陳小磊

摘 要：大數(shù)據(jù)時代，檔案信息化管理呈現(xiàn)出新的特點，也面臨著新挑戰(zhàn)。本文分析了目前檔案數(shù)字化的意義與作用，檔案管理存在的問題以及相應(yīng)性的措施，旨在提升檔案管理水平，全面提高大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);信息化;檔案管理;理念方法

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息通信技術(shù)的日漸普遍和成熟，人類對于海量數(shù)據(jù)的處理能力和方法有了長足的進步，大數(shù)據(jù)時代也已隨之而來。在信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理有了新的記錄和保存模式，檔案管理信息化本身已取得了較好的成效，大數(shù)據(jù)時代給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來了更大的機遇和挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)時代的新概念、新工具和新平臺給檔案管理工作帶來了新的思路，抓住大數(shù)據(jù)發(fā)展的歷史機遇，將給檔案管理工作帶來新的突破和提升。

1 檔案數(shù)字化的意義與作用

1）提高經(jīng)濟效益。任何的公司、企業(yè)等在利用信息化數(shù)據(jù)時，或多或少都會帶來一定的好處，既提高了經(jīng)濟效益，還激發(fā)了員工的信心。傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙質(zhì)版為主，費地費資較多，一時難以籌集。現(xiàn)代檔案管理以數(shù)字化信息為主，減少了資金耗費，提高了公司經(jīng)濟效益。例如，企業(yè)用數(shù)字化信息下發(fā)工資，既節(jié)省了真正的人力資源耗費，又節(jié)省了公司經(jīng)濟成本的耗費。

2）提高辦公效率。與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代化檔案管理方便存儲、搜索，一目了然，有效提高了辦公效率。在任何單位中，任職后方便及時歸檔，減輕負擔。例如，在干部的任用中，都需要檔案資料的提供，在大數(shù)據(jù)背景下可以很快地通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，提高了工作效率，減少了工作中歸檔方面存在的一些錯誤。

3）增強檔案原件保護。在大數(shù)據(jù)時代，將檔案資料以數(shù)字化形式加以保存，增強了對檔案原件的保護，尤其是時間非常久的那些檔案，更便于查看原件。例如，在教師行業(yè)的管理中，常需要利用數(shù)字化檔案管理學(xué)生及教師的資料信息，以期方便統(tǒng)計在校教師與在校學(xué)生人數(shù)。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的困境

1）檔案數(shù)據(jù)提取和整理過程難度加大。傳統(tǒng)的檔案記錄和記載都是人們編著，有特定的記錄方式和檢索方式。然而，近年來互聯(lián)網(wǎng)以及電子信息技術(shù)的發(fā)展迅速，為檔案資料的管理提供了便捷方便的途徑。和過去相比，大數(shù)據(jù)時代的信息數(shù)據(jù)量大和數(shù)據(jù)格式多樣的特點，使得大數(shù)據(jù)時代存在信息泛濫和數(shù)據(jù)“噪聲”的缺點，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)提取和整理都有一定的困難。這種困難成因在于雖然進行大數(shù)據(jù)記載，但是數(shù)據(jù)量過大以至于信息檢索時很多關(guān)鍵信息遭到埋沒，數(shù)據(jù)價值的甄別難度加大。因此，當前檔案管理工作面臨的一個重要問題就是如何在海量的資料數(shù)據(jù)中快速準確找到有價值的數(shù)據(jù)信息。

2）檔案管理工作中數(shù)據(jù)挖掘和利用的挑戰(zhàn)。伴隨著數(shù)字時代的發(fā)展，對檔案數(shù)據(jù)信息的需求和重視程度也在提高，原始資料和數(shù)據(jù)的簡單利用已經(jīng)不能直接滿足當今時代個性化、多樣化的需求，我們在工作中往往需要對檔案信息做一定層次下的知識發(fā)現(xiàn)和數(shù)據(jù)挖掘，從而滿足更深層次的數(shù)據(jù)內(nèi)涵和知識的需求。大數(shù)據(jù)時代，各種資料數(shù)據(jù)都在海量增加，加大了提取有效信息并作數(shù)據(jù)分析和挖掘的困難。那么如何在海量檔案數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)深層次的關(guān)聯(lián)信息，如何進行多維結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)信息的二次開發(fā)，都是大數(shù)據(jù)時代發(fā)展中檔案管理需要考慮的問題。我們亟須運用計算機信息技術(shù)在海量檔案數(shù)據(jù)中進行挖掘，以得到有用的信息和知識，建立有價值的數(shù)字檔案挖掘體系。

3）面臨技術(shù)方面挑戰(zhàn)。目前大數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案管理工作還面臨著技術(shù)挑戰(zhàn)，還有較多的技術(shù)難題亟待解決。首先，目前大數(shù)據(jù)方法在數(shù)據(jù)信息處理過程中存在著容錯率較高的問題，大數(shù)據(jù)的容錯計算還存在較大困難，現(xiàn)有涉及的算法較為復(fù)雜，而且現(xiàn)有算法不能保證數(shù)據(jù)的絕對安全，在減少錯誤概率的過程中還帶來較大的運算成本，如果在計算的過程中發(fā)生錯誤往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息處理失敗。其次，現(xiàn)有大數(shù)據(jù)設(shè)備的可擴展性依然不足，目前使用的基于大數(shù)據(jù)方法分析管理檔案數(shù)據(jù)基于高層次的數(shù)據(jù)信息共享，而使得整體系統(tǒng)面臨著更高的維護成本，大數(shù)據(jù)環(huán)境下出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息故障的頻率也會增加，而且會在很大程度上影響整個系統(tǒng)的安全。

3 大數(shù)據(jù)時代的檔案管理路徑

1）構(gòu)建完善的制度。傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越無法與大數(shù)據(jù)時代的檔案工作要求相適應(yīng)，在這種情況下，為了全面提高檔案管理工作的水平，則需要結(jié)合自己的實際情況來進一步完善檔案管理制度，使其與大數(shù)據(jù)的發(fā)展方向保持一致，大力促進完善檔案信息化、數(shù)據(jù)化管理機制，建立健全檔案信息化、數(shù)字化的管理制度，從而為檔案管理工作提供制度的保障;設(shè)立高標準嚴要求的檔案管理部門和檔案管理人員，要定期檢查檔案管理的數(shù)字化和信息化建設(shè)。此外，明確檔案管理工作的職責，加強檔案管理工作人員的管理和培訓(xùn)，普及大數(shù)據(jù)時代的新概念、新工具和新平臺，真正把檔案管理工作落到實處，真正讓檔案管理人員認清大數(shù)據(jù)的價值和特點，全面提高檔案管理工作的水平。

2）構(gòu)建一體化的平臺和架構(gòu)。早期的檔案信息建設(shè)并不能真正做到信息的一體化建設(shè)，各部門進行獨立的建設(shè)，沒有統(tǒng)一的標準。這種業(yè)務(wù)系統(tǒng)模式下，各系統(tǒng)都是孤立的，不能進行有效的聯(lián)系，造成了信息設(shè)備的浪費和建設(shè)成本的增加。針對大數(shù)據(jù)時代的要求，要建立檔案管理制度的一體化、檔案管理平臺的一體化、檔案數(shù)據(jù)分析的一體化和用戶管理的一體化。數(shù)據(jù)管理、用戶管理、系統(tǒng)平臺管理做到三位一體，進行硬件資源的有效整合，防止重復(fù)建設(shè)，因為大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)的管理和維護成本巨大，重復(fù)建設(shè)將會對軟硬件資源造成巨大的浪費，同時會加重管理人員的操作和維護成本，得不償失。

3）實現(xiàn)檔案服務(wù)智能化。只有從服務(wù)角度加強檔案管理，提高檔案信息化服務(wù)質(zhì)量，才能發(fā)揮出檔案管理人員作用，解決檔案管理中的實際問題。首先，改變傳統(tǒng)檔案管理的被動化服務(wù)模式，樹立變被動為主動的服務(wù)思路，全面提高現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的利用效率與質(zhì)量，充分發(fā)揮出現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的價值。其次，充分的利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)和智能化技術(shù)加強檔案數(shù)據(jù)信息推送服務(wù)能力，適應(yīng)當前用戶對智慧性服務(wù)的現(xiàn)實需求，從用戶的日常行為中對其數(shù)據(jù)需求信息進面分析，例如根據(jù)用戶身份的分析探索有效數(shù)據(jù)挖掘方法，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)為用戶提供智能化的服務(wù)。

4）建立安全管理工作系統(tǒng)。只有加強對檔案數(shù)據(jù)信息的安全管理工作體系，才能提高大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案服務(wù)有效性，解決檔案服務(wù)中的數(shù)據(jù)信息傳遞、運用與存儲的安全隱患。首先，高度重視檔案管理的安全防護工作，提高檔案數(shù)據(jù)信息物理防護水平的同時，重點加強檔案管理系統(tǒng)的安全防護措施。其次，建立起專業(yè)的檔案信息安全防護隊伍，提高現(xiàn)有檔案管理人員的安全防護水平，解決檔案管理中存在的操作、管理與制度不規(guī)范問題。現(xiàn)代檔案管理工作必須樹立大檔案觀，強化提高檔案管理的服務(wù)理念，要充分提高檔案數(shù)據(jù)信息技術(shù)利用水平，形成完善的檔案管理工作體系，著力加強現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的分析能力，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)檔案信息化管理水平，更好地滿足用戶對信息化檔案數(shù)據(jù)的使用需求。

4 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)背景之下，給檔案管理工作帶來了一定的機遇和挑戰(zhàn)，需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，保證檔案管理工作水平的提升。應(yīng)找出大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作中存在的問題，結(jié)合理論與實踐，使用信息技術(shù)不斷提升更多的途徑去開辟新的道路，同時，需要在應(yīng)用過程中不斷創(chuàng)新與改進，保證各項手段方式的針對性，不斷提高工作效益，為社會發(fā)展提供有力的支撐。

參考文獻

[1]閆靚.淺談大數(shù)據(jù)時代下檔案管理方式的變革[J].卷宗，2015（7）：15-15.

[2]劉莉.大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理方式變革分析[J].中國科技投資，2016（4）：151.

[3]侯麗娟.基于大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作分析[J].人才資源開發(fā)，2016，20：136.