孫麗

（黑龍江省穆棱市婦幼保健院，黑龍江 穆棱 157599）

一、培養(yǎng)基層工作人員檔案管理意識(shí)的重要性

基層工作人員檔案管理意識(shí)的薄弱、專業(yè)性不強(qiáng)、管理方法不當(dāng)，嚴(yán)重影響著基層檔案管理工作的開展，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是影響基層檔案管理工作的質(zhì)量，不利于基層單位接受相關(guān)部門的檢查。基層工作中有些工作雖然不是檔案類的文件，但是卻與檔案管理工作密不可分，尤其是工作中的一些憑證和參考，在日常工作中十分重要和關(guān)鍵，其中的一些文件、檔案、數(shù)據(jù)信息等工作記錄和資料，如果在平時(shí)的工作中沒有加以整理和保存，很容易在后續(xù)工作中因需要查閱或者參考而無法翻閱和查看，使工作難以順利開展。尤其涉及一些評(píng)估的事項(xiàng)，對(duì)檔案資料的真實(shí)性要求更加嚴(yán)格和謹(jǐn)慎。二是嚴(yán)重影響檔案管理工作的質(zhì)量和效率?；鶎庸ぷ魅藛T在檔案管理工作中要應(yīng)該將與檔案相關(guān)的材料收集齊全，按照檔案管理的要求和規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔。但是基層工作人員大都不是專業(yè)的檔案管理人員，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，缺乏檔案管理知識(shí)，而且管理意識(shí)薄弱，因而使得檔案管理工作難以持續(xù)有效的開展。

二、文件資料整理的方法

首先，想要有效的區(qū)分文件價(jià)值，那么在對(duì)文件進(jìn)行整理的過程中就要采用分卷整理的方法，由于不同的文件材料在保管期限上是存在明顯差異的，所以，要根據(jù)相關(guān)的法律條陳來對(duì)文件的保管時(shí)間進(jìn)行價(jià)值區(qū)分。其次，同一單位內(nèi)的行政文件和黨委文件要進(jìn)行明確的區(qū)分，并根據(jù)不同文件的性質(zhì)進(jìn)行立卷存檔，以此達(dá)到避免出現(xiàn)文件混淆的現(xiàn)象。除此之外，基層單位中不僅僅只有普通文件，還會(huì)出現(xiàn)許多的加密檔案，由于這些加密文件不僅與普通文件之間存在明顯差異，還具有極高的規(guī)范要求，必須進(jìn)行獨(dú)立的分開立卷，進(jìn)而保證加密文件的安全性，避免出現(xiàn)文件泄漏的問題。最后，除了文字文件，對(duì)于一些特殊載體的文件要進(jìn)行統(tǒng)一歸檔整理，最大限度保證特殊文件的完整性。

三、提高基層檔案管理人員管理意識(shí)和工作效率的有效對(duì)策

（一）提升基層管理人員的檔案管理意識(shí)

基層工作人員要加強(qiáng)檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)，要有主人翁意識(shí)，把檔案管理工作視為日常工作中的重點(diǎn)工作，尤其是對(duì)日常性的工作，要學(xué)會(huì)從主觀意識(shí)上去收集和整理檔案資料，而不是被動(dòng)的接受工作的安排。能否做好基層檔案管理工作，關(guān)鍵要看基層工作人員能夠切實(shí)做好檔案管理工作。當(dāng)然，基層工作人員檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)還需要相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的重視，部門領(lǐng)導(dǎo)要深入開展檔案管理工作，通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)不斷提高基層工作人員的檔案管理意識(shí)，使基層工作人員能夠在檔案管理工作中得心應(yīng)手。

（二）完善檔案的歸檔方法

基層單位檔案歸檔工作程序復(fù)雜，首先，在檔案整理工作的開展過程中，一定要強(qiáng)調(diào)該項(xiàng)工作的規(guī)范化和順序化，這是為了保證能夠?qū)n案整理成統(tǒng)一的檔案形式，以便于工作人員的日后查閱。比如在后續(xù)的文件批復(fù)過程中可能還會(huì)涉及到意見稿和相關(guān)的定稿資料。其次，在檔案編目的過程中，一定要對(duì)檔案進(jìn)行明確的標(biāo)注，這不僅是為了能夠直接的現(xiàn)實(shí)出檔案編目的具體級(jí)別，也是為了能夠在檔案編目工作結(jié)束之后進(jìn)行后續(xù)整理。在編目的過程中，要將檔案責(zé)任者的姓名、文號(hào)、日期以及備注等進(jìn)行檔案號(hào)的編制。最后進(jìn)行的是檔案的分類工作，由于不同基層單位對(duì)于檔案分類工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求是不同的，所以，要嚴(yán)格按照本基層單位的檔案分類要求進(jìn)行檔案分類工作，一般情況下，在進(jìn)行檔案分類工作的過程中，要按照檔案的來源和建立時(shí)間進(jìn)行分類，并結(jié)合檔案的具體內(nèi)容和形式進(jìn)行合理區(qū)分，這既能夠?qū)崿F(xiàn)檔案分層管理，也能夠使整理好的檔案得到有效的保存，并且實(shí)現(xiàn)檔案分層。檔案的分層主要是由檔案自身的基層單位所屬地以及其部門屬性來決定的，該種檔案分層的管理模式能夠有效的提升檔案管理的合理性和安全性。

（三）健全檔案收集歸檔工作制度

有效的制度建設(shè)是做好任一項(xiàng)工作的前提，在基層單位檔案歸檔收集工作中，制度建設(shè)也是必不可少的，所以，想要確保檔案歸檔工作的順利進(jìn)行，就要在滿足檔案管理工作需求的基礎(chǔ)上進(jìn)行相關(guān)的制度建設(shè)，制度建設(shè)不僅僅是為了增強(qiáng)基層單位檔案歸檔收集工作的權(quán)威性，也是為了能夠使基層單位檔案管理工作有據(jù)可依，在進(jìn)行相關(guān)工作的過程能夠遵照相關(guān)的法律程序進(jìn)行，以此推動(dòng)基層單位檔案歸檔收集工作的制度性。在進(jìn)行制度建設(shè)的過程中，會(huì)涉及到許多的環(huán)節(jié)，首先，要將原有的制度進(jìn)行整理和鑒別，將其中合理的部分留存，對(duì)于不合理的部分進(jìn)行剔除，并嚴(yán)格按照人事檔案收集規(guī)章制度進(jìn)行相關(guān)工作，保證檔案信息質(zhì)量。其次，完善轉(zhuǎn)遞工作和檔案登記工作，在基層單位檔案轉(zhuǎn)遞的過程中，通常會(huì)經(jīng)過多個(gè)環(huán)節(jié)，為了最大限度的保證轉(zhuǎn)遞工作的正常進(jìn)行，一定要對(duì)登記完的檔案做密封處理，然后在進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞工作，當(dāng)檔案單位接收到相應(yīng)檔案，并完成核查工作后，進(jìn)行蓋章簽名工作，以此作為回執(zhí)，并將回執(zhí)單寄回原單位。最后，健全檔案材料的審核制度，材料審核工作往往在收集材料的過程中就已經(jīng)完成了，所以，在健全檔案材料審核制度的過程中，要對(duì)材料中的內(nèi)容進(jìn)行深度的審查，審查其手續(xù)的完備性和審核質(zhì)量。

結(jié)束語：提升基層管理人員的檔案管理意識(shí)，不僅能夠提升基層檔案管理工作的效率，還能夠不斷加強(qiáng)相關(guān)檔案的準(zhǔn)確性和保密性，進(jìn)而達(dá)到提升檔案管理規(guī)范性的目的。所以，提升基層管理人員的檔案管理意識(shí)已經(jīng)成為了基層工作中的首要任務(wù)，各部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也開始越來越注重這個(gè)問題。