賈麗

【摘 要】 財務(wù)管理是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵業(yè)務(wù)，直接影響著企業(yè)的效益，對于物業(yè)管理企業(yè)更是如此，物業(yè)管理作為我國新興的綜合性服務(wù)行業(yè)，在近十年以來取得了迅猛的發(fā)展，其質(zhì)與量獲得了翻天覆地的變化，但發(fā)展的同時也暴露出了很多急需解決的財務(wù)管理問題。本文通過對A物業(yè)管理公司的案例分析，指出物業(yè)管理公司的財務(wù)管理現(xiàn)狀，分析其存在的一些問題并找出解決這些問題的方法，同時提出了進(jìn)一步完善內(nèi)部控制體系的有效對策，有助于A物業(yè)管理公司提高其生存和發(fā)展能力。

【關(guān)鍵詞】 物業(yè)管理企業(yè) 財務(wù)內(nèi)部控制 問題 對策

隨著人們生活水平和生活質(zhì)量的提高，物業(yè)管理已成為我國服務(wù)業(yè)中很重要的板塊，它的良好運(yùn)轉(zhuǎn)對城市發(fā)展和社會和諧有著極大的影響作用。依附于大型房地產(chǎn)商的物業(yè)管理公司己在尋求上市了，而中小型物業(yè)管理公司還在努力的謀求發(fā)展，提高生存和競爭能力。物業(yè)管理水平是物業(yè)管理公司生存的關(guān)鍵，物業(yè)公司的管理內(nèi)部控制會保證物業(yè)管理水平的高低，而物業(yè)管理公司的財務(wù)內(nèi)部控制又是公司管理內(nèi)部控制的重中之重。

1相關(guān)概念闡述

1.1物業(yè)管理

物業(yè)是物業(yè)管理活動的物質(zhì)載體，也是物業(yè)管理相關(guān)法律主體間聯(lián)結(jié)的介質(zhì)，只有先有物業(yè)才會有物業(yè)管理。狹義的“物業(yè)”是指具有特定價值和使用價值的建筑物及其附屬設(shè)施設(shè)備和場地。物業(yè)管理，是業(yè)主選聘物業(yè)服務(wù)企業(yè)，物業(yè)服務(wù)企業(yè)按照物業(yè)服務(wù)合同約定，維護(hù)物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生和相關(guān)秩序，并對房屋及配套設(shè)施設(shè)備和相關(guān)場地進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)和管理的活動。實(shí)際上物業(yè)管理是房地產(chǎn)業(yè)派生出來的，是延續(xù)與完善房地產(chǎn)業(yè)的綜合開發(fā)，是其產(chǎn)業(yè)鏈中的消費(fèi)環(huán)節(jié)，是生活服務(wù)業(yè)。

1.2內(nèi)部控制

所謂內(nèi)部控制是為了提高財務(wù)信息質(zhì)量，保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的安全和完整性，同時確保相關(guān)法律法規(guī)的執(zhí)行，在企業(yè)內(nèi)部制定和實(shí)施的一系列控制方法和措施。在企業(yè)中為了進(jìn)一步完善法人治理結(jié)構(gòu)和公司治理而建立了內(nèi)部控制。內(nèi)部控制具有四方面的意義，內(nèi)部流程管理和職能管理的強(qiáng)化，企業(yè)行為和企業(yè)規(guī)章制度的整合，風(fēng)險減少、支持企業(yè)戰(zhàn)略和發(fā)展。

1.3物業(yè)管理企業(yè)的基本特征

1.3.1在安全生產(chǎn)方面的風(fēng)險

物業(yè)管理公司首先要負(fù)責(zé)自身企業(yè)的安全生產(chǎn)，同時還要負(fù)責(zé)本小區(qū)業(yè)主和各個商業(yè)業(yè)主的財產(chǎn)安全，因此在物業(yè)管理公司中安全生產(chǎn)具有舉足輕重的地位，物業(yè)公司要把安全風(fēng)險問題放在管理工作的首位。物業(yè)管理公司的管理涉及居民小區(qū)、商業(yè)辦公樓或購物中心等維護(hù)與修理，這些人群密集集中的場所，一旦出現(xiàn)任何安全隱患，會帶來嚴(yán)重的后果。

1.3.2在信息溝通方面的障礙

物業(yè)管理公司要重視內(nèi)外的信息與溝通，即公司的內(nèi)部溝通和外部的業(yè)主的溝通。物業(yè)管理公司對外與業(yè)主溝通的效果會直接影響和業(yè)主的關(guān)系，而物業(yè)公司與業(yè)主的關(guān)系又影響著物業(yè)公司收取物業(yè)管理費(fèi)的難易，最終影響公司經(jīng)營業(yè)績。物業(yè)公司若不能很好的與業(yè)主交流溝通也會給自身工作造成不必要的麻煩，影響物業(yè)管理工作的開展。如有部分業(yè)主認(rèn)為只要交了物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)，那么小區(qū)里不管是公共部位還是自用部位所有的修理、修配等都由物業(yè)公司承擔(dān)下來，物業(yè)公司的任何工作都不應(yīng)該再單獨(dú)收費(fèi)，其實(shí)這就是物業(yè)管理公司和業(yè)主信息溝通不到位造成的。

1.3.3在資產(chǎn)管理方面的風(fēng)險

業(yè)主大部分的固定資產(chǎn)實(shí)際上是由物業(yè)管理公司管理負(fù)責(zé)的，存在著極大的資產(chǎn)管理風(fēng)險。物業(yè)管理公司一定要重視固定資產(chǎn)管理的風(fēng)險，在制度的制定和執(zhí)行過程中要準(zhǔn)確和完整的核算小區(qū)的固定資產(chǎn)。同時要關(guān)注意外事件發(fā)生對這些資產(chǎn)的損耗，物業(yè)管理公司要及早為這些資產(chǎn)上保險，要把強(qiáng)化財產(chǎn)保險落實(shí)到內(nèi)部控制制度中，這樣一旦出現(xiàn)意外事件，可以保證把企業(yè)的損失降低到最小。

2物業(yè)管理企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

2.1A物業(yè)管理企業(yè)基本情況

成立于2008年的A物業(yè)管理有限公司，是某地產(chǎn)集團(tuán)有限公司的控股子公司，注冊資金3000萬元。經(jīng)過多年發(fā)展，A物業(yè)管理公司除了設(shè)在上海的總部外，另在南京、無錫、鎮(zhèn)江等地開了5家分公司，有超過千人的員工，A物業(yè)管理有限公司己通過了ISO9001等三大管理體系認(rèn)證。到目前為止，A物業(yè)管理有限公司的管理面積約200余萬平方米，經(jīng)營寫字樓、中高層住宅、城市綜合體、別墅區(qū)等多個范圍，項(xiàng)目也輻射到北京、石家莊、邯鄲、鄭州、武漢、南京等地區(qū)，擁有20多個項(xiàng)目。

2.2財務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

2.2.1財務(wù)內(nèi)控環(huán)境不扎實(shí)

未建立完善的企業(yè)內(nèi)部文化。首先，A物業(yè)管理公司是大型房地產(chǎn)集團(tuán)公司的子公司，它在一定程度上受益于母公司的貼補(bǔ)，雖然時常虧損，但是仍能存活下去，長此以往會導(dǎo)致公司管理層的不作為，使公司逐漸缺乏競爭力。其次，A物業(yè)管理公司沒有確立明確的管理規(guī)范和獎懲制度，對于員工行為好與壞沒有好的獎勵和約束機(jī)制。第三，A物業(yè)管理公司沒有樹立能夠代表企業(yè)形象和文化的核心人物。第四，A物業(yè)管理公司的文化娛樂、表彰活動等形式都比較簡單，沒有較完善的文化儀式，對于公司價值觀的宣傳不到位。

管理層的管理理念落后。作為某房地產(chǎn)集團(tuán)的子公司，A物業(yè)管理公司一直依賴于母公司，高層管理者一貫是保守運(yùn)作，只是被動從房地產(chǎn)集團(tuán)的開發(fā)項(xiàng)目中接手物業(yè)管理服務(wù)，而從未主動出擊，自己去尋找項(xiàng)目，對于物業(yè)服務(wù)品質(zhì)的提升也不夠重視，企業(yè)存在領(lǐng)導(dǎo)的“家長制”作風(fēng)，又缺少市場化競爭意識。所以，公司長期以來不能改變虧損的局面，發(fā)展緩慢。

缺少內(nèi)部審計人員。A物業(yè)管理公司本部設(shè)有財務(wù)管理部，由總會計師領(lǐng)導(dǎo)，財務(wù)管理部共有4名員工，一人擔(dān)當(dāng)財務(wù)經(jīng)理;一人負(fù)責(zé)其他四個子公司的會計核算和報表編制;一人負(fù)責(zé)本部和另外一個分公司的會計核算和報表編制和上年度預(yù)算工作另外一人負(fù)責(zé)出納、稅務(wù)等方面的工作。A物業(yè)管理公司沒有設(shè)立內(nèi)部審計部門，也沒有安排內(nèi)部審計人員，這使公司內(nèi)部控制缺少一道監(jiān)督屏障，企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境減弱。

2.2.2風(fēng)險評估環(huán)境較為薄弱

缺乏人力資源的風(fēng)險。人力資源缺乏直接影響到企業(yè)經(jīng)營的效率，企業(yè)難以實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略。A物業(yè)管理公司在不斷發(fā)展，新項(xiàng)目不斷增多、簽約合同額不斷加大、工作量也在增大，A物業(yè)管理公司現(xiàn)有的員工數(shù)量己不能滿足公司發(fā)展的需要，即將出現(xiàn)人力資源缺乏的局面，而A物業(yè)管理公司人力資源開發(fā)機(jī)制不健全，在聘用新員工上的風(fēng)險評估很薄弱。

安全生產(chǎn)不到位的風(fēng)險。安全生產(chǎn)不到位，會引發(fā)安全事故的風(fēng)險。A物業(yè)管理公司在進(jìn)行的一次安全生產(chǎn)大檢查中，發(fā)現(xiàn)了72處安全隱患。這些隱患若未被發(fā)現(xiàn)，那么極可能在今后產(chǎn)生安全事故。這次檢查也反映出A物業(yè)管理公司平時在安全生產(chǎn)風(fēng)險方面評估薄弱，不能及時發(fā)現(xiàn)隱患并且整改，將來一旦出現(xiàn)重大事就會造成極其重大的后果。

信息系統(tǒng)新應(yīng)用的風(fēng)險。目前A物業(yè)管理公司采用用友U8軟件作為賬務(wù)處理系統(tǒng)，用久其報表軟件進(jìn)行報表編制，不同的軟件系統(tǒng)給財務(wù)工作帶來了諸多不便。因此，A物業(yè)管理公司計劃采用能夠自動生成報表的用友新賬務(wù)處理系統(tǒng)，同時，公司還計劃用新的ERP系統(tǒng)。這些都是新系統(tǒng)，公司在使用前應(yīng)該全面評估應(yīng)用風(fēng)險。但是，A物業(yè)管理公司卻不重視這項(xiàng)工作，沒有全面預(yù)測ERP信息系統(tǒng)的風(fēng)險，該信息系統(tǒng)能否幫助公司實(shí)現(xiàn)有效內(nèi)部控制是個未知數(shù)。

2.2.3內(nèi)部控制活動缺乏力度

不能嚴(yán)格管控資金活動。業(yè)主繳納的物業(yè)費(fèi)是物業(yè)管理收入的主要來源。A物業(yè)管理公司存在規(guī)模不同的分公司，各個分公司的財務(wù)人員數(shù)量和專業(yè)素質(zhì)不同，在資金管控方面會出現(xiàn)各種問題。如物業(yè)費(fèi)沒有及時送存銀行，分公司中收費(fèi)員沒有及時登記臺賬，還有財務(wù)人員登記的臺賬記載了應(yīng)收已收的物業(yè)費(fèi)，但卻忽略掉應(yīng)收未收的物業(yè)費(fèi)的記載，這樣會出現(xiàn)月末根據(jù)應(yīng)收且己收到的物業(yè)費(fèi)確認(rèn)當(dāng)月收入，反映當(dāng)期的收入與實(shí)際不符。

不能嚴(yán)格管控資產(chǎn)管理活動。A物業(yè)管理公司也有著數(shù)量不少的固定資產(chǎn)，其種類主要是辦公家具，一些小電器和辦公設(shè)備等。因?yàn)檫@些固定資產(chǎn)種類比較少，過去財務(wù)人員忽略了對這些固定資產(chǎn)的管理，只是做了簡單的固定資產(chǎn)臺賬，從未和綜合管理部做定期的固定資產(chǎn)臺賬核對。

沒能完全分離不相容的職務(wù)。因?yàn)锳物業(yè)管理公司本部的財務(wù)部只有四名員，雖設(shè)置了出納人員負(fù)責(zé)貨幣資金。但是，分公司較多，有的分公司又沒有專門的財務(wù)人員處理賬務(wù)，這些賬務(wù)就由本部的財務(wù)部負(fù)責(zé)處理，這加大了財務(wù)人員的工作量。因此公司讓出納在原工作基礎(chǔ)上又負(fù)責(zé)B分公司總分類賬的登記工作和非貨幣資金賬戶的記賬工作，以及該分公司賬戶與銀行的對賬工作，這么做違背了不相容職務(wù)分離的要求。

2.2.4信息溝通不到位

A物業(yè)管理公司還沒有形成內(nèi)部信息傳遞常態(tài)化，不能及時將經(jīng)營快報等內(nèi)部報告進(jìn)行傳遞以形成指標(biāo)體系。本部和項(xiàng)目上的人員多數(shù)是在遇到問題時才進(jìn)行電話溝通，而不能采取定期的電話視頻會議進(jìn)行有效溝通，這就妨礙了本部人員與項(xiàng)目人員的及時準(zhǔn)確溝通，造成部分信息缺失遺漏，影響了企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。

2.2.5未能建立完善的內(nèi)部監(jiān)督

A物業(yè)管理公司還沒有設(shè)置獨(dú)立的內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)和專門的內(nèi)部審計人員，這說明公司管理層對內(nèi)部審計工作不重視，無法發(fā)揮內(nèi)部審計的作用，也違反了國家有關(guān)的規(guī)定。缺乏有效的內(nèi)部監(jiān)督，A物業(yè)管理公司就不能及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時對問題進(jìn)行有效的解決，這也給公司的經(jīng)營帶來了損失。

3完善物業(yè)管理企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制的策略

3.1改善內(nèi)部控制環(huán)境

3.1.1注重企業(yè)文化建設(shè)

企業(yè)的核心價值觀是改善內(nèi)部控制環(huán)境的首要因素，因此A物業(yè)管理公司要確立明確的核心價值觀，同時還要在企業(yè)內(nèi)部樹立先進(jìn)模范人物并加強(qiáng)企業(yè)文化儀式。

3.1.2加強(qiáng)高層管理內(nèi)部控制

在A物業(yè)管理公司的管理層中要轉(zhuǎn)變原來求穩(wěn)、保守運(yùn)作的管理方式，形成內(nèi)部控制的管理理念，不能只被動地等待集團(tuán)的項(xiàng)目，還要主動尋求商機(jī)，不斷開拓更廣闊的市場，并嚴(yán)格實(shí)施和執(zhí)行己設(shè)立的內(nèi)部控制管理體系，不斷提高自身的服務(wù)質(zhì)量，力求打造品牌效應(yīng)。

3.1.3安排專門審計人員

設(shè)置內(nèi)部審計人員，在日常工作中強(qiáng)化內(nèi)部控制、改善風(fēng)險管理，審計部門有助于公司完善組織治理結(jié)構(gòu)和促進(jìn)組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

3.2優(yōu)化風(fēng)險評估機(jī)制

3.2.1強(qiáng)化新員工風(fēng)險評估

A物業(yè)管理公司在招聘人才方面應(yīng)及時做好風(fēng)險評估，提前充實(shí)企業(yè)人才庫，做好人力資源引進(jìn)與開發(fā)計劃準(zhǔn)備。公司還可以與各大高校簽訂就業(yè)合作協(xié)議，給畢業(yè)生提供實(shí)習(xí)基地，對于優(yōu)秀的學(xué)生可以提前儲備進(jìn)人才庫。同時通過內(nèi)部選拔、公開招聘等多種方式進(jìn)行招聘。選聘人員要經(jīng)過試用期和崗前培訓(xùn)，在落實(shí)崗位時要嚴(yán)格實(shí)行崗位回避制，以確保公司經(jīng)營活動的合規(guī)、有效進(jìn)行。

3.2.2強(qiáng)化安全生產(chǎn)風(fēng)險評估

A物業(yè)管理公司要進(jìn)行定期和不定期檢查，做到定期評估安全生產(chǎn)風(fēng)險，做到防患于未然，形成有序的安全生產(chǎn)管理體系，規(guī)范各項(xiàng)操作細(xì)節(jié)，準(zhǔn)備多種應(yīng)急預(yù)案，切實(shí)建立并實(shí)施安全生產(chǎn)的責(zé)任追究制度，及時追加存在安全隱患項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的責(zé)任。

3.2.3注重新信息系統(tǒng)應(yīng)用風(fēng)險

A物業(yè)管理公司應(yīng)該對ERP新信息系統(tǒng)進(jìn)行全面的風(fēng)險評估，評估人員應(yīng)為專業(yè)機(jī)構(gòu)的工作人員，同時指定專業(yè)機(jī)構(gòu)做歸口管理。前期要加強(qiáng)跟蹤管理，主動溝通和協(xié)調(diào)工作，積極檢查驗(yàn)收系統(tǒng)軟件，組織有效運(yùn)行工作。后期驗(yàn)收，要單獨(dú)安排另外的機(jī)構(gòu)做驗(yàn)收測試，確保驗(yàn)收結(jié)果的真實(shí)性。同時培訓(xùn)相關(guān)人員，為上線做好工作準(zhǔn)備。在使用中，建立相關(guān)制度，保證系統(tǒng)工作安全有序。

3.3提升內(nèi)部控制執(zhí)行力

3.3.1加強(qiáng)資金管控力度

A物業(yè)管理公司在資金管控方面要加強(qiáng)管理，嚴(yán)禁資金使用散亂，總公司還要加強(qiáng)監(jiān)控分公司及各項(xiàng)目的現(xiàn)金流出。公司通過購買專業(yè)的物業(yè)管理軟件，來加強(qiáng)對所有項(xiàng)目的監(jiān)管，各項(xiàng)目的收費(fèi)員要利用好該軟件進(jìn)行物業(yè)費(fèi)的收繳，同時做好物業(yè)費(fèi)臺賬的登記工作。

3.3.2完善固定資產(chǎn)管理

A物業(yè)管理公司要對固定資產(chǎn)加強(qiáng)管理，制作詳盡的固定資產(chǎn)目錄和固定資產(chǎn)卡片，財務(wù)人員要定期核對記錄的固定資產(chǎn)臺賬和綜合管理部的固定資產(chǎn)臺賬，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，查出原因，盡快解決。

3.3.3確保不相容職務(wù)分離

A物業(yè)管理公司必須要堅(jiān)決做到不相容職務(wù)的分離，保證出納人員只負(fù)責(zé)貨幣資金的收付及保管，不可再讓其負(fù)責(zé)總分類賬的登記工作和非貨幣資金賬戶的記賬工作等。

3.4加強(qiáng)信息溝通與交流

公司內(nèi)的溝通在內(nèi)部控制管理中顯得至關(guān)重要，在日常工作中要做到全方位深入地溝通，因此A物業(yè)管理公司要把信息傳遞與溝通作為常態(tài)化工作去開展，建立定期的信息溝通制度;公司還要增加召開電話視頻會議的次數(shù)，這樣可以達(dá)到“群策群力”橫向溝通的效果，在公司內(nèi)部逐漸形成面對面平等交流與溝通的文化，而不再是盲目服從安排，每位員工都能積極主動地投入到工作中。

3.5加大內(nèi)部監(jiān)督力度

A物業(yè)管理公司要設(shè)置內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)以加大內(nèi)部監(jiān)督力度，設(shè)置有獨(dú)立性的專門內(nèi)部審計人員。審計人員要站在客觀公正的立場上，發(fā)現(xiàn)問題不遮掩不修飾，及時上報且督促整改。內(nèi)部審計人員要從業(yè)務(wù)入手，發(fā)現(xiàn)公司物業(yè)管理工作是否存在問題，做到防患于未然。

4結(jié)束語

通過對A物業(yè)管理公司的案例分析，可以看到在物業(yè)管理企業(yè)的財務(wù)內(nèi)部控制管理過程中，還存在財務(wù)內(nèi)控環(huán)境不扎實(shí)，風(fēng)險評估環(huán)境較為薄弱，內(nèi)部控制活動缺乏力度，信息溝通不到位等現(xiàn)象。針對這些現(xiàn)象，提出了完善物業(yè)管理企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制的有效策略。但依目前物業(yè)管理企業(yè)財務(wù)管理現(xiàn)狀，仍需要較長的時間進(jìn)行改進(jìn)和完善。物業(yè)管理企業(yè)作為勞動密集型和管理密集型企業(yè)，只有重視財務(wù)內(nèi)部控制，才能實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的現(xiàn)實(shí)意義，完善法人治理結(jié)構(gòu)和公司治理，不斷對企業(yè)行為和企業(yè)規(guī)章制度進(jìn)行整合，減少風(fēng)險，支持企業(yè)戰(zhàn)略，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

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