楊曉曦

摘 要：檔案管理是石油企業(yè)管理的重要組成部分，是油田企業(yè)管理活動的基礎，油田檔案管理必須要適應油田穩(wěn)健可持續(xù)發(fā)展的需要。對企業(yè)的發(fā)展有重要的意義。油田企業(yè)在管理檔案時要采用科學的管理方式，積極創(chuàng)新管理方式，提高企業(yè)的檔案管理水平，是新時期油田企業(yè)檔案管理需要探討的問題。

關鍵詞：油田檔案管理；問題；解決方法

1 油田檔案管理的意義

油田檔案管理中，最重要的內部信息資源就是檔案信息。檔案包括油氣勘探開發(fā)檔案、科研技術研究檔案、油田經營管理檔案、黨群工作檔案、行政管理檔案、生產技術檔案、基本建設檔案、設備儀器檔案、會計檔案、特種載體檔案等，都是油田勘探開發(fā)、工程技術服務、礦區(qū)管理工作等方面的重要組成部分。管好、用好檔案，是油田乃至各單位必須履行的重要職責。

2 油田檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理不規(guī)范

檔案管理作為油田合規(guī)管理工作的一部分，是規(guī)范油田工作、提供油田工作質量和工作效率的關鍵。因此，做好油田檔案管理工作，科學規(guī)范油田檔案管理是體現一個企業(yè)管理水平的重要尺度。就目前而言，油田檔案管理隊伍參差不齊，檔案管理信息化水平參差不齊，檔案管理效率低下。有些檔案不能嚴格按照中國石油天然氣總公司《檔案管理規(guī)定》及《企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進行有效管理，嚴重影響了油田檔案管理工作的有效開展。一是檔案分類不合理。個別檔案保管期限劃分不準確；有的注重文件的歸檔，卻重視不到位；有些單位存在應歸檔的材料未歸檔的現象；個別單位還存在同一門類檔案由不同人管理的現象。二是檔案整理不規(guī)范，如機構劃分不準、分類不全、檔號不規(guī)范；案卷標題不規(guī)范、組卷混亂等。

2.2 缺乏完善的檔案管理制度

檔案管理制度是保證檔案管理工作的關鍵。目前部分單位在檔案管理制度的建立上還不夠完善，對檔案的整理、保管等制度不夠健全，執(zhí)行力不到位。部分單位雖然建立了檔案管理制度，但卻沒有將制度真正落到實處，甚至有些檔案管理工作人員對檔案管理不夠重視，文件資料整理不及時，致使檔案不能及時歸檔，造成重要檔案缺失嚴重。

3 油田檔案管理的有效方法

3.1 轉變觀念，正確認識檔案管理工作的重要性

要進一步加強油田企業(yè)檔案工作，一方面，企業(yè)要加大對檔案工作的宣傳力度，要讓職工認識到檔案是企業(yè)重要的信息資源，是企業(yè)重要的無形資產之一，在企業(yè)產品研發(fā)、維護企業(yè)權益、評審價值、重塑企業(yè)自身形象等方面有著重要的地位和作用。另一方面，檔案業(yè)務部門要在工作中樹立服務觀念、強化服務意識、提高自身業(yè)務水平，主動利用檔案中蘊藏的價值為企業(yè)生產、科研、經營、管理服務，發(fā)揮檔案作為支撐企業(yè)持續(xù)有效發(fā)展重要“杠桿”的作用；同時，改變傳統(tǒng)“看攤守點”和“等客上門”的不作為思想，主動向外承攬檔案業(yè)務，為企業(yè)創(chuàng)造效益，只有這樣才能改變人們對企業(yè)檔案業(yè)務的認識。

3.2 創(chuàng)建一支高效的檔案管理隊伍

高素質的檔案管理人員是做好檔案管理工作的關鍵因素，所以必須創(chuàng)建一支高效的檔案管理隊伍。首先，在招聘檔案管理工作人員時，嚴把人才“入口關”。積極吸收和引進熱愛檔案管理并具備一定計算機水平和檔案管理基礎知識的高素質人才，充實到檔案管理人員的隊伍中來，以提高檔案管理工作隊伍的整體工作水平。其次，要對現有的檔案管理工作人員進行定期的業(yè)務技能培訓，提高他們的業(yè)務水平。通過培訓，使檔案管理工作人員熟練掌握檔案的管理方法、各個環(huán)節(jié)的業(yè)務流程；具備一定的研究能力，能夠對檔案信息所蘊藏的有用價值進行有效挖掘、綜合分析和系統(tǒng)整理后，為企業(yè)生產、科研、經營、管理提供有價值的服務；不斷拓寬檔案工作人員思維和眼界，借用現代信息技術來優(yōu)化和完善檔案管理流程，實現檔案管理的科學化，從而促進和推動油田企業(yè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展和進步。

3.3 完善檔案管理制度

一是規(guī)范油田檔案管理工作，首先需要完善檔案管理制度，建立檔案管理人員的崗位責任制，明確規(guī)定其工作范圍和工作方法及工作職責。編制各個部門的歸檔目錄，整理有關檔案管理的手冊，確定檔案歸檔的保管期限和技術要求等，這樣有利于日后的檢查和指導。二是建立油田檔案管理細則，規(guī)范檔案管理。建立符合現階段檔案管理的各項新制度，并對過去不相適應的規(guī)章制度進行修正和完善，明確檔案管理模式、工作標準和職責要求等內容，從制度層面對于檔案管理工作進行規(guī)范。

3.4 建立有效的檔案管理機制

一是要健全檔案管理安全責任機制，加強檔案資料的保管，做好數據備份工作。二是建立檔案管理監(jiān)督機制，明確油田各部門的檔案管理職責。督促和監(jiān)督各相關檔案管理部門的工作情況及制度執(zhí)行情況。如果一些檔案不符合歸檔要求，如資料收集不齊全，應提前在歸檔前加以整改。三是建立油田檔案管理工作體系和良性競爭機制，如在晉職表彰上，對工作能力強的管理人員予以獎勵，做到獎罰分明，這樣能有效提高檔案管理水平，從而提升檔案資源的利用率。

3.5 引進信息技術

一是要引進先進的檔案管理理念，借助現代信息技術，對檔案管理中不適應的一些方法和手段進行修改。二是油田檔案管理要以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎，深層次開發(fā)檔案管理新方法，提高檔案管理的利用價值。要告別過去傳統(tǒng)檔案模式，充分利用現代信息技術來改善檔案服務功能，精化檔案管理資料，油田檔案管理工作要向信息化、數字化、科學化方向轉變。只有這樣，才能提升檔案管理和檔案利用的有效性。著重開發(fā)適合油田檔案管理的軟件與技術人才的有效利用，為油田經濟生產提供必要的服務。

3.6 加大對于管理設施的投入

在新形勢下，實現檔案管理信息化已然成為必然趨勢。而我國油田企業(yè)的檔案庫房條件嚴重落后且存在一定的安全隱患，絕大多數庫房建設不符合規(guī)范，基礎設備設施老化嚴重，甚至個別庫房都沒有搭建監(jiān)控系統(tǒng)。依靠現有的基礎設施想實現信息化建設根本不可能，油田企業(yè)必須加大資金投入，購買相應的硬件軟件設施，為整體檔案信息化打下良好的物質基礎。進行專業(yè)軟件的購置時，讓軟件開發(fā)者針對企業(yè)自身的實際情況研發(fā)專用的管理軟件，滿足日常管理的所有特定需求，保證檔案管理信息化的長期穩(wěn)定發(fā)展。制定嚴格的部門職責與設備使用管理制度，責任細化至個人，強化管理人員的責任感；定期為設備進行檢修維護，保障檔案管理部門的正常運作。

3.7 提高檔案整體的安全性

油田檔案的安全性問題與信息化建設緊密相連，對于企業(yè)內部關鍵絕密檔案的存儲，日常使用時的安全問題必須高度重視。不少油田企業(yè)檔案館甚至沒有監(jiān)控設備，責任劃分不明確，日常使用制度不完善。對于辦公室終端設立識別設備，確保打開檔案系統(tǒng)的是管理人員或有權限的部門領導；設立門禁系統(tǒng)，對于出入檔案館人員嚴格把控；完善檔案館監(jiān)控設施，保證內外部監(jiān)控地點無死角、無盲區(qū)。進而杜絕檔案丟失、盜竊等安全問題的發(fā)生，提高檔案整體的安全性。

4 結論

信息技術和檔案管理有機結合，為構建油田檔案管理搭建平臺。在實際工作中，油田檔案管理要摒棄傳統(tǒng)的管理理念，要堅持高效管理的原則，利用各種信息技術和多媒體技術，建立油田檔案信息化管理模型，完善動態(tài)檔案管理流程，制定適合油田實際情況的檔案管理風險預防應急預案，全面實現檔案管理工作模式智能化。值得注意的是，數字檔案存儲具有較高風險，要有相應的辨識預案。在這方面，要加強檔案管理防護平臺。

參考文獻

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