盧艷華

(公主嶺市疾病預防控制中心，吉林 公主嶺 136100)

隨著社會的多元化發(fā)展以及各類影響健康問題的出現(xiàn)，一些新的疾病呈現(xiàn)出多樣化的特點，對疾控中心提出了新要求。由于中心的檔案本身比較繁復，涉及檔案包括檢測報告、疾病預防、計劃免疫、艾滋病等多個方面，因此提高檔案管理信息化和科學化是檔案工作的重要課題，需要相關人員高度重視，采取可行的措施，提高工作效果和水準。

一、疾控中心檔案特點

(一)信息來源復雜

疾控中心的檔案信息來源重點有食品安全、環(huán)境勞動衛(wèi)生、傳染病、地方病等，數(shù)量多，來源復雜。

(二)客體對象聚集

由于檔案中存在研究傳染病和由于自然災害造成的疫情，所以其反映的對象距離性非常明顯；加之其檔案關系到普通大眾，對普通人的生活有直接影響，因此還具備民主性的相關特征。

(三)內容范圍廣

由于多數(shù)傳染病和流行病并不受地理情況的限制，在全球各地都有可能出現(xiàn)，因此其信息具有一定的全球性。

二、檔案管理工作的不足之處

(一)管理方式不妥當

首先，在紙質檔案的管理上，非常容易出現(xiàn)以下問題：如紙質檔案管理成本高，易發(fā)生蟲蛀以及發(fā)霉等問題；重量大，攜帶困難，對借調和歸檔的工作量有很大的負擔；占用空間大，對空間資源要求非常高；紙質檔案的查閱流程比較多，手續(xù)繁瑣。

其次，對視頻、音頻類的信息處理不科學，存在信息亂碼、數(shù)據(jù)缺失的問題，影響之后的查閱工作，而且未將相關檔案完整分類，隨著數(shù)據(jù)信息的不斷增加，管理和查找的時間也會逐漸增加，效率下降。另外在整合過程中，很多老舊的信息處理不夠準確，需要管理人員定期進行信息篩選、整合和清理，擴大儲存的空間[1]。

最后，疾控中心沒有很好地落實檔案信息化工作。很多管理中心的網絡為局域網，各科室的辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)沒有一個統(tǒng)一環(huán)境，有些科室在錄入信息時依舊是手工操作，為自動化管理增加了阻力。

(二)相關軟硬件差

由于經濟發(fā)展差異顯著，因此很多欠發(fā)達地區(qū)在工作中依舊存在硬件不合格的情況，在現(xiàn)有經費不足的情況下，多數(shù)地方更看重科研和醫(yī)療，而將檔案管理工作推后，導致設備落實不到位；同時由于大部分檔案還是紙質版本，數(shù)據(jù)電腦，儲存設備，處理軟件缺乏，現(xiàn)代化數(shù)字資料的環(huán)境建設也相對更加落后，使得檔案管理的信息化工作相當被動。

(三)管理制度的欠缺

雖然關于檔案方面的法律規(guī)定已經陸續(xù)出臺，但是在現(xiàn)實工作落實中，檔案管理效果差、制度細則不夠明確，加上技術進步帶來的各種信息形式增加，加大了檔案監(jiān)管的困難性，造成信息資料容易被泄露，需要加大信息資料安全的研究。

三、管理對策

(一)加大重視程度

首先，態(tài)度決定了管理工作的好壞，因此，第一要務是向領導部門的人員灌輸檔案管理工作的重要性，使其充分了解檔案管理對中心工作的作用。此外，政府還應加大檔案管理方面的財力和人力資源，強調檔案管理的重要性，樹立檔案管理部門的威信[2]。

(二)升級優(yōu)化管理模式

隨著技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方法已經無法滿足現(xiàn)有的工作要求，因此，數(shù)字化、信息化的檔案管理工作非常必要，要想實現(xiàn)此點，就需要引進一套全新的管理模式來適應信息化管理，通過優(yōu)秀的管理設備和管理思維，建立以信息技術為中心的管理模式。

(三)采用現(xiàn)代化方式管理信息

現(xiàn)階段在進行檔案管理時，需要充分利用數(shù)字信息技術，通過計算機來管理相關檔案可以提高其安全性和效率，節(jié)省大量工作時間，簡化管理程序，提升效率。同時，計算機上的信息可以做到信息共享，以便對各部門的檔案進行管理，也方便檔案調取，保證管理效果。

四、注意事項

(一)加強檔案密保工作

定期對檔案進行核對，防治相關檔案的缺失，對一些重點資料要加大檢查力度。要對檔案借調有一個明確而嚴格的制度，預防資料外泄以及被竊取毀壞。

(二)明確檔案的管理思路

檔案管理應當做到信息準確、精確，條理分明，同時能夠做到分門別類，不出現(xiàn)交叉重疊的現(xiàn)象。此外，檔案信息需要全面準確，根據(jù)信息能夠快速找到資料，這些基本思路需要經常對工作人員進行提醒以及培訓，使其牢記并時刻注意。

(三)加強科學管理

要實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，需要有一個完善的監(jiān)督管理制度，細化完善管理細則，為管理工作創(chuàng)造條件?；跈n案管理要求和相關法規(guī)設計具體的管理制度，融入手機、整理、存儲等各個環(huán)節(jié)，編制責任體質，設置審核標準，提高管理效率。

五、結束語

疾控中心的檔案管理與民眾健康、社會穩(wěn)定有著千絲萬縷的聯(lián)系，在信息時代下，加快檔案管理數(shù)字化，抓住機會和解決相關問題，是當前疾控中心在檔案管理上需要重視的一個方面，對此，疾控中心應當革新檔案管理制度，培育人才，順應發(fā)展，發(fā)揮技術優(yōu)勢，提高管理效果與質量。