王寧

摘 要：以大數(shù)據(jù)時代為基礎(chǔ)背景，闡述大數(shù)據(jù)環(huán)境下對企業(yè)電子檔案的管理要求，進而探討大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，并提出大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)電子檔案管理與應(yīng)用策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù);電子檔案管理

1 前言

大數(shù)據(jù)技術(shù)是信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的產(chǎn)物，信息技術(shù)與經(jīng)濟社會的交匯融合引發(fā)了電子數(shù)據(jù)呈幾何級數(shù)的迅猛增長，大數(shù)據(jù)已成為國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源。在當前先進信息技術(shù)加速發(fā)展的大背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)得以廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)中，并且發(fā)揮著愈發(fā)重要的作用，通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)推動企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用，可以更好地支持企業(yè)決策、管控、創(chuàng)新、發(fā)展，提升企業(yè)的核心競爭能力。

2 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案的特點

大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)檔案具有價值密度低、檔案類型多樣化、數(shù)據(jù)更新時效速度高快等特征，具體體現(xiàn)在：

2.1 企業(yè)檔案價值密度低

大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)價值密度的高低與數(shù)據(jù)總量的大小不成正比，控制數(shù)據(jù)質(zhì)量的關(guān)鍵是如何對形成于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的原生電子文件的版本實施有效控制。歸檔保存的電子文件必須是經(jīng)過反復(fù)分析、鑒別具有保存利用價值的信息。電子文件的收集、存儲、傳遞等所有環(huán)節(jié)都會影響到電子檔案的質(zhì)量。高質(zhì)量檔案信息資源是企業(yè)管理創(chuàng)新的源泉，如果企業(yè)數(shù)字檔案室等知識共享平臺向企業(yè)決策系統(tǒng)輸入了錯誤數(shù)據(jù)，無論決策系統(tǒng)采用的分析技術(shù)和方法如何先進，形成的分析結(jié)果對企業(yè)決策都是無效的，甚至會做出錯誤的決策。

2.2 檔案類型多樣化

大數(shù)據(jù)時代背景下的企業(yè)檔案信息資源包羅萬象，覆蓋地域范圍廣，載體形式多樣。文件形式上不僅表現(xiàn)為文本、圖像、音頻、視頻，還包括軟件程序、數(shù)據(jù)庫文件、三維模型等 ，是多媒體、多語種、多類型信息混合的檔案信息資源。

2.3 檔案更新時效速度快

隨著OA、PDM、ERP、MES等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)在企業(yè)的普遍應(yīng)用，企業(yè)物流、資金流、信息流的處理效率高、速度快。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下的收、存、管、用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已不能滿足大數(shù)據(jù)時代檔案工作的要求。大數(shù)據(jù)背景下的檔案收、存、管、用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)必須依靠檔案管理系統(tǒng)自動捕獲業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)形成的原生電子文件及其元數(shù)據(jù)，并快速進行數(shù)據(jù)篩選、整合、挖掘，以提供利用。

3 大數(shù)據(jù)時代對檔案管理的要求

3.1 檔案保存的安全性

大數(shù)據(jù)時代，是一個大規(guī)模產(chǎn)生、分享和應(yīng)用數(shù)據(jù)的時代，數(shù)據(jù)即資產(chǎn)的概念正被越來越多的企業(yè)接受和認可。企業(yè)檔案的概念已延伸至科研、生產(chǎn)、經(jīng)營管理全過程，檔案種類、形式繁多，存儲檔案信息的載體也發(fā)生了根本變化，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，光盤、縮微膠片、硬盤、磁帶等載體檔案也屢見不鮮。在這種情況下，對檔案信息資源的管護條件也提出了更高要求。許多檔案需要采取特殊的管護措施，比如磁帶檔案需要合適的溫濕度，同時要避免強磁場環(huán)境;光盤檔案需要避免盤面磨損、盤面扭曲變形;硬盤等磁性載體檔案需要避免振動、避免存放在高磁場環(huán)境中等等。因此，大數(shù)據(jù)時代下的檔案管護安全具有技術(shù)方面的復(fù)雜性。

大數(shù)據(jù)時代，形成于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的原生電子文件及其元數(shù)據(jù)，在文件載體、格式與管理技術(shù)等方面對檔案管理也提出了更高的要求。企業(yè)原有的紙質(zhì)檔案管理模式已不適應(yīng)電子文件和電子檔案的管理要求，電子檔案管理模式與電子檔案存儲的不規(guī)范與不完善，已經(jīng)給企業(yè)電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。此外，大數(shù)據(jù)時代，信息傳播的途徑主要通過網(wǎng)絡(luò)傳播。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息資源的形成、積累速度更快，信息的更新也更加便捷。計算機技術(shù)的應(yīng)用，雖為檔案管理提供了便利，但也提高了檔案管理的技術(shù)性要求。

3.2 電子檔案內(nèi)容的完整性

大數(shù)據(jù)時代的到來使得企業(yè)對檔案管理、利用提出了新的要求，電子檔案內(nèi)容的完整性要求便屬于其中代表。筆者所在的航天江南集團，各單位普遍重視紙質(zhì)檔案的完整性，由于缺乏電子文件收集和電子檔案管控系統(tǒng)，電子檔案內(nèi)容的完整性不容樂觀，如年度文書文件的歸檔，很多單位只歸了PDF或OFD等版式文件，卻未將文件辦理過程中形成的收文處理單（發(fā)文處理單）進行歸檔。電子檔案內(nèi)容的不完整直接制約著企業(yè)檔案管理工作的有效性。此外，處于流動狀態(tài)的電子文件很容易出現(xiàn)尚未歸檔便缺失的情況，這種情況的出現(xiàn)與電子文件的物理結(jié)構(gòu)、邏輯結(jié)構(gòu)特點存在直接聯(lián)系。電子檔案具備的形式多樣、存儲分散、容易丟失等特性同樣很容易對檔案內(nèi)容的完整性造成威脅。值得注意的是，大數(shù)據(jù)時代必須高度關(guān)注電子文件的“真實性、可用性、安全性和完整性”檢測。其中完整性的檢測主要包括電子文件內(nèi)容完整性、歸檔信息完整性、元數(shù)據(jù)完整性、數(shù)據(jù)容量等，由此可直觀的了解到大數(shù)據(jù)時代背景下，計算機技術(shù)對檔案管理提出的新要求。

4 大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

4.1 檔案管理思維有待革新

相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作，大數(shù)據(jù)時代，檔案管理對電子檔案資源的完整性、安全性與真實性提出了更高的要求，需要檔案管理人員從更加完備而安全的角度加以考量，將檔案管理工作的重心由傳統(tǒng)的檔案收集、整理與保管轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案信息資源的開發(fā)利用。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘檔案信息資源蘊含的顯性知識和隱性知識，并對其進行有效開發(fā)與再利用。因此，大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理工作需要構(gòu)建更加具有時代性的思維模式，以不斷探索并挖掘檔案信息資源的潛在價值，逐漸實現(xiàn)粗放型檔案管理向精細型檔案管理的轉(zhuǎn)變。

4.2 電子文件歸檔與電子檔案利用存在難度

大數(shù)據(jù)背景下，電子文件的收集與電子檔案管理技術(shù)水平的提升，提高了企業(yè)檔案的管理效率與整理質(zhì)量，但同時也需要進一步優(yōu)化現(xiàn)有的信息技術(shù)應(yīng)用水平，以滿足電子檔案管理模式下的應(yīng)用要求。現(xiàn)階段，企業(yè)檔案信息資源的管理需要使用更多的現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備，包括多媒體設(shè)備等。大數(shù)據(jù)時代，檔案信息資源的存在形式向著多元化的方向發(fā)展，除了常見的Word、Excel、PDF文檔以外，三維模型電子文件、數(shù)據(jù)庫、程序軟件等類型的電子文件也越來越多，這些檔案信息的存儲與讀取都需要一定的技術(shù)手段與技術(shù)環(huán)境，需要以特殊的設(shè)備設(shè)施作為存儲載體或利用手段，才能夠保障檔案信息利用的有效性。這些都給電子檔案信息資源的收集、存儲、歸檔與利用帶來了一定的限制。

4.3 企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)有待提升

大數(shù)據(jù)時代的飛速到來，在推動大數(shù)據(jù)技術(shù)在各行各業(yè)廣泛應(yīng)用的同時，也逐漸暴露了技術(shù)應(yīng)用水平有待提升的問題。現(xiàn)階段，國內(nèi)許多企業(yè)，對于檔案管理工作并不十分重視，很多單位沒有設(shè)置專職檔案人員，單位的檔案管理通常是由文職人員兼任，檔案管理是其本職工作以外的工作內(nèi)容，這就使得檔案管理工作愈發(fā)不受重視，管理人員的時間與資源投入有限，導(dǎo)致單位檔案管理工作水平得不到有效的提升。同時，也有相當一部分的央企對于檔案管理工作的重要性有一定的認知，但負責檔案管理工作的人員在技術(shù)水平與專業(yè)素養(yǎng)方面存在很大的提升空間，未能形成正確的電子檔案管理理念與認知，對于新鮮事物的接受能力有限，或者缺乏專業(yè)技能培訓，只懂得運用傳統(tǒng)的辦公軟件，如Office、WPS辦公軟件等，并不擅長使用技術(shù)水平較高的數(shù)字檔案室管理平臺，信息技術(shù)水平的落后也導(dǎo)致電子檔案的收集、整理、利用受到一定限制。

5 大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子檔案管理

5.1 完善大數(shù)據(jù)時代的檔案管理環(huán)境

5.1.1 全面深化改革

在全面深化改革思想的指導(dǎo)下，我國進一步推動了互聯(lián)網(wǎng)+、區(qū)塊鏈等大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)與全面深化改革實現(xiàn)我國構(gòu)建“數(shù)據(jù)強國”的偉大構(gòu)想[1]。2014年5月，我國出臺了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，該文件對于我國在推進全面深化改革的過程中，改進檔案管理工作的機制、思想、理念等方面提出了明確要求，該意見的出臺，進一步推動了企業(yè)探索大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理新模式的應(yīng)用。

5.1.2 加強標準體系建設(shè)

現(xiàn)階段，我國雖然出臺了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等關(guān)于電子文件與電子檔案管理的標準規(guī)范，但相較于紙質(zhì)檔案管理建設(shè)的標準化體系，電子檔案管理的標準化水平還有很大的提升空間，與大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用的時代背景并不相適應(yīng)。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，需要進一步健全完善我國的電子檔案管理機制，從管理體系、管理標準、管理業(yè)務(wù)、技術(shù)應(yīng)用等方面，加強電子檔案管理的標準化體系建設(shè)，進一步保障電子檔案管理與應(yīng)用的明確性與有效性，對電子檔案管理與利用過程中存在的權(quán)力與職責加以明確及規(guī)范，對電子檔案的收集、歸檔、管理、利用、移交等各個環(huán)節(jié)加以規(guī)范及完善。通過電子檔案標準體系的建設(shè)來為企業(yè)創(chuàng)造更加良好的外部環(huán)境與外部條件，以推動企業(yè)電子檔案管理水平的進一步提升。

5.2 建立電子檔案管理模式

5.2.1 構(gòu)建檔案信息資源共享平臺

大數(shù)據(jù)背景下，信息的交融與互通已經(jīng)成為時代的必然要求，可以通過建設(shè)檔案信息資源的管理平臺，保障檔案信息資源的多元化，保障檔案管理工作的有效性。在檔案信息資源管理平臺下，企業(yè)檔案部門可以通過該平臺對形成于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的原生電子文件及其元數(shù)據(jù)進行收集、整理、歸檔、存儲，保證檔案資源的完整性，也便于對檔案信息資源的管理與利用。對于企業(yè)來說，在大數(shù)據(jù)背景下，構(gòu)建企業(yè)檔案信息資源管理平臺，需要以企業(yè)內(nèi)部信息資源為基礎(chǔ)，充分利用已有的企業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺，并對其進行升級與革新，在該平臺上增設(shè)信息共享模塊，以便于不同用戶對檔案信息資源的整合、挖掘和利用。在建設(shè)檔案信息資源管理平臺的過程中，可以將用戶分成兩種類型，即查詢者與管理者，前者主要通過平臺查詢與利用檔案資源，后者主要通過平臺完成檔案的收、存、管、用等業(yè)務(wù)工作。企業(yè)檔案信息資源管理平臺的建設(shè)，其信息資源同樣也可以劃分為兩種類型，包括形成于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的原生電子文件及其元數(shù)據(jù)，如文書檔案、經(jīng)營檔案、會計檔案、航天產(chǎn)品檔案等;同時，也可以收錄一些與企業(yè)科研生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的電子文件信息資源，如行業(yè)發(fā)展信息、政府公告、政府文件、產(chǎn)品信息與技術(shù)進展等等。企業(yè)檔案信息資源管理平臺的建設(shè)，目的是進一步提升檔案信息資源的管理效率與傳播速度，加強企業(yè)內(nèi)部信息交換效率，提高企業(yè)運行與管理效率，進而有效提高企業(yè)的競爭力[2]。

5.2.2 建設(shè)一體化的管理模式

在具備了足以支撐企業(yè)電子檔案管理的標準體系基礎(chǔ)上，企業(yè)自身也需要建設(shè)一體化與標準化的電子檔案管理模式?？梢酝ㄟ^加強不同部門、不同處室乃至不同層級之間的聯(lián)系與溝通，建設(shè)企業(yè)一體化的電子檔案管理模式，將企業(yè)檔案信息資源的收、存、管、用集于一身，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部檔案管理的分級機制，以保證檔案管理的有效性，并實現(xiàn)對大數(shù)據(jù)技術(shù)的充分應(yīng)用。

企業(yè)在開展檔案管理的一體化建設(shè)時，要重點對檔案形成的一體化、管理流程的一體化、信息利用的一體化等業(yè)務(wù)流程進行規(guī)范，并從各個角度全面保障檔案管理的一體化建設(shè)水平。以檔案形成的一體化建設(shè)為例，在這個階段，檔案管理的一體化要求從檔案信息資源的形成環(huán)節(jié)就要構(gòu)建正確的檔案信息管理意識，對電子文件的格式、元數(shù)據(jù)等各種信息加以規(guī)范性管理，以保證電子文件信息與檔案資源管理平臺的功能模塊相適應(yīng)。再比如，在檔案管理過程中也需要對其流程管理進行一體化建設(shè)，這一階段要對檔案管理的全部環(huán)節(jié)開展行之有效的統(tǒng)籌規(guī)劃，從更加全面的角度加強電子文件及電子檔案的管理與控制，以保證電子檔案管理的全面性。對于電子檔案的一體化利用，則需要通過對電子文件的有效協(xié)調(diào)與規(guī)劃，不斷提高檔案資源管理平臺運行維護的規(guī)范性與有效性，進一步發(fā)揮電子檔案在企業(yè)運行與發(fā)展過程中的巨大作用。

5.2.3 提高檔案管理人員的專業(yè)水平

在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理工作水平的提升，需要進一步提高檔案管理人員的專業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)，要求檔案管理人員具備較高的計算機技術(shù)和良好的計算機操作能力，能夠以檔案信息資源為基礎(chǔ)進行數(shù)據(jù)分析與處理，并且能夠及時分析、更新檔案信息資源。為此，企業(yè)需要加強檔案管理隊伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平與工作技能。

5.2.4 加強電子檔案管理條件的投入

為了更好地實現(xiàn)企業(yè)電子檔案管理模式的建設(shè)，企業(yè)也需要加強電子檔案管護設(shè)備設(shè)施與技術(shù)條件的投入。在設(shè)備設(shè)施方面，企業(yè)需要采購計算機、磁盤陣列、光盤庫、離線光盤庫、光盤檢測儀、掃描設(shè)備等，為電子文件和電子檔案的收集與歸檔提供設(shè)備支撐。在技術(shù)條件方面，首先需要加快企業(yè)檔案信息資源管理平臺的建設(shè)，加大在軟件與系統(tǒng)方面的投入與建設(shè)，包括企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與檢索系統(tǒng)等;其次也需要加強電子檔案管理的安全技術(shù)應(yīng)用投入，采用先進的數(shù)字簽名技術(shù)、文件加密技術(shù)、身份驗證技術(shù)與防火墻技術(shù)等，從技術(shù)層面保障企業(yè)檔案信息資源的安全[3]。

6 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)的電子檔案管理與利用需要從外部環(huán)境與內(nèi)部環(huán)境兩個層面加以完善，在外部環(huán)境中，需要以政府為主導(dǎo)，大力推進電子檔案管理模式的應(yīng)用，并且逐步完善電子檔案的管理標準;在企業(yè)內(nèi)部，需要構(gòu)建檔案信息資源管理平臺，建設(shè)一體化的管理模式，并不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平。

參考文獻

[1]周成龍.大數(shù)據(jù)時代背景下電子檔案管理發(fā)展的思考[J].蘭臺世界，2017（S2）：28-29.

[2]高靜.大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理創(chuàng)新研究[J/OL].中國培訓：1[2018-03-20].

[3]吳薇.大數(shù)據(jù)時代下檔案管理機制與模式創(chuàng)新[J].蘭臺世界，2016（S2）：4-5.