陳愛國

（中國石化巴陵石油化工公司，湖南 岳陽 414014）

一、離退休檔案管理工作信息化建設(shè)的作用

信息化環(huán)境下，從離退休檔案管理工作信息化建設(shè)的作用上看，其主要作用表現(xiàn)在三個(gè)方面，即簡化檔案管理的工作流程；節(jié)約檔案管理人力、物力；提升檔案管理的服務(wù)水平，其具體內(nèi)容如下：

（一）簡化檔案管理的工作流程

離退休工作檔案管理既包括文字資料、個(gè)人檔案和影像資料等，管理起來難度較大，對離退休人員檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作，涉及到的流程較多。信息化建設(shè)在離退休檔案管理工作中的應(yīng)用，檔案管理部門借助信息化設(shè)備技術(shù)，管理離退休人員的相關(guān)資料，在一定程度上簡化了工作流程，提高了工作效率，便利了檔案管理人員的工作。

（二）節(jié)約檔案管理人力、物力

在信息化環(huán)境下，離退休檔案管理工作依托信息技術(shù)，改善了傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料易受紙頁老化損壞的影響，延長了檔案的使用壽命。過去的檔案管理以人工查詢?yōu)橹?，信息化技術(shù)的應(yīng)用是檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案管理更為集中化和系統(tǒng)化，將傳統(tǒng)的檔案管理從繁瑣的手續(xù)中解脫出來，起到了節(jié)約檔案管理的人力和物力的作用。

（三）提升檔案管理的服務(wù)水平

信息化建設(shè)還可以為離退休人員提供更完善的服務(wù)，對提升檔案管理的服務(wù)水平大有裨益。為把離退休人員的檔案管理工作做實(shí)、做細(xì)、做優(yōu)，通過先進(jìn)信息化技術(shù)和裝備，全方位地為退休人員提供快捷查詢、資金規(guī)劃、問題咨詢等方面的服務(wù)，為調(diào)用與查詢離退休人員檔案提供了方便。不僅如此，還能讓不便行動(dòng)的年邁老人通過遠(yuǎn)程來認(rèn)證，使檔案管理服務(wù)有了“質(zhì)”的飛躍。

二、信息化環(huán)境下離退休工作檔案管理策略

（一）建設(shè)離退休檔案系統(tǒng)數(shù)字資源

離退休人員檔案數(shù)字化建設(shè)是信息化環(huán)境下的必經(jīng)之路。對離退休工作檔案管理而言，加快檔案系統(tǒng)數(shù)字資源建設(shè)，應(yīng)將分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等信息，進(jìn)行梳理整合，認(rèn)真審核每個(gè)檔案內(nèi)容，不能人為割裂分散或零亂堆砌，并且在專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)中保存。需要注意的是，以數(shù)字資源的形式來開展離退休工作檔案管理，在對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換時(shí)，應(yīng)對退休人員退休時(shí)間、順序號、資料原件進(jìn)行歸檔和整理，提升離退休檔案管理的質(zhì)量。

（二）完善相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度

目前，信息化環(huán)境下的檔案管理缺乏相應(yīng)的規(guī)則制度，離退休工作檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)從制度層面確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化實(shí)現(xiàn)，完善相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度。在具體做法上，要在堅(jiān)持執(zhí)行黨與國家相關(guān)檔案、保密任務(wù)的法律、法規(guī)與體制的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步細(xì)分電子檔案管理步驟，健全相關(guān)的規(guī)章機(jī)制，真實(shí)做好依法管檔，依法做事，尤其要做好檔案管理的保密工作和安全工作，要確保電子檔案的真實(shí)性和安全性，讓離退休人員檔案管理工作各司其職，遵照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。

（三）強(qiáng)化檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施

所謂檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施是指檔案管理信息化建設(shè)的硬件和軟件設(shè)施，營造離退休工作檔案管理的信息化環(huán)境。當(dāng)前，檔案管理的軟、硬件設(shè)備落后，要強(qiáng)化檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，需要足夠的資金保證，贏得檔案管理信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)支持，實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)操控和信息共享。信息化環(huán)境下離退休工作檔案管理，以信息化技術(shù)為載體，需要引進(jìn)信息化系統(tǒng)，設(shè)立離退休檔案管理信息化建設(shè)的專項(xiàng)資金，創(chuàng)建單位離退休職員檔案管理部門，以滿足離退休人員檔案管理的需求，不失為一項(xiàng)有效舉措。此外，還要努力創(chuàng)建離退休檔案控制工作的信息庫，體現(xiàn)檔案信息資料的發(fā)掘、應(yīng)用和價(jià)值。

（四）創(chuàng)建現(xiàn)代化檔案管理人才隊(duì)伍

信息化環(huán)境下，對檔案管理人員也提出了新的要求，離退休檔案管理的信息化建設(shè)，需要具備離退休檔案管理專業(yè)知識和信息技術(shù)能力的人才，才能滿足離退休檔案管理工作的需要。創(chuàng)建現(xiàn)代化檔案管理人才隊(duì)伍，在具體做法上，一方面要加強(qiáng)檔案管理人員離退休相應(yīng)的檔管理專業(yè)知識，如人事資料、業(yè)務(wù)資料與健康檔案等等；另一方面，還要不斷提高自身的信息技術(shù)應(yīng)用能力，更好地滿足退休人員檔案管理信息化的需求。

結(jié)語

總之，要想做好離退休工作檔案管理，應(yīng)重視信息化建設(shè)的作用，建設(shè)離退休檔案系統(tǒng)數(shù)字資源、完善相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度、強(qiáng)化檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施、創(chuàng)建現(xiàn)代化檔案管理人才隊(duì)伍，積極探索信息化環(huán)境下離退休工作檔案管理策略，只有這樣，促進(jìn)離退休檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。