姜新禹

（白城師范學(xué)院，吉林 白城 137000）

檔案管理是一種信息控制系統(tǒng)，檔案的建立需要圖書館各個(gè)部門的材料匯集?材料 是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部門的管理工作之一? 搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過(guò)加工、輸出又為管理工 作服務(wù)、提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)?同時(shí)，通過(guò)對(duì)檔案材料的分析和總結(jié)又起到促進(jìn)管理工作的作用? 檔案管理是圖書館管理的一部分，同時(shí)又顯現(xiàn)和作用于整個(gè)圖書館管理當(dāng)中?所以說(shuō)檔案管理不能簡(jiǎn)單的說(shuō)是圖書館管理的一部分?

一、當(dāng)代高校圖書館檔案管理工作的內(nèi)容

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，不同時(shí)期圖書館檔案管理工作有著不同的特點(diǎn)，高校圖書館檔案管理工作的內(nèi)容也存在著異同。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)信息高速發(fā)展的今天，高校圖書館檔案管理的內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：

首先，黨組織建設(shè)相關(guān)檔案。主要包括黨組織建設(shè)、發(fā)展、黨員發(fā)展、黨組織活動(dòng)、培訓(xùn)材料，黨組織工作總結(jié)、工作計(jì)劃等等，是保證黨的建設(shè)和基層發(fā)展及為圖書館的發(fā)展和建設(shè)頭功理論依據(jù)和發(fā)展方向的重要組成材料；其次，行政工作方面檔案。行政工作檔案涵蓋面較廣，主要包括圖書館整體運(yùn)轉(zhuǎn)的各個(gè)方面，包括行政事務(wù)、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、考評(píng)材料等等內(nèi)容，做好行政工作檔案的管理工作是保障圖書館高效運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)；最后，業(yè)務(wù)檔案。主要包括圖書館圖書紙質(zhì)書籍館藏資料、電子圖書、期刊、數(shù)據(jù)平臺(tái)資料、期刊、雜志、報(bào)紙征訂、上架及過(guò)刊館藏等，是整個(gè)圖書館運(yùn)營(yíng)的中心和關(guān)鍵，是圖書館開展業(yè)務(wù)工作的重心。

二、圖書館檔案管理建設(shè)面臨的問(wèn)題

（一）檔案管理建設(shè)工作的問(wèn)題

目前少數(shù)圖書館領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案建設(shè)工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，長(zhǎng)期以來(lái)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)存在“ 檔案工作 說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的工作作風(fēng)，常常是做了好多工作都在腦子里裝著 卻沒(méi)有及時(shí)建立完整的檔案，認(rèn)為部門檔案管理是額外負(fù)擔(dān)，這樣就不能為今后工 作的總結(jié)和改進(jìn)提供?ね際楣莨芾磧氳蛋腹芾砉叵低疾慰家讕?，也不能為自己的繼任者提供寶貴的管理經(jīng)驗(yàn)，這是無(wú)形資產(chǎn)的流失，是資源的浪費(fèi)?此外，有的在收集基層各部門歸檔材料時(shí)，為了自己工作考查方便，也不愿 意將文件材料送交 檔案管理 部門?在基層部門文件材料立卷歸檔過(guò)程中，不是常常以種種理由進(jìn)行搪塞，就是采取漠然 視之的態(tài)度，這樣就會(huì)造成檔案歸檔不全，使檔案管理工作很難有效的開展下去?

（二）圖書館管理中存在的問(wèn)題

(1)各項(xiàng)規(guī)章制度不完善，缺少檔案管理制度及管理工作中的建檔制度?一人一 個(gè)干法，缺少規(guī)范化，使檔案建設(shè)受阻?

(2)隨著科技的發(fā)展以及各種電子儀器設(shè)備的劇增，這些設(shè)備的使用管理、操作規(guī)程、 基本技術(shù)等缺少技術(shù)檔案的建立?技術(shù)檔案建立后，不僅可以幫助管理者迅速完成各項(xiàng)維護(hù)工作，而且使后續(xù)專業(yè)技術(shù)人員能很快地熟悉整個(gè)圖書館的計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)設(shè)備的配置、運(yùn)行 情況，盡快地投入工作?只有這樣才能避免因?yàn)閭€(gè)別專業(yè)技術(shù)人員調(diào)離等原因，使圖書館的現(xiàn)代化管理工作處于被動(dòng)情況的出現(xiàn)?

(3)人才隊(duì)伍不穩(wěn)定，人員流動(dòng)過(guò)于頻繁，工作缺少連續(xù)性，使檔案搜集和檔案管理缺少 穩(wěn)定性和長(zhǎng)期性?

三、圖書館檔案管理工作的措施

（一）高校檔案信息化建設(shè)人才培養(yǎng)方法

1.創(chuàng)新管理理念。如今，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展迅速，對(duì)檔案管理工作提出了較高的要求。檔案管理人員自身與檔案管理工效率的提升有著直接聯(lián)系，對(duì)信息化建設(shè)有一定的影響。所以，在進(jìn)行信息化檔案管理過(guò)程中需要?jiǎng)?chuàng)新管理理念。

2.完善用人制度。企業(yè)想要長(zhǎng)久的發(fā)展，完善的制度管理是必不可少的，檔案管理人才的培養(yǎng)也是一樣，只有制定完善的用人機(jī)制才能推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的有效實(shí)施。學(xué)校是人才培養(yǎng)的集中地，檔案管理人才的培養(yǎng)可以借助這一有利優(yōu)勢(shì)；但是怎樣制定有效的用人機(jī)制。

第一，根據(jù)檔案管理工作開展?fàn)顩r，實(shí)行擇優(yōu)選擇，樹立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，在人才選擇上需要對(duì)其綜合素質(zhì)、管理經(jīng)驗(yàn)等進(jìn)行綜合考量，擇優(yōu)錄取，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的進(jìn)步，當(dāng)管理人員具有高度的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)后才能主動(dòng)提高自身管理水平。

第二，檔案管理工作效率與管理人員薪資、績(jī)效考核相關(guān)聯(lián)，表現(xiàn)好的管理者或是對(duì)檔案信息化建設(shè)有創(chuàng)新想法的員工給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)；而對(duì)于濫竽充數(shù)的人員進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，只有這樣才能激發(fā)員工工作積極性，進(jìn)而提升檔案信息化建設(shè)步伐。

（二）多元化檔案管理方式

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，智能技術(shù)及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)技術(shù)的不斷普及，檔案管理的方式也應(yīng)之進(jìn)行改革，多元化檔案管理方式，根據(jù)不同的檔案管理內(nèi)容，結(jié)合圖書館檔案儲(chǔ)存目前狀況，多元化檔案管理方式，如對(duì)電子期刊進(jìn)行信息化處理及管理，利用系統(tǒng)或平臺(tái)實(shí)現(xiàn)“無(wú)人”自動(dòng)智能服務(wù)讀者等。

（三）制定圖書檔案管理應(yīng)急預(yù)案

圖書館是高校師生學(xué)習(xí)和查詢知識(shí)的平臺(tái)，但是一旦平臺(tái)發(fā)生事故或意外，高校師生將失去這些資源，同時(shí)學(xué)校也承擔(dān)較大的經(jīng)濟(jì)損失，因此做好圖書館檔案的日常應(yīng)急備份，在圖書資源發(fā)生意外的時(shí)候可以在最短的時(shí)間內(nèi)恢復(fù)圖書館光藏資源的流通和服務(wù)，為高?？蒲泻徒虒W(xué)研究提供資源保障。最后，與時(shí)俱進(jìn)的進(jìn)行圖書館檔案管理工作的創(chuàng)新。[3]總所周知，每個(gè)時(shí)代都有每個(gè)時(shí)代的特點(diǎn)，那么圖書館檔案管理工作也如此，因此把握各個(gè)時(shí)期的圖書檔案管理工作特點(diǎn)和重點(diǎn)，做好圖書管理工作創(chuàng)新，是圖書館高效運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)。如在信息化的今天，運(yùn)用信息化技術(shù)和平臺(tái)進(jìn)行檔案管理和運(yùn)營(yíng)等。