鎮(zhèn)江市益聚信息管理咨詢有限公司 杜瀟丹

我國市場經(jīng)濟不斷發(fā)展壯大，中小企業(yè)在市場中占有舉足輕重的位置，無論是在補充市場經(jīng)濟結(jié)構(gòu)，還是在數(shù)量上，在促進就業(yè)和社會發(fā)展上，都日益成為關(guān)注的重點。作為企業(yè)的重要資產(chǎn)，直接關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)和資金的占用而持有的存貨，企業(yè)對于其管理的成功與否，直接關(guān)系到企業(yè)的資金命脈和正常的生產(chǎn)經(jīng)營，是企業(yè)內(nèi)部管理不可小覷的一個重要部分。因此，如何提高存貨周轉(zhuǎn)率，提高資金使用率，提升企業(yè)競爭力，是目前中小企業(yè)亟待解決的問題。本文以本公司服務(wù)的一家具有代表性的中小民營制造企業(yè)——YF船舶設(shè)備公司的存貨管理進行分析，從而對中小企業(yè)進一步加強存貨管理提出建議和措施。

1 存貨管理的相關(guān)理論概述

1.1 存貨的概念和特點

在企業(yè)的生產(chǎn)過程中準備一定量的生產(chǎn)所需消耗的物資，從原材料到產(chǎn)品之間，以不同形式或者不同名稱存在于廠區(qū)、車間內(nèi)的物資，這就是我們所說的存貨。從財務(wù)價值這個角度確定的存貨，需滿足以下條件。

(1)該存貨有一定的價值，在企業(yè)的生產(chǎn)中提升自身的價值，產(chǎn)生一定的經(jīng)濟利益。

(2)該存貨的成本計量清晰、明確。存貨的實質(zhì)就是企業(yè)的流動資產(chǎn)。換句話說，存貨具有流動性，在生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)中處于不同的狀態(tài)和形態(tài)，通過生產(chǎn)加工過程，不斷購置、耗用、加工，價值被一步步轉(zhuǎn)移，產(chǎn)品銷售實現(xiàn)后，存貨的價值得到進一步的體現(xiàn)。

1.2 存貨管理的重要性

存貨管理是連接企業(yè)采購、生產(chǎn)、銷售、成本環(huán)節(jié)的一個紐帶，如果存貨管理不善，勢必形成供產(chǎn)銷運行的不流暢，成本核算不夠準確。例如，如果原材料不按銷售計劃、生產(chǎn)計劃采購，會造成物資在倉庫的積壓，物品如果存放時間過長，有可能會損壞或者變質(zhì)以及產(chǎn)品的更新?lián)Q代導致被淘汰不用，造成資源和資金的嚴重浪費，也可能導致生產(chǎn)時原材料供應青黃不接，使生產(chǎn)停滯，影響銷售，最終導致協(xié)議違約，產(chǎn)生一定的違約成本，甚至導致客戶流失。制造企業(yè)成本核算的好多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都來源于存貨，存貨如果管理不當將會影響到企業(yè)的長遠發(fā)展。一個發(fā)展勢頭好的企業(yè)如果想在競爭中保持一定的競爭優(yōu)勢和市場優(yōu)勢，就不能忽視企業(yè)內(nèi)部的存貨管理。

中小民營企業(yè)一般資金缺口較大，存貨往往在其資產(chǎn)中占據(jù)了大半壁江山，加強對存貨的管理，加速存貨周轉(zhuǎn)，就等同于節(jié)約了周轉(zhuǎn)資金，提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益。存貨管理對成本管理的影響是非常大的。例如，本公司服務(wù)的一家叫YF的生產(chǎn)船舶設(shè)備的中型民營企業(yè)，主要生產(chǎn)專用船舶設(shè)備，由于高層管理者存貨管理意識薄弱，導致公司內(nèi)部存貨管理混亂，加上招錄的存貨管理人員是新入職的，也沒有存貨管理和ERP倉庫模塊使用經(jīng)驗，將A產(chǎn)品的原材料領(lǐng)用，在ERP倉庫模塊中輸入了B產(chǎn)品的領(lǐng)用中，造成B產(chǎn)品生產(chǎn)成本增加，A產(chǎn)品生產(chǎn)成本減少，導致兩種產(chǎn)品的成本核算都不準確，兩種產(chǎn)品的毛利率測算也不準確，提供的數(shù)據(jù)對企業(yè)后期的銷售定價及經(jīng)營決策不能起到很好的參考價值。

2 中小民營企業(yè)存貨管理中存在的問題

2.1 采購環(huán)節(jié)控制薄弱

如YF公司內(nèi)部有評審流程，但是教條化嚴重，照抄人家公司的評審流程，并沒有結(jié)合自己公司實際情況進行修改，缺少幾個供應商詢價和比價的過程，評審流于形式，只依賴于其中一個股東的二三家關(guān)系戶供應商，有些原材料采購價格明顯高于外面其他同類供應商，很難降低存貨采購成本，無形中轉(zhuǎn)移走了一部分公司利潤。

2.2 存貨的賬務(wù)處理不夠規(guī)范

2.2.1 出入庫記錄不準確

如YF公司才創(chuàng)立公司，庫房管理員還要忙于行政事務(wù)，以及ERP系統(tǒng)倉庫模塊輸入，暫由生產(chǎn)主管負責入庫及領(lǐng)用生產(chǎn)區(qū)域的庫存物品，因他有本職工作，無暇顧及，在登記相關(guān)數(shù)據(jù)時不夠嚴謹、認真，草草了事。例如有的入庫無驗收簽字，直接根據(jù)對方的送貨單辦理入庫手續(xù)；有的入庫，甚至都不辦理任何手續(xù)。這些情況造成庫存梳理與實際不符，成本核算往往靠倒軋的方式才能勉強計算出來，遇到物料之間的混用，成本核算很難避免不出現(xiàn)錯誤，而且錯誤還無從查起。

2.2.2 貨到票未到暫估不夠準確

如YF公司，原材料已入庫，到了月底因為未付款，對方采購發(fā)票不肯開具，根據(jù)會計準則規(guī)定，貨到票未到的情況原材料應對存貨價值進行暫估，因采購提供的暫估價格不夠準確，使當期產(chǎn)品的成本核算不夠精準，最終導致毛利率可比性較差，使得每月的成本核算都處于調(diào)整期，真實的產(chǎn)品成本達不到有效的控制，長遠來看，容易在未來引起稅務(wù)的關(guān)注及檢查。

2.3 存貨的倉儲條件未達到

2.3.1 倉庫選址不達標

從字面上去理解，庫房應該是封閉式的，但YF公司租的廠房不大，為了節(jié)約成本及方便操作工領(lǐng)用，直接在操作現(xiàn)場車間中設(shè)置了一個簡陋的庫房區(qū)域，有一把小鎖鎖門，無頂，生產(chǎn)主管本職工作繁忙時就讓操作工自己拿鑰匙去拿物品，有時也不登記，這個庫房就失去了存在的意義，庫存數(shù)據(jù)不夠準確，因此財務(wù)數(shù)據(jù)也不會準確，最終導致財務(wù)報表及稅務(wù)申報數(shù)據(jù)不夠準確，更嚴重的影響到企業(yè)未來的經(jīng)營決策。

2.3.2 存貨安全防護措施不到位

YF公司的倉庫管理人員對存貨的特性根本一無所知，比如像天然氣、液氮這些特殊存貨，必須要有一定的安全防護知識，才能進行及時、有效的防護，不然就會導致這些物資不能處于隨時能使用的完好狀態(tài)。

2.3.3 存貨狀態(tài)不明

YF公司現(xiàn)場存貨無規(guī)則擺放，同種物質(zhì)沒有固定的場所存放，這里有，那里也有，用過的和未使用的區(qū)分不明。而且沒有識別物品的標識貼，在產(chǎn)品和產(chǎn)成品的界定模糊，最終導致產(chǎn)品成本數(shù)據(jù)不準確。

2.3.4 環(huán)境安全無保障

YF公司為了自己取用方便，將危險的物品與普通物品存放在一起，沒有將特殊存貨單獨設(shè)置專用庫房，也沒有配備相應的安保措施，大量危險的物資堆積在一起，時間長了，導致存在安全隱患。

3 中小民營企業(yè)存貨管理存在問題的原因分析

3.1 內(nèi)部原因

YF公司高層管理者存貨管理意識淡薄，他們認為只要不是大批量的存貨出現(xiàn)問題，對利潤也不會有太大的影響，根本不需要重視；企業(yè)內(nèi)部控制不健全，采購周期、采購基數(shù)、實際消耗等環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，造成庫存不足或者擠壓；倉庫管理員缺乏庫存管理的知識，ERP系統(tǒng)更新不及時，信息化水平低；采購人員濫用職權(quán)，和供應商勾結(jié)，進價虛高；倉庫人員存在私下變賣存貨現(xiàn)象。

3.2 外部原因

國際和國內(nèi)政治、經(jīng)濟形勢的嚴峻，2018年中美的貿(mào)易戰(zhàn)，使得匯率有所波動，對進出口企業(yè)的原材料及產(chǎn)品的價值影響是相當大的，YF公司也是一家出口生產(chǎn)企業(yè)，匯率的波動對YF公司也是有一定的影響，企業(yè)采購的原材料受國際、國內(nèi)形勢的影響，價格方面也是存在著很多的風險，最終導致公司的利潤波動風險也較大。

4 中小民營企業(yè)存貨管理的改善對策

4.1 提升采購環(huán)節(jié)控制水平

YF公司制定相應的內(nèi)部考核制度，對采購人員及相關(guān)人員進行采購價格和質(zhì)量的評比考核，公司進行主要原材料市場行情、供應商摸底調(diào)查，多方比較，讓采購人員的采購價格透明化。同時，要合理制定合理的降低采購成本的激勵措施，如同等原材料采購價格降低多少百分比以上給予相關(guān)采購人員一定的比例獎勵。

4.2 科學地進行賬務(wù)管理

4.2.1 人員配備及流程優(yōu)化進行完善

YF公司應設(shè)置專人管理庫房，制定并完善庫存管理體系，優(yōu)化存貨管理流程，實現(xiàn)企業(yè)員工集體參與，全員共管的模式。

4.2.2 完善相應計劃的制定

合理確定采購清單及數(shù)量。做好ERP的使用權(quán)限設(shè)置和存貨最優(yōu)庫存量的設(shè)定，由采購人員依據(jù)生產(chǎn)計劃、庫存情況制訂相關(guān)原材料的采購計劃，采購部主管審核計劃的合理性。

4.2.3 采購物資的入庫手續(xù)進行完善

物資到廠后，由采購人員進行物資入庫的數(shù)量、狀態(tài)和質(zhì)量的初步確認，提交報檢單給檢驗人員進行質(zhì)量復檢，最后采購人員拿著收貨單、檢驗合格單到庫房申請入庫。庫房管理人員核實數(shù)量和其他產(chǎn)品標識信息，參照采購清單和數(shù)量入庫，對于超計劃的采購數(shù)量應上報總經(jīng)理批準，否則不予入庫。

4.2.4 出庫手續(xù)進行完善

倉庫管理員依據(jù)有效的生產(chǎn)指令和材料領(lǐng)用單辦理出庫。財務(wù)人員月末在進行存貨暫估時，應按照采購合同和最近一次的結(jié)算價進行暫估，對于一些執(zhí)行力差，有懶惰思想的人員應給予適當?shù)目冃Э己恕?/p>

4.2.5 建立存貨定期與不定期的盤點制度

對于一些狀態(tài)發(fā)生變化導致不能隨時使用的存貨，應及時發(fā)現(xiàn)、及時上報處理，減少因管理不善造成的存貨減值、呆滯等損失。

4.3 存貨的倉儲水平進行有效地提高

首先車間現(xiàn)場的存貨堆放應實行2S（整理、整頓）和目視化管理。對于不同形態(tài)、不同性能的存貨進行合理區(qū)分，分開存放，達到物品名稱和梳理的標識工作，所有信息及時錄入ERP系統(tǒng)，實現(xiàn)庫存信息的及時性、準確性和共享性。其次要保證存貨的完好性。設(shè)置安保措施和配備消防設(shè)備，制定一系列存貨安全防護及保管制度，對存貨管理人員進行特殊存貨保管及知識的培訓。最后要設(shè)定庫存預警機制。充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)信息化的作用，對供給進行預測分析，確定最佳的采購周期和安全庫存。

5 結(jié)語

存貨作為企業(yè)最重要的流動資產(chǎn)之一，管理的優(yōu)劣將影響到企業(yè)的運營質(zhì)量。因此，中小企業(yè)的庫存管理在整個企業(yè)的管理中占據(jù)著核心位置，怎樣加速存貨的周轉(zhuǎn)率、減少存貨的占用資金、又不能使存貨斷貨、影響正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動，成為存貨管理的重點工作。作為中小企業(yè)，一是要建立有效的存貨內(nèi)部控制體系，建立健全存貨管理制度；二是要與時俱進，運用信息化管理的方式來提升管理的水平；三是要保持存貨賬面和實際相符，定期不定期的開展存貨的盤點工作；四是加強有效的監(jiān)督和激勵，保證各項制度的有效實施，提升企業(yè)存貨管理水平。