保琰

摘 要：伴隨著社會經(jīng)濟的不斷運行，人們對于檔案信息資源檢索和查閱等環(huán)節(jié)提出了極高的要求，并且逐漸加大了對檔案管理工作的重視程度。在地質(zhì)勘察期間，地質(zhì)文書檔案起著決定性的效果，所以，就需要遵循地質(zhì)系統(tǒng)檔案管理要求來管理文書檔案，希望在提升地質(zhì)文書檔案合理性的基礎(chǔ)上確保各項信息的完善性。在本篇文章中，主要分析了地質(zhì)檔案中存在的相關(guān)問題，并且提出了做好地質(zhì)檔案工作的對策。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)檔案;存在的問題;解決對策

在地質(zhì)領(lǐng)域快速發(fā)展的背景下，逐漸產(chǎn)生了諸多數(shù)量的文書檔案，這些文書檔案除了涉及到多樣性的檔案信息之外，本身還有著極高的價值性，所以，加大對地質(zhì)文書檔案的管理力度是很有必要的，可以增強檔案管理的整體質(zhì)量。

1 做好地質(zhì)檔案管理工作的必然性

我國地質(zhì)檔案涉及到了諸多的信息，這些信息包含了水文和地質(zhì)等一系列資料，本身具備真貴的價值，正是因為如此，我國的地質(zhì)檔案管理工作才變得非常重要?；诖?，對地質(zhì)檔案管理工作開展情況進行分析是很有必要的。其中，地質(zhì)檔案中包含的各項信息可以為后期地質(zhì)勘察提供良好的依據(jù)。對于地質(zhì)勘察工作來講，地質(zhì)工作人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)實施決策工作，只有保證原有數(shù)據(jù)的準確性，才能夠進一步提高我國地質(zhì)勘探的效率。

2 地質(zhì)文書檔案管理期間存在的相關(guān)問題

1）地質(zhì)管理系統(tǒng)不具備健全性和完善性。因為地質(zhì)文書檔案包含的資料眾多，并且相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)規(guī)范性缺乏，采取的管理方式不到位等。大多數(shù)地勘單位文書檔案依舊處于手工操作環(huán)節(jié)，除了無法更加方便的進行查詢之外，檔案元件也會受損，檔案管理效率低下，難以推動地質(zhì)工作的進一步開展。

2）文書檔案管理工作配套設(shè)施不健全。在地質(zhì)單位文書檔案管理工作實施期間，相關(guān)的配套設(shè)施不健全，有的單位尚沒有結(jié)合實際情況來成立規(guī)范的檔案室，即便是處于檔案室的情況下，但是受內(nèi)部溫度和濕度等多項因素的影響，也使得室內(nèi)環(huán)境過于陰暗潮濕，檔案材料發(fā)霉現(xiàn)象普遍存在，完全不利于提升檔案資料的完善性，致使檔案信息的安全性受損。

3）地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì)有待提高。長時間以來，我國地質(zhì)系統(tǒng)對于文書檔案管理工作的關(guān)注度不高，不管是在收集文書檔案還是整理以及歸檔期間，均存在著處理不到位現(xiàn)象，檔案管理過于混亂，根本不符合地質(zhì)領(lǐng)域基本發(fā)展要求。尤其是對于地質(zhì)檔案管理人員來講，計算機技術(shù)水平不高，人員責(zé)任意識較弱，所以便約束了文書檔案的規(guī)范性提高。

3 新時代下做好地質(zhì)檔案工作的基本對策

1）做好案卷整理工作，構(gòu)建規(guī)范的電子檔案庫。對于文書檔案來講，從形成到后期銷毀或者是永久儲存環(huán)節(jié)包含了多個方面，當(dāng)處于該項環(huán)節(jié)內(nèi)，無論是檔案的保存地點還是采取的管理方式，都有著明顯的差別。在文書檔案管理工作開展期間，應(yīng)當(dāng)遵循標準要求將無參考價值或者是重復(fù)的檔案徹底銷毀，這樣能夠縮減無用檔案占據(jù)的空間。當(dāng)前階段，伴隨著諸多電子文件的形成，其對于檔案管理工作的開展提出了嚴格的要求，這就需要按照具體的檔案類型來整理相關(guān)的檔案，組成規(guī)范性的管理結(jié)構(gòu)。當(dāng)整理地質(zhì)單位內(nèi)部文書檔案的過程中，必須從年代、組織結(jié)構(gòu)和保存期限等方面入手，嚴格進行管理。存在著需要掃描的外來文件時，制作成影像文件，依照文件重要程度劃分類型，放置于到數(shù)據(jù)庫內(nèi)儲存起來。最后，確保電子文件的安全性也是非常重要的一方面，所以，可以應(yīng)用系統(tǒng)中外網(wǎng)之間的物理隔離方式，此種方式有利于維護辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的安全性，增強電子文件的保密性質(zhì)，通過設(shè)置防火墻以及安裝殺毒軟件的方式預(yù)防病毒。

2）提升檔案卷宗的質(zhì)量，將公文制發(fā)程序進行規(guī)范化管理。要想確保檔案的真實可靠性，就需要增強原始檔案記錄的有效性，將原始檔案記錄通過一定的內(nèi)容形式顯現(xiàn)出來。在檔案管理工作中，需要將當(dāng)事人的相關(guān)手寫稿以及重要領(lǐng)導(dǎo)的親筆簽字等相檔案材料記錄進入檔案。與此同時，公文制發(fā)的質(zhì)量也將會直接影響到檔案的有關(guān)質(zhì)量，因此，在這里可以看出，規(guī)范公文制發(fā)程序具有特別重大的作用。所以，在檔案管理工作中，需要將公文用紙的尺寸以及相關(guān)的規(guī)格進行統(tǒng)一，進行規(guī)范化管理，詳細檢查公文簽發(fā)材料的具體情況，對于檔案管理工作中的文字的清晰度來看，如果使用科學(xué)化以及合理化得公文制文本，就會對于公文擬制的相關(guān)格式進行科學(xué)化的規(guī)范管理，從而避免檔案管理中出現(xiàn)一些不合理的文本字體，通過這種方式，可以為公文制發(fā)程序進行規(guī)范，便于后期的檔案檢索工作，極大地提高了案卷的相關(guān)質(zhì)量，為工作提供了便利。

3）加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施工作建設(shè)。針對一些辦公環(huán)境相對較好的單位而言，可以留出一定的空間來建立檔案管理辦公室，將檔案閱讀室、庫房以及日常的辦公室進行區(qū)分，為檔案管理工作建立一個相對較好的辦公環(huán)境。對于一些辦公環(huán)境相對差一些的企業(yè)來說，也需要專門建立檔案管理室，配備相應(yīng)的檔案管理設(shè)施，在檔案管理室配備計算機、打印機、相機等等一些基本的檔案管理工具，通過這種方式，可以在一定程度上完善基礎(chǔ)硬件設(shè)施。除此之外，還需要時刻記錄檔案庫的溫度以及濕度，然后通過對于這些數(shù)據(jù)進行詳細的研究分析，可以得到檔案管理室的溫度變化規(guī)律。如果在炎熱的夏季，可以將自然通風(fēng)的方式與去濕的方式相結(jié)合，得到最佳的效果。

4）構(gòu)建地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)管理庫。針對一些地質(zhì)單位來說，如果需要對于原始的地質(zhì)檔案信息進行有效的記錄，可以結(jié)合地質(zhì)檔案的基本構(gòu)成方式進行操作，并且需要建立地質(zhì)數(shù)據(jù)庫檔案管理系統(tǒng)，積極的研究適合地質(zhì)單位的目錄檢索系統(tǒng)，通過這種方式，可以有效實現(xiàn)對于本地地質(zhì)檔案的管理。另外，作為地質(zhì)單位而言，需要廣泛的搜集并整理數(shù)據(jù)庫信息資料，盡快的完善地質(zhì)單位的數(shù)據(jù)庫。與此同時，還可以依照相關(guān)的規(guī)定以及要求，還需要搜集與之相對應(yīng)的電子文檔材料，地質(zhì)單位還需要對于原始的檔案數(shù)據(jù)進行圖文數(shù)字化處理，即將原有的地質(zhì)信息資料掃描進入計算機系統(tǒng)，建立電子檔案。通過這種方式，可以保證檔案信息數(shù)據(jù)的真實性，與此同時，方便了讀者查閱，實現(xiàn)新老地質(zhì)檔案的管理，為后續(xù)的計算機檔案檢索管理制度打下了堅實的基礎(chǔ)。

5）提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。單位如果想要做好檔案管理工作，首先，就必須要不斷的提高檔案管理工作人員自身的專業(yè)素質(zhì)，對于檔案管理人員進行相關(guān)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，主要涵蓋了以下幾點內(nèi)容：其一，明確檔案管理工作人員的崗位職責(zé)，完善檔案管理制度，保證檔案管理人員到崗，邀請檔案管理方面的專家對于企業(yè)的檔案管理人員進行培訓(xùn)，對于檔案管理方面的理論知識進行系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)，提升檔案管理人員的專業(yè)水平、豐富檔案管理人員的理論知識。另外，在充分了解以及掌握基礎(chǔ)檔案管理知識的基礎(chǔ)之上，還需要加強實際訓(xùn)練，通過這種方式，可以使得檔案管理人員熟練的掌各項操作技能，逐漸適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的要求。除此之外，還需要讓檔案管理人員嚴格的遵守企業(yè)的工作紀律，記住自身的工作職責(zé)，沒有經(jīng)過批準外借的檔案，不許借出，從而可以維護檔案的嚴肅性。

4 結(jié)語

在當(dāng)今社會，檔案是企業(yè)的重要信息資源，在社會經(jīng)濟的發(fā)展中扮演著非常重要的角色，地質(zhì)系統(tǒng)中的檔案是地質(zhì)行業(yè)進行地質(zhì)活動的真實記錄，具有很高的保存價值，所以，需要高度重視地質(zhì)系統(tǒng)的檔案管理工作，完善檔案管理制度以及程序，提高檔案管理水平，從而推動地質(zhì)行業(yè)的發(fā)展，為地質(zhì)行業(yè)提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)。

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