李晗
(單縣婦幼保健院,山東 菏澤 274300)
檔案作為一種原始文獻(xiàn)可將歷史真實(shí)面貌再現(xiàn),而醫(yī)院檔案可提供最真實(shí)的數(shù)據(jù)和豐富的原材料醫(yī)院,使之順利開展各項(xiàng)工作。所以,醫(yī)院一定要在檔案管理工作上做進(jìn)一步加強(qiáng),為新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作的信息化發(fā)展提供有效支持,促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作效率的提高。
如今,大部分醫(yī)院的檔案管理工作均是一些非專業(yè)人士在負(fù)責(zé),新形勢(shì)下,醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)不牢,缺乏豐富的檔案資料管理經(jīng)驗(yàn),如此便對(duì)檔案管理工作的順利開展造成了極大的影響。除此之外,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者也未對(duì)檔案管理工作引起重視,對(duì)經(jīng)濟(jì)效益過于注重,因而使基層工作人員的積極性不高,減弱了他們對(duì)檔案管理工作的責(zé)任心和耐心。
醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)積極參加技能培訓(xùn),將自身檔案管理技能水平不斷提高,但就現(xiàn)在的實(shí)際情況來(lái)說(shuō),醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng),讓其在新形勢(shì)下不能將檔案管理工作中存在的問題給認(rèn)識(shí)到,當(dāng)棘手問題出現(xiàn)時(shí),不能及時(shí)解決,還有一些人故步自封,憑自身經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行處理,創(chuàng)新意識(shí)不足,讓醫(yī)院檔案管理工作的順利開展受到嚴(yán)重阻礙。
大多數(shù)醫(yī)院都對(duì)醫(yī)療手段的改革十分關(guān)注,在聘請(qǐng)專業(yè)醫(yī)務(wù)人員、購(gòu)買先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備方面非常積極,但卻沒有對(duì)先進(jìn)管理技術(shù)的引入引起重視,進(jìn)而讓檔案管理工作較為落后,使醫(yī)院整體的發(fā)展受到阻礙。還有一些醫(yī)院試著在醫(yī)院檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段,但由于檔案管理工作人員運(yùn)用技術(shù)知識(shí)不及時(shí),使之科學(xué)性欠佳,所以既讓工作效率受到影響,也使醫(yī)院的穩(wěn)步發(fā)展受到阻礙。
醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理是順利開展醫(yī)院檔案工作的一項(xiàng)重要前提,各級(jí)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需帶頭做好檔案管理工作,在醫(yī)院的重要議事日程中加入檔案管理,除了對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)業(yè)務(wù)盡心發(fā)展,還應(yīng)將醫(yī)院檔案的管理工作做好,利用各種各樣的形勢(shì),將檔案管理的內(nèi)容與重要性傳遞給醫(yī)院管理干部與檔案管理人員,促進(jìn)醫(yī)院全員檔案管理意識(shí)的提高[1]。另外,醫(yī)院還需培訓(xùn)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí),第一時(shí)間把先進(jìn)的檔案管理理念與方法傳輸給檔案管理人員,讓其專業(yè)素質(zhì)進(jìn)一步提高。
對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的意義有一明確認(rèn)識(shí),將科學(xué)的檔案管理體系建立起來(lái),健全檔案管理制度。成立專門的檔案管理部門,使之不再隸屬于行政辦公室,并對(duì)其職能予以明確,在職能科室與臨床科室中將檔案兼職人員及其工作職責(zé)清楚告知,形成管理體系。健全檔案管理制度的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持,將醫(yī)院的工作特點(diǎn)與檔案管理的實(shí)際需要結(jié)合起來(lái),制定科學(xué)合理且行之有效的規(guī)章制度,完善《醫(yī)院檔案管理制度》,制定具體的《醫(yī)院檔案信息管理辦法》,以免檔案管理工作出現(xiàn)無(wú)章可循,無(wú)例可循的情況。同時(shí)把相應(yīng)的考核制度制定出來(lái),在科室責(zé)任目標(biāo)中納入檔案管理工作,根據(jù)檔案制度實(shí)施情況實(shí)施獎(jiǎng)懲,做到有錯(cuò)必糾,有功必賞,把責(zé)任落到人頭上,將制度的權(quán)威性充分體現(xiàn)出來(lái),借助制度加強(qiáng)管理檔案,促進(jìn)水平提高。
檔案管理工作的范圍非常廣,不僅醫(yī)院各部門工作中的信息資料包括其中,且醫(yī)院接受治療的患者病歷也屬于其范疇。若未妥善保管這部分資料,就會(huì)影響到醫(yī)院工作的正常開展,因此檔案管理人員需將在工作中將高效的管理機(jī)制制定出來(lái),以標(biāo)準(zhǔn)化的形式管理檔案信息。同時(shí)按照統(tǒng)一的管理模式歸類處理檔案,如此能夠在整理檔案信息的過程中將諸多不必要的麻煩省去。而為了提高管理工作效率,醫(yī)院管理層人員需對(duì)新型管理手段予以開發(fā)研究,對(duì)國(guó)外先進(jìn)的管理方法展開學(xué)習(xí)借鑒。同時(shí),醫(yī)院也應(yīng)將相應(yīng)的新型硬件設(shè)施購(gòu)入,積極運(yùn)用當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)簡(jiǎn)單高效的開展檔案工作,如此不但能充分保障檔案信息,還可減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān),使檔案信息管理朝著自動(dòng)化和智能化的方向發(fā)展。
所謂檔案管理信息化,即利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)與相應(yīng)的軟件程序科學(xué)分類錄入所有庫(kù)存資料與以后發(fā)生的檔案資料,讓檔案資源共享的動(dòng)態(tài)變化過程順利實(shí)現(xiàn)[2]。以往,我們并未將檔案信息資料的重要性認(rèn)識(shí)到,片面的認(rèn)為將醫(yī)療、護(hù)理、科研、人事、文秘、基建、財(cái)務(wù)、榮譽(yù)、聲像等隨時(shí)產(chǎn)生的各種門類與載體的檔案資料存放在檔案室就完成了任務(wù),并未借助現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、相應(yīng)的軟件程序?qū)ζ溥M(jìn)行科學(xué)的分類與錄入,實(shí)現(xiàn)資源共享。而現(xiàn)在,我們應(yīng)通過現(xiàn)代化社會(huì)對(duì)各種檔案信息進(jìn)行收集整理,將局域網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)建立起來(lái),并采取有效保密措施,保證到一方收集、多方享用的目標(biāo)成功達(dá)到,將傳統(tǒng)的管理理念與模式打破。
檔案管理工作創(chuàng)新的主體是檔案管理人員,其同時(shí)扮演著組織者與實(shí)施者的角色,所以,一定要將檔案管理人員的綜合素質(zhì)提高[3]。第一,可把經(jīng)?;?、制度化的培訓(xùn)制度建立起來(lái),促進(jìn)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平與業(yè)務(wù)素養(yǎng)的提高。定期考核檔案管理人員,制定相應(yīng)的獎(jiǎng)罰制度,把其工作積極性充分調(diào)動(dòng)起來(lái),以飽滿的熱情參與到檔案管理工作中,把檔案管理的創(chuàng)新性充分發(fā)揮出來(lái)。第二,檔案人員需深入一線對(duì)醫(yī)療、教學(xué)和科研對(duì)檔案信息的需求展開調(diào)查研究,在熟悉檔案室藏后,對(duì)其予以熟練利用。
結(jié)語(yǔ):總而言之,醫(yī)院進(jìn)行整體規(guī)劃與管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是醫(yī)院檔案,其對(duì)醫(yī)院建設(shè)和管理至關(guān)重要。為與現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)需要相適應(yīng),就一定要加強(qiáng)檔案管理,把相關(guān)措施落到實(shí)處,讓檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性得到充分保證,將完整可靠的檔案資料提供給醫(yī)院今后的發(fā)展。