謝小菊

摘 要：隨著技工院校教研項(xiàng)目、技能競賽項(xiàng)目及校企合作項(xiàng)目的不斷增多，學(xué)校信息化建設(shè)日益重要。筆者結(jié)合自己從事學(xué)校檔案管理的體會，對技工院校電子檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并針對問題提出自己的認(rèn)識，建議優(yōu)化檔案管理策略，建立檔案安全保障體系，創(chuàng)建電子檔案真實(shí)性保障系統(tǒng)，運(yùn)用檔案管理的信息化價值，為學(xué)校的發(fā)展提供高效便捷安全的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：技工院校;電子檔案;管理;認(rèn)識;建議

電子檔案，是與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)、相關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。在云計算時代，電子檔案文件既可以存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)中，也可以存儲在云端的網(wǎng)絡(luò)空間。電子檔案管理主要是由電子檔案信息資源的建設(shè)、硬件設(shè)備的建設(shè)、規(guī)范化制度建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以及電子檔案信息化管理相關(guān)人才的培養(yǎng)等部分組成。技工院校如何進(jìn)行統(tǒng)一的保存、管理、匯總、檢索，從而高效實(shí)現(xiàn)電子檔案信息資源的共享？下面是筆者對此方面的幾點(diǎn)認(rèn)識與思考。

1 電子檔案的特點(diǎn)

1）電子檔案在學(xué)校各種紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案中占據(jù)著非常重要的地位。電子檔案包括：電子化的實(shí)體檔案（照片、掃描件、影像等多媒體數(shù)據(jù)文件），檔案化的電子信息（版式數(shù)據(jù)文件），結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫（從應(yīng)用中卸載，且能夠加載重用的數(shù)據(jù)庫文件）等。因?yàn)樗巡煌A段的組織結(jié)構(gòu)、人員編制以及各項(xiàng)工作所取得的成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等以最少空間、最安全形式都完整地記載下來了。從某種意義上說，人們通過對電子檔案的閱讀，可以清楚的了解到學(xué)校教育教學(xué)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作和員工管理工作等各個方面。實(shí)施電子檔案的一大優(yōu)點(diǎn)就是可以減少查找文檔的時間從而提高效率減少支出。

2）電子檔案還具體以下五個方面的優(yōu)勢。一是電子信息要依賴電腦和相關(guān)閱讀設(shè)備才能識別;二是電子信息存儲具有高密度性;三是電子信息與載體之間的可分離性;四是對檔案管理系統(tǒng)的依賴性。電子文件可分為文本文件、命令文件、圖像文件、數(shù)據(jù)文件。除了對文字資料的保存以外，電子檔案還可通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對照片、音像資料等有聲檔案資料的永久保存。在對電子檔案的管理方面，計算機(jī)科學(xué)技術(shù)也發(fā)揮著非常出色的功能，可以將檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化處理，在工作中隨時隨地能查看和調(diào)用我們所需要的資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2 技工院校實(shí)現(xiàn)電子檔案管理所面臨的問題

1）紙質(zhì)檔案電子化水平普遍較低。一是人們習(xí)慣了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件系統(tǒng)，運(yùn)用電子檔案并不很主動。二是紙質(zhì)檔案電子化過程，需要投入計算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀、光盤以及光盤刻錄機(jī)，還需要花費(fèi)大量的人力去編輯。三是完全無紙化依舊有很長的路要走。雖然電子化可以極大地提高效率，很多院校已經(jīng)積極地部署了電子檔案系統(tǒng)。但是，各個院校辦公室的印刷、掃描和其他紙質(zhì)活動依舊很活躍。即使很多技工院校會通過在線存儲文件來實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化和數(shù)字化，但是這也不可能完全消除所有打印和掃描。四是在電子檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)中相應(yīng)軟件設(shè)施方面也需要投入一定的人力和財力，有些院校明顯因資金緊缺而導(dǎo)致軟件不能升級換代。五是電子檔案管理還需要院校領(lǐng)導(dǎo)重視，投入財力來建設(shè)符合電子檔案管理要求的硬件設(shè)施。

2）電子信息檔案化管理不夠規(guī)范引發(fā)安全隱患。電子信息檔案化過程中，因不規(guī)范引發(fā)各種安全隱患問題。由于很多院校現(xiàn)在針對檔案信息化已經(jīng)建設(shè)了很多的數(shù)據(jù)庫，一方面已經(jīng)建好的數(shù)據(jù)庫不能被大多數(shù)教職工所享用，從而造成了巨大的信息資源浪費(fèi)。另一方面，有些對外開放的電子檔案數(shù)據(jù)庫資源，由于一部分人缺乏安全意識，對檔案信息沒有采取相應(yīng)的保護(hù)措施，致使網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)大面積傳播，造成檔案信息管理時重要信息的流失。

3）電子檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提升。電子檔案管理人員專業(yè)技能水平取決于其是否能夠熟練運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理并掌握其理論知識。然而全國大部分技工院校普遍存在的問題就是檔案管理人員年齡偏大、缺乏現(xiàn)代化、信息化的檔案管理技術(shù)和理論知識。加上很多院校沒有長久的定位，從而導(dǎo)致電子信息化管理人員不能專業(yè)化，從根本上制約了技工院校電子檔案的建設(shè)與發(fā)展。因此，要實(shí)現(xiàn)學(xué)校電子檔案管理的信息化，就要加大對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)力度，不僅要培訓(xùn)他們的計算機(jī)操作技能，而且還要訓(xùn)練他們的創(chuàng)新思維能力，同時，學(xué)校應(yīng)該大力引進(jìn)年輕的高素質(zhì)、高技術(shù)人才，從而不斷充實(shí)電子檔案管理隊(duì)伍上。

3 電子檔案管理的信息化建設(shè)

1）優(yōu)化電子檔案管理策略。技工院校首先要處理好紙質(zhì)檔案電子化與電子信息檔案化的關(guān)系。從學(xué)校主要負(fù)責(zé)人，到分管領(lǐng)導(dǎo)，再到具體從事檔案管理的工作人員，都要有統(tǒng)一認(rèn)識。既要認(rèn)識到兩者各自的特點(diǎn)和優(yōu)勢，發(fā)揮其作用，也要注意到兩者各自的不足，出臺相應(yīng)的彌補(bǔ)措施。電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的信息化管理，以及電子信息和實(shí)體檔案的關(guān)聯(lián)管理。例如，對電子文件的保存問題、電子檔案數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)問題、網(wǎng)絡(luò)的安全管理、相關(guān)的法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及專業(yè)人才的培養(yǎng)等方面，學(xué)校理應(yīng)出臺配套制度加以規(guī)范和引導(dǎo)，督促和檢查。

2）建立電子檔案安全保障體系。建立健全學(xué)校各種類檔案，首先要嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。電子文件易被竊取，易被改變，易傳播和易消失，信息不能直接閱讀，必須依靠某種設(shè)備。電子檔案安全帶來的新隱患、新挑戰(zhàn)的必然存在。其次，管理低效是導(dǎo)致電子檔案面臨著日益嚴(yán)峻的安全威脅。三是加強(qiáng)電子文件的管理。對于電子文件的管理，我們必須解決它的讀取、保密、保存、保真等問題，確保電子文件在幾年、幾十年后還可以閱讀使用

3）創(chuàng)建電子檔案真實(shí)性保障系統(tǒng)。國家檔案局于2017年12月向各事業(yè)單位推行《電子檔案管理系統(tǒng)》。筆者認(rèn)為技工院校運(yùn)用這套系統(tǒng)，有助于推動學(xué)校電子檔案科學(xué)管理。首先技工院校要制定《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》，加強(qiáng)建設(shè)電子文件的歸檔與管，保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用，既是制定本規(guī)范的目的，也是制定本規(guī)范的指導(dǎo)思想。真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效是尊重和保持學(xué)校各項(xiàng)工作電子檔案歷史原貌的科學(xué)要求。

4）充分運(yùn)用電子檔案管理的信息化價值。電子檔案管理的信息化價值，在技工院校首先要建設(shè)自己的特色資源數(shù)據(jù)庫。例如教職工的人事檔案管理信息化價值，就是要解決如何有效實(shí)現(xiàn)教職工在教學(xué)、教研、行政和工勤服務(wù)等崗位的合理配置，運(yùn)用好電子檔案是很重要的。要使不同學(xué)科領(lǐng)域的人才在教學(xué)、教研和行政服務(wù)等崗位上得到最佳的配置，就需要學(xué)校為教職員工能科學(xué)有效地建立用學(xué)校內(nèi)部人力資源數(shù)據(jù)信息庫，為學(xué)校選人用人提供優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)。這就是學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)價值的所在。其次，在技能競賽、專業(yè)建設(shè)、校企合作、教學(xué)管理優(yōu)化策略等方面，沒有大量的教學(xué)數(shù)據(jù)庫作為依托，還靠傳統(tǒng)的方式到收集信息和分析決策，顯然是不適應(yīng)新時代的新要求了。

當(dāng)前，電子檔案管理作為新興技術(shù)正在全國各高校、技工院校廣泛使用，然而，電子檔案管理必然是存在不足的，要根據(jù)各個學(xué)校實(shí)際情況進(jìn)行分析，逐步的完善其管理系統(tǒng)，只有積極主動地進(jìn)行電子檔案管理信息化的規(guī)范化和制度化建設(shè)，才能不斷適應(yīng)新時代技工教育發(fā)展的新變化。

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