高瓊，劉藝，陳崇德

(湖北省漳河工程管理局，湖北 荊門(mén)448156)

南水北調(diào)中線(xiàn)一期引江濟(jì)漢工程從長(zhǎng)江荊江河段引水到漢江興隆河段，工程區(qū)域地跨荊州、荊門(mén)、潛江等市。渠道全長(zhǎng)67.23 km，設(shè)計(jì)引水流量350 m3/s。渠道穿越縱多的河流、公路及居民區(qū)等，具有建筑物多，地質(zhì)條件復(fù)雜，施工難度大等特點(diǎn)。參建單位多達(dá)十多個(gè)。因而，做好工程建設(shè)施工監(jiān)理檔案資料的收集、整理、歸檔等工作意義重大。

1對(duì)施工監(jiān)理檔案資料整理歸檔的要求

1.1資料整理分類(lèi)的要求

1)綜合類(lèi)資料。主要是項(xiàng)目建設(shè)初期的可行性報(bào)告；通過(guò)專(zhuān)家審查的設(shè)計(jì)書(shū)、施工圖紙、地質(zhì)勘探報(bào)告及審查意見(jiàn)書(shū)等；上級(jí)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目的批復(fù)文件；招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)文件等；監(jiān)理單位進(jìn)場(chǎng)初期編制的監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、質(zhì)量控制體系、安全控制體系、總進(jìn)度計(jì)劃及進(jìn)度圖，各項(xiàng)工作制度與職責(zé)，簽訂的質(zhì)量、安全責(zé)任制等；項(xiàng)目劃分報(bào)告及批復(fù)文件；工程開(kāi)工報(bào)告及批復(fù)文件等。

2)合同類(lèi)資料。主要有：發(fā)包人與監(jiān)理單位簽訂的監(jiān)理合同、與施工單位(或總承包單位)簽訂的施工(或總承包)合同、與各設(shè)備制造商簽訂的各設(shè)備供貨合同、以及上述合同的補(bǔ)充協(xié)議等；經(jīng)發(fā)包人批準(zhǔn)的工程分包合同、平行檢測(cè)合同及其他合同等。同時(shí)應(yīng)收集整理所有簽訂合同單位的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)等級(jí)證書(shū)、安全生產(chǎn)許可證以及投標(biāo)書(shū)承諾的所有參建人員資格與信用證書(shū)等。

3)質(zhì)量控制資料。施工單位編制的施工組織設(shè)計(jì)、質(zhì)量保證體系、各種施工技術(shù)方案、各種測(cè)量?jī)x器鑒定證書(shū)、擬用于工程建設(shè)的各種原材料、中間產(chǎn)品的檢測(cè)(包括跟蹤、平行檢測(cè))資料與統(tǒng)計(jì)表等，監(jiān)理部或發(fā)包人對(duì)上述報(bào)告的批復(fù)文件等；監(jiān)理部的施工質(zhì)量監(jiān)理抽檢記錄、旁站監(jiān)理記錄、單元工程質(zhì)量評(píng)定、分部與單位工程驗(yàn)收、質(zhì)量缺陷備案表、質(zhì)量事故處理資料以及檢查記錄等；有關(guān)部門(mén)的專(zhuān)項(xiàng)檢查意見(jiàn)及整改資料。

4)進(jìn)度控制資料。施工單位報(bào)送的合同項(xiàng)目開(kāi)工報(bào)審資料、施工進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度調(diào)整計(jì)劃、工程延期申請(qǐng)、合同工程開(kāi)工申請(qǐng)、以及其他有關(guān)資料等，監(jiān)理部或發(fā)包人對(duì)上述報(bào)告的批復(fù)文件等。

5)投資控制資料。施工單位報(bào)送的資金流計(jì)劃及監(jiān)理部的批復(fù)文件；監(jiān)理部編制的工程建設(shè)分月(年)投資計(jì)劃及發(fā)包人的批復(fù)文件；監(jiān)理部簽發(fā)的工程預(yù)付款支付證書(shū)、工程進(jìn)度款支付證書(shū)、三方(發(fā)包人、監(jiān)理人、承包人)簽字確認(rèn)的工程計(jì)量簽證、完工付款/最終結(jié)清證書(shū)、合同解除后的支付核查報(bào)告、質(zhì)量保證金退還證書(shū)等；各有關(guān)單位編制的工程量設(shè)計(jì)變更文件、索賠資料審批以及其他有關(guān)資料等。

6)安全文明生產(chǎn)控制資料。主要有：施工單位報(bào)送的安全生產(chǎn)保證體系及監(jiān)理部的批復(fù)；各項(xiàng)安全管理的規(guī)章制度、實(shí)施措施；監(jiān)理部的安全檢查與整改記錄；有關(guān)部門(mén)的安全檢查與整改落實(shí)情況等。

7)管理類(lèi)資料。總監(jiān)委托書(shū)、監(jiān)理部組成人員等文件。

8)其他資料。水利工程施工監(jiān)理規(guī)范(SL288-2014)規(guī)定的往來(lái)文件及照片聲像資料等。

1.2竣工圖紙的要求

1)竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、應(yīng)修改的地方必須修改并且修改到位，竣工圖應(yīng)能反映出工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的真實(shí)情況。

2)施工圖紙沒(méi)有變動(dòng)的，竣工圖編單位在施工圖圖簽附近空白處上加蓋竣工圖章(尺寸為60 mm×80 mm)?？⒐D章內(nèi)容包括“××工程竣工圖”，施工單位包括：?jiǎn)挝蝗Q(chēng)、責(zé)任人、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期等，監(jiān)理單位包括：監(jiān)理單位、總監(jiān)理工程師、審查人等，并由有關(guān)人員分別簽署竣工圖章中的內(nèi)容，不得代簽?？⒐D章內(nèi)的字號(hào)、字體應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3)如在原圖上進(jìn)行更改的圖紙，必須注明更改的依據(jù)和更改的日期，如設(shè)計(jì)變更通知、會(huì)議記錄等文件名稱(chēng)及編號(hào)；對(duì)新增加的文字說(shuō)明，添加在相應(yīng)的竣工圖上，應(yīng)注明緣由和依據(jù)；圖紙變更面積超過(guò)1/3或工程的主體結(jié)構(gòu)、平面布置、施工工藝、材料等有重大改變的應(yīng)重新繪制竣工圖，并注明改變的依據(jù)。更改后圖面不清晰、辨認(rèn)比較困難的，可將修改部位框出，在本張圖的空白處繪制，也可另增頁(yè)繪制，但必須附在本張圖紙上。

4)一份設(shè)計(jì)變更通知文件涉及到多個(gè)建筑物工程或多張圖紙的，且這些建筑物或多張圖紙均不在同一卷冊(cè)內(nèi)，應(yīng)將復(fù)印件附在有關(guān)卷冊(cè)中，但必須注明原件在哪一個(gè)編號(hào)的卷中，便于查找。

5)同一各類(lèi)型的建筑物、構(gòu)筑物重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號(hào)，說(shuō)明該類(lèi)型圖紙所在的卷號(hào)并在編制說(shuō)明中注明；不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制竣工圖紙及說(shuō)明書(shū)。

6)竣工圖按單位工程編制，應(yīng)附編制總說(shuō)明書(shū)，敘述竣工圖編制的原則、方法、依據(jù)、程序、各專(zhuān)業(yè)目錄與編制質(zhì)量、整理情況、自檢報(bào)告等；竣工圖上應(yīng)打有頁(yè)碼，竣工圖章使用紅色印泥，簽字用碳素墨水書(shū)寫(xiě)；不同版面竣工圖統(tǒng)一折疊成A4(210 mm×297 mm)幅面，圖標(biāo)欄露在外面；竣工圖按專(zhuān)業(yè)、圖號(hào)順序排列。

7)竣工圖中的內(nèi)容與設(shè)計(jì)施工圖紙、設(shè)計(jì)變更文件、材料變更文件、施工實(shí)際情況及各部門(mén)質(zhì)量檢查的記錄相一致，在竣工圖紙繪制與檢查中，尤其要引起注意。

8)監(jiān)理單位除做好自身竣工資料整理與移交外，還應(yīng)檢查、協(xié)助各竣工圖紙編制單位的編制工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。

9)在編制竣工圖紙或資料時(shí)，編制單位同時(shí)要編制工程項(xiàng)目變更文件匯總表，沒(méi)有此表將不能移交竣工資料。

10)竣工圖的數(shù)量(套)按合同文件(或發(fā)包人要求)和編制單位的規(guī)定辦理，所有竣工圖均永久保存。

1.3檔案整理、歸檔的要求

1)水利工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。發(fā)包人可結(jié)合工程實(shí)際情況，補(bǔ)充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設(shè)實(shí)際的工程檔案分類(lèi)方案。

2)資料的收集、整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T1182-2000)。歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》(GB/T10609.3-1989)統(tǒng)一折疊。

3)歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

4)電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)執(zhí)行。

5)資料歸檔工作由產(chǎn)生文件材料的單位或部門(mén)負(fù)責(zé)，監(jiān)理工程師對(duì)施工單位提交的歸檔材料履行審核簽字手續(xù)，并向發(fā)包人提交對(duì)工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量的專(zhuān)題審核報(bào)告。

6)不同文件材料的歸檔份數(shù)，應(yīng)滿(mǎn)足以下要求。①項(xiàng)目法人與運(yùn)行管理單位各保存1套較完整的工程檔案材料(當(dāng)二者為一個(gè)單位時(shí)，應(yīng)異地保存1套)；②工程涉及多家運(yùn)行管理單位時(shí)，各運(yùn)行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料；③當(dāng)有關(guān)資料需由若干單位保存時(shí)，原件由項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)單位保存，其他單位保存復(fù)制件；④檔案目錄應(yīng)案卷級(jí)，須填寫(xiě)工程檔案交接單，并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認(rèn)；⑤工程檔案歸檔時(shí)間由項(xiàng)目法人根據(jù)實(shí)際情況確定，可分階段，也可分主體工程完工后向項(xiàng)目法人歸檔。整個(gè)項(xiàng)目檔案歸檔和移交工作，在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成[1]。

1.4檔案資料的驗(yàn)收要求

1)水利工程檔案驗(yàn)收應(yīng)提前或與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。

2)檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到規(guī)定的要求，不得通過(guò)檔案驗(yàn)收；未通過(guò)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或通過(guò)工程的竣工驗(yàn)收[2]。

3)單位工程竣工驗(yàn)收，應(yīng)有檔案人員作為驗(yàn)收委員參加。

作者簡(jiǎn)介：林文俊，漢族，福建漳浦人，福建省漳浦縣深土小學(xué)，一級(jí)教師，專(zhuān)科學(xué)歷，研究方向：小學(xué)數(shù)學(xué)教育。

4)在檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收前，發(fā)包人應(yīng)組織各工程參建單位對(duì)工程檔案的收集、整理、保管與歸檔等情況進(jìn)行自檢，確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達(dá)要求后，可向有關(guān)單位報(bào)送檔案自檢報(bào)告，并提出檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)。

5)檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收主持單位收到申請(qǐng)后，對(duì)具備驗(yàn)收條件的項(xiàng)目，應(yīng)成立檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收組。驗(yàn)收組由驗(yàn)收主持單位，國(guó)家或地方檔案、水行政管理部門(mén)及有關(guān)單位組成。

6)檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作的步驟。①項(xiàng)目法人等有關(guān)工程建設(shè)單位向驗(yàn)收組匯報(bào)檔案收集、整理等情況的工作報(bào)告。②監(jiān)理單位匯報(bào)對(duì)項(xiàng)目檔案整理情況的審核報(bào)告。③檔案管理現(xiàn)場(chǎng)檢查。④驗(yàn)收組抽查各單位檔案整理情況。抽查比例：發(fā)包人應(yīng)保存的檔案數(shù)量一般不得少于8%，一套竣工圖不得少于10%的總張數(shù)；檔案總量抽查在200卷以上。⑤驗(yàn)收組成員進(jìn)行綜合評(píng)議。⑥驗(yàn)收組的專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收意見(jiàn)向與會(huì)的所有代表反饋。⑦驗(yàn)收會(huì)主持單位以規(guī)范文件印發(fā)檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收意見(jiàn)。

1.5檔案資料的移交要求

1)各參建單位按單位工程完成檔案的收集、整理，并通過(guò)驗(yàn)收后，應(yīng)向項(xiàng)目法人移交相關(guān)工程檔案。

2)監(jiān)理處按檔案分類(lèi)要求完成檔案整理工作，工程驗(yàn)收后向項(xiàng)目法人移交相關(guān)工程檔案[3]。

3)監(jiān)理處督促承包人對(duì)缺陷責(zé)任期內(nèi)的質(zhì)量缺陷進(jìn)行修復(fù)，并對(duì)修復(fù)情況進(jìn)行驗(yàn)收和記錄。缺陷責(zé)任期滿(mǎn)后按合同約定簽發(fā)缺陷責(zé)任期終止證書(shū)，向項(xiàng)目法人移交缺陷責(zé)任期內(nèi)的相關(guān)資料。

1.6檔案資料管理的要求

1)水利工程檔案的收集整理工作始終貫穿于水利工程建設(shè)的各個(gè)階段。從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，即對(duì)水利工程檔案的收集、整理、保管、裝具、移交以及人員等提出明確的技術(shù)和時(shí)間要求，確保檔案收集整理工作有章可循；在檢查水利工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，同時(shí)檢查水利工程檔案的收集、整理情況，對(duì)不符合進(jìn)度與質(zhì)量要求的，簽發(fā)整改通知，并督促整改到位；進(jìn)行分部工程驗(yàn)收、階段驗(yàn)收、或竣工驗(yàn)收時(shí)，同時(shí)審查、驗(yàn)收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量，并作出相應(yīng)的鑒定評(píng)語(yǔ)[4]。當(dāng)檔案驗(yàn)收不合格時(shí)， 其分部工程驗(yàn)收、階段驗(yàn)收、或竣工驗(yàn)收等不能通過(guò)。

3)工程建設(shè)的所有參建單位，應(yīng)明確本單位檔案管理的相關(guān)部門(mén)和人員的歸檔責(zé)任，切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向建設(shè)單位移交的應(yīng)歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應(yīng)及時(shí)提交建設(shè)單位。

4)工程建設(shè)的所有參建單位，在完成檔案資料收集整理的同時(shí)，還應(yīng)建立與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的專(zhuān)用檔案庫(kù)房，并依據(jù)建設(shè)單位的規(guī)定，統(tǒng)一配備必要的檔案裝具和設(shè)備，便于移交后的檔案管理；檔案管理人員工作如果變動(dòng),須先交清原崗位已收集或已整理好的應(yīng)歸檔的所有檔案資料[5]。

5)按照國(guó)家信息化建設(shè)有關(guān)要求，充分利用新技術(shù)，開(kāi)展工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設(shè)與管理服務(wù)。

2做好施工監(jiān)理檔案資料整理歸檔的主要措施

1)規(guī)范各參建單位資料整理歸檔程序。①建立健全資料收集整理、管理的各項(xiàng)制度，并認(rèn)真落實(shí)；②配齊所需的資料員，配備必要的檔案用具，設(shè)置檔案管理專(zhuān)用庫(kù)房及必要的設(shè)施設(shè)備； ③落實(shí)檔案管理所需的經(jīng)費(fèi)，并確保用于檔案管理之中。

2)組織檔案管理員培訓(xùn)、學(xué)習(xí)。①各單位依據(jù)自身的情況，組織檔案管理人員到本公司參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)；②建設(shè)單位組織所有參建單位檔案管理人員到其他大型水利工程管理單位觀(guān)摩學(xué)習(xí)；③邀請(qǐng)長(zhǎng)江水利委員會(huì)檔案管理專(zhuān)家在施工現(xiàn)場(chǎng)舉辦專(zhuān)題培訓(xùn)班。努力提高各參建單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。

3)組織檢查評(píng)比。①監(jiān)理處在每月的進(jìn)度、質(zhì)量、安全等檢查中，必須與檔案檢查一起進(jìn)行，同時(shí)每季度組織一次檔案管理專(zhuān)項(xiàng)檢查評(píng)比；②項(xiàng)目法人半年組織一次檔案管理的專(zhuān)項(xiàng)檢查評(píng)比，主要檢查評(píng)比人員由長(zhǎng)江水利委員會(huì)、湖北省檔案局等單位的專(zhuān)家組成；③評(píng)比檢查結(jié)果由項(xiàng)目法人以規(guī)范性文件印發(fā)，對(duì)檢查評(píng)比中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)理單位督促整改到位。

4)落實(shí)獎(jiǎng)罰制度。召開(kāi)專(zhuān)門(mén)會(huì)議，對(duì)檢查評(píng)比的先進(jìn)單位和個(gè)人頒發(fā)證書(shū)、獎(jiǎng)金，對(duì)落后的單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。獎(jiǎng)罰分明，激勵(lì)先進(jìn)，鞭策后進(jìn)。

5)落實(shí)資料驗(yàn)收制度。凡是進(jìn)行單位工程驗(yàn)收，應(yīng)對(duì)相應(yīng)的檔案資料提前或同步進(jìn)行驗(yàn)收，凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的，或工程檔案驗(yàn)收沒(méi)有通過(guò)的，不得通過(guò)單位工程驗(yàn)收或質(zhì)量等級(jí)評(píng)定[6]。

3結(jié)語(yǔ)

工程建設(shè)檔案資料不僅是珍貴的文獻(xiàn)、重要的信息載體、歷史的印記，也是竣工運(yùn)行以后工程檢修、維護(hù)和管理的重要依據(jù)。 對(duì)于水利工程的安全運(yùn)行與充分發(fā)揮效益至關(guān)重要。但檔案資料的的收集、整理、管理本身復(fù)雜性較強(qiáng)，因而需要在工作思路上實(shí)現(xiàn)不斷創(chuàng)新，不斷改進(jìn)。