劉納

(中國飛行試驗研究院，陜西 西安 710089)

關健詞：管理模式；項目管理；保障管理；設備管理

新時代的新要求，對科研院所的保障工作提出了更高要求，需要思考和研究保障管理如何實現(xiàn)“目標具體化、任務項目化、工作精細化”，創(chuàng)新保障管理模式，提升質量和效率。

1 職能項目化成為新趨勢

（1）精細化的要求。精細化管理是社會分工和服務質量精細化對現(xiàn)代企業(yè)管理的新要求，它的主要目標是最大限度減少管理資源、降低管理成本。精細化要求復雜的事情簡單化、簡單的事情流程化、流程化的事情定量化、定量化的事情信息化。精細化管理表現(xiàn)在工作內容細化、考核指標量化、交付成果模板化、工作流程標準化等方面。精細化的本質是對戰(zhàn)略和目標分解細化和落實的過程，而項目化管理正好符合精細化的本質要求。如今精細化、精益化已經耳熟能詳，很多企業(yè)已經開展了“精益管理”的實踐和研究，如周鋒的基于精益化管理理念的高職后勤管理改革研究、楊文庚的神華北電勝利能源有限公司精益化管理研究、吳娛的論精細化管理在高校后勤管理中的應用等，都是對高校、企業(yè)的精細化、精益化管理的研究和探索。

（2）信息化的要求。信息化可提升科研生產能力，提高管理服務水平，已經成為科研院所贏得發(fā)展的必然選擇。同時航空工業(yè)已經認識到信息化對集團發(fā)展的緊迫性，提出了整合現(xiàn)有管理實踐，以流程為管理核心對象，流程與目標并重、具有航空工業(yè)特色的統(tǒng)一運營管理體系(AVIC OPERATION SYSTEM，簡稱AOS)。

管理信息化已經有了管理信息系統(tǒng)（MIS），而科研院所的多個行政管理部門對于管理信息系統(tǒng)又有各自的技術需求。為實現(xiàn)一個管理信息系統(tǒng)滿足多個行政職能部門的需求，綜合項目管理信息系統(tǒng)應運而生。它是以項目管理為核心、以解決項目管理綜合業(yè)務為宗旨，為組織提供綜合項目管理的集成管理信息系統(tǒng)。它既是項目管理解決方案，也是涵蓋多個項目管理業(yè)務領城的管理應用軟件。它的應用，可使項目管理技術及軟件從具體項目的應用提升到企業(yè)組織層面的應用，并為利用項目手段落實企業(yè)戰(zhàn)略管理、實施精細化管理提供了有力的管理輔助系統(tǒng)。要實現(xiàn)多個行政職能部門都能適用這個系統(tǒng)，一個辦法就是通過職能項目化實現(xiàn)“同一化”轉換，如圖1所示。

圖1 職能項目化實現(xiàn)綜合項目管理信息系統(tǒng)的適用性

（3）項目化新潮流。項目化管理已成為現(xiàn)代項目管理發(fā)展的一個重要特征，其本質是把企業(yè)中的一次性任務和復雜性工作按項目進行管理，其核心是把職能工作轉化為項目。項目化管理為保障管理職能項目化提供了理論指導，可以使保障管理職能得以創(chuàng)新發(fā)展、規(guī)范運行，推進保障管理的項目化發(fā)展，從而使保障管理的戰(zhàn)略目標通過職能項目化得以落實，如曲倩劼的高校后勤項目化管理模式硏究，對高校后勤項目化的可行性、模式設計及應用進行了研究。項目化管理也成為戰(zhàn)略目標管理的解決方案，即戰(zhàn)略目標的項目化管理通過自上而下、逐層分解形成部門目標，部門目標再通過部門職能項目化得以實現(xiàn)。比如保障管理部門的職能目標是組織戰(zhàn)略目標的分解目標之一，通過保障職能項目化實現(xiàn)保障管理部門的職能目標，就是對組織戰(zhàn)略目標實現(xiàn)的支撐。

2 新時代需要保障職能項目化

（1）從管理模式上看。保障管理部門是科研院所的行政職能部門之一，其管理模式與其它行政職能部門一樣，這種模式的主要特點是以行政管理為主，這種傳統(tǒng)管理方式面對“保障高效率、服務高質量、管理高水平”的目標要求、新時代快節(jié)奏的科研生產需求，以及職工對美好工作環(huán)境的需求愈發(fā)顯得力不從心。

（2）從職能分工上看。從單位組織結構和職責分工的設計可以看出，保障管理主要職責是負責能源管理、機動設備管理、車輛管理、辦公用具管理、不動產管理，動力供應、鐵路專用線管理、房屋道路維修、環(huán)境衛(wèi)生以及綠化養(yǎng)管護的管理等。在職能細分原則、管理界面劃分、分工條理性方面還有再優(yōu)化的空間。

（3）從戰(zhàn)略目標上看。部門目標是單位戰(zhàn)略目標的分解和支撐。保障管理部門的目標是對單位科研和生產的保障管理，是對單位的非生產性資源的管理、維護、保障，關注的是延長非生產性資源生命周期和利用效率的維護工作，包括了能源動力、道路鐵路、機動設備、環(huán)境、不動產、辦公用具等資源的保障。

（4）從管理對象及新特點上看。通過對保障管理戰(zhàn)略目標、職能分工、管理對象、管理內容等方面進行梳理分析，結合新時代的新要求，科研保障管理在完成現(xiàn)有職能的基本要求外，將面臨新的特點、新的需求，如表1所示。

另外，保障的對象即科研和生產已經基本采用了項目管理模式，服務的對象即科研人員已經適應了項目管理模式。所以，保障管理雖然是一項行政管理職能，若能積極深入研究新時代的精細化、信息化等新要求和新趨勢，與時俱進，順應潮流，主動推進職能項目化，就能贏得新時代的發(fā)展機遇。

表1 新時代保障職能的新要求

3 以制度化建設促職能項目化推進

按照項目化管理本質要求和理念，可以把保障職能系統(tǒng)地看作項目，使保障管理向項目管理轉變，也就是運用項目管理技術和知識，以項目管理技術優(yōu)化保障管理職能，并指導保障管理的創(chuàng)新實踐。

（1）以WBS為切入點，建立保障職能的項目化管理基礎。以項目化管理為指導，基于項目管理的WBS工具，理論聯(lián)系實際，確定保障職能工作分解適用原則，包括：一是自上而下的原則，按照“管理對象屬性”對職能進行逐層樹狀分解；二是百分之百原則，對每一個工作元素按一個分解標準識別出其包含的所有工作內容，確保分解的工作總和等于對應的上一層元素的全部工作內容；三是獨立性原則，每個WBS元素都僅代表一個獨立的工作元素，不能重復或交叉；四是編碼唯一性原則，每一個WBS元素有且僅有一個編碼；五是適當細分原則，實現(xiàn)最低層WBS元素可控和可測；六是面向可交付成果原則，要確保每個工作元素都有相應的交付物。按照上述原則分解，將部門職能目標實現(xiàn)的工作范園基于WBS進一步分解為更小的、更加便于控制和管理的具體工作內容，從而形成保障管理WBS，其第二層分解如圖2所示。

圖2 保障職能項化分解第二層分解結構

（2）以項目化管理為指導，建立保障管理作業(yè)文件體系?；诒Ｕ瞎芾鞼BS可以建立保障管理項目化的作業(yè)文件架構，如圖3所示。其中范圍管理作業(yè)文件以WBS及其詞典為工作規(guī)范化基礎，細化保障管理工作標準，主要包括《保障管理WBS》和《保障管理WBS詞典》，是保障管理項目化、精細化的基礎；依據(jù)WBS開發(fā)保障管理的WBS詞典，以“工作內容+工作標準”為結構，包含了全部WBS元素的工作說明。

圖3 基于保障管理WBS的項目化作業(yè)文件架構

團隊管理作業(yè)文件即基于WBS的《保障管理責任矩陣》，以責任矩陣為執(zhí)行力的保證，明確職責分工，落實責任機制。通過結構化分解可以把項目的工作責任到人，結合組織結構和崗位設置等情況，合理安排各崗位分工和職責權限，形成基于WBS的保障管理工作責任矩陣。該責任矩陣的特點包括：一是以保障管理WBS為縱向維，以組織結構和權限層級為橫向維；二是職責權限可分為領導級、職能級和執(zhí)行級三級；三是每一項工作分解元素都應該有相應的負責人。

進度管理作業(yè)文件即基于WBS的《保障管理工作進度管理》，以項目管理軟件工具制定進度計劃，實現(xiàn)工作計劃的可視化、動態(tài)化控制；部門負責人可以根據(jù)項目實施的目標和情況來考核項目負責人，而項目負責人只要求項目成員在約束條件下實現(xiàn)項目目標，強調項目實施結果；項目組成員可以精確地看到自己的工作安排和貢獻，根據(jù)項目計劃獨自開展工作，保證部門職能目標實現(xiàn)。另外，還可以基于保障管理WBS建立起保障的采購管理、質量管理、風險管理、溝通管理、經費管理等作業(yè)文件。

（3）培育四維驅動文化，促進保障管理轉型。要促進保障管理向項目化管理轉型，還要培育“四維驅動”的項目管理文化。項目管理文化的培養(yǎng)可以通過“四維驅動”來實現(xiàn)。認知維即鼓勵學習交流，鼓勵保障管理人員以項目管理知識體系作為保障管理的專業(yè)理論指導，學習項目管理技術、參加項目管理專業(yè)培訓，向科研項目的項目管理學習。環(huán)境維即營造學習環(huán)境，訂閱項目管理技術雜志，鼓勵參加項目管理論文交流；提供項目管理應用軟件，明確規(guī)范化交付物。行為維即鼓勵參加國際項目管理IPMP資質認證，倡導持證上崗，保障管理員工須D級資質，主管須C級資質，部門領導須B級資質，以此促進項目管理意識和能力的提升。創(chuàng)新維即以管理創(chuàng)新項目為創(chuàng)新平臺，以“問題導向”為創(chuàng)新方法，運用項目管理技術探索和實踐保障管理項目化管理方法，同時培養(yǎng)保障工作的項目管理人才，提升了保障管理人員的創(chuàng)新思維、創(chuàng)新意識?！八木S驅動”的項目管理文化以環(huán)境促進認知提升、以認知再促進行為改進、以行為促進管理創(chuàng)新、以創(chuàng)新再改善環(huán)境的良性循環(huán)。如圖4所示。

圖4 四維驅動的項目管理文化

4 結語

國家倡導創(chuàng)新驅動發(fā)展、供給側改革，面對新時代、新要求，以及國企“三供一業(yè)”分離移交，保障管理職能也需要不斷創(chuàng)新、提質增效。在“項目管理技術”、“職能項目化”的理論指導下，在“問題導向”、“創(chuàng)新驅動”的方法指導下，在制度化建設的保障下，在先進文化熏陶下，通過保障管理項目化探索和創(chuàng)新，保障管理工作的指導標準化、操作規(guī)范化、管理精細化一定能夠實現(xiàn)。