張雪芳 張晨

（中國(guó)科學(xué)院國(guó)家授時(shí)中心，陜西 西安 710600）

在信息化發(fā)展時(shí)代，要想提高科研院所的綜合實(shí)力，必須要重視檔案管理信息化建設(shè)環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局印發(fā)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，明確“十三五”期間我國(guó)檔案管理的發(fā)展目標(biāo)，走信息化創(chuàng)新之路，充分發(fā)揮科研檔案服務(wù)社會(huì)的重要價(jià)值[1]。

一、科研院所檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)及意義分析

（一）信息化存儲(chǔ)空間大，滿足科研院所業(yè)務(wù)快速發(fā)展需求

信息化時(shí)代，科研院所的各項(xiàng)業(yè)務(wù)量遞增，在此過程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已無法適應(yīng)社會(huì)快速發(fā)展需求，所以需要采用更加先進(jìn)的信息化方式進(jìn)行檔案管理。在科研院所檔案管理信息化建設(shè)實(shí)踐中，只需要將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，即可采用光盤、硬盤等存儲(chǔ)載體對(duì)爆炸式信息資源進(jìn)行存儲(chǔ)，這些存儲(chǔ)載體容量大、體積小，可滿足科研院所檔案管理信息化建設(shè)需求。

（二）易于維護(hù)，解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易被破壞的難題

紙質(zhì)檔案對(duì)外部環(huán)境的要求極高，要想長(zhǎng)期保存就需要科研院所投入大量的人力和財(cái)力資源進(jìn)行檔案維護(hù)，以避免其受到火災(zāi)、地震、蟲蝕、風(fēng)化等因素?fù)p壞，而且還要控制適宜的溫度和濕度，此外，紙質(zhì)檔案在日常管理維護(hù)中，由于需要反復(fù)被查閱和利用，由此可能因?yàn)槿藶橐蛩囟粨p壞，而信息化檔案管理能夠更好地解決這一問題，通過信息化方式即可安全、快捷查閱和檢索數(shù)據(jù)庫或光盤、硬盤、網(wǎng)盤中存儲(chǔ)的信息化檔案資源，為檔案管理工作者提供了很大的方便。

（三）安全便捷，提高了檔案的綜合利用與社會(huì)服務(wù)價(jià)值

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，科研院所都需要依賴于手工形式針對(duì)紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行查詢、檢索，不僅繁瑣，而且為檔案的便捷利用造成了巨大挑戰(zhàn)，而在信息化管理模式下，這些問題都可迎刃而解，尤其在電子歸檔后，信息化資源的檢索更加安全和便捷化，通過對(duì)檔案資源進(jìn)行分類管理和維護(hù)，工作人員能夠可靠地針對(duì)檔案管理信息化平臺(tái)中的相關(guān)信息資源進(jìn)行查閱和利用，有效提高了檔案管理的利用價(jià)值。

二、科研院所檔案管理信息化建設(shè)模式的思考與探索

（一）軟硬件配置匱乏，應(yīng)著力加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

當(dāng)前，一些科研院所在檔案管理信息化建設(shè)中，軟硬件配置依然較為匱乏，尤其在大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著信息化發(fā)展社會(huì)中已逐步衍生出了電子文檔、電算化、辦公自動(dòng)化以及視頻資料等一系列新型文件，所以科研院所在業(yè)務(wù)快速發(fā)展中，形成的半結(jié)構(gòu)、結(jié)構(gòu)化以及非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)越來越多，由于科研院所信息技術(shù)整合不到位，尚未建構(gòu)完善的現(xiàn)代化檔案管理信息系統(tǒng)，所以只配置了掃描儀、打印機(jī)以及計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，目前也只是停留在簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)處理上，而在檔案資源的數(shù)據(jù)服務(wù)共享、安全防護(hù)方面還有很大進(jìn)步空間，從而使檔案的綜合利用率偏低。對(duì)此，科研院所需要加大資金、技術(shù)投入力度，更新?lián)Q代計(jì)算機(jī)、掃描儀以及打印機(jī)設(shè)備等，并引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，從軟件和硬件兩個(gè)維度，建設(shè)專業(yè)的安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)，解決“信息孤島”問題[2]，打造開放化的互聯(lián)互通的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，最大限度發(fā)揮科研院所檔案，綜合利用價(jià)值更好的為科研服務(wù)。

（二）理念與服務(wù)脫節(jié)，需創(chuàng)新檔案管理信息化思維與服務(wù)

現(xiàn)階段，一些科研院所在檔案管理信息化建設(shè)方面，尚存在建設(shè)理念滯后與模式脫節(jié)的不足，主要表現(xiàn)為檔案資源有空間存儲(chǔ)，但存入借出無記錄，安全防范不到位，容易導(dǎo)致檔案資源遭受損失。雖然大多數(shù)科研院所都設(shè)置了專門的檔案室，但僅僅局限于存放固定的檔案，缺乏分類，責(zé)任落實(shí)不明確，職能分工不專，由此導(dǎo)致了檔案信息化管理和利用零散無序，容易出現(xiàn)丟失或者損壞等情況。所以，在檔案管理信息化模式創(chuàng)新中，科研院所需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理信息化思維與服務(wù)，重點(diǎn)抓好三條工作主線，即“檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)”、“室藏檔案數(shù)字化”及“電子文件管理系統(tǒng)”，在此基礎(chǔ)上，還要做好對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源的電子轉(zhuǎn)換工作，通過電子檔案收集、鑒定、著錄和分類、歸檔，嚴(yán)格實(shí)行電子檔案和紙質(zhì)檔案保存“雙軌制”，有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行數(shù)字化采集和錄入檔案信息，完善網(wǎng)站功能，強(qiáng)化信息共享，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范化與現(xiàn)代化。

（三）人才隊(duì)伍較滯后，可建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化人才體系

人才是信息化時(shí)代的決定性戰(zhàn)略資源，在信息化時(shí)代，個(gè)別科研院所檔案管理模式與人才隊(duì)伍建設(shè)創(chuàng)新要求不符，有些工作人員對(duì)信息化檔案管理模式的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)認(rèn)知不足，業(yè)務(wù)操作不熟練，缺乏相關(guān)檔案管理利用和維護(hù)的專業(yè)知識(shí)和技能，如檔案管理信息化設(shè)備的維護(hù)、信息數(shù)據(jù)的開發(fā)、信息系統(tǒng)的建設(shè)和更新等，由于人才隊(duì)伍建設(shè)較為滯后，所以不利用科研院所檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展。鑒于此，科研院所需要建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化人才體系，強(qiáng)化人才隊(duì)伍培養(yǎng)與引進(jìn)工作，選拔熟悉檔案工作規(guī)律，具有檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，掌握信息處理技能的復(fù)合型人才，同時(shí)還需要加大力度對(duì)人才進(jìn)行技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)化其網(wǎng)絡(luò)信息化素養(yǎng)，增強(qiáng)從業(yè)人員的檔案信息化管理、維護(hù)和建設(shè)能力，為科研院所、為社會(huì)服務(wù)創(chuàng)造巨大價(jià)值[3]。

三、結(jié)束語：

信息化時(shí)代，科研院所檔案管理模式也發(fā)生了巨大變化，與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，信息化檔案管理模式具有空間存儲(chǔ)大、易于維護(hù)、應(yīng)用便捷等技術(shù)優(yōu)勢(shì)，雖然檔案管理信息化建設(shè)能夠提高檔案管理效率，但立足于新形勢(shì)下，科研院所需要高度重視大數(shù)據(jù)環(huán)境中科研院所文書檔案的信息化管理及利用問題，順應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的趨勢(shì)，加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善服務(wù)，打造高素質(zhì)人才隊(duì)伍，凸顯科研院所企業(yè)化管理的檔案特色。