馬曉晨

案例簡介

（一）項目名稱：**單位集中采購管理專項審計

（二）立項背景

審計背景：根據(jù)《**單位內(nèi)審工作制度》和《**單位集中采購管理專項審計方案》，**單位組織開展集中采購管理審計，并對集中采購管理審計情況進(jìn)行了匯總分析。

審計思路：通過開展集中采購管理專項審計，重點(diǎn)規(guī)范集中采購組織管理、采購范圍、采購方式和程序、采購合同、采購履約等行為，關(guān)注當(dāng)前集中采購管理中的典型性和普遍性問題，分析集中采購資金使用的效果以及體制、機(jī)制性問題，進(jìn)一步防范采購資金使用風(fēng)險，促進(jìn)采購結(jié)果物有所值。

（三）審計內(nèi)容：**單位轄內(nèi)集中采購項目采購合同管理情況

審計發(fā)現(xiàn)問題

經(jīng)匯總分析，審計發(fā)現(xiàn)存在合同簽訂、執(zhí)行不規(guī)范問題的單位占轄區(qū)69.23%，潛在法律風(fēng)險較大，同時合同相關(guān)法律風(fēng)險相比其他內(nèi)部管理風(fēng)險的利益相關(guān)性強(qiáng)、矛盾激化可能性大、風(fēng)險可控性差、善后處理難。

（一）合同簽訂不規(guī)范

1.要素缺失或填寫錯誤、不規(guī)范。**單位2016年簽訂的《車輛維修協(xié)議書》中雙方單位負(fù)責(zé)人或授權(quán)人未簽字、無簽約日期等要素。**單位與**科貿(mào)有限公司簽訂的空氣凈化機(jī)采購合同中，合同日期用鉛筆填寫。**單位施工合同中未對審減金額超出部分進(jìn)行約定，院坪維修、供暖及排污管道維修工程合同，未對審減金額超出部分進(jìn)行約定。**單位簽訂的《桌椅購銷合同》無產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、和提貨及交貨時間。

2.簽訂程序不規(guī)范。**單位服務(wù)器采購項目和幅面打印機(jī)采購項目成交商確定超過15個工作日;某專用銷毀一體機(jī)采購項目、視頻會議設(shè)備采購項目及高清拼接屏采購項目發(fā)出成交通知書后，合同簽訂日超過10個工作日。**單位采購專用機(jī)具合同簽訂日期早于中標(biāo)通知書發(fā)出日期。

3.法律審核不嚴(yán)格。**單位2016年與**信息技術(shù)有限公司簽訂的《華為可視電話系統(tǒng)采購合同》經(jīng)法律事務(wù)部門審查后，提出了將合同第十條修改為“出現(xiàn)合同糾紛，雙方友好協(xié)商解決。如若協(xié)商或調(diào)解不成，由**區(qū)人民法院裁決”的法律意見，在正式簽字生效的合同中未被采納。**單位法律事務(wù)部門未對賓館服務(wù)采購、2016年度車輛保險、2016年度車輛維修等采購活動中與服務(wù)商簽訂的協(xié)議書進(jìn)行審核并出具意見書。

（二）合同執(zhí)行不到位

1.未按合同約定留足保證金。**單位與某電子有限公司簽訂的除濕機(jī)采購合同，約定“支付進(jìn)度及方式為簽訂合同后支付總價的30%，貨物進(jìn)場后支付總價的65%;預(yù)留總價款的5%為保證金，1年質(zhì)保期滿后支付”。但同年11月采購物到貨后**單位卻一次性支付全額貨款給供貨方。**單位《屋面防水維修工程合同》第11條“1.本合同簽訂后，乙方進(jìn)場施工后5日內(nèi)，由甲方支付給乙方合同總額的30%的預(yù)付款;2.剩余65%的款項待甲方驗收合格后，一次支付;3.扣除5%的工程款作為質(zhì)量、維修保證金，自工程完工之日起一年后，由甲方根據(jù)工程建設(shè)質(zhì)量和裝修質(zhì)量狀況，扣除維修費(fèi)用后，支付給乙方”的規(guī)定，該單位于2016年9月26日全款給付，不符合合同規(guī)定。

2.未按合同約定的付款比例付款。**單位開展的辦公樓智能廣播系統(tǒng)、后院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、中央空調(diào)清洗保養(yǎng)、機(jī)房網(wǎng)絡(luò)改造、消防報警系統(tǒng)采購項目未按合同規(guī)定的要求付款;專用機(jī)具改造采購項目驗收合格后65%款項未按合同要求支付;機(jī)房軟化水設(shè)備采購項目提前支付款項;互聯(lián)網(wǎng)管控采購項目付款日期早于驗收合格日期。

原因分析

（一）風(fēng)險意識欠缺。對集中采購業(yè)務(wù)重視程度不足，防范集中采購業(yè)務(wù)風(fēng)險的警惕性不強(qiáng)，存在僥幸心理，對集中采購業(yè)務(wù)組織領(lǐng)導(dǎo)不力，集中采購涉及部門協(xié)調(diào)銜接不暢，自我規(guī)范集中采購業(yè)務(wù)的積極性、主動性不足。

（二）業(yè)務(wù)素質(zhì)薄弱。經(jīng)辦人員對集中采購業(yè)務(wù)相關(guān)制度規(guī)定不了解，對具體業(yè)務(wù)流程和操作細(xì)節(jié)不熟練，對自我職責(zé)、權(quán)限不清楚，制度執(zhí)行力不強(qiáng)，對簽署合同等法律行為的嚴(yán)肅性認(rèn)識不足，導(dǎo)致集中采購業(yè)務(wù)操作不規(guī)范。

（三）組織管理不嚴(yán)格。集中采購涉及的部門較多，統(tǒng)一組織和領(lǐng)導(dǎo)欠缺，導(dǎo)致各參與部門職責(zé)履行不到位，集中采購各環(huán)節(jié)脫鉤和銜接不緊密的問題，出現(xiàn)上一環(huán)節(jié)未結(jié)束，即轉(zhuǎn)入下一環(huán)節(jié)的情況。

意見建議

（一）增強(qiáng)風(fēng)險意識。加強(qiáng)和規(guī)范集中采購業(yè)務(wù)管理，增強(qiáng)風(fēng)險防范意識，認(rèn)真梳理集中采購業(yè)務(wù)管理流程，落實(shí)集中采購業(yè)務(wù)管理責(zé)任，對審計中發(fā)現(xiàn)的問題逐條分析并查找原因，做到舉一反三，防止類似問題今后繼續(xù)發(fā)生。

（二）提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。采取多種形式強(qiáng)化集中采購法規(guī)知識、采購方式、采購程序等操作規(guī)程的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，嚴(yán)格執(zhí)行采購制度規(guī)定的工作程序和操作標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步增加法律意識、責(zé)任意識和廉潔自律意識，規(guī)范采購行為，努力提高采購人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（三）有效發(fā)揮采管會履職作用。采管會要充分發(fā)揮規(guī)范管理、完善內(nèi)控、防范風(fēng)險等方面的作用，嚴(yán)格用制度規(guī)范各項業(yè)務(wù)操作，杜絕違章違規(guī)操作，強(qiáng)化集中采購工作協(xié)調(diào)配合，提高對業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和風(fēng)險隱患的識別防控能力。

（作者單位：中國人民銀行蘭州中心支行）