陳偉

（河北省灤平縣人力資源和社會(huì)保障局，河北 灤平 068250）

一、基層檔案管理工作的主要內(nèi)容和現(xiàn)狀

基層檔案管理工作的主要內(nèi)容如下：第一，負(fù)責(zé)制定本單位檔案管理的制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、操作規(guī)范化。第二，做好本單位文件資料的收集、整理、鑒定工作。第三，開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，主動(dòng)敦促各部門保證文件的齊全與完整。第四，做好移交檔案的登記、統(tǒng)計(jì)和保管。第五，編制多種檢索工具，做到各種門類載體的檔案分類科學(xué)、排列有序、編目規(guī)范，以迅速準(zhǔn)確地查調(diào)檔案并匯編檔案資料。在生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)過程中形成的檔案種類有科技檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、證書檔案、聲像檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等。在具體的檔案管理工作中，可分為實(shí)體管理和信息化管理兩方面。在實(shí)體管理方面，本單位1997年在上級(jí)檔案業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)下，通過了國(guó)家二級(jí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)根據(jù)上級(jí)頒發(fā)的文件建立健全了本單位的科技檔案分類辦法和檔案管理制度。

二、基層檔案管理工作的現(xiàn)存問題

（一）檔案管理意識(shí)不足

目前，在檔案管理崗位上堅(jiān)持多年的檔案管理人員主要靠的是自身的素養(yǎng)和責(zé)任心，他們能安心于檔案管理工作，堅(jiān)持按照達(dá)標(biāo)要求監(jiān)督各類檔案及時(shí)歸檔。但僅靠檔案人員的微薄力量只能維持最基礎(chǔ)的實(shí)物檔案管理達(dá)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)幾十年不走樣，沒有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，庫(kù)房空間不足，難以再配置。檔案人員退休后招不到合適的人來接班，使檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化局面無法維持，最終陷入混亂狀態(tài)。1997年達(dá)標(biāo)時(shí)，本單位的信息化水平在行業(yè)內(nèi)還是領(lǐng)先地位，文書資料輸入電腦后和檔案錄入時(shí)，輸入收發(fā)文號(hào)就可把文件的文號(hào)、標(biāo)題、作者、制作時(shí)間等信息自動(dòng)顯示在表格里，不用再手動(dòng)輸入。但幾十年過去，本單位目前使用的檔案管理軟件仍停留在手動(dòng)輸入和打印案卷目錄和封面的層面上。

（二）數(shù)據(jù)無法共享，降低工作效率

目前，辦公室的文書管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)是兩個(gè)獨(dú)立的軟件。文書人員在文書管理系統(tǒng)上登記收發(fā)文時(shí)，第一次輸入的文件信息，檔案管理人員在檔案軟件上是不能共享的，需要再次輸入到檔案管理系統(tǒng)軟件中。隨著科技的進(jìn)步，文書人員將文件以掃描件的形式存儲(chǔ)在文書管理系統(tǒng)中，檔案管理系統(tǒng)無法調(diào)閱。提供檔案管理系統(tǒng)中搜索到的文件不能立即打印出來給利用者，而是必須去庫(kù)房調(diào)閱實(shí)體檔案案卷，對(duì)其進(jìn)行復(fù)印或拍照，不能共享前端文件資料的數(shù)據(jù)，大幅降低了檔案的輸入效率和利用率。

（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高

檔案管理是一項(xiàng)隨著社會(huì)發(fā)展不斷改進(jìn)的工作，無論是工作方式還是工作效率，都在不斷的改進(jìn)與提升.因此，對(duì)于檔案管理人員的要求也在不斷提高。目前，很多檔案管理人員對(duì)檔案管理信息化的接受能力一般，甚至有為難情緒。檔案管理的專業(yè)知識(shí)和信息化知識(shí)更新不及時(shí)，缺乏上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)精準(zhǔn)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，這些都會(huì)影響檔案管理水平的提升。

三、提升基層檔案管理工作效率的有效策略

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

基層領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員要加強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)，檔案管理工作人員要盡心盡力，不辱使命。檔案管理機(jī)構(gòu)必須通過文書部門立卷制度將檔案的重要性灌輸?shù)街袑宇I(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人員的意識(shí)里。部門領(lǐng)導(dǎo)要深入各部門督促應(yīng)歸檔的資料不可漏歸或不歸。檔案管理人員必須親自指導(dǎo)各部門的文書和科技檔案的歸檔工作，保持達(dá)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)不變。單位應(yīng)將檔案工作列入年度考核，這可以從根本上保證檔案的完整性，各部門的經(jīng)辦人員才會(huì)真正重視平時(shí)文件資料的搜集和保管，從而豐富庫(kù)藏，提高檔案利用的經(jīng)濟(jì)效益，為本單位的各項(xiàng)活動(dòng)提供最堅(jiān)實(shí)的保障。同時(shí)，還應(yīng)建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，日常工作做到有章可循，檔案工作做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享

當(dāng)前社會(huì)正朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、資源化的方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享，提高資源共享率已成為促進(jìn)基層檔案管理工作效率提升的必要途徑。因此，基層單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，積極引進(jìn)信息共享軟件，將能共享的文件資料和檔案數(shù)據(jù)充分結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)云數(shù)據(jù)信息管理。這樣不僅能解放檔案工作人員手工輸入的負(fù)擔(dān)，還能提高檔案的遠(yuǎn)程利用率，在安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，能快速提供給出差在外的利用者。

（三）提升檔案管理人員的工作業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)關(guān)系到檔案的安全和質(zhì)量。首先，要提升檔案管理工作人員的宏觀管理能力，把檔案管理工作的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)稔熟于心，確保基層檔案的安全。其次，要提升檔案管理的專業(yè)知識(shí)水平?；鶎訂挝粦?yīng)招錄檔案管理的專業(yè)人才并形成人才梯隊(duì)，以提高對(duì)文件資料的鑒定能力，保證緊張的庫(kù)房空間里存儲(chǔ)的每一份檔案都是精華，還能保證一個(gè)單位的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)長(zhǎng)期不走樣。最后，要加強(qiáng)對(duì)在崗檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，可組織外派學(xué)習(xí)或參加對(duì)外交流活動(dòng)等來拓寬檔案管理工作人員的眼界，這樣才有能力創(chuàng)新出檔案管理的新方式。

（四）提高特殊載體的檔案利用率

基層單位特殊載體的檔案利用率不高，主要原因是信息化技術(shù)手段過于落后。應(yīng)對(duì)收集和存儲(chǔ)的聲像檔案配備先進(jìn)的信息化設(shè)備，同時(shí)配備熟悉檔案管理的信息化技術(shù)人員，及時(shí)處理存儲(chǔ)介質(zhì)損失的問題，確保信息讀取順暢。對(duì)檔案信息進(jìn)行云數(shù)據(jù)管理，利用關(guān)鍵詞搜索海量檔案文件可大幅提高庫(kù)藏檔案的利用率。

綜上所述，面對(duì)社會(huì)科學(xué)生產(chǎn)力的快速發(fā)展，信息化技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域中得到普及離不開各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基層檔案的關(guān)注，離不開基層檔案管理人員默默的堅(jiān)守和奉獻(xiàn)，更離不開信息化專業(yè)技術(shù)人員的幫助。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)把檔案信息化管理工作推動(dòng)起來，提升基層檔案管理的工作效率和管理水平。