王昕彤，于筠

(大連醫(yī)科大學附屬第一醫(yī)院，遼寧省大連市 116011)

近幾年，隨著醫(yī)院經(jīng)濟活動日趨頻繁，合同風險隱患日益突出。針對合同控制存在的問題，大連醫(yī)科大學附屬第一醫(yī)院按照《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》的要求，以規(guī)范的流程和信息化為手段，以關(guān)鍵環(huán)節(jié)和關(guān)鍵控制點為脈絡(luò)，在OA網(wǎng)上構(gòu)建了醫(yī)院合同控制信息化平臺。這既是貫徹落實《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》的有效途徑，也是醫(yī)院防范風險、維護國有資產(chǎn)安全和完整的現(xiàn)實需要。

1 醫(yī)院合同控制存在的問題

1.1 合同管理水平落后

目前，醫(yī)院對經(jīng)濟合同的管理多采用傳統(tǒng)手工方式[1]，主要表現(xiàn)在：(1)合同主管職能部門用記錄本或者電子表格手工登記合同信息；(2)醫(yī)院各部門之間進行紙質(zhì)合同會簽;(3)合同的執(zhí)行和變更沒有跟蹤查詢記錄[2]等等。這些管理方式導(dǎo)致了工作效率低下，而且在執(zhí)行過程中極易出現(xiàn)失誤。例如：主管職能部門經(jīng)常丟失臨床科室的采購申請，造成合同項目歸檔時資料不全，不得不事后再補。

1.2 決策程序不完善

很多醫(yī)院對經(jīng)濟決策重要性的認識還不夠到位，有些醫(yī)院根本沒有建立集體決策機制；有些醫(yī)院即使建立了相關(guān)的制度，但是往往流于形式，未能落到實處。例如：臨床科室在立項過程中，很多時候沒能對項目本身進行有效的討論和評估，造成立項階段論證不充分[3]；交由主管職能部門審核后，由于主管職能部門缺乏專業(yè)知識和專業(yè)人才[4]，造成市場調(diào)研階段過于依賴供貨方或施工方；另外在整個項目的決策過程中，各專業(yè)委員會形同虛設(shè)，沒有在調(diào)研、論證及決策中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.3 缺乏完整的采購程序

一般情況下采購都需要一個完整的程序：先立項，再編制預(yù)算，制訂采購計劃，報給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后授權(quán)主管職能部門進行采購，最后簽訂合同。但是有的醫(yī)院存在不制定預(yù)算就直接進行采購的情況，有的醫(yī)院甚至采購的貨物都已送到庫房了，付款時才發(fā)現(xiàn)沒有簽訂采購合同，事后補簽合同，這就給醫(yī)院的資金造成了巨大的壓力，嚴重的可能影響到醫(yī)院的正常運行。

1.4 監(jiān)督存在局限性

為了防范合同內(nèi)容的法律風險，現(xiàn)在部分醫(yī)院安排審計部門對經(jīng)濟合同的簽署流程及合同的內(nèi)容進行審查、監(jiān)督，然而現(xiàn)實的合同審計監(jiān)督存在滯后性。例如，合同前期的立項、審批、采購階段，審計部門并不參與，只有到了合同訂立環(huán)節(jié)，職能部門才把合同送到審計部門審核，導(dǎo)致審計監(jiān)督工作非常被動；同時，由于招標文件中都包括合同章節(jié)，在審計部門未事先審核招標文件的情況下，其中的合同受招投標法的保護，導(dǎo)致即使后期審核合同也無法對招標文件中約定的事項進行更改；此外，存在合同變更時，經(jīng)濟合同未送到審計部門進行審核的情況，造成合同履行中監(jiān)督不到位的情況發(fā)生。

1.5 各部門職能脫節(jié)

在醫(yī)院的經(jīng)濟合同管理流程中，采購、蓋章、付款分屬三個部門或者三個崗位管理，然而三者之間常存在互不交底[5]、缺乏有效溝通等情況，這樣就形成了信息孤島，造成各部門職能脫節(jié)。同時整個合同管理流程長，部門間溝通不到位，影響合同履行質(zhì)量。目前，醫(yī)院的合同管理只能讓業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)下去，但對提高醫(yī)院經(jīng)營效益，防范合同風險來說，意義不大，致使合同管理流于形式，造成各種有用信息的浪費。

2 構(gòu)建醫(yī)院合同控制信息化平臺

2.1 必要性

合同是經(jīng)濟事項的載體，它承載著經(jīng)濟事項從立項到采購、驗收、付款的全過程。因此，合同控制實質(zhì)上是經(jīng)濟事項的全過程控制。醫(yī)院要想全面地解決上述合同控制中存在的問題，就必須全面梳理經(jīng)濟事項的全過程，并針對其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、關(guān)鍵步驟，規(guī)范系統(tǒng)地制定控制措施。

2012年，財政部印發(fā)了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》文件，指導(dǎo)行政事業(yè)單位全面建立內(nèi)部控制體系，文件所提出的信息化控制手段和授權(quán)審批、不相容職務(wù)相分離等控制方法，正是醫(yī)院規(guī)范、系統(tǒng)地建立內(nèi)部控制體系的有力工具和重要指導(dǎo)。

2.2 構(gòu)建實例

在《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》文件的指導(dǎo)下，醫(yī)院設(shè)備部、信息部、審計部、財務(wù)部等部門，在院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，經(jīng)過充分調(diào)研，以O(shè)A網(wǎng)為載體，探索建設(shè)了合同控制信息化平臺。該平臺按照經(jīng)濟事項的流程，針對其中的關(guān)鍵點共設(shè)計了7個模塊，實現(xiàn)了決策、執(zhí)行、監(jiān)督相分離的內(nèi)控要求，形成了閉環(huán)管理。

2.2.1 立項模塊。合同控制信息化平臺的風險防控重點是采購事項的論證審批。通過立項模塊的流程設(shè)計(見圖1)，突出臨床科室的集體討論、職能部門的集體審核和逐級授權(quán)審批，防范了立項階段 “一人說了算”的決策失控風險。

圖1 立項模塊流程設(shè)計圖

2.2.2 采購預(yù)算模塊。合同控制信息化平臺的風險防控重點是采購預(yù)算的制定依據(jù)。由于醫(yī)院的特殊性，采購哪個供貨方的設(shè)備，更多的是臨床科室說了算，以什么價格采購，更多的是依賴供貨方的報價。因此，在采購預(yù)算的制定上，臨床科室和主管職能部門的相關(guān)人員存在廉政風險。通過采購預(yù)算模塊的設(shè)計(見圖2)，可以倒逼主管職能部門進行干預(yù)，再配合審計監(jiān)督，可以使臨床科室與供貨方有所約束，確保合理地制定采購預(yù)算。

圖2 采購預(yù)算模塊流程設(shè)計圖

2.2.3 采購模塊。合同控制平臺的風險防控重點是采購方式是否合規(guī)。按照《政府采購法》的規(guī)定，集中采購目錄以內(nèi)的或者采購限額標準以上的項目必須進行政府采購。采購模塊中，根據(jù)金額的不同，把采購方式分成政府采購、院內(nèi)議標、主管職能部門自行采購三種。通過采購模塊的設(shè)計(見圖3)，督促主管職能部門依法選擇采購方式，防范了醫(yī)院的采購風險。

圖3 采購預(yù)算模塊流程設(shè)計圖

2.2.4 合同訂立模塊。合同控制平臺的風險防控重點是合同內(nèi)容的約定。合同的內(nèi)容是否與招標相符，合同中約定的付款方式、質(zhì)保是否合理，都需要主管職能部門、財務(wù)和審計部門對合同內(nèi)容進行審核。通過合同訂立模塊的設(shè)計(見圖4)，實現(xiàn)了各部門各司其責，互相監(jiān)督，將合同的經(jīng)濟風險、法律法規(guī)風險、訴訟風險降到最低。

2.2.5 驗收模塊。合同控制平臺的風險防控重點是必須由專業(yè)人員進行驗收。驗收階段應(yīng)由主管職能部門組織相關(guān)崗位負責人(保管員、工程師等)、臨床科室負責人、廠家代表與檔案室人員共同對產(chǎn)品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等情況進行評價，特殊項目需要請專家進行驗收，增加驗收保障。通過驗收模塊的設(shè)計(見圖5)，明確各驗收人員職責，避免了數(shù)量、質(zhì)量與合同約定不符的情況發(fā)生，規(guī)范驗收程序。

圖4 合同訂立模塊流程設(shè)計圖

圖5 驗收模塊流程設(shè)計圖

2.2.6 付款、歸檔模塊。合同控制平臺的風險防控重點是付款的合規(guī)性。平臺設(shè)置付款提醒功能，經(jīng)平臺提醒后由主管職能部門向財務(wù)部申請付款。若經(jīng)財務(wù)部審核達到付款要求，則根據(jù)合同約定進行付款，每一筆付款都會在系統(tǒng)中生成記錄，以便相關(guān)部門實時了解付款情況和支付進度。在合同履約結(jié)束后，系統(tǒng)根據(jù)重要的審核要素自動生成合同歸檔登記表，最后由主管職能部門與檔案室配合做好合同歸檔工作，留檔備查。通過付款、歸檔模塊的設(shè)計，使財務(wù)人員根據(jù)合同履行情況辦理價款結(jié)算和進行賬務(wù)處理，而且醫(yī)院可以對合同履行情況進行有效監(jiān)控。

2.2.7 權(quán)限模塊。權(quán)限模塊貫穿于合同控制平臺的始終。首先，根據(jù)不同的崗位職責，授予不同的權(quán)限，使相關(guān)人員在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)、辦理業(yè)務(wù)。其次，通過權(quán)限的設(shè)置，各部門可以根據(jù)自己的需求進行項目追蹤。以審計部門為例，通過權(quán)限的授予，審計部門可以實施全程監(jiān)管。最后，平臺明確了各部門、各崗位日常管理和業(yè)務(wù)辦理的審批程序。合同控制平臺是依次序由前到后執(zhí)行，前面的模塊必須執(zhí)行結(jié)束才能到達后面的模塊，因此避免了程序倒置的情況發(fā)生，確保了采購流程的次序性、完整性。通過權(quán)限模塊的設(shè)計，實施了相應(yīng)的分離措施，形成了相互制約、相互監(jiān)督的工作機制，避免了管理脫節(jié)問題，同時實現(xiàn)了合同信息的線上共享和跟蹤，使合同管理更加高效。

3 合同控制信息化平臺的運行效果

醫(yī)院合同控制信息化平臺于2018年6月投入試運行，現(xiàn)已完成合同立項802份，執(zhí)行采購158項。運行效果得到了臨床科室與主管職能部門的認可和好評。

(1)從臨床科室角度，使用信息化平臺最大的改變就是大家不用拿著申請單挨個部門簽字了，從人跑路變成了系統(tǒng)跑路。而且合同控制平臺為臨床科室提供了路徑指引，一方面讓臨床科室清楚申請單的流轉(zhuǎn)路徑，另一方面申請流轉(zhuǎn)到哪個部門，哪個領(lǐng)導(dǎo)還沒簽字，大家都可以實時了解與監(jiān)督。

(2)從主管職能部門角度，平臺通過逐級授權(quán)審批和不相容職務(wù)分崗設(shè)權(quán)，構(gòu)建了有效制衡的組織架構(gòu)，人工控制變成了系統(tǒng)控制，避免了管理脫節(jié)和決策風險。此外，平臺減少了紙質(zhì)表單的流轉(zhuǎn)，既避免了資料的丟失，又方便隨時在線審批，提高了效率。同時，平臺實現(xiàn)了合同信息的線上共享，而且自動生成合同相關(guān)記錄，便于主管職能部門進行大數(shù)據(jù)分析。

(3)從監(jiān)督部門角度，平臺將立項階段、采購階段、合同階段、驗收階段、付款階段、歸檔階段有機整合為前后銜接的一體，方便監(jiān)督部門隨時進行全過程跟蹤管理。

4 結(jié)語

合同控制的目標是為了堵塞合同控制的漏洞，提高醫(yī)院防范經(jīng)營風險的能力，維護國有資產(chǎn)的安全和完整。我院通過構(gòu)建合同控制信息化平臺，很好地實施了合同控制，實現(xiàn)了上述目標。