劉菲菲

(霍州煤電集團(tuán)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司綜合辦公室，山西 霍州 031400)

一、新時(shí)期企業(yè)辦公室的特點(diǎn)

企業(yè)辦公室屬于一個(gè)綜合部門，兼具服務(wù)和管理的雙重身份，其工作具有三重特性。

第一，操作性。企業(yè)辦公室的操作性主要體現(xiàn)在信息交互方面，無(wú)論是企業(yè)內(nèi)外信息的傳遞、處理，還是企業(yè)內(nèi)部上下級(jí)之間的信息交互，都需要辦公室去匯總和調(diào)和。在這個(gè)過(guò)程中，辦公室為了企業(yè)能夠更好的運(yùn)轉(zhuǎn)經(jīng)營(yíng)，起到的是協(xié)調(diào)的作用，從而提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)的效率，并營(yíng)造出和諧的企業(yè)內(nèi)部氛圍，可以促使企業(yè)團(tuán)隊(duì)凝聚力的提升。

第二，輔助性。無(wú)論是上情下達(dá)，還是下級(jí)部門信息的匯總匯報(bào)，體現(xiàn)出的是辦公室的輔助性，在這個(gè)過(guò)程中，辦公室對(duì)企業(yè)各個(gè)部門的情況有了較為深入的了解，因此能夠?yàn)槠髽I(yè)決策層的決策起到協(xié)助、輔助的作用。

第三，綜合性。企業(yè)辦公室事實(shí)上是企業(yè)的中樞部門，無(wú)論是企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、后勤綜治以及內(nèi)部員工的需求或與外界的接洽等等，都與企業(yè)辦公室息息相關(guān)，單就某一方面而言，企業(yè)辦公室的專業(yè)素質(zhì)弱于相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門，這是由于辦公室本身的綜合性性質(zhì)決定的，由于辦公室需要面面俱到，因此是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展不可或缺的。

二、新時(shí)期企業(yè)辦公室管理工作面臨的問(wèn)題

(一)辦公室管理水平較低

目前許多企業(yè)辦公室管理水平較低，其管理方式也較為傳統(tǒng)?，F(xiàn)代化企業(yè)辦公室的日常工作與整個(gè)企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)息息相關(guān)，甚至可以說(shuō)牽一發(fā)而動(dòng)全身。但是目前許多企業(yè)辦公室并未對(duì)此有深刻體會(huì)，依舊停留在傳統(tǒng)的辦公室管理上，沒(méi)有科學(xué)高效的管理制度，工作的程序性、邏輯性以及嚴(yán)謹(jǐn)性都存在著一定的問(wèn)題。除此之外，隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，辦公室的管理其實(shí)還有很深的潛力可挖掘，但目前大多數(shù)企業(yè)都難以對(duì)此進(jìn)行創(chuàng)新，長(zhǎng)此以往將嚴(yán)重制約企業(yè)的發(fā)展。

(二)辦公室管理職能不明確

目前有部分企業(yè)對(duì)于企業(yè)辦公室的職能依舊不明確，停留在傳統(tǒng)的企業(yè)辦公室職能上，傳統(tǒng)辦公室的更類似于決策者的文秘，負(fù)責(zé)通訊、機(jī)要等工作。甚至很多人都將辦公室當(dāng)做一個(gè)輔助性的服務(wù)部門。但現(xiàn)代化企業(yè)中，辦公室的管理職能卻是最重要的一個(gè)部分，現(xiàn)今缺失，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)“跛腳”。

(三)辦公室工作人員素質(zhì)較低

傳統(tǒng)的辦公室工作人員職業(yè)素質(zhì)要求局限于文字寫作和服務(wù)意識(shí)方面，但是現(xiàn)在許多企業(yè)辦公室的工作人員依舊存在這樣的問(wèn)題，工作人員職業(yè)素質(zhì)不夠高，究其根本原因還是將企業(yè)辦公室視為普通的服務(wù)型部門，而不是管理以及決策輔助。企業(yè)辦公室的綜合性特點(diǎn)難以發(fā)揮出來(lái)，而有的企業(yè)雖然意識(shí)到這樣的問(wèn)題，但卻并未重視，未對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)充電，以至于難以適應(yīng)新的現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展節(jié)奏，從而有可能錯(cuò)過(guò)企業(yè)的轉(zhuǎn)型改革良機(jī)。

三、新時(shí)期企業(yè)辦公室管理工作創(chuàng)新思路及方法

(一)高效的制度建設(shè)

科學(xué)的管理體現(xiàn)在制度的建設(shè)和落實(shí)上，企業(yè)辦公室管理工作的提升亦是如此。只有依據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，制定科學(xué)高效的制度，才能保證辦公室的綜合管理工作可以有條不紊的進(jìn)行，從而保證企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)更加有序、高效。在制度建設(shè)方面，需要遵循程序化、簡(jiǎn)潔化和系統(tǒng)化的原則。當(dāng)然，任何制度的建設(shè)都需要在實(shí)踐中不斷調(diào)整，而后再進(jìn)行修訂，從而極大的提升辦公室內(nèi)部工作的效率。

(二)辦公室內(nèi)部分工明確

由于企業(yè)辦公室管理工作涉及到企業(yè)的方方面面，因此在實(shí)際的工作中較為繁瑣，要想能夠有序、高效的完成日常工作，并充分發(fā)揮決策層的智囊作用，必須分工明確，尤其是辦公室主任，要將工作安排責(zé)任到人，而不是臨陣點(diǎn)將，這樣一來(lái)不但可以提升工作的效率，還可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并且可以避免辦公推諉的情況發(fā)生。

(三)充分發(fā)揮協(xié)調(diào)樞紐作用

辦公室處于承上啟下的調(diào)和樞紐，要想提升管理水平，必須充分發(fā)揮出自身的調(diào)節(jié)樞紐作用。而這一作用的發(fā)揮依靠的是辦公室人員的公關(guān)能力，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)及其他各部門的需求需要認(rèn)真聆聽(tīng)，并做好記錄，熟悉各部門的業(yè)務(wù)情況，對(duì)于各部門之間的需求及問(wèn)題，明確判斷事情的優(yōu)先級(jí)。除此之外，除了對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的命令下達(dá)要及時(shí)跟進(jìn)、反饋情況之外，更要將基層的意見(jiàn)及時(shí)進(jìn)行匯總，并提出解決方案，報(bào)于決策層進(jìn)行決策。

(四)提高人員綜合素質(zhì)

隨著時(shí)代的變化，以人為本的觀念越發(fā)深入人心了，企業(yè)對(duì)于人才的需求也越來(lái)越大，特別是對(duì)于辦公室工作人員，由于辦公室管理工作的綜合性和復(fù)雜性，對(duì)人才的素質(zhì)要求更高，除了要具有基本的公關(guān)能力、協(xié)調(diào)能力和服務(wù)意識(shí)之外，還必須具有較強(qiáng)的大局意識(shí)以及較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力。因此，企業(yè)應(yīng)該定期對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，工作人員自身也應(yīng)該積極了解企業(yè)各部門的業(yè)務(wù)內(nèi)容，并對(duì)法律、計(jì)算機(jī)以及安全等方面的知識(shí)都有所涉獵，以備不時(shí)之需，從而更好的適應(yīng)辦公室管理的需求。