉(zhuǎn)變?yōu)椤罢怼鷻z驗(yàn)→采集→導(dǎo)入”的簡(jiǎn)單模式。模式變化的關(guān)鍵在于將AO中多套數(shù)據(jù)合并功能中多次的分離、采集導(dǎo)入操作,改為一次完成分離、導(dǎo)入,將人工處理改為腳本執(zhí)行,大大提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)采集轉(zhuǎn)換效率。

        二、AO中多套數(shù)據(jù)合并的原理探究

        (一)AO多套數(shù)據(jù)審查功能分析

        AO2011 的菜單項(xiàng)“審計(jì)分析-賬表分析-多套數(shù)據(jù)審查”下面的菜單項(xiàng),分別提供以下功能:

        1.合并前的檢查與調(diào)整

        內(nèi)容一致性:檢查待合并的多個(gè)賬套數(shù)據(jù)之間,科目、輔助核算項(xiàng)是否一致。如果不一致,需手工調(diào)整,以確保多個(gè)數(shù)據(jù)的內(nèi)容一致性。調(diào)整界面分別由“科目變更檢查及調(diào)整”、“輔助核算項(xiàng)變更檢查及調(diào)整”菜單進(jìn)入。

        余額的連續(xù)性:檢查前一年度科目或輔助核算項(xiàng)的期末余額,是否等于下一年度同樣科目或輔助核算項(xiàng)的期初余額,即余額保持連續(xù)性。如果不連續(xù),則需要手工進(jìn)行調(diào)整。調(diào)整界面分別由“科目余額檢查及調(diào)整”、“輔助核算項(xiàng)余額檢查及調(diào)整”菜單進(jìn)入。

        圖1 采集流程對(duì)比

        2.多年數(shù)據(jù)的合并處理

        通過內(nèi)容一致性及余額連續(xù)性的檢查后,把多年財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)內(nèi)容“整合”為新的賬套數(shù)據(jù)。處理界面由“多套數(shù)據(jù)合并”菜單進(jìn)入。合并后的單個(gè)賬套數(shù)據(jù)包含多年度財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),保證了數(shù)據(jù)的完整性。

        (二)合并前后的數(shù)據(jù)變化

        以同一單位2014、2015兩個(gè)連續(xù)年度財(cái)務(wù)賬套為例,使用“多套數(shù)據(jù)合并”功能合并得到新的賬套。通過比較新賬套與合并前賬套發(fā)現(xiàn):

        1.會(huì)計(jì)期間合并兩個(gè)年度,會(huì)計(jì)年份定為第一個(gè)年度——2014,會(huì)計(jì)月份擴(kuò)充至24 個(gè),前12 個(gè)與第一個(gè)年度會(huì)計(jì)期間相同,第13 個(gè)月份對(duì)應(yīng)第二年度的1月,后續(xù)以此類推。

        2.會(huì)計(jì)科目、輔助核算項(xiàng)未發(fā)生變化。

        3.會(huì)計(jì)科目、輔助核算項(xiàng)的期初余額為第一個(gè)年度——2014年的期初余額。

        4.憑證表合并兩個(gè)年度的憑證,會(huì)計(jì)年份定位第一個(gè)年度——2014,會(huì)計(jì)月份擴(kuò)充至24個(gè),與會(huì)計(jì)期間的變化一致。

        (三)比較后的結(jié)論

        AO 合并處理多年度數(shù)據(jù)的方式,為數(shù)據(jù)歸并處理指明了方向:

        1.內(nèi)容一致性與余額連續(xù)性的檢查。

        2.一個(gè)涵蓋多年度的會(huì)計(jì)期間——會(huì)計(jì)年份為首個(gè)年度,會(huì)計(jì)月份依次遞增,直至覆蓋全部時(shí)段。

        3.一個(gè)包括多年度憑證信息的憑證表——將多年度的憑證記錄合并(或視為)為單個(gè)憑證表,擴(kuò)展會(huì)計(jì)期間。

        滿足了這三個(gè)條件,我們就可以把多個(gè)年度的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)整理在一起,作為一套“原始”數(shù)據(jù),導(dǎo)入AO 建立電子賬套。知曉數(shù)據(jù)的處理細(xì)節(jié)與變化后,順其道而用之:“欺騙”AO使其以單年度的方式處理歸并整理后的多年度數(shù)據(jù),生成等同于“多套數(shù)據(jù)合并”產(chǎn)生的單套多年度電子數(shù)據(jù)。

        三、金蝶K3財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的歸并采集

        (一)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的整理

        按照常規(guī)處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的經(jīng)驗(yàn),結(jié)合對(duì)金蝶K3 財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)關(guān)系的理解,分析、整理出財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)(多個(gè)年度),包括科目信息、輔助項(xiàng)信息、科目余額、輔助項(xiàng)余額、憑證信息、輔助憑證信息。原則上,科目信息、輔助項(xiàng)信息分別是連續(xù)多個(gè)年度科目、輔助項(xiàng)的并集,刪除重復(fù)項(xiàng)。若存在編碼相同但名稱不同的沖突,要人為判斷后進(jìn)行選擇,保證一個(gè)(類)編碼至少出現(xiàn)一次;科目余額、輔助項(xiàng)余額只需要首個(gè)年度的期初金額信息;憑證信息、輔助憑證信息分別是連續(xù)多個(gè)年度的憑證、輔助憑證數(shù)據(jù)的并集。

        (二)涵蓋多年度的會(huì)計(jì)期間的處理

        由AO中多套數(shù)據(jù)的合并原理得知,多套連續(xù)年度財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)合并的一個(gè)關(guān)鍵內(nèi)容是會(huì)計(jì)期間的擴(kuò)展。擴(kuò)展會(huì)計(jì)期間比較簡(jiǎn)單,即將會(huì)計(jì)年份固定為首個(gè)年度,會(huì)計(jì)月份按照時(shí)間排序,從1(或者建賬月份)開始進(jìn)行遞增值為1的順序編號(hào)。

        圖2 腳本擴(kuò)展會(huì)計(jì)期間的流程

        對(duì)于時(shí)間跨度較少的情況,可以采取手動(dòng)逐月擴(kuò)展會(huì)計(jì)期間的方式。選擇步驟“生成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)臨時(shí)表的定義會(huì)計(jì)期間”,或者選擇步驟“會(huì)計(jì)期間及科目調(diào)整的檢查調(diào)整會(huì)計(jì)期間定義”,這兩個(gè)處理點(diǎn)都有輔助界面完成會(huì)計(jì)期間的擴(kuò)展。

        對(duì)于時(shí)間跨度較大的情況,可以使用腳本擴(kuò)展會(huì)計(jì)期間,保存至中間表中備用。其實(shí)現(xiàn)算法如圖2 所示,其處理時(shí)機(jī)與方法將在下文“AO 中的采集實(shí)現(xiàn)”中單獨(dú)論述。

        (三)歸并處理的條件判斷

        內(nèi)容一致性檢查:金蝶K3 的多年度財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)使用的是相同的科目和輔助信息,故不存在內(nèi)容不一致的情況。對(duì)于其他財(cái)務(wù)軟件,科目信息、輔助項(xiàng)信息是多個(gè)年度數(shù)據(jù)的并集,要從集合的角度證明這兩個(gè)信息整理后的多年度數(shù)據(jù)滿足內(nèi)容一致性的要求,檢查是否存在相同編號(hào)不同名稱的沖突記錄,若存在,則需人工處理,確保相同編號(hào)對(duì)應(yīng)一個(gè)名稱,若無(wú)法處理沖突記錄,則不能進(jìn)行后續(xù)歸并處理。

        余額連續(xù)性檢查:只采集首個(gè)年度的科目余額、輔助項(xiàng)余額,后續(xù)會(huì)計(jì)月份的余額均由前一月份的期初余額、發(fā)生額迭代計(jì)算而得到。

        憑證完整性檢查:多年度憑證數(shù)據(jù)的并集。前兩個(gè)檢查說明科目、輔助項(xiàng)及二者的期初余額可以覆蓋多個(gè)年度的信息,整理后的憑證、輔助憑證要包含多個(gè)年度的全部記錄,否則科目余額雖具備連續(xù)性,但結(jié)果與實(shí)際不符。

        這三項(xiàng)檢查是保證整理后的單套數(shù)據(jù)包含原始連續(xù)年度一致、連續(xù)、完整財(cái)務(wù)信息必要但不充分條件。要想成為充分條件,必須正確理解數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)關(guān)系。

        (四)AO中的采集實(shí)現(xiàn)

        AO 中手動(dòng)采集數(shù)據(jù)大致分為采集數(shù)據(jù)、生成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)臨時(shí)表、會(huì)計(jì)期間及科目調(diào)整、常規(guī)數(shù)據(jù)整理及賬表重建等5 個(gè)步驟,每個(gè)步驟中還分若干子步驟。具體操作可以參考AO2011 的幫助或《使用手冊(cè)》。為了實(shí)現(xiàn)歸并操作進(jìn)行的附加處理如下。

        1.附加處理的時(shí)機(jī)選擇

        理論上,“生成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)臨時(shí)表”完成之后,“賬表重建”操作之前均可作為附加處理的執(zhí)行點(diǎn)。實(shí)際處理過程中,應(yīng)在“生成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)臨時(shí)表”完成之后即刻開始附加處理,以便在“會(huì)計(jì)期間及科目調(diào)整”、“常規(guī)數(shù)據(jù)整理”等步驟中對(duì)特殊處理后的AO數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。

        2.附加處理的內(nèi)容

        第一步:獲取本項(xiàng)目所在數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)信息及所用電子數(shù)據(jù)相關(guān)信息。

        第二步:腳本擴(kuò)展會(huì)計(jì)期間的中間表數(shù)據(jù)的處理。組合會(huì)計(jì)期間中間表、所在數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)信息及所屬電子數(shù)據(jù)相關(guān)信息,把從第13個(gè)會(huì)計(jì)月份開始的記錄insert 到AO 項(xiàng)目所在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)的會(huì)計(jì)期間表中,實(shí)現(xiàn)AO 中電子數(shù)據(jù)會(huì)計(jì)期間的擴(kuò)張,為賬表重建做好準(zhǔn)備。

        第三步:科目期初余額無(wú)數(shù)據(jù)的操作。使用自制模板或AO采集向?qū)Р杉^程中,若采集的科目余額表中無(wú)記錄,則在賬表重建過程中會(huì)報(bào)余額表錯(cuò)誤而終止后續(xù)處理。解決這個(gè)問題的方法,就是向AO 項(xiàng)目所在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)的科目余額表中添加一條末級(jí)科目余額為0的記錄,即可“治愈”AO,順利完成賬表重建。

        在附加處理之后,即可在“會(huì)計(jì)期間及科目調(diào)整”步驟中看到擴(kuò)展后的會(huì)計(jì)期間,若之前科目余額表為空,則還可以看到余額為0 的科目余額信息。核對(duì)之后,直接點(diǎn)擊“賬表重建”,AO就會(huì)根據(jù)前面的整體操作建立電子數(shù)據(jù)。

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