摘 要：信息化社會(huì)，檔案資源在單位發(fā)展中的作用突出，在新時(shí)期越來越受到人們的重視。現(xiàn)代化技術(shù)的高效發(fā)展為檔案資源建設(shè)提供了一條可行性強(qiáng)、高效性和科學(xué)性的路徑，許多檔案事業(yè)主體開始探索融合現(xiàn)代化技術(shù)與現(xiàn)代檔案管理理論，創(chuàng)新出一種能夠提高檔案管理成效的模式?？傮w來說，在檔案管理中采用現(xiàn)代化技術(shù)已經(jīng)成為一種趨勢，也是衡量一個(gè)單位檔案管理現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志。本文的研究重點(diǎn)在于利用現(xiàn)代化技術(shù)這一有力抓手來推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新，助益于單位檔案資源建設(shè)。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化技術(shù)；檔案事業(yè)；創(chuàng)新；系統(tǒng)

1 基本理論概括

1.1 概念界定

社會(huì)不斷進(jìn)步的同時(shí)，許多現(xiàn)代化技術(shù)也隨之產(chǎn)生，現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)各行各業(yè)的生產(chǎn)生活都造成了很大的影響[1]。同時(shí)，信息化社會(huì)中，人們獲取信息的方式和渠道更加多樣化，單位在日常工作中產(chǎn)生的信息資源愈來愈多，許多重要的信息資源被匯集在一起形成了檔案，檔案資源的整合發(fā)展和競爭發(fā)展成為一種趨勢。各個(gè)單位性質(zhì)不同，其檔案管理對(duì)象也是不同的，但總體而言，檔案管理方式都會(huì)表現(xiàn)出一定的共性?，F(xiàn)階段，檔案管理學(xué)界以及實(shí)務(wù)部門探討最多的就是利用現(xiàn)代化技術(shù)來提升檔案資源建設(shè)效能。現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理的融合在學(xué)界也稱為檔案管理現(xiàn)代化，其主要是指以建設(shè)高效、科學(xué)和規(guī)范的檔案管理部門為核心，利用現(xiàn)代化技術(shù)建立與單位檔案管理實(shí)際相契合的檔案管理體系，科學(xué)規(guī)劃單位的人力、物力和財(cái)力流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)單位檔案資源建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化、開放化、自動(dòng)化和現(xiàn)代化。

1.2 檔案管理創(chuàng)新的目標(biāo)

從宏觀層面來看，單位檔案管理主要是服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)建設(shè)，單位投入大量的人力、物力和財(cái)力將現(xiàn)代化技術(shù)融入到檔案管理當(dāng)中，主要是為了充分利用檔案信息資源，提高單位的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，進(jìn)而使單位更好地面向社會(huì)提供服務(wù)[2]。從微觀上看，單位利用科學(xué)的管理方法，以現(xiàn)代化技術(shù)為依托，系統(tǒng)規(guī)劃檔案管理的內(nèi)容，以此保障檔案管理現(xiàn)代化的順利進(jìn)行。同時(shí)，單位需要建立相適應(yīng)的檔案管理體系，科學(xué)選用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)和檔案管理設(shè)備，提高單位檔案部門的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

2 檔案現(xiàn)代化建設(shè)存在的問題

2.1 檔案數(shù)字化水平不高

檔案數(shù)字化主要是針對(duì)紙質(zhì)檔案管理提出來的，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，可以實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的一體化管理?，F(xiàn)階段，部分單位在檔案數(shù)字化工作中，沒有充分利用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行集成化處理，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的處理效率不高，例如，部分地區(qū)甚至沒有購置高速掃描儀，仍然需要檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行一項(xiàng)一項(xiàng)掃描。又如，許多單位沒有開展檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在利用現(xiàn)代化工具對(duì)檔案進(jìn)行分類和編目方面仍然存在缺陷。正是由于檔案數(shù)字化水平不高，導(dǎo)致檔案檢索時(shí)間較長，難以準(zhǔn)確的在檔案管理系統(tǒng)上進(jìn)行內(nèi)容定位。

2.2 檔案安全問題

部分單位的檔案價(jià)值較高，涉及到人事、財(cái)務(wù)及技術(shù)等領(lǐng)域，典型如財(cái)會(huì)檔案、人事檔案進(jìn)行科技檔案等等[3]?，F(xiàn)階段，在檔案管理中運(yùn)用最多的主要是大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息集成技術(shù)以及信息共享技術(shù)，這些都需要利用到互聯(lián)網(wǎng)工具。互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中存在大量的病毒，一旦被黑客植入相關(guān)病毒進(jìn)入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，檔案將面臨著被非法竊取、篡改和遺失的危險(xiǎn)。許多單位由于沒有重視檔案安全管理，沒有采取相應(yīng)的現(xiàn)代化技術(shù)來防范病毒入侵，導(dǎo)致許多重要檔案被非法份子所竊取。

3 檔案現(xiàn)代化建設(shè)的原則

單位利用現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新必須遵循的一定的原則，符合一定的規(guī)律，這也是唯物辯證法的基本要求。檔案現(xiàn)代化建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵循以需求為導(dǎo)向建設(shè)、以項(xiàng)目帶動(dòng)發(fā)展、統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理以及穩(wěn)步實(shí)施檔案管理的原則，具體而言，可以細(xì)化如下：

第一，以需求為導(dǎo)向建設(shè)。單位進(jìn)行檔案建設(shè)必須考慮單位不斷發(fā)展變化和日益增長的利用檔案信息資源的需求，根據(jù)單位的實(shí)際工作來收集相關(guān)的信息資源并歸類成檔，促進(jìn)檔案信息資源的縱向與橫向開發(fā)。除此之外，單位檔案部門不僅要服務(wù)于本單位，更是要服務(wù)廣大社會(huì)公眾以及其他單位。在社會(huì)公眾以及其他單位有正常的檔案查閱需求時(shí)，要做到相關(guān)的服務(wù)工作，創(chuàng)造出更多地社會(huì)效益。

第二，以項(xiàng)目帶動(dòng)發(fā)展。單位利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案資源建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜性的系統(tǒng)工程，有必要將檔案現(xiàn)代化建設(shè)劃分為若干的步驟，一步一步的搞好檔案現(xiàn)代化建設(shè)工作。例如，制定人才引進(jìn)、資金引入以及技術(shù)引入項(xiàng)目，解決檔案資源建設(shè)中的難題。

第三，統(tǒng)籌規(guī)劃。單位檔案現(xiàn)代化建設(shè)要避免盲目性，要充分考量現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施水平、單位發(fā)展水平以及財(cái)力水平等因素，制定相應(yīng)的發(fā)展方案，確定檔案現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)，將單位檔案管理工作與其他工作統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)單位檔案管理工作與其他工作的有效銜接。

第四，穩(wěn)步實(shí)施。單位檔案現(xiàn)代化建設(shè)在實(shí)施過程中要進(jìn)行可行性研究、充分做好調(diào)研工作，按照既定的規(guī)劃和目標(biāo)一步一步的實(shí)施，確保檔案現(xiàn)代化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)，在實(shí)施中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。

4 檔案現(xiàn)代化建設(shè)路徑

4.1 提升檔案數(shù)字化水平

一方面，單位要科學(xué)選用相應(yīng)的現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，加快對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案在檔案管理系統(tǒng)上的一站式管理與服務(wù)。同時(shí)，要對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化編目，根據(jù)檔案管理的類別編制相應(yīng)的查詢目錄，降低檢索的時(shí)間。另一方面，單位要利用信息共享技術(shù)和云儲(chǔ)存技術(shù)打造檔案共享系統(tǒng)，在符合法律和單位規(guī)定的情況下，為社會(huì)公眾以及其他單位提供查檔服務(wù)，提升檔案服務(wù)效能，實(shí)現(xiàn)檔案資源建設(shè)的高效化。例如，單位可以將微信公眾號(hào)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行渠道對(duì)接，方便查檔主體在互聯(lián)網(wǎng)中進(jìn)行查檔。需要注意的是，檔案現(xiàn)代化建設(shè)與單位人力資源密切相關(guān)，單位要通過人才培訓(xùn)和人才引進(jìn)的方式提高單位人力資源的質(zhì)量，引進(jìn)復(fù)合型管理人才，才能夯實(shí)檔案現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)。

4.2 加強(qiáng)檔案安全管理

一方面，單位有必要綜合利用數(shù)字加密、密鑰處理以及防火墻等技術(shù)提升檔案管理系統(tǒng)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。對(duì)于科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案以及其他涉密檔案，單位可以在云儲(chǔ)存系統(tǒng)上進(jìn)行備份管理，也可以在某一計(jì)算機(jī)上進(jìn)行封閉式管理，提高檔案風(fēng)險(xiǎn)防控能力。另一方面，單位要建立相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制和應(yīng)急機(jī)制，在數(shù)字檔案被篡改、遺失和損壞之后，及時(shí)了解泄密的范圍，有針對(duì)性的采取相關(guān)應(yīng)急措施?？偠灾?，檔案現(xiàn)代化建設(shè)中，檔案安全管理處于凸出位置，是一切工作的核心，檔案安全工作做不好，檔案現(xiàn)代化建設(shè)就是空談。

5 結(jié)束語

單位檔案資源建設(shè)現(xiàn)代化過程中，不僅要選用先進(jìn)的檔案管理理論以及現(xiàn)代化技術(shù)，還需要構(gòu)建出一套符合單位實(shí)際狀況的檔案管理機(jī)制作為基本保障。檔案管理機(jī)制是否符合單位管理實(shí)際，是否高效和先進(jìn)，都會(huì)直接影響到單位檔案工作的方方面面。在檔案管理現(xiàn)代化過程中，信息化建設(shè)是最為核心的環(huán)節(jié)，其直接關(guān)系到單位檔案建設(shè)的后期成效。因此，基于這種前提下，本文以規(guī)范化、高效化和科學(xué)化為目標(biāo)，以實(shí)現(xiàn)檔案資源現(xiàn)代化建設(shè)的角度入手，從多個(gè)方面對(duì)檔案現(xiàn)代化管理展開了闡述，希望能為我國檔案事業(yè)提供有力的理論和實(shí)踐操作保障。

參考文獻(xiàn)

[1]陸益.強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化面臨的問題與對(duì)策研究[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2018（19）：209.

[2]喬雪妮.檔案管理現(xiàn)代化淺析[J].陜西檔案，2018（04）：24.

[3]雷曉婷.檔案基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化[J].文教資料，2018（24）：81-82.

作者簡介

柴丹（1980-），女，吉林扶余，本科，畢業(yè)于內(nèi)蒙古大學(xué)，助理館員，研究方向：檔案管理（中級(jí)館員）。