許建明 黃瑞生

摘 要：住房公積金是近年來根據(jù)社會發(fā)展的要求提出來的，現(xiàn)在經(jīng)濟的不斷發(fā)展，住房公積金也成為了為人們購房的一種福利制度，住房公積金檔案作為一個原始的材料，有著重要的作用。但是在管理上也存在著一些問題，縮小了住房公積金的作用，為了更好的規(guī)劃的管理好住房公積金檔案，不損害繳存人的權(quán)益，本文對這些提出了一些問題和解決措施僅供參考。

關(guān)鍵詞：住房公積金檔案;特點;管理策略

房價的上升使一些中下等收入的買不起房子，所以國家就推出了住房公積金，是由國家進行保障，可以用來貸款買房，為無房職工提高了保障。當然住房公積金的一些基本的業(yè)務都離不開住房公積金檔案，對業(yè)務的處理有種重要的價值，合理的安全的使用，需要對住房公積金檔案的管理上做出調(diào)整，這對推進住房公積金的良好發(fā)展也有著重要的作用。

1 住房公積金檔案管理工作中存在的問題

1）檔案資源沒有做到合理與充分的利用。住房公積金檔案管理工作中，一些設(shè)備的落后也是它不能充分的發(fā)揮作用，對信息的整理不能及時，也可能會漏掉信息，這些對檔案資源等我管理都是非常不利的。此外，住房公積金的檔案管理部門一般有很多個，部門之間也存在著有差異，最后在統(tǒng)一管理中會存在著不同的因素難以融合。

2）檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。隨著住房公積金的發(fā)展，越來越多的職工進行住房公積金的繳存，業(yè)務的數(shù)量增加，這也就導致了工作人員出現(xiàn)缺口的現(xiàn)象。從別的部門進行人員的調(diào)配，但是由于他們專業(yè)知識的缺乏，只能從事一些普通的檔案管理工作，需要有計算機能力也專業(yè)知識的崗位仍有缺失，這樣就導致了檔案管理工作的效率不高。除了這些，一些工作人員的思想沒有及時的跟進，不能適應社會的新要求，也沒有接受培訓，這樣就使住房公積金檔案的管理工作水平整體不高，在工作中也容易出現(xiàn)問題。

2 住房公積金檔案的特點

1）檔案形成者較多。我國住房公積金制度主要是針對職工，這個團體是龐大的，所以檔案的形成者就比較多，每個人都有不同的檔案，同時在住房公積金檔案的處理中也會有許多的文件產(chǎn)生，這些都是由檔案管理部門保存。

2）住房公積金檔案具有種類多樣及內(nèi)容豐富的特點。住房公積金檔案主要可以分為歸集、提取和貸款。而且在這些層次下面又分布有一些詳細的部門，這主要是針對不同的檔案種類和特點，為了更好的解決不同的問題。住房公積金檔案有許多不同的業(yè)務類型，它們之間也存在有差異，把它們不同的劃分開來。

3）留存材料基本相同。住房公積金在辦理的過程中，需要交費的職工和單位，需要提交各種材料，在對這些材料審批后，如果合格了，需要交給管理部門進行保存?，F(xiàn)在電子行業(yè)的發(fā)展，使這部分材料不僅有紙質(zhì)的，也會有電子類的，所以在檔案保存中不會有太大的差異。

4）對檔案的管理具有優(yōu)勢。（1）整理立卷具有時效性。時效性可以方便檔案的整理，由于住房公積金業(yè)務的增加，對繳費人的信息進行整合，就是住房公積金檔案。住房公積金檔案的管理部門也是有很多層，它們之間也是有一定的聯(lián)系的。所以為了確保工作的正常完成和不對后面的管理環(huán)節(jié)造成影響，需要進行及時的整理和核實不能積壓，所以對檔案立卷的整理有時效性。（2）查閱和使用具有針對性。住房公積金檔案存在的一些隱私性，它里面有著個人的一些基本信息，所以在查閱和使用的時候具有針對性，只能一些監(jiān)管部門和繳存職工可以進行查閱，其他人員都要遵循嚴格的保密制度，不能隨意的進行查閱和使用，這也是對繳存職工隱私權(quán)的保護。（3）形成過程具有動態(tài)性。住房公積金檔案和普通的檔案相比有不同的地方，其中一點是，住房公積金檔案具有動態(tài)性。因為住房公積金檔案的管理部門比較多，再進行統(tǒng)計管理時對貸款的劃分比較清晰，這就使花費的時間比較長，根據(jù)這種現(xiàn)實存在的情況，就不能跟普通的貸款一樣以還款日期標準管理，這會使時間消耗長，工作效率低，同時也增加了住房公積金檔案工作管理人員的工作量。所以，對住房公積金檔案的管理是根據(jù)借款者的需要形成檔案的，并不是全部還款后才形成的一個檔案，隨著不斷地還款，需要將新的內(nèi)容不斷地加入個人的檔案中，這也可以方便管理部門的管理。（4）檔案材料具有特殊性。在繳存職工的住房公積金檔案中，涉及的內(nèi)容多且復雜，因為住房公積金檔案涉及了較多的管理部門，管理層比較復雜，各部門在對住房公積金材料進行溝通合作時會產(chǎn)生差異，這也就使公積金材料具有了一些特殊性。

3 加強住房公積金檔案管理的策略

1）提高對住房公積金檔案管理的認識。住房公積金的管理人員需要對自身的思想進行與時俱進的改變，這樣也可以有助于更好地管理，認識到管理對住房保障和貸款資金風險有著重要的意義。當然在提高認識的過程中，工作人員也應該發(fā)揮主動性，能動地對存在的一些問題進行解決，當然在住房公積金檔案管理的過程中，需要構(gòu)建一個完善的管理體系也是非常重要的，這樣可以有利于責任分工到每一個部門，然后各部門進行互相調(diào)節(jié)和監(jiān)督，對檔案進行嚴格的監(jiān)管，也可以建立一些獎勵機制，鼓勵檔案管理人員能夠?qū)n案問題進行及時的處理，可以提高工作人員的積極性，發(fā)揮主觀能動性，并在這個過程中創(chuàng)新，能夠進一步的提高住房公基金管理的現(xiàn)代化進程。

2）建立健全住房公積金檔案管理規(guī)范。要想住房公積金檔案能夠進行合理規(guī)劃的管理，一個完善的規(guī)劃管理制度是必不可少的。國家可以根據(jù)一些現(xiàn)實情況，制定不同的住房公積金檔案管理政策和制度建議，當然可以在不同的地方，根據(jù)當?shù)氐膶嶋H情況可以做出適當?shù)男薷?。當然這一切的修改都不能脫離住房公積金檔案的管理制度，這樣制定出的管理制度既符合實際要求，又對國家提出的檔案管理制度進行吻合，可以實現(xiàn)規(guī)范化和標準化的管理。

3）要加強檔案的信息化建設(shè)。信息化已經(jīng)成了各行各業(yè)發(fā)展的一個必經(jīng)之途，它可以提高行業(yè)的發(fā)展水平和增加競爭力，所以在住房公積金檔案的管理中也要想著往信息化建設(shè)的方向發(fā)展。在建設(shè)信息化這個過程中，需要資金的支持來購買一些信息化的設(shè)備，對于住房公積金檔案的工作環(huán)境也要進行一些信息化的改進。除了要完善這些硬件的信息化建設(shè)，也要加大對住房公積金檔案管理系統(tǒng)的軟件建設(shè)，可以利用一些先進的管理系統(tǒng)和吸取一些成功的監(jiān)測軟件，市住房公積金檔案軟件管理系統(tǒng)得到一個上升性的發(fā)展。當然在信息化建設(shè)中，電子的檔案也是一個重點發(fā)展項目，它也是信息化技術(shù)達到快速成熟的發(fā)展的一個產(chǎn)物，數(shù)字化在信息化建設(shè)中也起著非常重要的作用。因此在打印管理中需要把紙質(zhì)檔案向電子檔案進行轉(zhuǎn)換，這樣不僅可以減少對紙質(zhì)材料的使用，也可以提高檔案信息的安全性。

4）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員作為一個管理的主體，他可以對住房公積金檔案的管理發(fā)揮主動性，一個擁有高素質(zhì)的文化水平和專業(yè)知識的管理人員，可以讓他們的專業(yè)知識在住房公積金檔案的管理中充分展現(xiàn)，所以要想使住房公積金檔案管理的更好，這就要提高管理人員的整體文化素質(zhì)。所以管理部門叫對管理人員進行定期的專業(yè)知識培訓，增加一些實踐的經(jīng)歷可以提高工作經(jīng)驗。要學習一些計算機知識，這樣可以更好地把現(xiàn)代化的技術(shù)在住房公積金檔案管理上發(fā)揮作用，也可以向高校提出建議，開設(shè)相關(guān)的講座和課程，為檔案管理工作提供高素質(zhì)專業(yè)的人才。

4 結(jié)束語

我國推出的住房公積金是為廣大職工提供的，一個合理的公積金檔案管理制度，這也是向廣大職工提供住房公積金的保障。通過對住房公積金檔案的合理的進行改進，也要主要住房公積金的特點，在管理的過程中，利用現(xiàn)在技術(shù)和社會發(fā)展需要不斷地進行創(chuàng)新，提高管理水平，促進我國住房公積金建設(shè)的發(fā)展。

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