毛仔怡

（大慶油田第八采油廠信息中心，黑龍江 大慶 163511）

一、電子檔案管理概述

目前，在大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理的工作中，基本運(yùn)用了電子檔案的管理方式，使得自動(dòng)化辦公有了充分的發(fā)展空間，大大提高了工作人員的工作效率。在電子檔案管理工作中，工作人員只需要將檔案的信息輸入到計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)之中，計(jì)算機(jī)便會(huì)將這些信息進(jìn)行編排，形成電子文件，然后再通過電子計(jì)算機(jī)后臺(tái)的運(yùn)作，將這些文件進(jìn)行統(tǒng)一的處理。這樣不僅僅方便了工作人員的檔案管理工作，同時(shí)也為用戶的檔案查詢帶來了一定的便利。這樣有利于事業(yè)單位各部門的協(xié)調(diào)發(fā)展，促進(jìn)我國事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

二、電子信息檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)

（一）電子信息檔案管理制度存在的風(fēng)險(xiǎn)問題

再好的管理者也需要一套完善的管理制度，電子信息檔案管理也不例外，沒有完善的電子信息檔案管理制度作為參考，那么將會(huì)給整個(gè)電子信息檔案管理工作帶來風(fēng)險(xiǎn)，一套嚴(yán)格的制度和軟件系統(tǒng)會(huì)輔助電子信息檔案工作者更好的對(duì)電子信息檔案進(jìn)行管理，消除由于管理的缺失而帶來的風(fēng)險(xiǎn)，除此之外，電子信息檔案管理制度還會(huì)對(duì)已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)提前做出預(yù)示，并給予合理的解決方案，而目前很多檔案管理機(jī)構(gòu)并沒有出臺(tái)一套標(biāo)準(zhǔn)化的電子信息檔案管理制度，因此，這一不完善將會(huì)為事業(yè)單位檔案管理帶來很大的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境存在的風(fēng)險(xiǎn)問題

互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)方便了人們的生活，沒有互聯(lián)網(wǎng)的存在，電子信息檔案也失去了它的意義，但是互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下存在的風(fēng)險(xiǎn)問題是不容忽視的，如今病毒、木馬比比皆是，并且很多黑客的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也十分卓越，這些情況都給電子信息檔案的管理安全帶來一定的隱患，例如存在病毒毀壞原始的信息資源，木馬盜取涉密的電子信息檔案等種種問題，因此在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下電子信息檔案的安全存在很多的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）信息技術(shù)存在風(fēng)險(xiǎn)問題

電子信息檔案數(shù)據(jù)數(shù)字信息資源范疇，因此傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)無法滿足電子信息檔案對(duì)于信息技術(shù)的需求，而檔案管理機(jī)構(gòu)的工作人員大多數(shù)是檔案管理專業(yè)出身，并沒有掌握專業(yè)化的信息技術(shù)，因此在信息技術(shù)方面，電子信息檔案管理也存在很大的風(fēng)險(xiǎn)，例如工作人員缺乏一定的安全防范意識(shí)，對(duì)登錄帳號(hào)保護(hù)意識(shí)淡薄，對(duì)于殺毒軟件等使用不熟練等等，有時(shí)可能一個(gè)工作人員的簡單的操作失誤就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)信息系統(tǒng)的崩潰，從而給不法分子可乘之機(jī)。

三、電子信息檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)控制措施

（一）積極引進(jìn)最新技術(shù)

正如上言，計(jì)算機(jī)發(fā)展的速度早已超越了當(dāng)年的摩爾定律，所以積極引進(jìn)最新技術(shù)可以使電子檔案的安全性，穩(wěn)定性不斷提高。計(jì)算機(jī)在工作過程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。而在諸多新技術(shù)之中，加密工作則是重中之重。良好的密碼機(jī)制可以令電子文檔做到密不透風(fēng)的安全與穩(wěn)定。而在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的今天，對(duì)信息的加密也是每一個(gè)與互聯(lián)網(wǎng)有關(guān)項(xiàng)目所必需的元素。

（二）制定相應(yīng)的規(guī)章制度

為了確保信息資源的安全性，穩(wěn)定性，那么相應(yīng)的管理制度以及章程是必不可少的，所以事業(yè)單位有關(guān)部門一定要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來防患于未然，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，比如只有相應(yīng)的管理人員才能有權(quán)限進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)限操作系統(tǒng)等。在互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限分配，有效進(jìn)行逐級(jí)調(diào)節(jié)，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)工作人員進(jìn)行監(jiān)督，鼓勵(lì)以及督促等人員之間的有效交互。

（三）提高存儲(chǔ)安全性

一方面，保證系統(tǒng)安全。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)極易受病毒入侵，因此，檔案管理人員務(wù)必做好病毒查殺工作，以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保護(hù)工作，以免為病毒侵襲行為提供機(jī)會(huì)，同時(shí)，安裝正版軟件，做好系統(tǒng)升級(jí)工作，一旦發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)受到威脅，應(yīng)及時(shí)止損。另一方面，保證數(shù)據(jù)安全，借助防火墻保證信息傳輸安全性，同時(shí)，做好電子信息檔案備份工作，并對(duì)備份檔案妥善存儲(chǔ)。

（四）及時(shí)填補(bǔ)事業(yè)單位電子信息檔案管理工作中的漏洞，提高安全性

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，應(yīng)該隨時(shí)注意電子信息檔案管理的漏洞，因?yàn)闄n案中涉及許多隱私性的個(gè)人資料。所以，為了消除電子信息檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)，保證檔案的安全性，一方面應(yīng)該及時(shí)的采取有效措施，填補(bǔ)電子信息檔案管理中的漏洞，防止檔案中的數(shù)據(jù)被不法分子利用和盜取，另一方面應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升他們抵御檔案風(fēng)險(xiǎn)的能力，從而有效提升電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)抵御能力。

（五）提升事業(yè)單位檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

傳統(tǒng)的檔案管理工作較為機(jī)械，重復(fù)性很強(qiáng)，不需要很高的技術(shù)水平，對(duì)檔案管理工作人員的素質(zhì)要求并不高，但是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作的融合，越來越需要專業(yè)化的檔案管理人才。在現(xiàn)代高等教育體系下，很多學(xué)校都開設(shè)了檔案管理專業(yè)，事業(yè)單位在引進(jìn)人才的時(shí)候，除了需要引進(jìn)專業(yè)人才外，還要注重引進(jìn)檔案管理人才和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，提升電子信息檔案管理的水平。

結(jié)束語：

總而言之，事業(yè)單位管理者或管理部門在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。