王丹

摘 要：大數據技術是科技發(fā)展的產物，隨著人類生產生活方式發(fā)生變革，大數據技術逐漸融入到各行各業(yè)，顯著提升了行業(yè)生產效能。紙質檔案作為一種信息資源會隨著單位的發(fā)展而數量增多，給單位檔案管理帶來了壓力與挑戰(zhàn)，部分單位開始尋求利用大數據技術對紙質檔案進行管理開發(fā)，從而實現(xiàn)檔案管理的集成化、科學化與標準化。雖然大數據技術已經在紙質檔案管理開發(fā)領域被加以運用，但是由于這項技術的復雜性，加之缺乏可供借鑒的管理模式，導致檔案管理效能并沒有實現(xiàn)最大化。因此，立足大數據背景對該領域進行研究是有積極意義的。

關鍵詞：檔案管理；互聯(lián)網；人才隊伍；數字化；利用

1 基本理論概括

1.1 大數據檔案管理

大數據技術本質上是一種信息數據處理技術，是一種能夠在短時間內高效獲取、分析和處理數據的能力[1]。單位的發(fā)展以及單位與外部交流頻率的加快使得單位產生的信息資源增多，隨之而來的是紙質檔案的數量和種類增多。紙質檔案增多意味著單位要投入更多的人力、物力和財力進行檔案建設，這就給單位檔案管理工作帶來了壓力。大數據技術在信息數據上的處理能力與檔案管理特征能夠契合，能夠幫助單位對紙質檔案進行集成化管理。現(xiàn)階段，利用大數據對紙質檔案進行管理最基礎的步驟在于檔案數字化。所謂紙質檔案數字化就是指利用掃描儀等信息技術將紙質檔案轉化為電子檔案，然后利用大數據技術對電子檔案進行數據管理。檔案數字化是大數據技術在檔案領域運用的前提要件，這是大數據技術特性所決定的。

1.2 大數據檔案管理的作用

第一，檔案資源處理速度快。傳統(tǒng)紙質檔案管理當中，用戶在檢索和利用檔案時查找較為麻煩，需要根據相應的編碼進行查詢，很難快速的找到自己需求的檔案。利用大數據對紙質檔案進行利用則可以縮短檢索時間，電子檔案能夠在計算機系統(tǒng)進行操作，利用大數據技術高效獲取、分析和處理數據的能力，能夠快速在計算機上定位到相應的檔案，提高檔案的服務效率，拓寬檔案的利用面積。

第二，檔案共享成為了可能。大數據技術能夠將檔案進行壓縮，檔案在計算機系統(tǒng)上的占用空間隨之降低。伴隨著單位與單位之間信息交流的頻繁，單位之間人事檔案、財會檔案以及公文檔案互相查閱的需求也有所增加。傳統(tǒng)紙質檔案管理當中，單位需要到實地查看相關的檔案，難以迅速的借閱相應的檔案。大數據模式下，紙質檔案被壓縮化，可以迅速的在互聯(lián)網終端實現(xiàn)流通，實現(xiàn)了檔案利用效率的最大化。

第三，檔案價值得到突出化。在知識經濟時代，檔案作為一種信息資源顯得尤為重要。單位通過查閱并利用檔案，可以有計劃的開展工作和制定決策，減少工作紕漏，提高單位的運轉效率[2]。大數據模式下，單位可以利用數據分析技術對檔案進行歸類，對某一類檔案進行集中化研究，能夠預測未來的工作方向和工作趨勢，制定更加合理科學的決策。

2 管理和利用的原則

2.1 統(tǒng)籌規(guī)劃原則

一般而言，利用大數據技術對紙質檔案進行管理需要經過檔案數字化轉化、檔案數字化錄入、檔案數字化管理和利用等三個步驟。但是各個單位已有基礎設施水平、人力資源水平以及資金水平都存在差異性，所以在具體利用大數據技術時會有所區(qū)別。因此，單位有必要制定相應的發(fā)展規(guī)劃，明確不同階段的建設重點和建設目標，分階段、有步驟地推進紙質檔案數字化工作。除此之外，單位在進行統(tǒng)籌規(guī)劃時要穩(wěn)步實施各項工作。大數據技術具有復雜性，利用這一工具進行檔案現(xiàn)代化建設的過程是長期且系統(tǒng)的，需要檔案管理人員不斷對這一管理模式發(fā)展并完善，才能真正為單位創(chuàng)造出效益。因此，單位要做可行性研究工作以及調研工作，及時發(fā)現(xiàn)管理中存在的短板，有針對性的制定規(guī)劃方案。

2.2 安全性原則

大數據技術依托于互聯(lián)網環(huán)境，互聯(lián)網具有兩面性，為檔案管理提供便捷的同時，也可能帶來相應的威脅。例如，互聯(lián)網環(huán)境中存在許多黑客，黑客通過植入病毒以及相關程序進單位檔案管理系統(tǒng)當中，能夠竊取和篡改檔案，甚至對檔案系統(tǒng)造成破壞。一旦檔案遭受竊取、篡改，對單位的損失不言而喻。因此，利用大數據對紙質檔案進行管理，對紙質檔案進行數據化處理都要堅持安全性原則。單位必須從安全管理機制、技術設備以及人才建設等方面提高檔案系統(tǒng)的抗風險能力，確保檔案能夠安全長期保存在檔案系統(tǒng)中，確保檔案能夠隨時具有可讀性。除此之外，對于重要涉密檔案，本文認為不應當予以數字化，減少泄密的風險。重要涉密檔案在整個單位檔案系統(tǒng)中數量不多，對其進行單獨管理更加能夠控制檔案密級，防止涉密事件的發(fā)生?？偠灾髷祿夹g的運用要堅持安全性原則，管理人員要充分重視檔案安全問題，將安全問題擺在首位。

3 提升管理和利用效能的路徑

3.1 提供人才隊伍水平

第一，構建培訓機制，對檔案管理人員進行終身教育?，F(xiàn)代技術的迅猛發(fā)展使得檔案事業(yè)變革較快，許多新型檔案管理模式隨之出現(xiàn)，對檔案管理人員的綜合素質要求較高。因此，單位的人才培訓機制也應當做到與時俱進，打造一支復合型的“蘭臺”鐵軍[3]。首先，對工作人員進行現(xiàn)代檔案管理理論以及職業(yè)技能培訓，從信息技術操作、大數據技術運用以及信息設備操控等幾個方面對工作人員進行培訓，優(yōu)化工作人員整體學識架構。其次，加深與其他單位之間的交流，檔案館、檔案局以及圖書館在檔案管理上有豐富的經驗，許多管理上方式都值得進行學習和借鑒。因此，單位有必要主動派遣工作人員實地到這些單位進行學習，學習先進的管理方法，引進先進的管理模式。最后，單位要豐富培訓形式，通過舉辦研討會、職業(yè)技能講座以及交流會的形式來提升館員素質。

3.2 提供大數據技術運用能力

本文認為，檔案數字資源庫是單位應當重點關注的內容。所謂檔案數字資源庫，就是將紙質檔案加以數字化之后，利用大數據技術將檔案上傳到資源庫當中。在檔案數字資源庫當中，檔案能夠自由進行傳輸和利用，檔案能夠在資源庫當中進行檢索、查閱和下載，極大提升了檔案工作效率。首先，要加快紙質檔案的數字化處理進程，購置高速掃描儀對紙質檔案進行集中式處理，實現(xiàn)紙質檔案數字化全方位覆蓋。其次，要購置相應的檔案管理系統(tǒng)，將檔案管理系統(tǒng)與檔案數字資源庫進行無縫對接，拓寬檔案數字資源庫的功能，打造“一站式”的檔案服務平臺。最后，利用微信公眾號拓寬檔案查詢途徑，將微信公眾號與檔案數字資源庫相連接，打破檔案查詢的時間限制和空間限制，拓寬檔案服務范圍。

4 結語

檔案管理歸根到底還是要回歸到檔案服務當中，管理的目的也是為了更好地為單位各項工作提供信息資源服務，進而提升單位的整體運轉效率。現(xiàn)階段，檔案管理呈現(xiàn)出現(xiàn)代化、集成化和綜合利用化的趨勢，運用大數據技術對紙質檔案進行管理開發(fā)，符合時代發(fā)展趨勢與檔案事業(yè)發(fā)展趨勢。正是基于這種背景，本論以實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化建設為目標，系統(tǒng)的探討了大數據在檔案領域的運用，希望能夠為紙質檔案管理提供有力的理論保障和實踐支撐。隨著大數據技術的深入發(fā)展，未來紙質檔案管理模式一定會更加多元化，檔案管理人員革新管理理念，創(chuàng)新管理模式勢在必行。

參考文獻

[1]張卓.基于大數據視角的檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務，2018（17）：68+83

[2]王詩堯.大數據時代檔案信息化管理[J].世界最新醫(yī)學信息文摘，2018，18（83）：194.

[3]王福辰.大數據時代背景下的檔案利用服務探究[J].辦公室業(yè)務，2018（18）：119.