唐琦 姚曉林 官毅

【摘要】? 大數(shù)據(jù)背景下，對財務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行有效整合、流程再造，實現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化和流程標(biāo)準(zhǔn)化的新型財務(wù)管理模式，已逐步成為企業(yè)財務(wù)共享中心提高管理效率、壓縮財務(wù)核算成本并提升服務(wù)質(zhì)量的目標(biāo)。文章對企業(yè)財務(wù)共享中心費用報銷、采購、資金管理、預(yù)算管理等重要環(huán)節(jié)的RPA具體流程進(jìn)行了詳細(xì)闡述與分析，并結(jié)合對賬和財報審批的RPA應(yīng)用案例，為企業(yè)財務(wù)共享中心的財務(wù)管理流程自動化提供借鑒與參考，以期推動財務(wù)向數(shù)字化、自動化和智能化方向發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】? ?機(jī)器人流程自動化;財務(wù)共享;財務(wù)轉(zhuǎn)型

【中圖分類號】? F232? 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】? A? 【文章編號】? 1002-5812（2019）24-0118-04

一、引言

現(xiàn)如今，財務(wù)轉(zhuǎn)型已正式邁入智能化階段，這一階段是繼財務(wù)集成軟件階段、財務(wù)業(yè)務(wù)集成階段之后財務(wù)信息化發(fā)展的新方向。財務(wù)智能化基于大數(shù)據(jù)、云技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、人工智能等信息技術(shù)，利用技術(shù)引擎和大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)手段，賦能集團(tuán)企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。智能財務(wù)滿足了集團(tuán)企業(yè)財務(wù)管理的四大新需求：無紙化報銷流程、跨地區(qū)/跨國分支機(jī)構(gòu)費用管理、智能財務(wù)分析和預(yù)算可控，通過ERP智能財務(wù)系統(tǒng)打破集團(tuán)內(nèi)橫向和縱向的信息壁壘，使得流程與系統(tǒng)的結(jié)合方式從固化向敏捷流程發(fā)生再一次躍遷，在戰(zhàn)略財務(wù)、專業(yè)財務(wù)、業(yè)務(wù)財務(wù)及共享服務(wù)等方面呈現(xiàn)出一系列智能化應(yīng)用場景。

財務(wù)共享是近年來集團(tuán)企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型的焦點，創(chuàng)新技術(shù)應(yīng)用的聚集地，也是構(gòu)建面向未來的財務(wù)的基石。目前，我國企業(yè)對財務(wù)共享模式的應(yīng)用從廣度和深度上都已呈現(xiàn)出明顯的差異，不僅體現(xiàn)在業(yè)務(wù)流程、核心技術(shù)、信息系統(tǒng)、組織架構(gòu)等設(shè)計方面，更重要的是經(jīng)營模式、管理理念、戰(zhàn)略管理等方面的不同。信息系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程、核心技術(shù)、組織架構(gòu)的設(shè)計和優(yōu)化，支撐著財務(wù)共享的戰(zhàn)略、管理理念、經(jīng)營模式等。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，財務(wù)共享模式在未來的三到五年中，將圍繞云計算、大數(shù)據(jù)、智能財務(wù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”眾包、管理會計和全球化等多個方面，實現(xiàn)面向未來的突破，財務(wù)共享中心也將得到進(jìn)一步提升，數(shù)字化、智能化的時機(jī)已經(jīng)成熟，有助于財務(wù)共享中心實現(xiàn)流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化和自動化。

RPA（Robotic Process Automation，機(jī)器人流程自動化），是在人工智能和自動化技術(shù)的基礎(chǔ)上建立的，以機(jī)器人作為虛擬勞動力，依據(jù)預(yù)先設(shè)定的程序與現(xiàn)有用戶系統(tǒng)進(jìn)行交互并完成預(yù)期任務(wù)的技術(shù)，將基于規(guī)則的常規(guī)操作自動化，例如讀取郵件和系統(tǒng)、計算生成文件和報告、檢查文件等。2017年，以德勤為代表的國際四大會計師事務(wù)所相繼推出了財務(wù)機(jī)器人及流程自動化解決方案，標(biāo)志著機(jī)器人流程自動化（RPA）開始應(yīng)用于財務(wù)領(lǐng)域。RPA的應(yīng)用不僅僅體現(xiàn)在財務(wù)領(lǐng)域，還體現(xiàn)在電信通訊、證券交易、產(chǎn)品零售、保險、銀行、制造業(yè)、醫(yī)療衛(wèi)生等領(lǐng)域。RPA的引入，將為財務(wù)共享模式下財務(wù)核算全流程的優(yōu)化注入新的活力。RPA除了可以通過提高工作任務(wù)的準(zhǔn)確性來提升工作質(zhì)量，還可以提供審計跟蹤、節(jié)省時間、節(jié)省成本和提高組織中員工的技能。通過使用軟件機(jī)器人取代人工勞動，企業(yè)員工可以花費更多的時間專注于價值更高的工作。

本文基于“大智移云”的時代背景，闡述了財務(wù)轉(zhuǎn)型、財務(wù)共享和財務(wù)機(jī)器人的關(guān)系，結(jié)合財務(wù)機(jī)器人的技術(shù)原理和功能特點，對RPA在財務(wù)共享中心的應(yīng)用流程進(jìn)行分析，并通過實際案例說明財務(wù)機(jī)器人的具體應(yīng)用效果，以期推動企業(yè)財務(wù)向數(shù)字化、自動化和智能化發(fā)展。

二、RPA在財務(wù)共享中心的應(yīng)用流程

財務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用場景需要符合兩大要點：大量重復(fù)、規(guī)則明確。財務(wù)機(jī)器人最適用于具有清晰定義和極少例外情況下的重復(fù)和確定性過程，即適用于大量規(guī)則既定的交易活動，利用特定的軟件算法，與多個應(yīng)用程序交互，自動完成各類管理任務(wù)，在用戶界面（即UI層）執(zhí)行事務(wù)流程。常見的財務(wù)流程包括員工費用報銷、采購到付款、訂單至收款、固定資產(chǎn)核算、存貨到成本、總賬到報表、資金結(jié)算等。

（一）費用報銷

費用報銷流程是財務(wù)共享中心實施的最為普遍的流程，也是財務(wù)機(jī)器人使用最為廣泛的流程，具體包括以下子流程，如圖1所示。

1.接收報銷單據(jù)。支持多渠道采集發(fā)票信息，財務(wù)機(jī)器人自動識別各類發(fā)票和單據(jù)，分類匯總并分發(fā)傳遞，同時自動生成報銷單并發(fā)起審批申請。

2.智能審核費用報銷。設(shè)定費用報銷審核規(guī)則，將其內(nèi)嵌至費用報銷系統(tǒng)，財務(wù)機(jī)器人自動按照設(shè)定的邏輯執(zhí)行審核操作，如校驗發(fā)票真?zhèn)?、檢查發(fā)票是否重復(fù)報銷、進(jìn)行預(yù)算控制、審查報銷標(biāo)準(zhǔn)等，并記錄合規(guī)檢查結(jié)果;對于有問題的申請，郵件通知申請人并記錄財務(wù)檢查結(jié)果。

3.自動付款。報銷單通過審核后自動生成付款單;付款單進(jìn)入待付款中心，財務(wù)機(jī)器人依據(jù)付款計劃執(zhí)行付款操作。

4.賬務(wù)處理及報告。付款單依據(jù)記賬規(guī)則自動生成憑證，憑證自動提交、過賬，并生成賬務(wù)報告，財務(wù)報告和分析報表自動匯報至管理層。

（二）采購到付款

實現(xiàn)從供應(yīng)商管理、供應(yīng)商對賬到發(fā)票處理及付款整個過程的無縫銜接是采購到付款流程的重點，財務(wù)機(jī)器人可使采購到付款流程中重復(fù)率高、業(yè)務(wù)量大的工作實現(xiàn)自動化，如圖2所示。

1.處理請款單。通過OCR掃描請款單并識別相關(guān)信息，由財務(wù)機(jī)器人將請款單信息輸入ERP系統(tǒng)，對訂單信息、發(fā)票信息、入庫單信息進(jìn)行匹配校驗。

2.采購付款。財務(wù)機(jī)器人自動完成審核、數(shù)據(jù)輸入和付款準(zhǔn)備，提取付款申請系統(tǒng)的付款信息（付款賬號、戶名等），并提交網(wǎng)銀等資金付款系統(tǒng)進(jìn)行付款操作。

3.賬務(wù)處理及報告。財務(wù)機(jī)器人將應(yīng)付模塊的憑證信息導(dǎo)入總賬，進(jìn)行賬務(wù)處理，如對應(yīng)付和預(yù)付進(jìn)行重分類等，并生成財務(wù)報告。

4.供應(yīng)商對賬。人工設(shè)置好對賬觸發(fā)時間，財務(wù)機(jī)器人登錄財務(wù)模塊，查詢供應(yīng)商信息并導(dǎo)出，自動向供應(yīng)商發(fā)送郵件，完成對賬提醒，并自動完成訂單狀態(tài)查詢、發(fā)貨狀態(tài)查詢。

5.供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)。財務(wù)機(jī)器人將供應(yīng)商提供的資料信息上傳至系統(tǒng)中，比如獲取營業(yè)執(zhí)照影像并識別指定位置上的字段信息，到供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)填寫信息，并上傳相關(guān)附件等。

6.供應(yīng)商資質(zhì)審核。財務(wù)機(jī)器人自動、定期審核供應(yīng)商資質(zhì)信息并反饋結(jié)果信息。

（三）資金管理

資金管理是日常性和重復(fù)性較高的工作，利用財務(wù)機(jī)器人進(jìn)行資金管理可以減少人工勞動量，具體子流程如下：

1.銀企對賬。財務(wù)機(jī)器人取得銀行流水、銀行財務(wù)數(shù)據(jù)，并核對銀行賬和財務(wù)賬，自動出具銀行余額調(diào)節(jié)表。銀企對賬的具體流程如圖3所示。

2.現(xiàn)金管理。財務(wù)機(jī)器人根據(jù)設(shè)定的現(xiàn)金上劃線執(zhí)行自動現(xiàn)金歸集、自動現(xiàn)金計劃信息的采集與處理等;引入智能算法，按照預(yù)設(shè)的規(guī)則，根據(jù)支付方式、支付策略、支付金額等因素，計算最優(yōu)組合，自動完成資金安排，安排結(jié)果可直接使用或供用戶參考執(zhí)行;同時動態(tài)監(jiān)控資金收支，幫助集團(tuán)企業(yè)實時掌控集團(tuán)資金狀況。

3.收付款處理。財務(wù)機(jī)器人根據(jù)訂單信息和供應(yīng)商信息，自動完成收款與付款。

4.支付指令查詢。發(fā)出資金支付指令后，財務(wù)機(jī)器人可自動登錄查詢銀行返回的支付結(jié)果，并郵件反饋查詢結(jié)果。

（四）預(yù)算管理

預(yù)算管理在某種程度上較依賴人為判斷，但財務(wù)機(jī)器人仍可借助于預(yù)先設(shè)置的模型，為預(yù)算決策提供參考。預(yù)算管理具體子流程如圖4所示。

1.預(yù)算編制。預(yù)算管理人員預(yù)置集團(tuán)企業(yè)預(yù)算業(yè)務(wù)模型，財務(wù)機(jī)器人按年統(tǒng)籌預(yù)算、按季度滾動預(yù)算、按月調(diào)整預(yù)算并自動分解期間費用、項目費用。

2.預(yù)算執(zhí)行情況監(jiān)測。在預(yù)算執(zhí)行過程中，財務(wù)機(jī)器人實時監(jiān)測預(yù)算的占用情況，對預(yù)算使用情況進(jìn)行定時和不定時的檢查審計。

3.創(chuàng)建預(yù)算報告。財務(wù)機(jī)器人使用歷史和市場數(shù)據(jù)生成預(yù)算報告，并創(chuàng)建預(yù)算與實際的差異報告。

三、基于RPA的財務(wù)共享中心實踐案例

（一）RPA在電商企業(yè)的應(yīng)用案例

對賬核算是一項非常繁瑣的工作，尤其是對電商平臺來說，龐大的日訂單無形中給財務(wù)團(tuán)隊帶來了巨大的壓力和工作量。國內(nèi)某知名烘焙食品企業(yè)，一直深耕線下實體門店，目前在全國已開設(shè)300多家直營連鎖門店。智慧零售時代，該企業(yè)緊跟時代腳步，線上線下業(yè)務(wù)共同發(fā)展。在取得豐碩成果的同時，該企業(yè)也面臨著一些挑戰(zhàn)，線上線下訂單突增導(dǎo)致的對賬困難問題尤為明顯。一方面，線上線下業(yè)務(wù)的對賬邏輯不一樣;另一方面，財務(wù)人員對規(guī)則復(fù)雜的電商業(yè)務(wù)形態(tài)不甚了解，經(jīng)常加班加點仍對不清賬，遇電商活動時甚至無法對賬。在不改變現(xiàn)有IT系統(tǒng)的前提下，為加快企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、提升系統(tǒng)處理效能，該企業(yè)選擇了RPA對賬機(jī)器人，通過RPA開展業(yè)務(wù)流程化和提效。

目前該企業(yè)對賬流程的痛點在于：第一，線上業(yè)務(wù)訂單量大，月訂單基本10W級起步，通過表單處理對賬操作，Excel表格在處理函數(shù)時的響應(yīng)速度嚴(yán)重影響了對賬工作。電商活動期間，訂單量甚至大到無法打開Excel表格。第二，對賬操作繁瑣。對賬工作人員需要登錄不同系統(tǒng)，獲取不同數(shù)據(jù)，如訂單、發(fā)貨單、流水單、銀行明細(xì)等，統(tǒng)一在Excel表格中進(jìn)行人工匹配，匹配成功后，對于差異進(jìn)行處理，人工處理效率低下。第三，重復(fù)性高，易出錯。在對賬數(shù)據(jù)量大、重復(fù)、耗時長的情況下，人工對賬方式極易出錯，難以滿足財務(wù)合規(guī)性要求，而且無法支撐業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)決策。第四，財務(wù)人員缺乏業(yè)務(wù)經(jīng)驗。無論是在對賬過程中，還是在判斷差異時，都要求財務(wù)人員對業(yè)務(wù)邏輯、電商規(guī)則有一定了解，可以幫助財務(wù)人員更清晰地了解信息流與資金流的來源與去路。目前，財務(wù)人員對這些方面還有所欠缺。針對上述問題進(jìn)行流程優(yōu)化：

原對賬流程如下：（1）登錄網(wǎng)銀系統(tǒng);（2）選擇不同參數(shù)獲取賬戶余額、明細(xì)、對賬單等數(shù)據(jù);（3）編輯整理獲取的交易流水、余額等數(shù)據(jù);（4）匹配相關(guān)信息，將處理后的相關(guān)信息以郵件方式發(fā)送給相應(yīng)的財務(wù)人員;（5）重新認(rèn)領(lǐng)并審核通過后，進(jìn)行不同的差異處理;（6）差異處理后制作頭寸管理日報表等管理報表。

優(yōu)化后的流程如下：（1）運行RPA系統(tǒng);（2）一鍵運行登錄，自動完成數(shù)據(jù)抓取、匹配、核實、發(fā)送郵件;（3）審核通過后自動生成報表。

優(yōu)化后的應(yīng)用效果如下：（1）財務(wù)效果。單單核對：用最簡單的對賬邏輯，避免賬務(wù)漏對的情況;單滾動核對：解決了交易跟蹤問題和長期賬務(wù)混雜問題;差異賬單信息可以清晰留存，方便快速查找;電商數(shù)據(jù)分類清晰，便于取用分析。（2）降本增效。對賬工作從原來2人全天候24h的工作量降低到1人1h即可完成;效率提升了95.8%。（3）流程標(biāo)準(zhǔn)。原有對賬流程復(fù)雜、無法得到標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)，通過RPA重新梳理和規(guī)范業(yè)務(wù)流程，使得企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)清晰、流程統(tǒng)一，易于復(fù)用和管理。（4）企業(yè)發(fā)展。通過RPA加強(qiáng)了企業(yè)管理的科學(xué)性、發(fā)展性和高效性，使企業(yè)能夠快速應(yīng)用信息化來適應(yīng)時代和市場需求的不斷變化。同時，企業(yè)計劃利用賬單數(shù)據(jù)進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

（二）RPA在金融企業(yè)的應(yīng)用案例

某大型金融機(jī)構(gòu)需要對貸款客戶進(jìn)行貸后管理，通過財務(wù)報表以及相關(guān)信息對貸款客戶進(jìn)行管控和分析。由于財務(wù)報表和相關(guān)信息均發(fā)布在巨潮資訊網(wǎng)以及一些第三方平臺上，需要人工分別進(jìn)行多次登錄，下載對應(yīng)PDF格式財務(wù)報表后，再人工繪制貸后管理相關(guān)報表，用于分析和審計。由于貸出客戶較多，該金融機(jī)構(gòu)需要定期投入大批量人力處理這項業(yè)務(wù)，效率較低。該金融機(jī)構(gòu)選擇通過RPA進(jìn)行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化提效，解放了人力，并保證了工作的準(zhǔn)確性。

目前該金融機(jī)構(gòu)財報審批流程的痛點在于：（1）業(yè)務(wù)量大，生成的PDF格式文件無法編輯，人工操作繁瑣，無法進(jìn)行自動化;（2）人工操作編輯數(shù)據(jù)，對輸出質(zhì)量穩(wěn)定的結(jié)果存在較大挑戰(zhàn);（3）業(yè)務(wù)頻次高，占用人力成本較高;（4）整個流程共投入10人進(jìn)行操作，每家客戶的處理時間大約為8小時。針對上述問題進(jìn)行優(yōu)化：

原財報審批流程如下：（1）人工登錄巨潮資訊網(wǎng)等平臺;（2）根據(jù)公司、時間等維度下載需要的財務(wù)報表信息;（3）打開Excel表格，按照模板填入已下載的PDF格式財務(wù)報表中的信息;（4）編輯以及匯總報表;（5）給相關(guān)人員發(fā)送郵件。

優(yōu)化后的財報審批流程如下：（1）運行RPA系統(tǒng);（2）一鍵運行登錄，自動下載符合條件的PDF格式財務(wù)報表，獲取內(nèi)容，填充編輯Excel表格，編輯生成匯總報表;（3）發(fā)送郵件通知結(jié)果。

優(yōu)化后的應(yīng)用效果如下：（1）降低操作風(fēng)險。全流程由機(jī)器人自動完成，避免了人工干預(yù)。所有調(diào)度都登記審計日志，可追溯歷史執(zhí)行過程及結(jié)果。（2）及時性。每月定時自動處理，7×24小時跑批，確保報送和結(jié)果反饋的及時性。（3）降低成本。由原來的10人操作減少至1人操作，每家客戶的處理時間由原來的8小時減少至5分鐘。

四、研究啟示與展望

本文通過對RPA在財務(wù)共享中心的適用流程進(jìn)行分析，并結(jié)合實際案例說明財務(wù)機(jī)器人在企業(yè)財務(wù)流程中的具體應(yīng)用效果。在RPA應(yīng)用取得成果的同時，企業(yè)也必須清楚地認(rèn)識到RPA的局限性，結(jié)合RPA的功能及業(yè)務(wù)特點進(jìn)行科學(xué)部署。為了保障RPA正常、有序運行，快速、高質(zhì)量地響應(yīng)業(yè)務(wù)需求變化，企業(yè)需要針對RPA設(shè)計更完整、詳細(xì)的跟蹤優(yōu)化機(jī)制，從而最大限度地發(fā)揮RPA的效用，實現(xiàn)應(yīng)用RPA的最大收益。

未來RPA的發(fā)展方向，將是運用人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)以及自然語言處理等技術(shù)，以實現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理、預(yù)測規(guī)范分析、自動任務(wù)接受處理等功能。伴隨著RPA技術(shù)的飛速發(fā)展，RPA+AI的結(jié)合，將會在更多的行業(yè)掀起變革的潮流。

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【作者簡介】

姚曉林，大連東軟信息學(xué)院信息與商務(wù)管理學(xué)院副教授，財務(wù)管理博士。