馬紅梅

（哈爾濱市房地產(chǎn)交易中心南崗房產(chǎn)交易管理所，黑龍江 哈爾濱 150080）

檔案管理的服務(wù)功能性決定了其已經(jīng)成為各個(gè)行業(yè)發(fā)展中必不可少的管理環(huán)節(jié)，為了充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)功能，就需要結(jié)合當(dāng)前的發(fā)展實(shí)際，對(duì)檔案管理的模式進(jìn)行調(diào)整，使其與現(xiàn)階段的檔案需求相適應(yīng)，進(jìn)一步提升檔案信息的利用率。近年來(lái)，各類先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用推動(dòng)了辦公自動(dòng)化的發(fā)展，與此同時(shí)也為檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展提供了有力的技術(shù)支持。電子檔案就是在此種背景下發(fā)展起來(lái)的新型檔案形式，因其在管理中的表現(xiàn)出了良好的便捷性，且管理效率較高，已經(jīng)在檔案管理工作中逐步推廣應(yīng)用。

一、電子檔案的管理特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)

電子檔案的發(fā)展有賴于信息技術(shù)和多種先進(jìn)技術(shù)的大力支持，通過(guò)對(duì)檔案儲(chǔ)存形式的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)線上查詢與分析，可以幫助用戶篩選出有價(jià)值的信息，對(duì)于提升檔案管理效率與質(zhì)量具有積極的作用。上述管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)均需要有專業(yè)的技術(shù)和平臺(tái)作為支持，我們也可認(rèn)為電子檔案是在信息技術(shù)快速發(fā)展的形式下，所催生的信息檔案類型。電子檔案表現(xiàn)出了一定的時(shí)代特點(diǎn)，檔案管理的效率與技術(shù)應(yīng)用能力存在直接聯(lián)系，這也要求在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，能夠注重對(duì)信息技術(shù)能力的培養(yǎng)，靈活應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作。從現(xiàn)階段來(lái)看，電子檔案的應(yīng)用較于以往的紙質(zhì)檔案表現(xiàn)出了諸多優(yōu)勢(shì)，下面對(duì)電子檔案的管理優(yōu)勢(shì)進(jìn)行一一探討：

（一）數(shù)據(jù)處理速度快

檔案管理的過(guò)程中涉及大量的數(shù)據(jù)信息和資料內(nèi)容，在進(jìn)行信息收集與整合時(shí)需要消耗大量的精力，管理人員的工作壓力較大，且一旦出現(xiàn)失誤現(xiàn)象就會(huì)導(dǎo)致資料丟失或者檔案破損的問(wèn)題，對(duì)檔案管理的質(zhì)量造成較大影響。而采取電子檔案開(kāi)展檔案收集與整理工作時(shí)，僅需要借助計(jì)算機(jī)設(shè)備的掃描和識(shí)別功能，就可實(shí)現(xiàn)對(duì)信息內(nèi)容的快速獲取與錄入，同時(shí)借助數(shù)據(jù)處理技術(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分析與歸類，相關(guān)管理人員均需要適當(dāng)造成計(jì)算機(jī)就可在短時(shí)間內(nèi)完成資料收集、整合與歸檔的一系列操作，有效提升了檔案管理的效率。

（二）提供檢索便利

將原有紙質(zhì)檔案錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)后，可以借助相關(guān)的管理軟件，使其直接生成目錄，并且提供檢索服務(wù)，用戶可以根據(jù)自身的使用需求，采取關(guān)鍵詞檢索的方式或者條件篩選的方式快速獲得資料內(nèi)容，這有助于提升檔案服務(wù)的功能性與服務(wù)效率。

（三）提升檔案儲(chǔ)存安全性

以往的紙質(zhì)檔案在儲(chǔ)存時(shí)，不僅需要占用大量的空間，還對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境提出了較高的要求，相關(guān)管理人員必須時(shí)刻保持儲(chǔ)存環(huán)境衛(wèi)生，且空氣濕度不能過(guò)大，以免對(duì)檔案的字跡造成影響，檔案管理的質(zhì)量極易受到外界因素的影響，這就為管理人員帶來(lái)了極大的管理壓力。而電子檔案的應(yīng)用則是直接將文字信息以數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存至優(yōu)盤(pán)中，無(wú)需擔(dān)心外界因素的破壞影響，檔案儲(chǔ)存的安全性可得到有效保障。

（四）為信息補(bǔ)錄提供便利

檔案管理中有一項(xiàng)主要工作就是信息的補(bǔ)充和完善。傳統(tǒng)檔案管理模式在執(zhí)行這一任務(wù)時(shí)需要將紙質(zhì)檔案重新打開(kāi)進(jìn)行二次整理，既耗時(shí)又費(fèi)力。電子檔案誕生后，員工只需要通過(guò)輸入關(guān)鍵詞就可以找到所要補(bǔ)充的某條信息，方便簡(jiǎn)單。

二、檔案管理中的電子檔案管理措施

上文提及電子檔案管理的一系列優(yōu)勢(shì)，但是需要注意的是，電子檔案在管理上盡管優(yōu)勢(shì)眾多，但缺點(diǎn)或者劣勢(shì)也應(yīng)該得以重視，并加以規(guī)避。例如，盡管傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不易于保存，對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境要求較高，但是電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如優(yōu)盤(pán)和存儲(chǔ)卡等，如果不經(jīng)妥善保管，一旦被人竊取，便會(huì)應(yīng)縣電子檔案信息的安全，若為不法分子加以利用，對(duì)客戶的人身安全也會(huì)造成一定影響，因此，需要對(duì)其管理策略進(jìn)行分析完善。

（一）規(guī)范電子檔案的生成格式

進(jìn)行紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換時(shí)，應(yīng)根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中提出的格式要求，對(duì)各類檔案的格式進(jìn)行統(tǒng)一。在電子檔案格式一致的情況下，才能進(jìn)行集中儲(chǔ)存與管理，為檔案管理工作提供便利。此外，生成電子檔案之后，也應(yīng)對(duì)原始數(shù)據(jù)和檔案資料進(jìn)行集中管理，以免在發(fā)生設(shè)備故障或者網(wǎng)絡(luò)威脅時(shí)，能夠參照原有的數(shù)據(jù)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行有效補(bǔ)充，從而保障檔案信息的全面性。

（二）完善歸檔制度

檔案管理工作中，檔案資料的歸檔管理應(yīng)秉承著科學(xué)合理的原則，對(duì)于資料信息的描述應(yīng)簡(jiǎn)潔明確，保證用戶在進(jìn)行信息搜索時(shí)，能夠快速檢索出可用信息。實(shí)際進(jìn)行歸檔操作時(shí)，不得出現(xiàn)表述不明確的問(wèn)題，相關(guān)人員應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容和說(shuō)明文字的匹配情況進(jìn)行有效審查，對(duì)于與內(nèi)容不符的說(shuō)明文字進(jìn)行及時(shí)更正，確保對(duì)檔案信息的真實(shí)描述，保障歸檔操作的規(guī)范性。

（三）科學(xué)優(yōu)化保管制度

只有具備嚴(yán)格的保管制度，檔案的管理才能更為安全。具體措施如下：首先，對(duì)所用的優(yōu)盤(pán)、存儲(chǔ)卡質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，保證質(zhì)量合格，符合存儲(chǔ)信息的標(biāo)準(zhǔn)。其次，對(duì)存儲(chǔ)信息的載體如何科學(xué)保管進(jìn)行規(guī)范處理，如優(yōu)盤(pán)或者存儲(chǔ)卡所處的環(huán)境不能太過(guò)于潮濕，溫度要保持適度等。再次，定期對(duì)存儲(chǔ)裝置進(jìn)行病毒查殺和清理，及時(shí)消滅其中潛藏的病毒。第四，增加對(duì)電子檔案加密保護(hù)的重視程度，為防止其丟失，要提高檢查頻率，一旦發(fā)現(xiàn)載體或者信息本身存在問(wèn)題，要及時(shí)匯報(bào)，做好備份，并及時(shí)進(jìn)行人工修復(fù)。

（四）加大管理人才的培養(yǎng)

鑒于電子檔案管理具有較高的專業(yè)性，必須確保內(nèi)部人員崗位相對(duì)穩(wěn)定，且職員專業(yè)素質(zhì)要過(guò)硬，綜合素質(zhì)較高。單位也可定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高人員的開(kāi)發(fā)利用效率。

結(jié)語(yǔ)：在科技水平不斷提升的基礎(chǔ)上，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用有效推動(dòng)了各個(gè)行業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作作為以檔案服務(wù)為主的工作內(nèi)容，也應(yīng)遵循與時(shí)俱進(jìn)的原則，跟上時(shí)代的發(fā)展。電子檔案就是檔案管理工作改革的重要一步，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形成電子檔案的形式，進(jìn)行集中管理，不僅可以確保檔案信息的全面性，還可有效降低人為因素對(duì)檔案管理質(zhì)量的影響，保障檔案管理工作的健康發(fā)展。