熊冠華 戚國煒 崔景源

摘 要：審計(jì)檔案可以反映審計(jì)工作的實(shí)際過程，不僅可以衡量審計(jì)工作的質(zhì)量，還可以反映和驗(yàn)證歷史。提高審計(jì)檔案管理的水平，加強(qiáng)審計(jì)檔案管理工作的專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化，有助于提高審計(jì)項(xiàng)目的總體效率。近年來，我國審計(jì)檔案管理水平有所提高，但仍有一定程度的不足，需要采取有效的對策來不斷發(fā)展和提高。基于此，本文對審計(jì)檔案管理的地位作用和方法進(jìn)行研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：審計(jì)檔案管理;地位;作用;方法

處在當(dāng)前社會(huì)改革和經(jīng)濟(jì)發(fā)展持續(xù)深入、新興科技迅猛發(fā)展的新時(shí)期，審計(jì)工作的環(huán)境正在發(fā)生深刻變革，審計(jì)檔案管理工作也面臨著新的發(fā)展環(huán)境。因此，十分有必要把握審計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合當(dāng)前審計(jì)工作環(huán)境，查找目前存在的不足和差距，以尋求新時(shí)代審計(jì)檔案管理工作的發(fā)展路徑和契機(jī)。

1 審計(jì)檔案管理的地位和作用

審計(jì)檔案存儲(chǔ)大量審計(jì)信息資源。一是審計(jì)檔案具有專業(yè)性，審計(jì)文件按照既定的審計(jì)程序和方法形成，含有會(huì)計(jì)、財(cái)稅和法規(guī)政策方面的信息，具有較強(qiáng)的專業(yè)性;二是審計(jì)檔案具有可靠性，審計(jì)的作用本身就是審核各種事項(xiàng)，以查出可能存在的舞弊現(xiàn)象，據(jù)此形成的審計(jì)文稿具有可靠性;三是審計(jì)檔案具有歷史性，一份審計(jì)底稿反映了當(dāng)時(shí)的審計(jì)情況，當(dāng)某一時(shí)期的審計(jì)底稿匯集起來，便可以從中找出事件發(fā)展規(guī)律，反映社會(huì)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行狀況，成為歷史的記錄者。

2 目前審計(jì)檔案管理工作中存在的不足

目前，審計(jì)檔案管理存在五個(gè)方面的問題。一是檔案管理意識薄弱，對審計(jì)檔案管理工作的重視程度較低;二是審計(jì)檔案管理制度欠缺，缺乏健全完善的審計(jì)檔案管理體系;三是審計(jì)檔案管理信息化建設(shè)落后，現(xiàn)代化和信息化水平較低;四是審計(jì)檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)較低，綜合素質(zhì)不高;五是審計(jì)檔案開發(fā)利用程度和效果欠佳，信息服務(wù)能力不足。對此，新時(shí)代審計(jì)檔案管理工作需要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理意識、完善管理機(jī)制、加強(qiáng)信息化建設(shè)、加強(qiáng)復(fù)合型人員隊(duì)伍建設(shè)和創(chuàng)新服務(wù)模式。

3 加強(qiáng)審計(jì)檔案管理的方法

3.1 強(qiáng)化審計(jì)檔案管理意識，加強(qiáng)審計(jì)檔案宣傳工作

審計(jì)檔案管理是整個(gè)審計(jì)作業(yè)流程的重要組成部分，涉及審計(jì)工作中的所有流程。審計(jì)檔案管理工作的成效高低，最為關(guān)鍵的是領(lǐng)導(dǎo)層是否高度重視、有力支持以及各個(gè)部門、業(yè)務(wù)科室的是否積極高效參與。因此，要將檔案管理納入到宣傳工作內(nèi)容中，作為常規(guī)性的重要工作來進(jìn)行。經(jīng)常利用參觀學(xué)習(xí)、會(huì)議、典型事例宣傳和派發(fā)檔案宣傳手冊等各種形式，開展形式多樣的檔案管理宣傳，大力宣傳檔案管理工作的重要價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義，以增強(qiáng)全員的檔案管理意識。通過宣傳，使全員都能夠充分認(rèn)識到審計(jì)檔案管理工作的必要性和重要性，充分認(rèn)識到檔案管理所發(fā)揮的重要作用及其在管理體系中的重要地位，充分認(rèn)識到檔案管理與企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展息息相關(guān)。以此來形成一種人人重視檔案、個(gè)個(gè)珍惜檔案的良好氛圍。

3.2 完善審計(jì)檔案管理工作流程與制度規(guī)范

審計(jì)部門和審計(jì)人員要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)的相關(guān)要求和規(guī)定來進(jìn)行檔案建立、形成和歸檔。審計(jì)部門要建立明確的規(guī)定來明確文件創(chuàng)建和存檔的具體操作內(nèi)容和順序。審計(jì)人員必須按規(guī)定整理文件資料，遵守裝訂規(guī)范，及時(shí)建立和補(bǔ)充必須要素，確保審計(jì)檔案的合規(guī)性、完整性和及時(shí)性。加強(qiáng)審計(jì)檔案管理流程控制制度，按照規(guī)定進(jìn)行文件查詢、臨時(shí)調(diào)度等管理任務(wù)，設(shè)立不同層級權(quán)限以保證可以多次進(jìn)行文件審核，避免文件內(nèi)容損壞和丟失而影響文件數(shù)據(jù)的完整性。

3.3 加強(qiáng)審計(jì)信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化

審計(jì)信息化建設(shè)必須重視審計(jì)檔案收集整理與數(shù)字化。與審計(jì)工作相關(guān)的材料收集與整理是有序開展審計(jì)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)。在材料收集整理過程中，既要明確各樣態(tài)審計(jì)檔案的收集重點(diǎn)和難點(diǎn)，還要注意保證材料的規(guī)范性和及時(shí)性。規(guī)范性就是要嚴(yán)格按照最新的審計(jì)檔案范本進(jìn)行整理。及時(shí)性就是要堅(jiān)持“誰審計(jì)，誰立卷，邊收集整理，審結(jié)卷成”的原則。檔案數(shù)字化意識要貫穿審計(jì)檔案建立的全流程，及時(shí)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對審計(jì)檔案進(jìn)行信息化處理，建立電子檔案和信息數(shù)據(jù)庫。雖然目前對審計(jì)檔案全面進(jìn)行數(shù)字化處理仍有困難，但可以將具有較高利用價(jià)值的審計(jì)檔案提前進(jìn)行數(shù)字化處理，完善計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，同時(shí)提高審計(jì)檔案管理人員的相關(guān)計(jì)算機(jī)水平。

3.4 加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，夯實(shí)審計(jì)檔案開發(fā)利用基礎(chǔ)

審計(jì)檔案信息資源開發(fā)利用要一手抓檔案資源軟件建設(shè)，一手抓檔案管理系統(tǒng)硬件建設(shè)，提供信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)。按照“資源為先，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，整體推進(jìn)，分類實(shí)施，確保安全”的原則，統(tǒng)籌規(guī)劃，務(wù)求實(shí)效，積極推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，升級改造原有審計(jì)檔案管理系統(tǒng)。推廣普及網(wǎng)上查詢軟件，多渠道宣傳網(wǎng)上查詢知識及流程規(guī)范。同時(shí)，要提高檔案人員專業(yè)技能水平，通過培訓(xùn)、研討等多種形式，培養(yǎng)掌握整體開發(fā)、分析研究、運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段等能力，全面提高其運(yùn)用多種技能開展檔案工作的能力，提升檔案人員整體素質(zhì)水平。

3.5 轉(zhuǎn)變觀念，用好審計(jì)檔案

一是用于自身建設(shè)。審計(jì)部門領(lǐng)導(dǎo)要以審計(jì)檔案形成為契機(jī)，加強(qiáng)對審計(jì)人員素質(zhì)的培養(yǎng)，提高審計(jì)業(yè)務(wù)管理水平。同時(shí)，審計(jì)人員還要梳理年度審計(jì)資料，依照審計(jì)對象的性質(zhì)，匯總年度審計(jì)工作數(shù)據(jù)，將具有普遍性或針對性的審計(jì)項(xiàng)目作為案例，深入分析，為今后審計(jì)工作提供經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。二是用于審計(jì)參考。審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后所形成的審計(jì)檔案，是審計(jì)部門提高審計(jì)質(zhì)量的重要參考依據(jù)。不論是對以前審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，還是對同類審計(jì)項(xiàng)目發(fā)現(xiàn)的問題，都可以通過查閱審計(jì)檔案的方式來查找審計(jì)參考，提高審計(jì)效率。三是用于資源共享。近年來，紀(jì)檢、財(cái)務(wù)、干部、營房等部門來調(diào)閱審計(jì)檔案已成常態(tài)。這是審計(jì)工作落實(shí)“有效覆蓋、有效監(jiān)督、有效服務(wù)”的具體體現(xiàn)，促進(jìn)了審計(jì)檔案成果共享。審計(jì)部門要以此為契機(jī)，積極支持、主動(dòng)配合，做到檔案資料提供完整、及時(shí)，同時(shí)還要提出保密和使用要求，保證及時(shí)歸還。對機(jī)關(guān)在使用審計(jì)檔案過程中提出的問題要勇于正視，及時(shí)給予解答，對發(fā)現(xiàn)的疏漏要采取補(bǔ)救措施，努力降低審計(jì)工作風(fēng)險(xiǎn)。

3.6 提升管理，豐富審計(jì)檔案開發(fā)利用

一是改進(jìn)審計(jì)檔案存量管理。根據(jù)各類審計(jì)檔案查詢頻率和密級要求，做好檔案信息資源分級分類管理，加快涉密檔案篩查和掛庫上網(wǎng)，開放普通文件查詢，優(yōu)化涉密文件審批。二是加強(qiáng)審計(jì)檔案的齊全性。保證傳統(tǒng)圖片、照片、聲像等電子檔案存儲(chǔ)的多樣性和各類檔案格式及電子元數(shù)據(jù)的完整性。通過規(guī)范存量檔案數(shù)字化副本、增量檔案電子化數(shù)據(jù)格式，建立聯(lián)網(wǎng)審計(jì)、大項(xiàng)目審計(jì)綜合作業(yè)平臺與數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)的鏈接，實(shí)現(xiàn)檔案資源多元化，充分利用檔案數(shù)字化成果，提高審計(jì)檔案開發(fā)利用效率和效益。

4 結(jié)束語

在審計(jì)檔案管理工作中，要繼續(xù)進(jìn)行審計(jì)檔案管理的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，以提高對審計(jì)文件管理的重視。加強(qiáng)審計(jì)檔案管理設(shè)施建設(shè)水平，將審計(jì)檔案管理工作添加到標(biāo)準(zhǔn)化管理范圍內(nèi)，以提高審計(jì)檔案管理工作水平。

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