摘 要：基于教學秘書視角，分析現(xiàn)有教學管理工作信息化的不足，提出大數(shù)據(jù)時代高校教學管理工作信息化的策略，完善原有教學管理系統(tǒng)，依托已有信息化平臺，實現(xiàn)信息共享，構(gòu)建數(shù)字校園、智慧校園，從而提高教學秘書的工作效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化;教學管理;大數(shù)據(jù);創(chuàng)新

Abstract： Based on the perspective of teaching secretary， this paper analyzes the insufficiency of information management in existing teaching management， and puts forward the strategy of information management in Colleges and universities， improving the original teaching management system and relying on the existing information platform to build digital campus and smart campus ， so as to improve the efficiency and quality of secretarial work.

Key words： informatization; teaching management;large data;innovate

高鐵、掃碼支付、共享單車和網(wǎng)購被20國青年稱為中國“新四大發(fā)明”，人工智能異軍突起，5G技術(shù)發(fā)展也日新月異，物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、VR虛擬技術(shù)與實體經(jīng)濟進一步融合。大數(shù)據(jù)整體解決方案在國內(nèi)的公共事務(wù)、金融、媒體出版、智能制造等領(lǐng)域得到廣泛的采用。大數(shù)據(jù)給各行各業(yè)帶來了前所未有的革新與挑戰(zhàn)，教育行業(yè)同樣不可避免。教育部在《高校中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010--2020年）》中明確指出，在2020年之前我國要實現(xiàn)教學管理的現(xiàn)代化與信息化，進而推動人力資源步入強國行列。大數(shù)據(jù)、信息化等手段在教學管理工作中的實踐越來越多，優(yōu)勢也逐步顯現(xiàn)出來，但是要真正融合還有很大的困難，比如硬件設(shè)施不到位、管理人員思維陳舊、部門之間缺乏協(xié)調(diào)等等。教學秘書是教學任務(wù)最終執(zhí)行者，需要面對大量紛繁復雜的教學信息、師生咨詢、教學資料建檔等多重任務(wù)。如果一味沿用傳統(tǒng)手段，是很難有效、保質(zhì)保量完成工作。所以在大數(shù)據(jù)時代教學秘書該如何建立健全的工作方法，充分利用信息化技術(shù)，融合多項資源，從而提高工作效率，優(yōu)質(zhì)完成各項工作變得至關(guān)重要。

1 教學秘書教學管理工作現(xiàn)狀

1.1 工作任務(wù)重，缺少進修機會，職業(yè)前景慘淡

教學秘書在現(xiàn)行管理模式中隸屬于兩個部門，在工作性質(zhì)上屬于教務(wù)處，在人事關(guān)系上屬于二級教學管理部門，同時科研處、督導等職能部門也將相關(guān)教學工作直接下發(fā)教學秘書。以筆者所在系為例，教師和學生人數(shù)逐年在增加，教學模式在轉(zhuǎn)變，工作量增加，但是教學秘書的配備始終只有一人。各種因素疊加致使教學秘書工作總干不完，常常處于超負荷狀態(tài)。而高校相應(yīng)的制度、政策主要向教師傾斜，教學秘書屬于基層辦事人員，工作繁雜又很難量化，難以體現(xiàn)成績，又缺少科研的精力，晉升難，職稱評定等方面都處于劣勢。

1.2 教學管理信息“龐雜化”、“碎片化”

以一名新生入學到畢業(yè)為例，其中涉及學籍管理、選課、教材、考試、評教、技能競賽、實習、畢業(yè)等環(huán)節(jié)，特殊情況還會有補選、補考、重修、免修、休學、退學、復學、課程替換等諸多細節(jié);以一名教師為例，有教材、排課、上課、整體教學方案、單元設(shè)計、實訓課程、教學考核、技能競賽、考試安排、試卷、教學資料歸檔等環(huán)節(jié)，所產(chǎn)生的信息和資料既龐大又復雜。[1]同時這些信息又呈現(xiàn)“碎片化”特點，未經(jīng)有效處理，往往沉睡在檔案室里或者教學秘書的電腦里，造成教學數(shù)據(jù)浪費。

1.3 對傳統(tǒng)教學管理系統(tǒng)過度依賴，利用率低

目前大多數(shù)高校往往依靠教學管理正方系統(tǒng)，以及傳統(tǒng)意義上的QQ、高校通等信息媒介。雖然有微信公眾號，但學生關(guān)注度不夠，信息傳達仍舊是教務(wù)處給教學秘書，教學秘書將信息發(fā)布在班干部群和班主任群。信息能否準確無誤及時傳達就需要依靠班干部或班主任的責任心。正方系統(tǒng)僅僅用在查詢課表、學生名單、成績、考勤、等級報名等基礎(chǔ)教學管理方面。工作量巨大的排課仍舊需要人工排好再輸入系統(tǒng)中，很多功能都未能有效利用。它可以起到教學管理基本工作的持續(xù)性，但對于教學活動中的教學秘書—教師—學生的互動卻無法實現(xiàn)，能動性不夠。而且經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)出錯或系統(tǒng)癱瘓，需人工解決。

1.4 信息化建設(shè)缺乏全局性，造成“信息孤島”

高校信息化建設(shè)是總體趨勢，以本校為例，目前與教師關(guān)聯(lián)的就有OA系統(tǒng)、信息門戶、教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、競賽系統(tǒng)、頂崗實習平臺、人才數(shù)據(jù)庫等名目眾多系統(tǒng)。各個系統(tǒng)隸屬于不同的部門，導致各個系統(tǒng)僅僅著眼于本部門的問題，未曾長遠的看待問題，系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)無法共享，信息整合能力差，更甚者教師要一遍遍在不同系統(tǒng)填重復的內(nèi)容，遑論分析數(shù)據(jù)了。

2 大數(shù)據(jù)時代構(gòu)造教學管理信息化策略

2.1 完善現(xiàn)有的教學管理系統(tǒng)，提高利用率

1）現(xiàn)有的正方系統(tǒng)針對教師或者學生而言就是課程和成績。從筆者實際工作感受，可以將人才培養(yǎng)計劃放入系統(tǒng)中，供教師和學生查閱。學生可以了解自己的畢業(yè)要求、專業(yè)知識要求、課程體系，進而安排自己在校期間要完成的學習任務(wù)。班主任也能及時掌握本班同學的學分情況，有的放矢的進行管理。這比專業(yè)帶頭人宣講、發(fā)通知等方式更高效、準確。

2）大數(shù)據(jù)時代，需要信息及時、高效、無障礙溝通，確保數(shù)據(jù)準確。可以完善現(xiàn)有系統(tǒng)的個人信息，建立師生信息檔案，將手機號碼與系統(tǒng)綁定。[2]教學秘書就可以通過系統(tǒng)將重要的通知、信息快速發(fā)到師生手機中，而不僅僅依靠班主任、班長一層層傳達。更進一步可以從PC互聯(lián)網(wǎng)到手機APP，進行信息推送。教學管理部門或者教學秘書在系統(tǒng)中發(fā)布信息，師生能第一時間了解。這彌補了傳統(tǒng)通知方法的時效性和全面度的不足。這一措施也將大大優(yōu)化教學秘書工作，使其從多維度信息通知中解放出來。通過這樣的措施，教務(wù)系統(tǒng)的重要性和利用率就會大大提高，當師生信息變更時也會及時進行修改。應(yīng)對突發(fā)事情，教學秘書也能第一時間找到相應(yīng)信息。

3）教學秘書另一項重要工作是排課。排課是一項非常復雜的工作。在目前學分制下，有必修課、有選修課，要考慮班級具體情況，學生工作的管理，要滿足不同教師對時間的要求，要考慮選修課之間的沖突，課程是否能選出來。課一旦選不出來，就意味著該門任課老師工作量可能不足。同時還要兼顧公共必修課的時間。教學秘書需要不斷地試錯、排列，但往往有較差的上課時間段、無法把控的學生等突發(fā)狀況，最終只能找到一個相對優(yōu)化的課表，能滿足大部分教師的需求，個別教師的不能滿足，就需要不斷的和教師解釋。最終感覺是因為教學秘書個人原因造成的，教師也會認為你有意為之，或者嫌麻煩故意不作為，真是吃力不討好。利用現(xiàn)有的系統(tǒng)，進行計算機試錯、編排。課程任務(wù)、任課教師等教學任務(wù)做好后，輸入相應(yīng)條件，只要符合條件就可生成課表，然后再進行人工調(diào)試。這樣大大節(jié)省時間，提高工作效率，也避免與同事之間產(chǎn)生誤會。[3]

2.2 依托已有信息化平臺，實現(xiàn)信息共享，構(gòu)建數(shù)據(jù)校園、智慧校園

以筆者所在學校為例，已建有三大基礎(chǔ)平臺（信息門戶平臺、數(shù)據(jù)交換平臺和身份認證平臺），但是教師在使用過程中，“信息孤島”現(xiàn)象依舊嚴重，信息不能共享。例如每年要進行教學業(yè)績考核、年度考核、人才數(shù)據(jù)庫填寫、科研信息填報，教師需要反復在不同系統(tǒng)填寫重復的內(nèi)容。如果信息共享，教師可以在某一系統(tǒng)或平臺中按照格式要求完成信息填寫，上傳佐證材料，其他部門則可按需提取相關(guān)信息。實現(xiàn)信息共享，一是信息內(nèi)容一目了然，二是可以避免教學秘書一個個文檔核查教師填寫的表格，一頁頁翻上交的佐證材料產(chǎn)生疏忽、遺漏，提高工作準確度和效率，三是教師無需重復填寫表格，相當于建立自身的檔案庫，方便查閱。

另一方面，任何一個信息化平臺或者系統(tǒng)本身就有收集信息的功能，而數(shù)字校園、智慧校園在收集信息的基礎(chǔ)上，可以對數(shù)據(jù)進行分析。對接圖書館，可以知道學生的借閱頻次、借閱書目、自習教室利用率，進而反饋學生的學習習慣。[4]同一門課不同年級的成績，能反映年級學生的整體素質(zhì)。某些課程經(jīng)常爆滿，某些課程常常開不出來，或者某位教師的課程往往一席難求，某位教師的課程卻往往開不出來。教學管理部門就可以汲取這些有效信息，適時對人才培養(yǎng)計劃進行修改，任課教師也可以通過分析提高自己的教學能力。

3 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代來臨，信息化技術(shù)應(yīng)用越來越深入，高校教學管理工作根據(jù)自身條件，建立合適的信息化共享平臺，最終提高教學管理工作效率。教學秘書作為上傳下達的靈魂人物，也要與時俱進，掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高自身技能，不斷更新工作方法，確保高效、保質(zhì)保量的完成工作。

參考文獻

[1]林億.優(yōu)化高校秘書教學管理工作的策略研究[J]開封教育學院學報，2017，（12），128-129.

[2]李晶晶.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校O2O教學管理工作模式可行性分析[J]高教學刊，2017，（23），158-160.

[3]耿雪蓮.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校教學管理工作創(chuàng)新研究[J]四川文化產(chǎn)業(yè)職業(yè)學院學報，2017，（4），79-81.

[4]熊群汀.淺談高校教學管理信息化的構(gòu)建思路[J]吉林廣播電視大學學報，2017，（11），154-155.

作者簡介

徐玉鳳（1985-），女，浙江浦江人，講師，研究方向：教學管理。