山其君 王 海 周 君 周 力*

醫(yī)院資源規(guī)劃(hospital resource planning，HRP)系統(tǒng)是醫(yī)院融合現(xiàn)代化管理理念和流程，支持整體運(yùn)營管理功能的統(tǒng)一高效和信息共享的醫(yī)院資源管理系統(tǒng)平臺(tái)[1-2]。HRP系統(tǒng)涵蓋人力、財(cái)務(wù)和物品管理三大業(yè)務(wù)類型，其中物品管理涉及各類設(shè)備、醫(yī)用耗材和試劑?；贖RP系統(tǒng)的醫(yī)用耗材管理模式，是推進(jìn)醫(yī)院接軌國際管理水平的基礎(chǔ)，是醫(yī)院獲取運(yùn)營數(shù)據(jù)的工具，也是實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化、規(guī)范化和精細(xì)化的支撐[3-5]；其規(guī)劃設(shè)計(jì)基于既往管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材物流供應(yīng)管理全流程的數(shù)據(jù)采集和信息記錄，順應(yīng)醫(yī)院精細(xì)化、科學(xué)化管理目標(biāo)，為整體運(yùn)營管理提供信息化保障，為進(jìn)一步分析與管理決策提供重要數(shù)據(jù)基礎(chǔ)[6-8]。

1 醫(yī)用耗材全流程管理模式

醫(yī)用耗材管理由準(zhǔn)入流程和日常采購流程兩部分組成。

(1)準(zhǔn)入流程。包括準(zhǔn)入、采購、錄入資質(zhì)、資質(zhì)審核和簽訂合同5個(gè)環(huán)節(jié)：①耗材經(jīng)過采購管理委員會(huì)評定技術(shù)先進(jìn)性、安全性和實(shí)用性，評議決定開展此技術(shù)，耗材獲準(zhǔn)進(jìn)入醫(yī)院使用；②采購環(huán)節(jié)是耗材通過招標(biāo)形式確定耗材品牌型號(hào)和采購價(jià)格；③錄入資質(zhì)環(huán)節(jié)為中標(biāo)的供應(yīng)商在合同系統(tǒng)中錄入相關(guān)資質(zhì)；④資質(zhì)審核是由采購管理委員會(huì)在準(zhǔn)入和招標(biāo)兩個(gè)環(huán)節(jié)審核資質(zhì)，中標(biāo)后，合同系統(tǒng)管理員對中標(biāo)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行審核；⑤審核通過的供應(yīng)商在中標(biāo)規(guī)格型號(hào)的耗材在合同系統(tǒng)中簽訂購銷合同。

(2)日常采購流程。使用科室依據(jù)需求提出訂單→器材處審核確認(rèn)后向供應(yīng)商訂貨→供應(yīng)商接到訂單配貨并送至醫(yī)院一級庫房→一級庫房庫管員驗(yàn)收耗材掃碼入庫→一級庫庫存耗材在一級庫房儲(chǔ)存，非一級庫庫存耗材直接配送至科室二級庫→科室二級庫房掃碼存放耗材→科室使用耗材時(shí)掃描耗材條碼→耗材信息關(guān)聯(lián)患者信息記賬收費(fèi)→耗材使用信息匯總經(jīng)過審核后結(jié)算→財(cái)務(wù)進(jìn)行結(jié)賬匯款，其流程如圖1所示。

圖1 醫(yī)用耗材全流程管理流程圖

2 醫(yī)用耗材全流程管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與信息聯(lián)通

耗材全流程的信息化管理使訂單需求信息實(shí)現(xiàn)由科室至器材處、由醫(yī)院至供應(yīng)商的高效傳遞。同時(shí)，實(shí)時(shí)信息化的記錄能夠準(zhǔn)確追蹤訂單和耗材所在的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)耗材供應(yīng)鏈的物流過程動(dòng)態(tài)監(jiān)控，而且可視化動(dòng)態(tài)呈現(xiàn)耗材的庫存數(shù)量、有效期等物品信息[9-10]。

2.1 醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

基于HRP系統(tǒng)的醫(yī)用耗材管理模式根據(jù)規(guī)劃設(shè)計(jì)，由采購管理系統(tǒng)和供應(yīng)商平臺(tái)組成，醫(yī)院內(nèi)使用科室、器材處采購員及庫房管理員等人員在HRP系統(tǒng)采購管理系統(tǒng)中進(jìn)行操作，供應(yīng)商在HRP系統(tǒng)供應(yīng)商平臺(tái)中完成操作。需求訂單在采購系統(tǒng)中發(fā)起，審核后傳遞至供應(yīng)商平臺(tái)，供應(yīng)商在供應(yīng)商平臺(tái)處理訂單，生成配送條碼，操作配送至醫(yī)院時(shí)，發(fā)貨耗材的信息傳遞至采購系統(tǒng)，庫房管理員在采購系統(tǒng)中操作驗(yàn)收入庫或配送至科室，科室收到耗材在采購系統(tǒng)中掃碼入庫，使用時(shí)進(jìn)行使用操作并記賬。采購管理系統(tǒng)和供應(yīng)商平臺(tái)相互聯(lián)通，實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材的全流程記錄與管理。

耗材的資質(zhì)證件信息和供應(yīng)商的資質(zhì)證件信息由供應(yīng)商在供應(yīng)商平臺(tái)進(jìn)行維護(hù)提交，器材處采購員在采購管理系統(tǒng)進(jìn)行審核和實(shí)時(shí)調(diào)取查閱，實(shí)現(xiàn)資質(zhì)信息電子化管理。耗材管理按照醫(yī)院要求，低值醫(yī)用耗材按照包裝單位進(jìn)行管理，高值醫(yī)用耗材實(shí)現(xiàn)一物一碼管理。

2.2 醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)信息聯(lián)通

HRP系統(tǒng)功能的完善，與采購管理系統(tǒng)、供應(yīng)商平臺(tái)和醫(yī)院信息系統(tǒng)(hospital information system，HIS)的協(xié)同配合密切相關(guān)?？剖沂褂煤牟暮髵呙钘l碼減少庫存，并與醫(yī)囑信息相關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)記賬收費(fèi)。在使用環(huán)節(jié)，將耗材的名稱、型號(hào)和序列號(hào)等耗材信息、患者信息及生產(chǎn)商供貨商信息相互關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)耗材雙向可追溯以及精細(xì)化管理的目標(biāo)。耗材管理流程的操作環(huán)節(jié)與各信息系統(tǒng)的對應(yīng)關(guān)系如圖2所示。

圖2 醫(yī)用耗材全流程管理操作系統(tǒng)示意圖

3 基于HRP系統(tǒng)的醫(yī)用耗材全流程管理系統(tǒng)應(yīng)用

基于HRP系統(tǒng)的耗材管理實(shí)現(xiàn)了耗材從需求訂單到使用的全流程閉環(huán)式管理，提升管理精細(xì)化水平，保障醫(yī)療安全。

3.1 耗材物流供應(yīng)全流程管理

基于HRP系統(tǒng)的耗材全流程管理實(shí)現(xiàn)了耗材物流供應(yīng)的全流程信息記錄。物流供應(yīng)流程包括耗材的需求訂單提出、訂單下達(dá)、訂單配貨、訂單配送、驗(yàn)收入庫及使用計(jì)費(fèi)，覆蓋了耗材從院外物流至院內(nèi)供應(yīng)的物流供應(yīng)全流程的每個(gè)環(huán)節(jié)。HRP系統(tǒng)記錄物流供應(yīng)流程中的操作時(shí)間、操作用戶和操作內(nèi)容。

3.2 耗材精細(xì)化管理

HRP系統(tǒng)中耗材信息以主數(shù)據(jù)形式進(jìn)行管理，每條耗材主數(shù)據(jù)字典有51項(xiàng)字段內(nèi)容，記錄耗材名稱、生產(chǎn)商、規(guī)格型號(hào)、單位及收費(fèi)代碼等信息，并關(guān)聯(lián)其資質(zhì)信息和供應(yīng)商資質(zhì)信息，實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)動(dòng)與資質(zhì)文件動(dòng)態(tài)管理。HRP系統(tǒng)在既往系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，提升管理精細(xì)化程度，是醫(yī)院運(yùn)營管理水平的集中體現(xiàn)，目前已有15746種耗材在采購管理系統(tǒng)中管理，并有623家耗材供應(yīng)商納入供應(yīng)商平臺(tái)管理。

3.3 耗材全流程管理保障醫(yī)療安全

基于HRP系統(tǒng)的耗材全流程管理實(shí)現(xiàn)耗材雙向可追溯閉環(huán)管理，保障醫(yī)療安全。醫(yī)療行為中的醫(yī)用耗材連接患者、供應(yīng)商與耗材本身三方信息，HRP系統(tǒng)中耗材數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)的雙向可追溯機(jī)制，是保障高值耗材使用安全與管理質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。當(dāng)耗材發(fā)生不良事件時(shí)，雙向可追溯機(jī)制能夠通過不良事件的耗材信息追溯到同批次的耗材庫存，不僅能夠找到現(xiàn)有庫存的耗材，同時(shí)能夠查找到已經(jīng)使用耗材的所有患者，這將為不良事件的處理提供基礎(chǔ)信息。

HRP系統(tǒng)記錄耗材失效日期，能夠控制過期耗材的使用，保障醫(yī)療安全。同時(shí)，醫(yī)用耗材信息關(guān)聯(lián)其資質(zhì)信息和供應(yīng)商資質(zhì)信息，能夠?qū)崿F(xiàn)信息聯(lián)動(dòng)與資質(zhì)文件動(dòng)態(tài)管理。采購員可實(shí)時(shí)查看供應(yīng)商資質(zhì)文件，并對文件效期進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管，降低資質(zhì)過期產(chǎn)生的管理風(fēng)險(xiǎn)，保障醫(yī)療安全。

4 醫(yī)用耗材全流程管理系統(tǒng)應(yīng)用效果

(1)有效提高工作效率。HRP系統(tǒng)應(yīng)用后，采購員通過系統(tǒng)操作處理訂單僅需要審核數(shù)量，系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)供應(yīng)商，每個(gè)訂單處理時(shí)間僅需1 min。此前的信息系統(tǒng)，采購員收到審批通過的訂單后，首先需要人工對應(yīng)確定供應(yīng)商，之后線下向供應(yīng)商發(fā)送訂單中的耗材規(guī)格型號(hào)和數(shù)量，最后提醒供應(yīng)商查收訂單信息，若通過郵件下單和電話提醒方式通知，每個(gè)訂單處理時(shí)間至少需要3 min。因此，HRP系統(tǒng)應(yīng)用減少用時(shí)66%，下單后供應(yīng)商收到平臺(tái)推送的郵件，訂單信息準(zhǔn)確無誤并無需采購員電話提醒，極大提升了信息傳遞效率和工作效率。此前，系統(tǒng)平均每日訂單83單，完成計(jì)算需要4.15 h，而采用HRP系統(tǒng)上線后，采購員僅需1.5 h即可完成下單工作，按照平均每月1826筆訂單計(jì)算，根據(jù)測算節(jié)約3693 min，折合7.69個(gè)工作日，極大地提高了工作效率。

(2)利于運(yùn)營管理。HRP系統(tǒng)在耗材物流供應(yīng)全流程中采集的數(shù)據(jù)和記錄的信息，是進(jìn)行耗材成本管理與運(yùn)營管理分析的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。HRP系統(tǒng)不僅記錄二級庫房的出庫入庫數(shù)量，而且能夠?qū)崟r(shí)顯示二級庫房耗材的庫存量，是二級庫房庫存管理的依據(jù)，降低庫存數(shù)量的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，為運(yùn)營管理提供支持保障。HRP系統(tǒng)的上線提升庫房工作效率，使庫房配送資源的調(diào)配有的放矢，庫房能夠根據(jù)訂單中耗材的數(shù)量和體積，調(diào)整庫房配送為供應(yīng)商直送，降低庫房配送工作強(qiáng)度，提高效率。

(3)合理利用醫(yī)療資源。HRP系統(tǒng)應(yīng)用前的信息系統(tǒng)尚未實(shí)現(xiàn)訂單需求和到貨環(huán)節(jié)的聯(lián)動(dòng)，驗(yàn)收環(huán)節(jié)滯后，存在差錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)。HRP系統(tǒng)上線后，庫房驗(yàn)收環(huán)節(jié)依據(jù)需求訂單驗(yàn)收型號(hào)數(shù)量，同時(shí)耗材采用條碼管理，驗(yàn)收掃碼環(huán)節(jié)將耗材信息記錄到系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)動(dòng)，減少錄入工作量，降低人工管理誤差，提高工作效率。同時(shí)，HRP系統(tǒng)的采購管理系統(tǒng)與供應(yīng)商平臺(tái)數(shù)據(jù)在全流程的不同環(huán)節(jié)進(jìn)行交互，保證數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)中同源，減少數(shù)據(jù)反復(fù)錄入可能產(chǎn)生的差錯(cuò)，降低信息錄入和耗材效期人工管理的人力成本，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療資源合理利用。

5 結(jié)語

HRP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了耗材全流程閉環(huán)管理，為醫(yī)院耗材管理精細(xì)化奠定了基礎(chǔ)，為科學(xué)化管理提供了數(shù)據(jù)支持，彌補(bǔ)了此前信息系統(tǒng)不能覆蓋全部流程環(huán)節(jié)的不足，降低管理風(fēng)險(xiǎn)，保障醫(yī)療安全，并在原有功能基礎(chǔ)上提升信息傳遞速度，提高工作效率，為運(yùn)營管理分析，合理利用醫(yī)院資源提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。