孟祥洲

（巴彥縣人民醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 151800）

一、醫(yī)院檔案工作管理的策略

什么是檔案？《中華人民共和國檔案法》為檔案作了定義：指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。檔案是原始記錄，是歷史，能反應一切活動的原始面貌，所以，檔案并不是新產生的事物，而是由有形的原始記錄材料轉化而來，具有極其重要的歷史價值，我們有責任、有義務管理好日常工作中的各類文書檔案。隨著社會經濟發(fā)展，醫(yī)院面臨的形勢日益復雜，公民權益意識不斷增強，信息化手段不斷更新?lián)Q代，對新時代醫(yī)院檔案管理在及時性、準確性、完備性提出了更高的要求，有必要在制度建設、平臺建設、人才引進等方面采取有力措施，加強檔案管理，為規(guī)范醫(yī)療工作、提升醫(yī)療水平、推動醫(yī)療事業(yè)發(fā)展奠定堅實基礎?？茖W技術發(fā)展水平也有了更大的發(fā)展，這也意味著檔案的種類有所增加，這也意味著檔案管理工作的難度和工作量需要大大增加，所以在全新社會背景下，對于檔案的有效分類和傳輸更是提出了全新的要求。醫(yī)藥衛(wèi)生系統(tǒng)在檔案管理過程中著重收集以下文字材料，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設與發(fā)展。充分認識到檔案工作的重要性，只有這樣才能強化信息技術在工作中的應用力度，將單位工作檔案更要有效和準確的記錄在網絡中，這種工作方式不僅能對經濟發(fā)展水平進行提升，同時對于環(huán)保效益的提升也有著十分重要的積極影響。所以，在今后工作中更需要加強對信息化管理模式的應用，為信息化建設和發(fā)展奠定良好基礎。由于檔案工作對專業(yè)化和標準化的要求，為了更好地實現(xiàn)信息化條件下的檔案管理，需要對檔案整體進行分類統(tǒng)計，這是檔案管理工作的必然發(fā)展方向。因此醫(yī)院相關部門應在實際工作的基礎上結合政府部門檔案管理制度規(guī)范，積極改進和完善原有的檔案管理規(guī)范，制定一套完善的檔案管理系統(tǒng)，內容主要既包括檔案工作人員的工作管理規(guī)范檔案，也包括檔案資料的收集、整理、歸檔、利用、保密以及銷毀等規(guī)定。明確各自的任務和職責使各項工作均有法可依，有章可循，以提高檔案工作效率，確保檔案管理工作能夠高效完成。

二、醫(yī)院檔案完善的管理制度

社會信息技術的創(chuàng)新發(fā)展對基層檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理要想積極適應現(xiàn)代化社會的發(fā)展趨勢，就必須使用現(xiàn)代化技術和管理手段來提升檔案管理的工作效率，以實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化的檔案管理目標。規(guī)范檔案管理信息化工作，既能解決當下許多問題，又有利于檔案管理信息化事業(yè)長遠發(fā)展。醫(yī)院對檔案管理工作人員加強相關管理知識培訓，組織其積極參加會議、講座，并進行繼續(xù)教育，以提高其責任意識。同時糾正“重管輕用”的陳舊管理方式，以便充分調動工作人員的積極性和能動性，從而使檔案信息資源的功能得到最大化的利用。此外讓檔案工作人員樹立檔案教育屬于終生教育的觀念，增強服務意識，以滿足醫(yī)院的檔案使用需求，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理。檔案管理模式開始變成互聯(lián)網下的管理模式，其有效性的研究也就是管理中不可缺少的任務。如在檔案管理過程中，很明顯是針對當前的信息的，如不能根據當下信息的變化而改變，則檔案無實際意義。檔案信息更新，又提高了其存儲性，實際作用大大增強。

三、檔案管理信息化的優(yōu)勢

隨著國家信息化、網絡化、智能化程度的不斷提高，公民對醫(yī)療的快速及時響應、準確有效處理、信息完備透明等方面的期望值均不斷提高，而這些都對檔案管理提出了更高的要求。提高檔案工作的質量在歸檔文件中大多采用按“件”整理的方法，但不是對所有的檔案保管都適用，按“件”整理的方法是有一定的限定條件。其定義是“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料”。根據定義，該方法只適用對紙質文書檔案的整理。通常為了易于整理，通常把許多屬于同一事由的若干文件作為一“件”來進行整理，雖然這種方法對整理工作進行了簡化，但擴大化了對“件”的界定，這也給將來的檢索利用造成困難。一般，應當把每一個有關材料各為一“件”編排在一起，同時還要依據具體內容對“件”的界定靈活掌握，進行簡化整理、方便檢索。按順序將正本放在前面，附件放在后面等等。檔案的內容和成分，形式和載體更加多種多樣，檔案的利用程度顯著地擴大和深化，如果不能按照一定的原則分類組合，進行科學規(guī)范的整理，勢必會影響甚至失去檔案的利用價值。醫(yī)院檔案管理水平很大程度上依賴于檔案管理人員的責任心和主觀能動性。構建醫(yī)用檔案管理信息平臺，進一步實現(xiàn)醫(yī)用動態(tài)管理，精確溯源，真正實現(xiàn)檔案管理與實物管理相結合，有效保證醫(yī)院管理使用，從而減少醫(yī)院和患者的損失，保障患者利益成為一種必然的發(fā)展趨勢。構建一體化信息平臺，匯集醫(yī)院電子醫(yī)囑系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、醫(yī)院協(xié)同辦公系統(tǒng)（OA）的相關信息，建立新的信息交互渠道。信息平臺構建前醫(yī)用檔案管理及其應用狀況，利用互聯(lián)網技術構建醫(yī)療的管理系統(tǒng)網站與醫(yī)療進行有效管理，在系統(tǒng)設置上設置用戶權限。最終實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的動態(tài)化與精細化管理，從而實現(xiàn)資源信息的共享，最終簡化醫(yī)院的工作程序，減少工作過程中的重復勞動等。

要想對檔案管理工作的水平進行提升，就更需要加強信息化技術的應用，從而在不同科學手段幫助的作用下對檔案工作提供有效幫助，對檔案管理工作質量的提升提供積極作用，全面促進社會的穩(wěn)定發(fā)展。