李瑩 朱梅

摘 要：高校檔案工作具有歷史悠久、檔案門類多、立檔單位信息系統(tǒng)復雜、檔案管理業(yè)務全面（館室合一）、利用服務精細化、人員編制少等特點。為了提高檔案管理工作的水平，電子信息化發(fā)展是高效管理檔案文件的必由之路，“智慧檔案館”為高?！皵?shù)字化校園”建設的重要組成部分。本文分析高校電子檔案現(xiàn)存問題和數(shù)字化建設的意義，提出解決高校檔案數(shù)字化建設的方法策略，促進高校檔案數(shù)字化快速有效地穩(wěn)步向好發(fā)展，做好電子檔案的智慧建設。

關鍵詞：高校檔案;數(shù)字化;智慧建設

基金項目：徐州工業(yè)職業(yè)技術學院院級課題“信息協(xié)同視角下區(qū)塊鏈在高校電子文件管理中的應用”（項目編號：XGY2019B006）。

科技的進步加快促進了國家和社會的信息化發(fā)展，檔案數(shù)字化建設也順應社會信息化趨勢加快了腳步，因為數(shù)字化是在當今形勢下創(chuàng)新與提高檔案服務工作的必經(jīng)之路。2019年，李克強總理簽署的國務院令第716號《國務院關于在線政府服務的若干規(guī)定》第十條：電子文件（證照）與紙質證照具有同等法律效力第十二條：除法律、行政另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質形式歸檔和移交，符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。國家和各企事業(yè)單位在開啟檔案數(shù)字化的同時更注重工作質量和規(guī)范，電子檔案管理是一項技術含量高、規(guī)范程度嚴的工作，要做好錄入、查閱與保護等方面的系統(tǒng)性管理維護。

1 高校電子檔案建設的現(xiàn)存問題

高校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理、財會等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、實物、聲像等記錄。高校一直處在教育與科研相結合的前沿，一流的學校建設離不開科技的有力支撐，高校檔案管理作為學校發(fā)展歷史和功績的見證，越來越被國家和教育部門重視，不斷出臺完善相關制度規(guī)范，最新修訂的《高等學校檔案管理辦法》（2019年10月8日修改稿）第六章第三十九條規(guī)定：高校應當加強檔案信息化建設，將其納入“數(shù)字校園”或“智慧校園”建設總體規(guī)劃。但是，當前部分高校的檔案數(shù)字化工作卻遠遠跟不上國家規(guī)定，一方面由于檔案管理一直處在高校的邊緣地位，不用檔案的時候不被注重;另一方面是相關人員的信息化意識與操作能力較弱。

由于紙質檔案在收集和移交過程存在流程的復雜性和材料的唯一性，有的檔案難免會出現(xiàn)缺失或丟失的結果。如高校的學生檔案，資料多且持續(xù)時間久，頻繁辦理且容易出問題的也是學生檔案這一塊。一方面學生因工作、考證、晉升等需要核實一些出生年月、專業(yè)名稱登記錯誤，與畢業(yè)證書信息不一致等問題，因檔案的特殊性要求學生必須本人查詢或者書面委托別人代辦，需要從所在地回母校查詢錄取名冊和畢業(yè)登記表證實個人信息與檔案記錄否匹配;另外一方面是畢業(yè)生的檔案未及時調(diào)走保留在學校，在由二級學院轉交學工處再移交到檔案室的過程中，容易產(chǎn)生一些不確定因素導致個別學生的檔案丟失，若干年后學生來查詢卻找不到的尷尬情況。電子檔案不完善，智能設備不健全，是阻礙高校檔案數(shù)字化進程的關鍵因素，是困擾智慧校園建設的環(huán)節(jié)。

2 檔案數(shù)字化建設的內(nèi)容和意義

2.1 檔案數(shù)字化建設的內(nèi)容

1）館藏紙質檔案的數(shù)字化。檔案數(shù)字化就是將館藏的紙質檔案進行掃描、拍照等信息化手段，進行檔案的紙質版和電子版同步保存，加強保護力度，加快查詢時間。高校檔案的數(shù)字化掃描主要有兩種方式，一是購買掃描儀設備，由校內(nèi)檔案工作人員自行掃描保存;另外一種方式是業(yè)務外包，由外包公司的專業(yè)人員利用專用設備，承包檔案數(shù)字化掃描工作，但外包公司收費較高，不熟悉學校檔案歸類特點，且不能保證檔案的嚴密性。因此，建議購買專用設備自行掃描，可以請專業(yè)人士進行業(yè)務培訓，可加強檔案保密性工作。其基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案出庫、數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交、檔案歸還入庫等。2）在收集過程中加強以電子文件為主檔案材料的比重。隨著辦公自動化的普及，高校各部門產(chǎn)生了大量的電子文件，因此，檔案的收集要由以往的注重紙質版歸檔工作，轉為重視電子文件的形成、修改、定稿的過程記錄，通過專業(yè)的軟件或平臺，以保證電子文件錄入的便捷性與保存的安全性。然后由各部門形成的電子文件通過網(wǎng)絡移交給檔案館（室），網(wǎng)絡信息化歸檔成為必然趨勢。

2.2 檔案數(shù)字化建設的意義

在網(wǎng)絡快速發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化建設帶來的意義大家應該深有體會，一方面，網(wǎng)絡的共享性決定了各部門可以在不同地點同時瀏覽同一份電子檔案，通過電子信息網(wǎng)絡的通道有效提升辦公效率;另一方面，電子檔案可以有效降低打印和人工管理成本，節(jié)約檔案建設使用空間，在取代紙質檔案后，不僅可以方便管理人員的查閱，并有效節(jié)約由于復印等原因，造成人力投入與紙張的浪費，直接的降低了高校檔案管理的成本。此外，高校電子檔案的智慧建設，可以使存檔、查檔、利用都變得更加智能、更加全面、更加生動，便于檔案管理的同時提升了查閱效率。

3 高校智慧檔案館的建設策略

檔案管理從電子文件，發(fā)展為數(shù)字檔案館（收、管、存、用業(yè)務系統(tǒng)，三庫分離，精細化管理）與智慧檔案館（全面檔案管理系統(tǒng)、智能管控、過程管控、智慧檔案人），數(shù)字化經(jīng)歷了互聯(lián)網(wǎng)+、區(qū)塊鏈技術，各行各業(yè)從傳統(tǒng)模式升級為新型平臺。高校的發(fā)展離不開檔案，檔案的管理離不開數(shù)字化，數(shù)字化的升級離不開技術的更新，高校電子檔案在數(shù)字化校園建設方面將發(fā)揮重要作用。高校的智慧檔案建設主要檔案管理和技術支撐兩個層面開展建設。

3.1 智能“物”、智慧“人”和“智慧系統(tǒng)”協(xié)同管理

從智能“物”、智慧“人”和“智慧系統(tǒng)”三個方面協(xié)同展開，突出安全的全面智能化。智能“物”，應用物聯(lián)網(wǎng)技術將智能化傳感設備植入到檔案館（室）的物質設施;智慧“人”，檔案人員在體驗、感悟、反思、經(jīng)驗和知識積累中提高悟性和創(chuàng)新能力;“智慧系統(tǒng)”就是采用最先進的計算機設施、技術和應用程序建立以檔案信息、檔案業(yè)務活動信息和檔案服務信息為管理對象的計算機信息系統(tǒng)，使得檔案館（室）的智慧“人”與智能“物”能夠通過“智慧系統(tǒng)”實現(xiàn)聯(lián)動，從而使得檔案業(yè)務呈現(xiàn)出全面“智慧”的特征。

3.2 保障智能設備采購和技術培訓

做好智慧檔案建設首先要有基礎的數(shù)字化設備，高校領導層應予足夠重視，把檔案數(shù)字化列入工作計劃，加大人力、物力和財力的投入，滿足檔案數(shù)字化建設經(jīng)費需要，加強信息化硬件及軟件設施建設，為檔案部門提供良好的工作條件，支持高校電子檔案智慧建設的開展。同時，設備買回來師生不會用，智慧建設工作也無法繼續(xù)展開，因此，需要依靠新的信息技術、網(wǎng)絡技術和新媒體技術，主動可以通過開展繼續(xù)教育、專業(yè)講座等形式向師生培訓檔案數(shù)字化利用知識，提高專職檔案人員和兼職檔案人員的信息技術水平，滿足檔案數(shù)字化建設的需要。

4 結論

高校電子檔案的智慧建設需整體規(guī)劃，逐步推進。要建立檔案數(shù)字化建設的長久機制，館藏檔案數(shù)字化過程要和電子檔案的收集工作同步跟進，避免重復建設。高校檔案數(shù)字化建設應該通過政策規(guī)定和調(diào)研報告提高校領導的重視，根據(jù)學校辦學規(guī)模與特色，因校制宜地科學規(guī)劃檔案數(shù)字化建設。因為，智慧檔案建設絕不是只把紙質檔案轉化為電子文件這么簡單，它是融合新技術、新媒體以及創(chuàng)新人才的系統(tǒng)工程，應該將數(shù)字化普及到每一個校園、每一位師生。

參考文獻

[1]陳明潔.大數(shù)據(jù)時代對檔案現(xiàn)代化影響和要求[J].檔案管理2016（6）.48-49.

[2]楊紅本.檔案管理理論與實務[M].上海：上海教育出版社，2016.

[2]田偉，韓海濤.“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下檔案信息化建設的四重境界[J].中國檔案，2017（10）.70-73.