魏留明

（河南建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 鄭州450064）

隨著建筑企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的快速增長，其對信息化建設(shè)的需求逐步體現(xiàn)為經(jīng)營發(fā)展模式的轉(zhuǎn)變，通過信息化手段有效實現(xiàn)最大限度的業(yè)務(wù)協(xié)同、資源整合和集中管控。但是目前集中管控信息的復(fù)雜性和層層傳遞過程中的信息缺失，導(dǎo)致現(xiàn)有管理模式難以滿足企業(yè)長遠(yuǎn)需求[1]。而協(xié)同辦公系統(tǒng)可以為解決這一問題提供切入點和支撐平臺，它可以作為集團(tuán)信息基礎(chǔ)平臺，成為集團(tuán)信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，為企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)[2]。

1 協(xié)同辦公和工作流管理

1.1 協(xié)同辦公的必要性

雖然住建部在《2016- 2020年建筑業(yè)信息化發(fā)展綱要》中將“開展多專業(yè)間的數(shù)據(jù)共享和協(xié)同，優(yōu)化設(shè)計流程，提高設(shè)計質(zhì)量和效率”作為工程總承包類企業(yè)和施工類企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的具體目標(biāo)之一，但是由于建設(shè)項目分散、投資成本大、利益相關(guān)方眾多、易受技術(shù)政策環(huán)境的影響等原因，如何能夠安全、高效、保質(zhì)地完成項目是一個難題。此時，協(xié)同辦公系統(tǒng)顯得尤為重要[3]。

協(xié)同辦公系統(tǒng)是在辦公自動化系統(tǒng)基礎(chǔ)上增加了企業(yè)部門協(xié)同處理日常事務(wù)環(huán)節(jié)的計算機(jī)系統(tǒng)。它的主要目標(biāo)是實現(xiàn)一個集中協(xié)作的辦公平臺，讓參與人員能通過信息化手段實現(xiàn)共享信息和協(xié)同工作，從而提高企業(yè)的整體運作效率。A 建設(shè)集團(tuán)進(jìn)行信息化建設(shè)所要建立的建筑工程施工協(xié)同辦公管理平臺，是通過使用柔性協(xié)作流程，使項目參與者之間進(jìn)行高效的信息溝通、分工協(xié)作、資源整合，同時通過利用自建流程和自建模板，使得很多固有流程以外的處于隨機(jī)和發(fā)散狀態(tài)的工作實現(xiàn)有序化、可跟蹤化、可追溯化，實現(xiàn)工作的及時性與高效性的統(tǒng)一，提高施工現(xiàn)場管理人員管理水平[4]。

1.2 工作流管理概述

集團(tuán)內(nèi)部部分單位和一些部門很早就開始使用辦公自動化OA 系統(tǒng)和視頻會議系統(tǒng)，但是由于未實現(xiàn)工作流管理，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間不能建立高效的關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致無法構(gòu)建高效的電子文檔管理系統(tǒng)[5]。

工作流管理提供統(tǒng)一的工作流程框架與引擎，各個子系統(tǒng)采用插件的方式運行在工作流管理系統(tǒng)之上，實現(xiàn)管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化、信息智能化，實現(xiàn)工作導(dǎo)航模式，促使由“人找工作”的信息化系統(tǒng)被動應(yīng)用模式轉(zhuǎn)變?yōu)椤肮ぷ髡胰恕钡闹鲃油扑蛻?yīng)用模式[6]。

綜上所述，我們?yōu)锳 建設(shè)集團(tuán)的協(xié)同辦公系統(tǒng)構(gòu)建了四個事務(wù)中心：互動交流中心、辦公事務(wù)中心、知識中心、資源中心。整個協(xié)同辦公系統(tǒng)的核心是工作流管理系統(tǒng)，是公司運行的血管，公司所有事務(wù)都可以通過工作流系統(tǒng)達(dá)到高效、可控的流轉(zhuǎn)。

2 協(xié)同辦公系統(tǒng)的實施應(yīng)用

A 建設(shè)集團(tuán)現(xiàn)有OA 系統(tǒng)只能滿足企業(yè)的公文收發(fā)，但是從長遠(yuǎn)的發(fā)展來看，辦公信息化更重要的是系統(tǒng)業(yè)務(wù)間的協(xié)同，盡量減少不必要的流程和手續(xù)，使流程簡化，使更多的流程自動開展，提高工作效率[7]。

A 建設(shè)集團(tuán)各層級對信息化存在不同層面的需求，我們可以從決策層、管理層和操作層進(jìn)行分析。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公信息系統(tǒng)采用純Web 技術(shù)，對于單位的領(lǐng)導(dǎo)來說，它是決策支持系統(tǒng)；對于中層管理者來說，它是信息管理系統(tǒng)；而對于普通管理者來說，它是事務(wù)/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)[8]-[10]。協(xié)同辦公平臺集成了信息發(fā)布、檔案借閱、文件分發(fā)、印章管理、車輛管理、辦公用品管理、接待用品管理等眾多模塊，業(yè)務(wù)內(nèi)容涵蓋了公司日常辦公中的所有領(lǐng)域。

結(jié)合A 建設(shè)集團(tuán)信息化現(xiàn)狀，通過問卷調(diào)查和系統(tǒng)規(guī)劃，我們設(shè)計了從集團(tuán)總公司到項目部統(tǒng)一的協(xié)同辦公平臺。該平臺以業(yè)務(wù)協(xié)同為核心，通過工作流程驅(qū)動，實現(xiàn)各個模塊的有效關(guān)聯(lián)、協(xié)同運作；整合企業(yè)相關(guān)的資源，構(gòu)建資源全面協(xié)同管理的關(guān)系平臺；借助工作管理、知識管理等模塊，整合原有關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)的業(yè)務(wù)，實現(xiàn)有效集成協(xié)同。另外，通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)的綜合管理，滿足企業(yè)從開發(fā)市場到項目施工、從部門到協(xié)同全方位的應(yīng)用。協(xié)同辦公平臺以常用的公文管理、行政辦公、信息發(fā)布功能為主，同時借助個人事務(wù)、基礎(chǔ)通訊功能實現(xiàn)日常辦公的個性化與及時性。隨著企業(yè)各個部門需要處理的信息量越來越大，協(xié)同辦公系統(tǒng)在公文管理等幾個業(yè)務(wù)域的具體需求如下論述。

2.1 公文管理

對于公文管理，實現(xiàn)收文、發(fā)文、電子印章、文檔模板管理的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化。實現(xiàn)請示審批、文書檔案的流程化、自動化，由此提高公文管理工作的效率和質(zhì)量。具體流程為：由業(yè)務(wù)部門擬稿，部門負(fù)責(zé)人審核、辦公室副主任審核、辦公室主任審核，然后分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，最后文檔科登記文號、打印、蓋章、發(fā)布。

2.2 固資管理

固資管理包含辦公用品管理、會議室管理、圖書管理、設(shè)備管理、交通出行工具管理等。對于行政辦公事務(wù)，實現(xiàn)辦公用品、會議、車輛、圖書資料管理的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化。

2.3 人事管理

對員工信息、檔案、合同以及考勤、休假、人事調(diào)動等相關(guān)工作進(jìn)行管理，實現(xiàn)對員工從進(jìn)公司入職、轉(zhuǎn)正、合同、考勤、異動到離職、退休所有相關(guān)信息的有效管理，并能支持施工行業(yè)持證上崗和執(zhí)業(yè)資格證書管理。實現(xiàn)記錄考勤的流程化、自動化，由此提高行政辦公工作的效率和質(zhì)量。

2.4 公共信息管理

信息發(fā)布是通過互聯(lián)網(wǎng)線上和線下功能，發(fā)布、宣傳和共享信息，是構(gòu)建文化、發(fā)布規(guī)章制度的具體手段。對于信息發(fā)布，實現(xiàn)通知公告、新聞時事和規(guī)章制度發(fā)布的規(guī)范化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高公共信息管理工作的及時性和高效性。

2.5 個人辦公

個人辦公強(qiáng)調(diào)構(gòu)建以員工個人為對象的辦公平臺，它根據(jù)員工個人的權(quán)限，提供辦公所需的基本功能，包含通訊管理、任務(wù)管理、信息管理等，為員工提供個人辦公條件。通過此平臺，個人事務(wù)可以及時被提醒，如計劃總結(jié)、工作任務(wù)、日程安排、日記便箋等。

2.6 統(tǒng)一通訊

統(tǒng)一通訊平臺提供手機(jī)短信、電子郵件、視頻會議、視頻監(jiān)控、即時通訊的基礎(chǔ)配置與服務(wù)，以及各個子系統(tǒng)發(fā)送與接收消息的統(tǒng)一支撐平臺。各子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能點以插件的方式注冊進(jìn)入平臺， 業(yè)務(wù)消息的模版可以支持用戶定制。對于發(fā)送和接收的歷史消息提供查閱，支持原始業(yè)務(wù)單據(jù)的追蹤追溯。可借助統(tǒng)一通訊平臺及時傳遞辦公信息，如手機(jī)短信、郵件系統(tǒng)，由此大大提高辦公效率。

3 實施中需要注意問題

3.1 管理層重視的程度、支持的力度的持續(xù)性

A 建設(shè)集團(tuán)信息化協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循“速贏”與“長效”兼顧的策略?！八仝A”的策略是指A 建設(shè)集團(tuán)信息化協(xié)同辦公建設(shè)首先應(yīng)當(dāng)選擇建設(shè)周期短，能夠?qū)崿F(xiàn)“速贏”目的的項目，讓信息化協(xié)同辦公的成效盡快顯現(xiàn)。同時，A 建設(shè)集團(tuán)信息化協(xié)同辦公建設(shè)也要兼顧“長效”項目，長久持續(xù)的發(fā)展是企業(yè)追求的目標(biāo)，在具備條件的實力雄厚且有一定基礎(chǔ)的單位，在“速贏”的同時，實施規(guī)模更大、集成度更高的項目，滿足企業(yè)未來更大的企業(yè)級應(yīng)用系統(tǒng)和更深層次的管理需求。

3.2 各級部門和人員對信息化的意義及方法等方面的認(rèn)識

在企業(yè)內(nèi)部做好統(tǒng)一認(rèn)識、統(tǒng)一思想的宣傳工作，讓決策層、管理層和執(zhí)行層充分認(rèn)識到信息化協(xié)同辦公對企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的重要性，對企業(yè)流程變革的重要性以及如何利用好信息化技術(shù)提升管理水平。

3.3 做好培訓(xùn)工作

為了讓業(yè)務(wù)工作人員更好的使用該系統(tǒng)，必須對業(yè)務(wù)工作人員進(jìn)行專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)工作人員的培訓(xùn)是成功實施協(xié)同辦公系統(tǒng)的重要因素。制定培訓(xùn)計劃時，需要從企業(yè)戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)發(fā)展以及員工職業(yè)生涯發(fā)展等幾方面明確培訓(xùn)需求，制定各級培訓(xùn)計劃，對培訓(xùn)過程涉及到的課程、見識、機(jī)構(gòu)、設(shè)施、學(xué)員到培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行效果評估。

3.4 關(guān)注細(xì)節(jié)，落實工作

1）數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

對系統(tǒng)提供導(dǎo)入數(shù)據(jù)的工具，通過標(biāo)準(zhǔn)化的對接接口，完成數(shù)據(jù)的導(dǎo)入；對系統(tǒng)未提供導(dǎo)入工具的數(shù)據(jù)，負(fù)責(zé)手工錄入系統(tǒng)。成立專門工作小組，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和驗證工作的順利完成。

2）系統(tǒng)上線

項目正式上線運行后，在持續(xù)的運維過程中，收集、梳理和解決使用過程中反饋的問題和建議，及時歸檔，為以后遇到同類或相關(guān)問題提供參考幫助。

4 結(jié)束語

協(xié)同辦公系統(tǒng)的實施與應(yīng)用，可以有效解決業(yè)務(wù)之間由于獨立性、關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)所帶來的信息流通不暢，實現(xiàn)工作間的高效協(xié)作配合。它構(gòu)建了信息資源的高效共享平臺，實現(xiàn)了文件管理以及工作流程的自動化、辦公資源的有效管理，同時促使企業(yè)知識高度共享，實現(xiàn)無紙化辦公，降低企業(yè)運營成本，為集團(tuán)高效率工作，可持續(xù)發(fā)展提供了保障。