喬芝顏 山東省濟寧市公路事業(yè)發(fā)展中心

一、引言

人事檔案是雇主在聘請時了解一個人的歷史的關鍵文件。人事檔案最主要的任務是確保其檔案可靠完善。因檔案在接收過程中容易受到的自然損害，所以，在接收過程中必須慎重和負責，人事檔案對個人后期的生活和工作有很大影響，安全性必須穩(wěn)操勝券。上述工作的順利進行應以明確的人事檔案規(guī)定為基礎，使檔案管理人員有條不紊地履行職責，有序開展工作，從而保證人員檔案管理的可靠保障，同時避免混淆和檔案丟失，泄漏和其他事故。隨著社會的進展，單位的競爭壓力也越來越大，檔案包含許多關鍵信息，是該機構的關鍵材料之一。如果內(nèi)部檔案管理發(fā)生事故，將對自身造成無法挽回的損害。因此，人事檔案管理制度的制定和實施迫在眉睫，這關系到整個社會的發(fā)展和穩(wěn)定。存檔記錄了單位所有員工的各方面信息，這些信息易于了解職員的工作態(tài)度和工作才能，為選擇最佳職員提供了非常重大的依據(jù)。此外，人事檔案是優(yōu)化單位管理的首要方式。現(xiàn)代社會已發(fā)展成為以信息為基礎的社會，檔案管理是收集信息和使用信息的載體。人才的選擇，人才培養(yǎng)和人才資源配置，這一切都必須要人事檔案信息的支持。

二、新時期人事檔案管理存在的不足

首先，許多單位對新時代檔案管理的管理知之甚少。許多人對人事檔案的管理不夠注重，管理設備的低配置，使檔案管理在新時代碰到瓶頸。需要說明的是，人事檔案管理是一項面向服務的工作，旨在服務于企業(yè)的所有職員，甚至是國家人員的存檔，涉及的服務對象比較廣泛，工作量相對較大。但是，它的使用范圍非常小，因此，有些單位不注重人事檔案的管理，缺乏工作所需的軟件和硬件嚴重疏漏了管理人事檔案的關鍵性。

其次，許多單位從基礎上忽略了它們，導致人事檔案的使用率低，就傳統(tǒng)的檔案理解方法而言，低分配和落后管理方法的缺點對新時代現(xiàn)代檔案管理水平的需求迥然不同，還不能全部掌控計算機技術在人事檔案管理中的應用技術和主要性，也沒有完善高素質人才的運作和管理。這項工作已經(jīng)與外部發(fā)展情況隔離開來，不可能向外界提供檔案服務。還會產(chǎn)生許多檔案信息出現(xiàn)未核實失真的狀況，人事檔案信息的使用和開發(fā)的深度和廣度也受其封閉性的限制，這導致檔案管理出現(xiàn)缺陷。

第三，需要提高人事檔案信息的有效性。由于一些單位人事檔案管理信息的缺乏或失真，使用戶無法獲得真實有效的信息。人事檔案可以用作就業(yè)，晉升等的原因在于其信息的有效性。因此，關于檔案的不正確或不充分的信息將降低人事檔案的有效性，進而影響其使用率。影響檔案有效性的原因主要是由于工作人員在數(shù)據(jù)篩選工作中不認真，不小心，導致一些信息失真。

第四，新時期的檔案管理也對員工的全面性提出了更高的需求，但在現(xiàn)階段，許多單位的人員配置較少，甚至嚴重缺乏人事檔案管理人員。此外，當前的人事檔案管理許多從業(yè)人員缺少檔案專業(yè)知識的培訓，一般員工專業(yè)素質低，面對持續(xù)擴大的人事檔案規(guī)模，從事檔案管理的職員人數(shù)相對較少，導致員工過度勞累，也降低了他們的積極性和責任感，這會給員工的素質培養(yǎng)帶來一些難度。

三、完善新時期人事檔案管理存的策略

為了應對人事檔案管理的不足，結合新時期人事檔案管理的要求，筆者覺得未來的實際工作需要采用下面創(chuàng)新措施。

1.改變想法和概念以提高檔案管理意識。企業(yè)在重視員工管理時，應充分了解人事檔案管理的關鍵作用，使其處于突出位置，認識到其在全面了解和評價職員中的主要作用。加強對制度，人員，資金和現(xiàn)代信息技術的支持，促進人事檔案管理的完善。

2.完善管理體系，確保所有工作的標準化。創(chuàng)建健全的人事檔案管理規(guī)章制度，切實規(guī)范人事檔案管理工作，全面規(guī)定人事檔案管理的程序，方法，目標和要求，以便管理層遵循規(guī)則。創(chuàng)建人事檔案管理責任制，確定管理人員的責任，嚴格按照日常管理中的相關規(guī)范程序，確保管理工作有規(guī)則可循。創(chuàng)建獎勵和懲罰激勵機制，調(diào)動管理人員的積極性，促進各項工作的有序開展，嚴格遵守日常管理規(guī)定，真誠履行職責，為改善人事管理做出貢獻。

3.創(chuàng)新的管理技術，注重數(shù)字處理的使用。注重利用現(xiàn)代信息技術，營造現(xiàn)代化的運營管理平臺，強化人事檔案的數(shù)字化管理，同事有助于人事檔案的管理，提升管理水平。在具體工作中，詳細收集和歸檔人事檔案數(shù)據(jù)，利用操作平臺進行操作和處理，提升管理效率，不但可以縮小管理失誤，還可以提升管理水平。

4.強化員工培訓，提升人員管理素質。提升管理人員的素質，建立一支管理人員隊伍，為新時期人事檔案的管理做好準備，單位還應通過現(xiàn)場培訓，教育，學習等手段強化管理團隊的培訓工作，使他們掌握管理人事檔案的具體操作程序和方法，促進更高層次的管理。管理者必須加強對現(xiàn)代信息技術的研究，把握計算機和軟件的運作，并能夠利用這些技術來管理和改進管理結果。此外，管理者必須提高自身修養(yǎng)，增強理論知識，管理技術知識，培養(yǎng)優(yōu)良的職業(yè)道德，嚴格遵守管理工作的規(guī)章制度，促進管理和人事檔案的順利管理。水平得到改善。

結束語：人事檔案記錄了不同時期的員工的不同數(shù)據(jù)，它不僅記錄了個人的績效，也是未來人員招聘的基礎。它還將決定各方面的名譽，和經(jīng)濟利益。基于21世紀的背景，人事檔案管理要緊跟時代步伐，緊跟經(jīng)濟發(fā)展特點，不斷融合先進科學知識，培養(yǎng)新時期高水平檔案管理人員，學習國外先進管理經(jīng)驗促進了人事檔案管理的健康和諧發(fā)展，從而保證了社會信息的安全穩(wěn)定。