張 靜 滿(mǎn) 曼 楊?yuàn)檴?/p>

（作者單位：山東省海河淮河小清河流域水利管理服務(wù)中心 250100）

水利工程檔案管理工作是指自項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、可研、審批、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、招（投）標(biāo)、施工、監(jiān)理、質(zhì)量檢測(cè)與監(jiān)督、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行等過(guò)程中形成的所有檔案文件資料。在檔案文件資料收集整理過(guò)程中，要緊密結(jié)合工程涉及地區(qū)項(xiàng)目劃分、省市項(xiàng)目法人職責(zé)分工以及工程建設(shè)管理的實(shí)際情況，多方協(xié)作，多措并舉，共同做好工程檔案管理工作。

一、水利工程項(xiàng)目檔案整理歸檔的要求

水利工程檔案整理歸檔工作要結(jié)合工程特點(diǎn)和實(shí)際情況進(jìn)行認(rèn)真分析、深入研究，要注意目錄與歸檔文件資料之間保持清晰的關(guān)系，各級(jí)類(lèi)目設(shè)置要清楚、規(guī)范并具有規(guī)律性。

1.立卷與組卷方法

水利工程項(xiàng)目檔案一般實(shí)行文件資料形成單位收集、整理立卷制度，即由形成單位負(fù)責(zé)各自檔案的立卷組卷工作。各參建單位在工程建設(shè)管理過(guò)程中所產(chǎn)生的有保存價(jià)值的歷史記錄，均要按照工程項(xiàng)目法人制定的《工程檔案分類(lèi)實(shí)施細(xì)則》及其他文件要求，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)收集、整理、立卷和歸檔，并由項(xiàng)目法人在檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收前收集齊全進(jìn)行集中管理，全面完成工程檔案工作。

檔案工作人員在進(jìn)行組卷時(shí)，要根據(jù)項(xiàng)目法人制定的工程文件材料歸檔范圍合理劃分檔案文件資料的類(lèi)別，按照文件資料的種類(lèi)進(jìn)行組卷，在此基礎(chǔ)上注意保持分部工程檔案的相對(duì)獨(dú)立性和單位工程檔案的整體性。相同類(lèi)型的檔案文件資料組卷時(shí)，單位或者分部工程要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，比如建管類(lèi)文件資料可以按照項(xiàng)目或者標(biāo)段進(jìn)行組卷，竣工圖按照不同專(zhuān)業(yè)或者單位工程進(jìn)行組卷，工程質(zhì)量評(píng)定資料可以按照分部工程進(jìn)行組卷。

2.案卷內(nèi)科技文件資料的排列

卷內(nèi)文件資料的排列要合理有序，排列原則與一般案卷大致相同，可按照不同階段先行組卷，再按照時(shí)間先后順序排列案卷內(nèi)文件資料。水利工程項(xiàng)目檔案一般包括土建類(lèi)案卷、科研類(lèi)案卷、設(shè)備類(lèi)案卷、管理性文件資料案卷、安全生產(chǎn)案卷和竣工圖等，具有文字、圖標(biāo)、聲像等多種表現(xiàn)形式。比如土建類(lèi)案卷內(nèi)文件資料可以按照項(xiàng)目依據(jù)性資料、基礎(chǔ)性資料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、調(diào)度運(yùn)行等排列。

案卷進(jìn)行編目時(shí)要以件為單位編寫(xiě)，無(wú)有效內(nèi)容的不編頁(yè)。案卷封面、脊背的編制以及檔案盒的使用應(yīng)由項(xiàng)目法人統(tǒng)一確定統(tǒng)一的式樣，內(nèi)容由各參建單位自行填寫(xiě)，確保檔案資料整齊美觀且便于查找利用。

3.驗(yàn)收與移交

水利工程項(xiàng)目在進(jìn)行檔案驗(yàn)收時(shí)，項(xiàng)目法人、監(jiān)理單位需要向驗(yàn)收組提交工程檔案管理工作報(bào)告以及審核報(bào)告作為評(píng)定的重要依據(jù)，同時(shí)驗(yàn)收組現(xiàn)場(chǎng)檢查抽查時(shí)檔案文件資料總量一般要求200卷以上。檔案驗(yàn)收評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)參照水利部《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》等文件。水利工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收實(shí)行等級(jí)評(píng)定制度，檔案工作不規(guī)范、不達(dá)標(biāo)的，要按驗(yàn)收組要求進(jìn)行限期整改，否則工程不能進(jìn)行鑒定或驗(yàn)收。檔案驗(yàn)收等級(jí)也是整個(gè)工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定的重要依據(jù)和條件，檔案驗(yàn)收評(píng)定非優(yōu)良的，該工程不能評(píng)為優(yōu)良工程。

施工、監(jiān)理等參建單位在工程檔案驗(yàn)收結(jié)束后要向項(xiàng)目法人移交檔案資料。在檔案移交前參建單位需認(rèn)真研究確定交接案卷，編寫(xiě)卷內(nèi)目錄。在檔案交接時(shí)各方要仔細(xì)確認(rèn)實(shí)物檔案與目錄內(nèi)容是否一致，檔案是否齊全完備，并當(dāng)場(chǎng)簽字確認(rèn)，填寫(xiě)有關(guān)憑證資料，無(wú)誤后加蓋單位公章。

二、項(xiàng)目法人加強(qiáng)檔案文件資料管理工作的主要措施

為管理好工程各類(lèi)資料，項(xiàng)目法人及參建單位要強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全機(jī)構(gòu)，配備高素質(zhì)檔案管理人員，列出檔案專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，在規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工監(jiān)理、工程帶科研等各個(gè)階段綜合考量檔案工作，保障檔案工作的正常開(kāi)展。

1.明確制度標(biāo)準(zhǔn)，掌握法規(guī)規(guī)范

工程項(xiàng)目檔案管理工作必須在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)開(kāi)展。要認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握《中華人民共和國(guó)檔案法》、水利部《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等法規(guī)，確保各項(xiàng)工作始終在法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范約束下開(kāi)展。

同時(shí)，項(xiàng)目法人必須建立符合工程建設(shè)特點(diǎn)的檔案管理制度體系。編制時(shí)要依據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》以及《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等文件規(guī)定。檔案管理體系內(nèi)容主要包括工程檔案管理辦法、文書(shū)檔案分類(lèi)方案、歸檔文件材料整理基本要求、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定等，為工程實(shí)施各有關(guān)單位提供統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步規(guī)范檔案分類(lèi)整理工作，便于今后檔案的移交與管理。

2.建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)

項(xiàng)目法人及參建單位必須加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案管理機(jī)構(gòu)并明確職責(zé)分工，由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)指導(dǎo)檔案工作開(kāi)展，業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人及專(zhuān)職或兼職檔案工作人員具體實(shí)施。為提高檔案工作水平，項(xiàng)目法人應(yīng)組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，各級(jí)檔案工作者要積極參加，并在上級(jí)部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下開(kāi)展工作。同時(shí)，檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)與其他單位部門(mén)的協(xié)作配合，形成工作合力，更好地指導(dǎo)、監(jiān)督檔案工作開(kāi)展。

按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各負(fù)其責(zé)的原則，項(xiàng)目法人與參建單位要有明確職責(zé)分工。項(xiàng)目法人對(duì)工程檔案管理負(fù)總責(zé)，具體負(fù)責(zé)編制工程檔案相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還要做好檔案的收交、保管、統(tǒng)計(jì)以及利用，并配合做好檔案驗(yàn)收、整改等工作。參建單位負(fù)責(zé)所承擔(dān)項(xiàng)目的檔案工作，其技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)工程檔案內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé)，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、監(jiān)測(cè)等單位要形成檔案工作閉環(huán)管理，以形成完整準(zhǔn)確的工程檔案資料。

3.貫穿水利工程建設(shè)全過(guò)程、全方位

全過(guò)程管理是指檔案管理工作要貫徹于工程項(xiàng)目提出到使用的每一個(gè)環(huán)節(jié)，也就是在這些過(guò)程中形成的每一份有保存價(jià)值的檔案資料都要得到有效的管理和控制。工程建設(shè)過(guò)程中，檔案工作是工程質(zhì)量管理的內(nèi)容之一，將其作為評(píng)判工程勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等工作的憑證，同時(shí)在制定相關(guān)合同或協(xié)議時(shí)，要對(duì)檔案資料的歸檔目標(biāo)和要求進(jìn)行說(shuō)明。

另外，為保證工程檔案收集整理工作與工程建設(shè)同步開(kāi)展，要制定相應(yīng)約束措施。比如在申請(qǐng)撥付工程進(jìn)度款項(xiàng)時(shí)，有關(guān)單位要附上檔案收集整理自查報(bào)告，將檔案工作情況進(jìn)行說(shuō)明。對(duì)沒(méi)有按照工程建設(shè)進(jìn)度開(kāi)展檔案工作的，或者沒(méi)有進(jìn)行監(jiān)理審核合格的，不予支付進(jìn)度款。

4.創(chuàng)新管理方式，提升檔案管理現(xiàn)代化水平

項(xiàng)目法人要以建設(shè)一流工程、一流檔案為目標(biāo)，注重創(chuàng)新管理，提升檔案工作現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化水平，以先進(jìn)技術(shù)為支撐做好電子檔案的開(kāi)發(fā)工作，不斷豐富完善數(shù)據(jù)庫(kù)，探索建立智能智慧檔案。項(xiàng)目法人要加強(qiáng)檔案利用與管理，在軟件方面要根據(jù)工程實(shí)際情況編制檢索工具，提高檢索便捷性、實(shí)用性；硬件方面項(xiàng)目法人與參建單位要按照要求配備現(xiàn)代化的檔案庫(kù)房、密集架、除濕防潮及防鼠設(shè)備等，滿(mǎn)足檔案保存需要。

此外，項(xiàng)目法人不僅要實(shí)現(xiàn)技術(shù)的現(xiàn)代化，也要努力提高組織管理的現(xiàn)代化水平。即要運(yùn)用科學(xué)管理方法與手段來(lái)研究和處理各種問(wèn)題，比如充分發(fā)揮組織機(jī)構(gòu)管理功能，由單一管理手段發(fā)展成為行政、法律、計(jì)劃、宣傳咨詢(xún)的綜合管理手段，使檔案管理日趨完善。

三、結(jié)語(yǔ)

水利工程項(xiàng)目檔案既是重要的歷史見(jiàn)證，也是工程正常運(yùn)行、顯現(xiàn)效益的重要保障，必須做好收集、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，以確保檔案在竣工后工程的使用、維護(hù)中發(fā)揮作用。但水利工程項(xiàng)目本身投資大，檔案資料多，分類(lèi)細(xì)致，因此需要在管理方式上不斷探索，為新時(shí)期水利事業(yè)做出貢獻(xiàn)■